(一)公文格式中的發(fā)文字號不規(guī)范
發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號和該年度的發(fā)文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關(guān)與發(fā)文機關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。
發(fā)文機關(guān)代字要選用能反映機關(guān)特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。
目前，行政機關(guān)行文中，“發(fā)文機關(guān)代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機關(guān)代字中加進(jìn)了函這一文種名稱。如國務(wù)院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”或“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”。嚴(yán)格說來，函只是法定公文文種之一，但習(xí)慣上都把“批復(fù)”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復(fù)，其發(fā)文字號也編“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”或“成辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”。 年號用阿拉伯?dāng)?shù)字并應(yīng)寫全，年號外須用六角形括號，如﹝１９９９﹞，不得寫為﹝９９﹞。年號的位置，應(yīng)在機關(guān)代字與發(fā)文序號之間，不能放在機關(guān)代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝１９９９﹞４０號”不得寫為“﹝１９９９﹞成愛衛(wèi)字４０號”或“成愛衛(wèi)﹝１９９７﹞字４０號”。
(二)公文標(biāo)題的書寫不規(guī)范
公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關(guān)之上。完整規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關(guān)于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機關(guān)，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。
公文標(biāo)題的三個組成部分一般應(yīng)當(dāng)齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機關(guān)、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們在實際文書處理工作中?？吹竭@樣不規(guī)范的標(biāo)題，“關(guān)于請示轉(zhuǎn)發(fā)國發(fā)﹝１９９７﹞１４號文件的報告”，這是一個不完整的標(biāo)題。一是沒有發(fā)文機關(guān)；二是公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，讓人看了不知道國發(fā)﹝１９９７﹞１４號文件是什么。將文件字號代替內(nèi)容提要。
又如“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的請示報告”或“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的報告的請示”，此類標(biāo)題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。
對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標(biāo)題可能很冗長，可采用兩個辦法使標(biāo)題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如 《市物價局市經(jīng)濟(jì)委員會市計劃委員會成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標(biāo)題改寫為《市物價局等４部門關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標(biāo)題必須簡明、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應(yīng)盡量不用標(biāo)點符號。
(三)主送機關(guān)的寫作不規(guī)范
主送機關(guān)是指公文的主要收受機關(guān)，即需對本單位發(fā)出文件負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)或遵照執(zhí)行的對方機關(guān)，它位于標(biāo)題左下方，正文之上。
請示一般只應(yīng)寫一個主送機關(guān)，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關(guān)寫為“市委并ｘｘｘ書記”或“市政府ｘｘｘ市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。
同級黨政機關(guān)確需聯(lián)合向上級黨政機關(guān)行文時，“報告”的主送機關(guān)一般用黨政機關(guān)的并列形式，如“市委、市政府”?！罢埵尽钡闹魉蜋C關(guān)應(yīng)就請示的內(nèi)容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負(fù)責(zé)處理答復(fù)；屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負(fù)責(zé)處理答復(fù)。
主送機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)的全稱。如主送機關(guān)的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟(jì)體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個主送機關(guān)，書寫時可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級的政府，主送這些機關(guān)時，不可能一一列出這些機關(guān)名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。
準(zhǔn)確選定公文的主送機關(guān)，是文件發(fā)出能否得到及時處理的關(guān)鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責(zé)分工和當(dāng)前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進(jìn)行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。
(四)正文中的寫作不規(guī)范
1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，如：“大邑縣人民政府《關(guān)于驗收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號《關(guān)于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。
2、日期的不規(guī)范用法。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日應(yīng)該要寫得完整規(guī)范。如“１９９７年１０月１日”“若用“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，則是不規(guī)范的表述。
3、公文層次的不規(guī)范。序號使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標(biāo)“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“１、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、“，第二層用“（一）”，第三層用“１、”，第四層用“（１）”。每一層次序數(shù)用字，前后應(yīng)當(dāng)一致。
發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號和該年度的發(fā)文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關(guān)與發(fā)文機關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。
發(fā)文機關(guān)代字要選用能反映機關(guān)特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。
目前，行政機關(guān)行文中，“發(fā)文機關(guān)代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機關(guān)代字中加進(jìn)了函這一文種名稱。如國務(wù)院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”或“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”。嚴(yán)格說來，函只是法定公文文種之一，但習(xí)慣上都把“批復(fù)”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復(fù)，其發(fā)文字號也編“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”或“成辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號”。 年號用阿拉伯?dāng)?shù)字并應(yīng)寫全，年號外須用六角形括號，如﹝１９９９﹞，不得寫為﹝９９﹞。年號的位置，應(yīng)在機關(guān)代字與發(fā)文序號之間，不能放在機關(guān)代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝１９９９﹞４０號”不得寫為“﹝１９９９﹞成愛衛(wèi)字４０號”或“成愛衛(wèi)﹝１９９７﹞字４０號”。
(二)公文標(biāo)題的書寫不規(guī)范
公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關(guān)之上。完整規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關(guān)于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機關(guān)，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。
公文標(biāo)題的三個組成部分一般應(yīng)當(dāng)齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機關(guān)、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們在實際文書處理工作中?？吹竭@樣不規(guī)范的標(biāo)題，“關(guān)于請示轉(zhuǎn)發(fā)國發(fā)﹝１９９７﹞１４號文件的報告”，這是一個不完整的標(biāo)題。一是沒有發(fā)文機關(guān)；二是公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，讓人看了不知道國發(fā)﹝１９９７﹞１４號文件是什么。將文件字號代替內(nèi)容提要。
又如“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的請示報告”或“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的報告的請示”，此類標(biāo)題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。
對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標(biāo)題可能很冗長，可采用兩個辦法使標(biāo)題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如 《市物價局市經(jīng)濟(jì)委員會市計劃委員會成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標(biāo)題改寫為《市物價局等４部門關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標(biāo)題必須簡明、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應(yīng)盡量不用標(biāo)點符號。
(三)主送機關(guān)的寫作不規(guī)范
主送機關(guān)是指公文的主要收受機關(guān)，即需對本單位發(fā)出文件負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)或遵照執(zhí)行的對方機關(guān)，它位于標(biāo)題左下方，正文之上。
請示一般只應(yīng)寫一個主送機關(guān)，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關(guān)寫為“市委并ｘｘｘ書記”或“市政府ｘｘｘ市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。
同級黨政機關(guān)確需聯(lián)合向上級黨政機關(guān)行文時，“報告”的主送機關(guān)一般用黨政機關(guān)的并列形式，如“市委、市政府”?！罢埵尽钡闹魉蜋C關(guān)應(yīng)就請示的內(nèi)容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負(fù)責(zé)處理答復(fù)；屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負(fù)責(zé)處理答復(fù)。
主送機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)的全稱。如主送機關(guān)的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟(jì)體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個主送機關(guān)，書寫時可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級的政府，主送這些機關(guān)時，不可能一一列出這些機關(guān)名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。
準(zhǔn)確選定公文的主送機關(guān)，是文件發(fā)出能否得到及時處理的關(guān)鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責(zé)分工和當(dāng)前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進(jìn)行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。
(四)正文中的寫作不規(guī)范
1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，如：“大邑縣人民政府《關(guān)于驗收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號《關(guān)于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。
2、日期的不規(guī)范用法。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日應(yīng)該要寫得完整規(guī)范。如“１９９７年１０月１日”“若用“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，則是不規(guī)范的表述。
3、公文層次的不規(guī)范。序號使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標(biāo)“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“１、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、“，第二層用“（一）”，第三層用“１、”，第四層用“（１）”。每一層次序數(shù)用字，前后應(yīng)當(dāng)一致。