一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語(yǔ)言
(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語(yǔ)義關(guān)系的詞和詞組。
主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。
式主題詞用來(lái)標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。
二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語(yǔ)言中優(yōu)選出來(lái)的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語(yǔ)按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。
三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語(yǔ)控制工具。
四)檢索語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語(yǔ)言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語(yǔ)言。
索語(yǔ)言又分為分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言。
分類語(yǔ)言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語(yǔ)言。
主題語(yǔ)言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語(yǔ)言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語(yǔ)言。
二、為什么要標(biāo)引公文主題詞
(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。
信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。
主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。
(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。
辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過(guò)主題詞來(lái)查找有關(guān)主題的文件。
(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。
檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。
辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。
(四)對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。
三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)
《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。
1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。
疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。
2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語(yǔ)拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。
①漢語(yǔ)拼音。注上漢語(yǔ)拼音主要是便于按音排序和按音查詞。
②款目詞。款目詞單元按漢語(yǔ)拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。
③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過(guò)范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。
④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。
等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用"D"表示非正式主題詞；
屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用 “F”、 “S”、 “．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。
關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。
3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國(guó)地區(qū)名稱表；世界各國(guó)和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。
(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語(yǔ)義關(guān)系的詞和詞組。
主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。
式主題詞用來(lái)標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。
二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語(yǔ)言中優(yōu)選出來(lái)的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語(yǔ)按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。
三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語(yǔ)控制工具。
四)檢索語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語(yǔ)言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語(yǔ)言。
索語(yǔ)言又分為分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言。
分類語(yǔ)言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語(yǔ)言。
主題語(yǔ)言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語(yǔ)言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語(yǔ)言。
二、為什么要標(biāo)引公文主題詞
(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。
信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。
主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。
(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。
辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過(guò)主題詞來(lái)查找有關(guān)主題的文件。
(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。
檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。
辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。
(四)對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。
三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)
《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。
1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。
疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。
2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語(yǔ)拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。
①漢語(yǔ)拼音。注上漢語(yǔ)拼音主要是便于按音排序和按音查詞。
②款目詞。款目詞單元按漢語(yǔ)拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。
③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過(guò)范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。
④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。
等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用"D"表示非正式主題詞；
屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用 “F”、 “S”、 “．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。
關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。
3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國(guó)地區(qū)名稱表；世界各國(guó)和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。