一、秘書機構的概念
根據現代行政組織理論，所謂社會組織，即按照一定目標、任務和形式建立起來的，經過不同部門的分工協(xié)作，以及不同層次的權利操作和責任劃分，合理協(xié)調內部人群活動的社會集團。機構則指組織內部所設的部門，從屬于社會組織。從社會學、系統(tǒng)論角度，秘書機構與社會組織是不同的概念，其邏輯關系為包含與被包含的關系。
由此可知，秘書機構從屬于社會組織，它既具有社會組織的性質和特點，也具有秘書機構自身的性質和特點。那么，究竟什么是秘書機構？秘書機構有哪些性質和特點？秘書機構與社會組織有何關系？這些都是秘書機構的研究，首先必須弄清楚的問題。
對于秘書機構的概念，秘書學界意見不一，分歧較大，主要有：一是將秘書機構等同組織內部的職能部門（業(yè)務部門）；二是認為秘書機構就是組織內部的辦公室(廳)。
我們認為，秘書機構 是各級各類領導機關、單位組織的綜合辦事機構，它隸屬于領導機關不在領導機關內為領導工作和單位日常運轉提供公務服務。辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科等均屬于秘書機構，有些調研室、研究室、政務處、政工科、綜合處也是秘書機構。
除了組織的常設性秘書機構外，還有一些根據需要而設的臨時性秘書機構，如大型慶典活動、黨代會、人民代表大會、政協(xié)會議等有大量的籌備、組織、辦公事務需要秘書機構操辦?！ ?BR> 二、秘書機構的性質
社會行政組織可分為領導機構、職能機構、輔助機構、咨詢機構和派出機構。其中的輔助機構(或幕僚機構)，又分為全面輔助機構和局部輔助機構。秘書機構為全面輔助機構。其主要任務，就是直接輔助和全面處理社會組織（機關單位）的各項日常工作，使集中時間與精力，思考、處理重大問題。我國的秘書機構，是各類、各級社會組織（機關單位）的特殊辦事部門。其不同于一般的職能部門（業(yè)務部門）和綜合職能部門，有著特殊的地位、性質和作用。秘書機構的特殊地位，決定著它的輔助性質：
(1) 輔佐而無權力。權力機構，即具有決策權與指揮權的領導部門；秘書機構，僅承擔著輔助性的工作，法律上無任何權力。
（2) 辦事而無職能。職能機構，即某項業(yè)務的執(zhí)行部門，可以獨立行使所轄范圍內的職權；秘書機構，只能處理相關事務性工作，起著助人成事的作用。
(3) 協(xié)調而無統(tǒng)轄。領導部門和職能部門，可以依據各自的權限，管轄下級組織；秘書機構，只對同級組織負責；與下級組織，只是指導與被指導的業(yè)務關系，無管轄之權。
在社會組織中，秘書機構的特殊地位和輔助性質的特點：
1、輔助功能的綜合性
秘書機構是社會組織內的全面輔助部門，其輔助功能的綜合性具體表現為：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性。這是其他機構所不具有的。
2、所處位置的中樞性
所謂中樞機構，即在決策管理系統(tǒng)中起主導作用，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切的部門。秘書機構不是中樞機構，但貼近中樞機構，輔助著中樞機構行使職權。如輔助決策、擬制計劃、傳達指令、組織協(xié)調、督促檢查等。這也是其他機構所不具有的。
3、組織關系的封閉性
所謂組織關系的封閉性，即秘書機構只接受本級部門的領導，直接對本級領導部門負責。秘書機構在其公務活動中，必然要與上級的、同級的和下級的組織或機構發(fā)生組織（配合）關系，即使與上級秘書機構或下級秘書機構之間，它們僅僅是工作、業(yè)務上的指導與被指導關系，并無隸屬關系；而上、下級職能部門之間，則存在著領導與被領導的隸屬關系。
三、秘書機構的職能
秘書機構的基本職能對于不同行業(yè)、不同層次的秘書部門來說可能具有不同的側重點。而且，隨著工作任務、外在形勢、領導意圖的變化，秘書機構的基本職能也可以相互轉換，或拓寬這個職能，或壓縮那個職能。但總的來說，秘書工作機構的基本職能包括以下幾個方面：
1、后勤保障
后勤保障是秘書工作機構的傳統(tǒng)職能之一。早在1951年召開的第一屆秘書長會議上，周恩來總理就明確提出“掌管事務”是秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的兩大工作系列之一。
在秘書工作機構中，后勤保障的工作范圍很寬，包括財務管理、物資設備管理、房產管理、環(huán)境管理、車輛管理、職工生活管理等工作，要花費相當多的人力、物力和財力。因此，秘書工作機構要充分重視后勤保障工作的重要意義，只有管理好了各種事務性工作，才能確保各項政務性工作的開展。在實際工作中，秘書工作機構要轉換機制、理順關系，提高管理效率，可以適當實現部分后勤工作社會化，確保后勤工作的效率和效益。
2、辦理文書
文書是指能表達某種意思，用于處理各種事務、并且有一定體式的書面文字材料。文書按照事務的性質分類，可分為公務文書和私人文書。文書工作是秘書工作的重要組成部分，主要是指秘書人員或其他專職人員通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的過程。
辦理文書是秘書工作機構的傳統(tǒng)職能之一。秘書工作顯著的文牘性特點，主要就集中在文書辦理工作上。文書工作的基本任務是準確、及時、安全地處理各類公文，當好領導的參謀和助手。
3、信息管理
秘書工作中的信息管理是指秘書獲取、加工、傳遞、存儲和利用信息的一系列活動。
秘書工作機構既是各級領導機關的辦公機構，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。1985年，第一屆全國秘書長、辦公廳主任座談會中，第明確向秘書工作機構提出，要對領導發(fā)揮“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準確，反饋要及時”，從而開辟了秘書工作機構信息管理工作的新時代。因此，現在，秘書工作機構的信息管理工作不僅包括以前的編寫、傳遞簡報，還包括全方位、全過程的信息處理工作。信息管理解決了多年來領導了解外部情況主要靠內參的薄弱環(huán)節(jié)，對于輔助領導正確決策，協(xié)助領導科學管理，具有重要的意義和作用。
4、督促檢查
督促檢查，簡稱督查，是領導決策得以實施的重要保障，也是秘書工作機構一個主要職能。一般來說，實施科學領導應完成“科學預測——正確決策——督促實施——信息反饋——二次決策”等領導行為過程。督查則是整個領導行為的一個關鍵環(huán)節(jié)。如果督查工作做得不好，必然影響領導效率，使決策難以奏效，發(fā)揮實際作用。
督查是代表或受領導委托進行的，與其他監(jiān)察、紀委、審計、政法等部門辦案不同，應著重圍繞中心工作的全局，抓大事、抓重點，舉一反三，擴大效果，而不能代替上述部門的工作。由于秘書工作機構的人力、精力是有限的，應該注意將督查工作與調查工作、信息工作、信訪工作結合起來，以便集中取得成效。
5、綜合協(xié)調
協(xié)調是主客體之間為實現一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。簡而言之，協(xié)調就是使工作中有關各方同心協(xié)力、配合適度，從而減少摩擦、增加效益。
綜合協(xié)調工作，在秘書工作機構中占有重要地位，是一項重要的秘書工作。綜合協(xié)調在工作中一定要講究方法、注意方式，根據時機、場合、人員、問題的不同進行綜合分析，做出佳選擇。來源于考試大
6、“不管部”職能
根據“三服務”的宗旨，秘書機構為領導拾遺補缺，消滅領導領域的工作空白點是其義不容辭的責任。1990年全國秘書長座談會上，中央主要領導同志指出：辦公廳是個“不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可以交給辦公廳去辦?！边@就更為明確地賦予秘書部門以“不管部”的職能。
秘書部門的“不管部”職能，是由秘書機構的宗旨、性質、地位所決定的。秘書部門位居領導近身，是領導的左右手，領導自然會把那些無人專管的事情交給秘書部門去處理。“不管部”的事務是“有限無窮”的。有限是指它不能超越本級領導的職責范圍，不應代替其他職能部門的職權范圍，無窮是指具體的事務可大可小，可能很多，秘書應當把它視為自己份內之事，不應看成額外負擔。
四、秘書機構的作用
任何組織及其機構，都是為了實現自身的目標與利益，以一定的組織原則和組織形式，將各種組織要素有機結合，從而發(fā)揮其應有的組織作用。就秘書機構自身而言，可發(fā)揮著以下三種作用：
(一) 組合作用
社會組織構成的基本要素，包括機構設置、職責分工、人員編制和組織關系等。秘書機構作為社會組織的內設機構，也由上述要素組成。
秘書機構的組合作用，即將其機構、職責、人員和組織關系等要素，有機地組合并加以優(yōu)化，形成一種組織力量，發(fā)揮一種凝聚作用，從而保證領導工作和組織工作的正常運行。經驗證明，凡組合作用發(fā)揮得好的秘書機構，其秘書工作的質量和效率就會不斷提高。
(二) 樞紐作用
秘書機構是辦事部門，不是領導部門或職能部門。但就其中樞位置而言，卻處在組織的中心環(huán)節(jié)，具有一般職能部門和綜合職能部門所不具備的特殊作用——樞紐作用，如上傳下達、內外聯(lián)絡和左右協(xié)調等。這是秘書機構樞紐作用的主要表現。
秘書機構的樞紐作用，可使獲取信息，科學決策；可使組織工作步調一致，和諧發(fā)展；可使人際關系相互融洽，合作共事。實踐表明，秘書機構不能較好地發(fā)揮樞紐作用，無論是對領導工作，還是對機關工作，都會產生不同程度的負面效應。
(三) 過濾作用
有人把秘書機構形象地比喻為“篩子”或“漏斗”，這是很有道理的。秘書機構作為綜合辦事部門，可為處理諸多瑣碎、繁雜事情，使從繁瑣的事務工作中解脫出來。秘書機構對日常工作如不加以“過濾”，凡事推給處理，那就失去了秘書機構存在的價值。
秘書機構的過濾作用，主要表現在三個方面：
（1）善于區(qū)分事務的輕重緩急。重要和緊急的事務，凡能處理的就自行處理；無權、無法處理的就請示、報告。
（2）分清政策性與業(yè)務性問題。凡政策性問題，宜提請定奪；凡業(yè)務性問題，宜轉請職能部門辦理。
（3）學會婉言推辭，為領導擋駕，盡可能減少親自處理事情。
五、秘書機構的地位
秘書機構的工作內容、性質特點決定著秘書機構在各級機構設置中的相應地位。秘書機構屬于輔助機構，負責領導部門和業(yè)務部門、決策機構與執(zhí)行機構上下溝通，使各業(yè)務部門之間平衡協(xié)調，使本單位與上級單位或下屬單位溝通交流。
1、秘書機構不是決策機構，而是輔助決策機構
決策是組織管理的中心，是領導人的主要職責和權力，是決策的主體。 秘書為領導服務，當然也就應當為領導決策服務。秘書人員必須領會決策意圖，提供決策依據，收集決策反饋，檢驗決策執(zhí)行效果。因此，秘書工作對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優(yōu)化，都能夠起到重要作用。秘書已經成為一支特殊的輔助決策的力量。
在輔助決策的過程中，秘書人員要處理好決策與輔助決策的關系，處理好“斷”與“謀”的關系，擺正自己的位置。要知道自己永遠處于從屬地位，是為領導決策服務的。但也不能只簡單被動地為決策提供輔助，要能夠根據外界環(huán)境的變化提供詳盡的、積極的、主動的、具有現實意義的信息，以作為決策的充分依據。
2、秘書機構不是職能部門，而是綜合協(xié)調機構
和職能部門分工明確、工作對象清楚、工作內容單一不同，秘書機構作為綜合協(xié)調機構，工作比較紛繁復雜。綜合協(xié)調工作是秘書機構的基本職責，也是秘書的一項重要任務。做好綜合協(xié)調，目的在于消除矛盾，理順各種關系，創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境，從而產生更高的工作效益。
3、秘書機構不是延展性機構，而是相對封閉機構
秘書機構的領導體制有一個重要特點，就是它不存在上下級領導部門秘書工作機構的垂直領導關系，也不存在雙重領導關系。比如，省人民政府領導縣人民政府，縣人民政府領導縣教育局，這叫垂直領導，但是省人民政府的辦公廳不能直接領導縣人民政府的辦公室，因為省人民政府的辦公廳不具備這個管理權限。又比如，團委、婦聯(lián)等組織，既要接受上級組織又要接受地方黨委或政府的雙重領導，但是它們彼此間的秘書工作機構卻不存在這樣誰領導誰的問題，更不存在雙重領導的問題。正因為此，秘書機構彼此間不存在或者上也或者下的關系，從理論上講，它們都是一些平等的、為直接設置它的領導服務的工作機構。它們是一個相對封閉的組織，只對自己的直接領導負責，只對本組織的決策機構負責，不能對職能部門發(fā)號施令。
那么上下級領導的秘書機構之間到底是一種什么關系呢？20世紀90年代后，全國秘書長工作會議逐漸明確了它們彼此間是一種業(yè)務指導關系，主要表現為，上級制定條例制度，指導下級工作，如公文條例、信訪條例等；上級協(xié)助下級，培養(yǎng)秘書人才，表彰先進等等。當然，這種指導關系，與本級單位的領導關系相比，其強制性、領導性要弱小很多。
4、秘書機構不是“前臺”機構，而是“幕臺”機構
秘書機構是聯(lián)系領導和群眾的特殊機構，在決策機構和職能部門之間起橋梁和紐帶作用。由于地位特殊，秘書機構對工作中的秘密了解較其他部門要早、要多，提高保密意識是對秘書工作機構的必然要求。因為這種工作特點，決定了秘書機構，特別是其中的機要部門，往往具有工作的秘密性，是一種典型的“幕后”工作機構。
秘書機構的工作成果往往不能以自己的名義發(fā)表，而是通過領導機構的工作成果和本單位職能部門的工作成果得到體現，使得秘書的勞動是一種“幕后”勞動，秘書機構是一種“幕后”工作機構。在許多場合，如應酬接待、參加宴會、召開會議、檢查工作等，往往應當突出的也是領導，秘書人員不能借機突出自己，更不能走在領導之前搶鏡頭。秘書機構的“幕后”性，容易造成秘書人員一定的心理障礙，認為秘書工作只是“為他人作嫁衣衫”，辛辛苦苦的勞動成果只能以領導的名義或組織的名義出現，鮮花和掌聲總是屬于，和自己無緣。所以秘書工作機構應該特別注重對秘書人員的思想教育和心理輔導工作，讓秘書人員認清自己的角色，擺正自己的位置，做好秘書工作。
根據現代行政組織理論，所謂社會組織，即按照一定目標、任務和形式建立起來的，經過不同部門的分工協(xié)作，以及不同層次的權利操作和責任劃分，合理協(xié)調內部人群活動的社會集團。機構則指組織內部所設的部門，從屬于社會組織。從社會學、系統(tǒng)論角度，秘書機構與社會組織是不同的概念，其邏輯關系為包含與被包含的關系。
由此可知，秘書機構從屬于社會組織，它既具有社會組織的性質和特點，也具有秘書機構自身的性質和特點。那么，究竟什么是秘書機構？秘書機構有哪些性質和特點？秘書機構與社會組織有何關系？這些都是秘書機構的研究，首先必須弄清楚的問題。
對于秘書機構的概念，秘書學界意見不一，分歧較大，主要有：一是將秘書機構等同組織內部的職能部門（業(yè)務部門）；二是認為秘書機構就是組織內部的辦公室(廳)。
我們認為，秘書機構 是各級各類領導機關、單位組織的綜合辦事機構，它隸屬于領導機關不在領導機關內為領導工作和單位日常運轉提供公務服務。辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科等均屬于秘書機構，有些調研室、研究室、政務處、政工科、綜合處也是秘書機構。
除了組織的常設性秘書機構外，還有一些根據需要而設的臨時性秘書機構，如大型慶典活動、黨代會、人民代表大會、政協(xié)會議等有大量的籌備、組織、辦公事務需要秘書機構操辦?！ ?BR> 二、秘書機構的性質
社會行政組織可分為領導機構、職能機構、輔助機構、咨詢機構和派出機構。其中的輔助機構(或幕僚機構)，又分為全面輔助機構和局部輔助機構。秘書機構為全面輔助機構。其主要任務，就是直接輔助和全面處理社會組織（機關單位）的各項日常工作，使集中時間與精力，思考、處理重大問題。我國的秘書機構，是各類、各級社會組織（機關單位）的特殊辦事部門。其不同于一般的職能部門（業(yè)務部門）和綜合職能部門，有著特殊的地位、性質和作用。秘書機構的特殊地位，決定著它的輔助性質：
(1) 輔佐而無權力。權力機構，即具有決策權與指揮權的領導部門；秘書機構，僅承擔著輔助性的工作，法律上無任何權力。
（2) 辦事而無職能。職能機構，即某項業(yè)務的執(zhí)行部門，可以獨立行使所轄范圍內的職權；秘書機構，只能處理相關事務性工作，起著助人成事的作用。
(3) 協(xié)調而無統(tǒng)轄。領導部門和職能部門，可以依據各自的權限，管轄下級組織；秘書機構，只對同級組織負責；與下級組織，只是指導與被指導的業(yè)務關系，無管轄之權。
在社會組織中，秘書機構的特殊地位和輔助性質的特點：
1、輔助功能的綜合性
秘書機構是社會組織內的全面輔助部門，其輔助功能的綜合性具體表現為：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性。這是其他機構所不具有的。
2、所處位置的中樞性
所謂中樞機構，即在決策管理系統(tǒng)中起主導作用，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切的部門。秘書機構不是中樞機構，但貼近中樞機構，輔助著中樞機構行使職權。如輔助決策、擬制計劃、傳達指令、組織協(xié)調、督促檢查等。這也是其他機構所不具有的。
3、組織關系的封閉性
所謂組織關系的封閉性，即秘書機構只接受本級部門的領導，直接對本級領導部門負責。秘書機構在其公務活動中，必然要與上級的、同級的和下級的組織或機構發(fā)生組織（配合）關系，即使與上級秘書機構或下級秘書機構之間，它們僅僅是工作、業(yè)務上的指導與被指導關系，并無隸屬關系；而上、下級職能部門之間，則存在著領導與被領導的隸屬關系。
三、秘書機構的職能
秘書機構的基本職能對于不同行業(yè)、不同層次的秘書部門來說可能具有不同的側重點。而且，隨著工作任務、外在形勢、領導意圖的變化，秘書機構的基本職能也可以相互轉換，或拓寬這個職能，或壓縮那個職能。但總的來說，秘書工作機構的基本職能包括以下幾個方面：
1、后勤保障
后勤保障是秘書工作機構的傳統(tǒng)職能之一。早在1951年召開的第一屆秘書長會議上，周恩來總理就明確提出“掌管事務”是秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的兩大工作系列之一。
在秘書工作機構中，后勤保障的工作范圍很寬，包括財務管理、物資設備管理、房產管理、環(huán)境管理、車輛管理、職工生活管理等工作，要花費相當多的人力、物力和財力。因此，秘書工作機構要充分重視后勤保障工作的重要意義，只有管理好了各種事務性工作，才能確保各項政務性工作的開展。在實際工作中，秘書工作機構要轉換機制、理順關系，提高管理效率，可以適當實現部分后勤工作社會化，確保后勤工作的效率和效益。
2、辦理文書
文書是指能表達某種意思，用于處理各種事務、并且有一定體式的書面文字材料。文書按照事務的性質分類，可分為公務文書和私人文書。文書工作是秘書工作的重要組成部分，主要是指秘書人員或其他專職人員通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的過程。
辦理文書是秘書工作機構的傳統(tǒng)職能之一。秘書工作顯著的文牘性特點，主要就集中在文書辦理工作上。文書工作的基本任務是準確、及時、安全地處理各類公文，當好領導的參謀和助手。
3、信息管理
秘書工作中的信息管理是指秘書獲取、加工、傳遞、存儲和利用信息的一系列活動。
秘書工作機構既是各級領導機關的辦公機構，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。1985年，第一屆全國秘書長、辦公廳主任座談會中，第明確向秘書工作機構提出，要對領導發(fā)揮“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準確，反饋要及時”，從而開辟了秘書工作機構信息管理工作的新時代。因此，現在，秘書工作機構的信息管理工作不僅包括以前的編寫、傳遞簡報，還包括全方位、全過程的信息處理工作。信息管理解決了多年來領導了解外部情況主要靠內參的薄弱環(huán)節(jié)，對于輔助領導正確決策，協(xié)助領導科學管理，具有重要的意義和作用。
4、督促檢查
督促檢查，簡稱督查，是領導決策得以實施的重要保障，也是秘書工作機構一個主要職能。一般來說，實施科學領導應完成“科學預測——正確決策——督促實施——信息反饋——二次決策”等領導行為過程。督查則是整個領導行為的一個關鍵環(huán)節(jié)。如果督查工作做得不好，必然影響領導效率，使決策難以奏效，發(fā)揮實際作用。
督查是代表或受領導委托進行的，與其他監(jiān)察、紀委、審計、政法等部門辦案不同，應著重圍繞中心工作的全局，抓大事、抓重點，舉一反三，擴大效果，而不能代替上述部門的工作。由于秘書工作機構的人力、精力是有限的，應該注意將督查工作與調查工作、信息工作、信訪工作結合起來，以便集中取得成效。
5、綜合協(xié)調
協(xié)調是主客體之間為實現一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。簡而言之，協(xié)調就是使工作中有關各方同心協(xié)力、配合適度，從而減少摩擦、增加效益。
綜合協(xié)調工作，在秘書工作機構中占有重要地位，是一項重要的秘書工作。綜合協(xié)調在工作中一定要講究方法、注意方式，根據時機、場合、人員、問題的不同進行綜合分析，做出佳選擇。來源于考試大
6、“不管部”職能
根據“三服務”的宗旨，秘書機構為領導拾遺補缺，消滅領導領域的工作空白點是其義不容辭的責任。1990年全國秘書長座談會上，中央主要領導同志指出：辦公廳是個“不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可以交給辦公廳去辦?！边@就更為明確地賦予秘書部門以“不管部”的職能。
秘書部門的“不管部”職能，是由秘書機構的宗旨、性質、地位所決定的。秘書部門位居領導近身，是領導的左右手，領導自然會把那些無人專管的事情交給秘書部門去處理。“不管部”的事務是“有限無窮”的。有限是指它不能超越本級領導的職責范圍，不應代替其他職能部門的職權范圍，無窮是指具體的事務可大可小，可能很多，秘書應當把它視為自己份內之事，不應看成額外負擔。
四、秘書機構的作用
任何組織及其機構，都是為了實現自身的目標與利益，以一定的組織原則和組織形式，將各種組織要素有機結合，從而發(fā)揮其應有的組織作用。就秘書機構自身而言，可發(fā)揮著以下三種作用：
(一) 組合作用
社會組織構成的基本要素，包括機構設置、職責分工、人員編制和組織關系等。秘書機構作為社會組織的內設機構，也由上述要素組成。
秘書機構的組合作用，即將其機構、職責、人員和組織關系等要素，有機地組合并加以優(yōu)化，形成一種組織力量，發(fā)揮一種凝聚作用，從而保證領導工作和組織工作的正常運行。經驗證明，凡組合作用發(fā)揮得好的秘書機構，其秘書工作的質量和效率就會不斷提高。
(二) 樞紐作用
秘書機構是辦事部門，不是領導部門或職能部門。但就其中樞位置而言，卻處在組織的中心環(huán)節(jié)，具有一般職能部門和綜合職能部門所不具備的特殊作用——樞紐作用，如上傳下達、內外聯(lián)絡和左右協(xié)調等。這是秘書機構樞紐作用的主要表現。
秘書機構的樞紐作用，可使獲取信息，科學決策；可使組織工作步調一致，和諧發(fā)展；可使人際關系相互融洽，合作共事。實踐表明，秘書機構不能較好地發(fā)揮樞紐作用，無論是對領導工作，還是對機關工作，都會產生不同程度的負面效應。
(三) 過濾作用
有人把秘書機構形象地比喻為“篩子”或“漏斗”，這是很有道理的。秘書機構作為綜合辦事部門，可為處理諸多瑣碎、繁雜事情，使從繁瑣的事務工作中解脫出來。秘書機構對日常工作如不加以“過濾”，凡事推給處理，那就失去了秘書機構存在的價值。
秘書機構的過濾作用，主要表現在三個方面：
（1）善于區(qū)分事務的輕重緩急。重要和緊急的事務，凡能處理的就自行處理；無權、無法處理的就請示、報告。
（2）分清政策性與業(yè)務性問題。凡政策性問題，宜提請定奪；凡業(yè)務性問題，宜轉請職能部門辦理。
（3）學會婉言推辭，為領導擋駕，盡可能減少親自處理事情。
五、秘書機構的地位
秘書機構的工作內容、性質特點決定著秘書機構在各級機構設置中的相應地位。秘書機構屬于輔助機構，負責領導部門和業(yè)務部門、決策機構與執(zhí)行機構上下溝通，使各業(yè)務部門之間平衡協(xié)調，使本單位與上級單位或下屬單位溝通交流。
1、秘書機構不是決策機構，而是輔助決策機構
決策是組織管理的中心，是領導人的主要職責和權力，是決策的主體。 秘書為領導服務，當然也就應當為領導決策服務。秘書人員必須領會決策意圖，提供決策依據，收集決策反饋，檢驗決策執(zhí)行效果。因此，秘書工作對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優(yōu)化，都能夠起到重要作用。秘書已經成為一支特殊的輔助決策的力量。
在輔助決策的過程中，秘書人員要處理好決策與輔助決策的關系，處理好“斷”與“謀”的關系，擺正自己的位置。要知道自己永遠處于從屬地位，是為領導決策服務的。但也不能只簡單被動地為決策提供輔助，要能夠根據外界環(huán)境的變化提供詳盡的、積極的、主動的、具有現實意義的信息，以作為決策的充分依據。
2、秘書機構不是職能部門，而是綜合協(xié)調機構
和職能部門分工明確、工作對象清楚、工作內容單一不同，秘書機構作為綜合協(xié)調機構，工作比較紛繁復雜。綜合協(xié)調工作是秘書機構的基本職責，也是秘書的一項重要任務。做好綜合協(xié)調，目的在于消除矛盾，理順各種關系，創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境，從而產生更高的工作效益。
3、秘書機構不是延展性機構，而是相對封閉機構
秘書機構的領導體制有一個重要特點，就是它不存在上下級領導部門秘書工作機構的垂直領導關系，也不存在雙重領導關系。比如，省人民政府領導縣人民政府，縣人民政府領導縣教育局，這叫垂直領導，但是省人民政府的辦公廳不能直接領導縣人民政府的辦公室，因為省人民政府的辦公廳不具備這個管理權限。又比如，團委、婦聯(lián)等組織，既要接受上級組織又要接受地方黨委或政府的雙重領導，但是它們彼此間的秘書工作機構卻不存在這樣誰領導誰的問題，更不存在雙重領導的問題。正因為此，秘書機構彼此間不存在或者上也或者下的關系，從理論上講，它們都是一些平等的、為直接設置它的領導服務的工作機構。它們是一個相對封閉的組織，只對自己的直接領導負責，只對本組織的決策機構負責，不能對職能部門發(fā)號施令。
那么上下級領導的秘書機構之間到底是一種什么關系呢？20世紀90年代后，全國秘書長工作會議逐漸明確了它們彼此間是一種業(yè)務指導關系，主要表現為，上級制定條例制度，指導下級工作，如公文條例、信訪條例等；上級協(xié)助下級，培養(yǎng)秘書人才，表彰先進等等。當然，這種指導關系，與本級單位的領導關系相比，其強制性、領導性要弱小很多。
4、秘書機構不是“前臺”機構，而是“幕臺”機構
秘書機構是聯(lián)系領導和群眾的特殊機構，在決策機構和職能部門之間起橋梁和紐帶作用。由于地位特殊，秘書機構對工作中的秘密了解較其他部門要早、要多，提高保密意識是對秘書工作機構的必然要求。因為這種工作特點，決定了秘書機構，特別是其中的機要部門，往往具有工作的秘密性，是一種典型的“幕后”工作機構。
秘書機構的工作成果往往不能以自己的名義發(fā)表，而是通過領導機構的工作成果和本單位職能部門的工作成果得到體現，使得秘書的勞動是一種“幕后”勞動，秘書機構是一種“幕后”工作機構。在許多場合，如應酬接待、參加宴會、召開會議、檢查工作等，往往應當突出的也是領導，秘書人員不能借機突出自己，更不能走在領導之前搶鏡頭。秘書機構的“幕后”性，容易造成秘書人員一定的心理障礙，認為秘書工作只是“為他人作嫁衣衫”，辛辛苦苦的勞動成果只能以領導的名義或組織的名義出現，鮮花和掌聲總是屬于，和自己無緣。所以秘書工作機構應該特別注重對秘書人員的思想教育和心理輔導工作，讓秘書人員認清自己的角色，擺正自己的位置，做好秘書工作。