秘書資格技巧心得:職場(chǎng)交際禮儀是秘書必修課

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業(yè)內(nèi)聲音
    北京市職業(yè)技能培訓(xùn)指導(dǎo)中心秘書培訓(xùn)項(xiàng)目主管王秀娣說,秘書這個(gè)職業(yè)是1998年被列入《中華人民共和國職業(yè)分類大典》的,其職業(yè)定義為從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事物并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。
    王秀娣表示,秘書職業(yè)在文明禮儀、道德規(guī)范方面的要求是非常嚴(yán)格的。在初級(jí)培訓(xùn)過程中,交際禮儀是必修課之一,秘書在工作中的走姿、站姿、坐姿及怎樣接待賓客、怎樣接物遞物,培訓(xùn)老師都會(huì)用動(dòng)作做出示范。接待來訪者是很多秘書的日常工作之一,也是能體現(xiàn)一個(gè)秘書職業(yè)禮儀水平的工作。秘書的接待工作要求中就專門有接待禮儀這一項(xiàng),如“對(duì)預(yù)約或未預(yù)約的來訪者熱情友好、接物與遞物舉止不失禮儀、能夠按照禮儀規(guī)格以禮送客”等。但這只是一個(gè)秘書基本的接待工作要求,中、高級(jí)秘書還應(yīng)該在接待工作中能夠妥善地處理或解決來訪者的要求和意見,能夠安排好領(lǐng)導(dǎo)與外賓會(huì)見、會(huì)談并根據(jù)涉外禮節(jié)、外賓所屬國文化傳統(tǒng)、民族習(xí)慣安排好迎送外賓工作。
    都說秘書是領(lǐng)導(dǎo)、老總身邊的人,很多時(shí)候單位中的一些重要事件、重大決定在公布之前只有領(lǐng)導(dǎo)層和秘書知道,所以,秘書一定要做好保密工作,對(duì)單位忠誠,這是秘書的一條職業(yè)操守。雖然是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人,但秘書仍然扮演的是一個(gè)執(zhí)行者的角色,不應(yīng)該借著領(lǐng)導(dǎo)的名義在其他員工面前表現(xiàn)出一種高高在上的姿態(tài),而應(yīng)該起到上下級(jí)溝通的橋梁作用,把領(lǐng)導(dǎo)的指示、要求傳達(dá)給員工,把員工的聲音反映給領(lǐng)導(dǎo)。
    職場(chǎng)面對(duì)面
    劉自敏:兩面三刀的不是好秘書
    人物背景 劉自敏,北京市愛心家園育嬰技術(shù)服務(wù)中心秘書
    與一般的辦公室文員相比,秘書的工作有什么不同嗎?
    雖然工作環(huán)境同在辦公室,但秘書的工作相對(duì)要繁瑣一些,同時(shí),秘書還應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的好助手和同事的好伙伴。拿我來說,領(lǐng)導(dǎo)在工作上有什么安排就會(huì)通知給我,然后,我再根據(jù)需要幫他把全部的工作都安排好;同時(shí),周圍同事在工作上有什么需要我也會(huì)積極地配合他們。所以,秘書必須要細(xì)心與耐心兼?zhèn)洹?BR>    在你每天的工作中,什么占的份額重?
    應(yīng)該算是整理相關(guān)資料和接打電話,我經(jīng)常要和公司客戶或者是主管單位進(jìn)行電話溝通。有時(shí)候還要接待一些電話咨詢者或來訪者,協(xié)助記錄或者是妥善處理或解決他們的要求和意見,做好咨詢工作。
    正如你所說的,秘書工作挺繁瑣,要做到不出差錯(cuò)應(yīng)該比較有難度吧?
    對(duì)。有時(shí)候一個(gè)小小的疏忽,就需要大量的工作來補(bǔ)救。有收公司報(bào)名學(xué)員的照片,要求是兩寸的,但我收的都是一寸的照片,后來沒有辦法,我只能把100多張照片拿到外面去重新掃描打印成兩寸照片,耽誤了不少工夫。所以說秘書一定要把工作做仔細(xì),由于秘書的疏忽給一個(gè)企業(yè)帶來損失的例子不是沒有。
    你認(rèn)為,一個(gè)合格的秘書應(yīng)該具備什么素質(zhì)?
    一個(gè)秘書不只是會(huì)整理資料、寫寫材料、掌握幾種辦公軟件那么簡(jiǎn)單,還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德和禮儀常識(shí)以及較強(qiáng)的溝通和應(yīng)變能力。更重要的是秘書懂得一些與所在公司自身有關(guān)的法律常識(shí)是非常必要的,這樣才能夠在日常工作中更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。
    秘書是在領(lǐng)導(dǎo)和同事的“夾縫”中工作的,你覺得應(yīng)該怎么處理好這種關(guān)系?
    秘書是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人,自然就得多為領(lǐng)導(dǎo)考慮一些。但是,這并不是說當(dāng)秘書的凡事都要向著領(lǐng)導(dǎo)說話、處處說領(lǐng)導(dǎo)好話,而是應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)和同事之間的溝通工作,在遇到不理解的情況下,向同事做好解釋工作,同時(shí),將同事們的意見、建議、需求恰當(dāng)及時(shí)地反映給領(lǐng)導(dǎo)??傊?,好秘書絕對(duì)不應(yīng)該是在領(lǐng)導(dǎo)面前一套、在其他同事面前又是一套,心口不一,兩面三刀。
    短信留言
    手機(jī)尾號(hào)0556的讀者說:
    從某種程度上說,辦公室文員可以算是單位的“門面”。因?yàn)樗麄兘?jīng)常要負(fù)責(zé)接待工作,人們通過他們來感知這個(gè)單位的整體水準(zhǔn)。所以辦公室文員必須要具備較好的禮儀素養(yǎng),這是成為一名合格的秘書、文員的必要條件。
    手機(jī)尾號(hào)1795的讀者說:
    我們單位的文員是個(gè)特別細(xì)心的人,盡管每周一開例會(huì)大家都知道,可是周日晚上她還會(huì)用短信來通知大家開會(huì)的事情。要是領(lǐng)導(dǎo)有事情會(huì)議取消,她更會(huì)提前通知大家,免得大家因?yàn)橐_會(huì)而拖延與客戶的約會(huì)。
    手機(jī)尾號(hào)5153的讀者說:
    我們公司的秘書挺出色的,這種出色的主要表現(xiàn)就是她很熱心。有時(shí)候我們?nèi)懽珠g復(fù)印材料,如果她在里面肯定會(huì)跟你說:“放下吧,去忙別的,等我印好給你送去?!庇兴谖覀兲貏e省心。如果誰病了沒有上班,她肯定會(huì)打電話問候一下。如果她請(qǐng)假了,我們就會(huì)感覺有些失落。