秘書：現(xiàn)代社會的輔助管理人才
——兼論秘書與管理之關系
二十世紀八十年代初是我國現(xiàn)代秘書事業(yè)與傳統(tǒng)秘書事業(yè)的分水嶺。隨之而來的擺在現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展面前的一個重要課題是現(xiàn)代秘書如何擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，適應社會發(fā)展的新形勢，更好地服務于現(xiàn)代社會，換言之，就是在新時期，現(xiàn)代秘書究竟應該是什么樣的人才。筆者在前人研究基礎之上并有所創(chuàng)新，明確提出“秘書是現(xiàn)代社會的輔助管理人才”的觀點，以下試作分析與學界前輩、同仁商榷。
我們都知道，在傳統(tǒng)秘書的職能范疇中，文書工作占相當?shù)谋戎?，處于絕對主體的地位，因此，傳統(tǒng)秘書又有“文書秘書”的稱謂，簡稱“文秘”。文書工作具體包括各類文書的撰擬、辦理、立卷歸檔等，其中尤以各類文書的撰擬為，亦可稱之為秘書之專利，而文書的撰擬又是與文字、文章、寫作密切關聯(lián)的，傳統(tǒng)秘書特別強調秘書的文學修養(yǎng)和寫作的能力，因此，傳統(tǒng)秘書又從“文書秘書”衍生而出“文字秘書”、“文學秘書”、“中文秘書”的稱謂而享有“秀才”、“筆桿子”的美譽。另外，傳統(tǒng)秘書由于缺乏正規(guī)系統(tǒng)的職業(yè)教育，文化層次整體偏低，再加之改革開放前及初期我國各項事業(yè)的落后局面等歷史原因，傳統(tǒng)的秘書工作除文書撰擬算是比較高級的服務外，其它的服務總體呈現(xiàn)為低級、繁雜瑣碎，事務性服務的特點，亦即跑腿、辦事、打雜這樣一個層面。因此，傳統(tǒng)秘書往往被人們看作是沒有思想或重復別人思想的工具和處理機。但是，隨著社會的發(fā)展，上述服務職能已遠遠不能適應時代的發(fā)展和滿足領導工作的實際需要，社會呼喚有思想、懂管理、能參謀的高級智能型秘書人才。傳統(tǒng)秘書的職能范疇必須做出相應的調整。早在1985年1月，王兆國同志在全國秘書長、辦公廳主任座談會上發(fā)表的重要講話中明確提出了新時期秘書工作方式和工作方法上的“四個轉變”：一、從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。二、從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息。三、從單憑老經驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W管理。四、從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃??！八膫€轉變”的實質就是要加強秘書的智能服務職能。王兆國同志的講話高瞻遠矚地指明了新時期我國秘書事業(yè)發(fā)展的新方向，從而揭開了我國現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展的新篇章，自此始，我國的秘書理論界、教育界開始將智能服務提升為我國新時期秘書工作的一項新的重要職能。因此現(xiàn)代秘書理論告訴我們：現(xiàn)代秘書的職能范疇是在傳統(tǒng)的事務性服務基礎職能之上，進一步加強秘書的智能服務職能。筆者進而認為，智能服務是現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書的根本區(qū)別。是現(xiàn)代秘書職能范疇中高級的職能，它是以調查研究為方法，以信息工作為基礎，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理為根本內容的。之所以說輔助管理是現(xiàn)代秘書智能服務職能的根本內容，是因為現(xiàn)代秘書輔助管理職能有它的客觀現(xiàn)實性、可能性和得天獨厚的條件。
一、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的客觀現(xiàn)實性。首先，改革開放二十多年來，隨著我國各項事業(yè)逐步走上正規(guī)，并且在日益與國際接軌的今天，我國的現(xiàn)代管理理念開始確立并不斷走向成熟，管理已成為現(xiàn)代社會各項事業(yè)發(fā)展不可或缺的手段，管理活動開始滲透到社會生活的方方面面，這是賦予現(xiàn)代秘書輔助管理職能的社會大環(huán)境、大背景。其次，隨著現(xiàn)代社會競爭日趨激烈，組織管理活動中的決策風險日益增加，組織管理活動中的其它職能，如計劃、組織、控制、協(xié)調、創(chuàng)新等工作再也不象過去那樣簡單，而是日益復雜化?，F(xiàn)代管理活動是一種高級智能活動，而領導個體的智慧是有限的，現(xiàn)代領導工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的事務性輔助，更需要智力上的智能輔助，需要秘書在決策、計劃、組織、控制、協(xié)調、創(chuàng)新等管理職能方面參謀咨詢，出謀劃策，做領導的參謀、智囊、外腦、謀臣策士，以實現(xiàn)管理的科學化、民主化。由此可見，秘書僅僅是“秀才”、“筆桿子”已不再符合現(xiàn)代社會的要求，傳統(tǒng)的“三辦”等事務性工作已不能滿足現(xiàn)代領導工作的實際需要，現(xiàn)代秘書學的學科屬性開始由傳統(tǒng)觀點的中文學科向管理學科過渡，秘書學與管理學科的粘連更加直接，而與中文學科的聯(lián)姻開始疏遠淡化。現(xiàn)代秘書理論界在借鑒西方先進成熟的秘書理論基礎之上達成共識，認為秘書學是管理學科的一個分支，秘書部門是組織管理大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，現(xiàn)代秘書是組織進行科學管理、民主管理不可或缺的一支輔助力量，秘書是不可多得的輔助管理人才?？梢哉f，賦予現(xiàn)代秘書輔助管理的職能是我國管理科學發(fā)展的必然結果，是我國現(xiàn)代秘書學科發(fā)展的一個重大成果，也是我國秘書事業(yè)發(fā)展的一大飛躍。由此可見，輔助管理是時代的發(fā)展和領導工作的客觀實際需要賦予現(xiàn)代秘書的更高層次的職能要求，具有客觀現(xiàn)實性。
二、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的可能性。其一，改革開放二十多年來，我國的秘書專業(yè)人才教育從無到有開始進入大學教育體系并且得到迅速發(fā)展，秘書經過系統(tǒng)的本?？茖I(yè)教育，素養(yǎng)在不斷提高。再加之由于學科屬性的轉變，秘書專業(yè)人才教育的知識結構已由文學、語言為主體的結構體系向管理為主過渡，秘書專業(yè)人才已具備了管理學科方面的專業(yè)知識，秘書已成為不可多得的智力資源、管理資源，從而為秘書發(fā)揮他的輔助管理智能服務提供了前提條件。其二，隨著科學技術的發(fā)展以及在秘書工作中的廣泛應用，秘書辦公自動化程度越來越高，工作效率大大提高，秘書可以從繁雜的事務性工作中得到一定解脫，從而使秘書有更多的時間，更好地為領導的決策等管理活動出謀劃策，參謀咨詢，提供智能服務?，F(xiàn)代秘書發(fā)揮輔助管理智能服務職能已成為可能。
三、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的得天獨厚的條件。其一，秘書工作的輔助性是與領導站在同一個層次上的提供全局性的綜合輔助。其工作特點具有綜合性，它不同于其它職能部門單一的業(yè)務、技術輔助?？梢赃@樣說，領導工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就延伸到哪里。秘書可以從領導角度出發(fā)，站在領導的高度，運用的思維，站得高，看得遠，從而可以為領導提供全局性的輔助管理智能服務。其二，秘書在領導近身工作，秘書清楚領導工作動態(tài)，是領導常備的智能資源，從而使得秘書的輔助管理具有隨機性。其三，秘書部門是一個組織的信息樞紐，是溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調內外的綜合部門，掌握組織的全面信系，比其它職能部門和一般群眾具有信息優(yōu)勢，從而使得秘書人員可以為領導提供更好的輔助管理服務。這些都為秘書的輔助管理職能提供了得天獨厚的條件。考試大整理
綜上而言，上述三大方面的因素進一步拓展了現(xiàn)代秘書的職能范疇，促成了現(xiàn)代秘書的輔助管理職能。因此，輔助管理不是毫無根據(jù)的空穴來風和主觀人為的拔高，不是秘書理論工作者的主觀臆想，而是時代的發(fā)展和領導工作的客觀實際需要所賦予現(xiàn)代秘書的更高的職能要求，具有它的客觀現(xiàn)實性，可能性和得天獨厚的條件的。但是，在現(xiàn)實生活中，根據(jù)筆者多年的關注和我校歷屆秘書專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息來看，現(xiàn)在的秘書工作實踐與現(xiàn)代秘書理論是脫節(jié)的、不對稱的，即現(xiàn)代秘書理論所倡導的更高的職能要求——輔助管理智能服務職能在現(xiàn)在的秘書實踐中并沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)代秘書的職業(yè)價值并沒有得到充分完整的體現(xiàn)，現(xiàn)在的秘書職能范疇大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫寫、跑腿、辦事、打雜這樣一個層面，使得現(xiàn)在的秘書仍帶有更多的傳統(tǒng)秘書的色彩。筆者認為，即使是現(xiàn)在我們不否認能否寫一手好文章仍是勝任秘書工作的重要前提，我們仍然強調秘書的文學修養(yǎng)和文書工作及其它事務性工作的重要性。但是，隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代社會和領導工作對秘書工作提出了更多、更新、更高的職能要求，秘書的人才定位已發(fā)生轉移，已由傳統(tǒng)的“筆桿子”、“綜合服務人員”提升為“輔助管理人才”。因此，我們不要再認為秘書與管理是風馬牛不相及的，不要只把秘書死死地貼在文書、文學、寫作的苑圃里不能自拔，秘書工作者也不安只是一味地沉陷于繁雜瑣碎的事務性服務工作中。我們認為，社會的進步從某種意義上講是觀念的改變與進步，秘書事業(yè)亦應是如此。我們必須轉變觀念，擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，從傳統(tǒng)秘書的陰影里走出來，逐步樹立“秘書是不可多得的輔助管理人才”的現(xiàn)代秘書觀念。
——兼論秘書與管理之關系
二十世紀八十年代初是我國現(xiàn)代秘書事業(yè)與傳統(tǒng)秘書事業(yè)的分水嶺。隨之而來的擺在現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展面前的一個重要課題是現(xiàn)代秘書如何擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，適應社會發(fā)展的新形勢，更好地服務于現(xiàn)代社會，換言之，就是在新時期，現(xiàn)代秘書究竟應該是什么樣的人才。筆者在前人研究基礎之上并有所創(chuàng)新，明確提出“秘書是現(xiàn)代社會的輔助管理人才”的觀點，以下試作分析與學界前輩、同仁商榷。
我們都知道，在傳統(tǒng)秘書的職能范疇中，文書工作占相當?shù)谋戎?，處于絕對主體的地位，因此，傳統(tǒng)秘書又有“文書秘書”的稱謂，簡稱“文秘”。文書工作具體包括各類文書的撰擬、辦理、立卷歸檔等，其中尤以各類文書的撰擬為，亦可稱之為秘書之專利，而文書的撰擬又是與文字、文章、寫作密切關聯(lián)的，傳統(tǒng)秘書特別強調秘書的文學修養(yǎng)和寫作的能力，因此，傳統(tǒng)秘書又從“文書秘書”衍生而出“文字秘書”、“文學秘書”、“中文秘書”的稱謂而享有“秀才”、“筆桿子”的美譽。另外，傳統(tǒng)秘書由于缺乏正規(guī)系統(tǒng)的職業(yè)教育，文化層次整體偏低，再加之改革開放前及初期我國各項事業(yè)的落后局面等歷史原因，傳統(tǒng)的秘書工作除文書撰擬算是比較高級的服務外，其它的服務總體呈現(xiàn)為低級、繁雜瑣碎，事務性服務的特點，亦即跑腿、辦事、打雜這樣一個層面。因此，傳統(tǒng)秘書往往被人們看作是沒有思想或重復別人思想的工具和處理機。但是，隨著社會的發(fā)展，上述服務職能已遠遠不能適應時代的發(fā)展和滿足領導工作的實際需要，社會呼喚有思想、懂管理、能參謀的高級智能型秘書人才。傳統(tǒng)秘書的職能范疇必須做出相應的調整。早在1985年1月，王兆國同志在全國秘書長、辦公廳主任座談會上發(fā)表的重要講話中明確提出了新時期秘書工作方式和工作方法上的“四個轉變”：一、從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。二、從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息。三、從單憑老經驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W管理。四、從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃??！八膫€轉變”的實質就是要加強秘書的智能服務職能。王兆國同志的講話高瞻遠矚地指明了新時期我國秘書事業(yè)發(fā)展的新方向，從而揭開了我國現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展的新篇章，自此始，我國的秘書理論界、教育界開始將智能服務提升為我國新時期秘書工作的一項新的重要職能。因此現(xiàn)代秘書理論告訴我們：現(xiàn)代秘書的職能范疇是在傳統(tǒng)的事務性服務基礎職能之上，進一步加強秘書的智能服務職能。筆者進而認為，智能服務是現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書的根本區(qū)別。是現(xiàn)代秘書職能范疇中高級的職能，它是以調查研究為方法，以信息工作為基礎，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理為根本內容的。之所以說輔助管理是現(xiàn)代秘書智能服務職能的根本內容，是因為現(xiàn)代秘書輔助管理職能有它的客觀現(xiàn)實性、可能性和得天獨厚的條件。
一、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的客觀現(xiàn)實性。首先，改革開放二十多年來，隨著我國各項事業(yè)逐步走上正規(guī)，并且在日益與國際接軌的今天，我國的現(xiàn)代管理理念開始確立并不斷走向成熟，管理已成為現(xiàn)代社會各項事業(yè)發(fā)展不可或缺的手段，管理活動開始滲透到社會生活的方方面面，這是賦予現(xiàn)代秘書輔助管理職能的社會大環(huán)境、大背景。其次，隨著現(xiàn)代社會競爭日趨激烈，組織管理活動中的決策風險日益增加，組織管理活動中的其它職能，如計劃、組織、控制、協(xié)調、創(chuàng)新等工作再也不象過去那樣簡單，而是日益復雜化?，F(xiàn)代管理活動是一種高級智能活動，而領導個體的智慧是有限的，現(xiàn)代領導工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的事務性輔助，更需要智力上的智能輔助，需要秘書在決策、計劃、組織、控制、協(xié)調、創(chuàng)新等管理職能方面參謀咨詢，出謀劃策，做領導的參謀、智囊、外腦、謀臣策士，以實現(xiàn)管理的科學化、民主化。由此可見，秘書僅僅是“秀才”、“筆桿子”已不再符合現(xiàn)代社會的要求，傳統(tǒng)的“三辦”等事務性工作已不能滿足現(xiàn)代領導工作的實際需要，現(xiàn)代秘書學的學科屬性開始由傳統(tǒng)觀點的中文學科向管理學科過渡，秘書學與管理學科的粘連更加直接，而與中文學科的聯(lián)姻開始疏遠淡化。現(xiàn)代秘書理論界在借鑒西方先進成熟的秘書理論基礎之上達成共識，認為秘書學是管理學科的一個分支，秘書部門是組織管理大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，現(xiàn)代秘書是組織進行科學管理、民主管理不可或缺的一支輔助力量，秘書是不可多得的輔助管理人才?？梢哉f，賦予現(xiàn)代秘書輔助管理的職能是我國管理科學發(fā)展的必然結果，是我國現(xiàn)代秘書學科發(fā)展的一個重大成果，也是我國秘書事業(yè)發(fā)展的一大飛躍。由此可見，輔助管理是時代的發(fā)展和領導工作的客觀實際需要賦予現(xiàn)代秘書的更高層次的職能要求，具有客觀現(xiàn)實性。
二、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的可能性。其一，改革開放二十多年來，我國的秘書專業(yè)人才教育從無到有開始進入大學教育體系并且得到迅速發(fā)展，秘書經過系統(tǒng)的本?？茖I(yè)教育，素養(yǎng)在不斷提高。再加之由于學科屬性的轉變，秘書專業(yè)人才教育的知識結構已由文學、語言為主體的結構體系向管理為主過渡，秘書專業(yè)人才已具備了管理學科方面的專業(yè)知識，秘書已成為不可多得的智力資源、管理資源，從而為秘書發(fā)揮他的輔助管理智能服務提供了前提條件。其二，隨著科學技術的發(fā)展以及在秘書工作中的廣泛應用，秘書辦公自動化程度越來越高，工作效率大大提高，秘書可以從繁雜的事務性工作中得到一定解脫，從而使秘書有更多的時間，更好地為領導的決策等管理活動出謀劃策，參謀咨詢，提供智能服務?，F(xiàn)代秘書發(fā)揮輔助管理智能服務職能已成為可能。
三、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的得天獨厚的條件。其一，秘書工作的輔助性是與領導站在同一個層次上的提供全局性的綜合輔助。其工作特點具有綜合性，它不同于其它職能部門單一的業(yè)務、技術輔助?？梢赃@樣說，領導工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就延伸到哪里。秘書可以從領導角度出發(fā)，站在領導的高度，運用的思維，站得高，看得遠，從而可以為領導提供全局性的輔助管理智能服務。其二，秘書在領導近身工作，秘書清楚領導工作動態(tài)，是領導常備的智能資源，從而使得秘書的輔助管理具有隨機性。其三，秘書部門是一個組織的信息樞紐，是溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調內外的綜合部門，掌握組織的全面信系，比其它職能部門和一般群眾具有信息優(yōu)勢，從而使得秘書人員可以為領導提供更好的輔助管理服務。這些都為秘書的輔助管理職能提供了得天獨厚的條件。考試大整理
綜上而言，上述三大方面的因素進一步拓展了現(xiàn)代秘書的職能范疇，促成了現(xiàn)代秘書的輔助管理職能。因此，輔助管理不是毫無根據(jù)的空穴來風和主觀人為的拔高，不是秘書理論工作者的主觀臆想，而是時代的發(fā)展和領導工作的客觀實際需要所賦予現(xiàn)代秘書的更高的職能要求，具有它的客觀現(xiàn)實性，可能性和得天獨厚的條件的。但是，在現(xiàn)實生活中，根據(jù)筆者多年的關注和我校歷屆秘書專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息來看，現(xiàn)在的秘書工作實踐與現(xiàn)代秘書理論是脫節(jié)的、不對稱的，即現(xiàn)代秘書理論所倡導的更高的職能要求——輔助管理智能服務職能在現(xiàn)在的秘書實踐中并沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)代秘書的職業(yè)價值并沒有得到充分完整的體現(xiàn)，現(xiàn)在的秘書職能范疇大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫寫、跑腿、辦事、打雜這樣一個層面，使得現(xiàn)在的秘書仍帶有更多的傳統(tǒng)秘書的色彩。筆者認為，即使是現(xiàn)在我們不否認能否寫一手好文章仍是勝任秘書工作的重要前提，我們仍然強調秘書的文學修養(yǎng)和文書工作及其它事務性工作的重要性。但是，隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代社會和領導工作對秘書工作提出了更多、更新、更高的職能要求，秘書的人才定位已發(fā)生轉移，已由傳統(tǒng)的“筆桿子”、“綜合服務人員”提升為“輔助管理人才”。因此，我們不要再認為秘書與管理是風馬牛不相及的，不要只把秘書死死地貼在文書、文學、寫作的苑圃里不能自拔，秘書工作者也不安只是一味地沉陷于繁雜瑣碎的事務性服務工作中。我們認為，社會的進步從某種意義上講是觀念的改變與進步，秘書事業(yè)亦應是如此。我們必須轉變觀念，擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，從傳統(tǒng)秘書的陰影里走出來，逐步樹立“秘書是不可多得的輔助管理人才”的現(xiàn)代秘書觀念。