一、秘書工作方法的客觀性
所謂工作方法，就是一定的工作者為實(shí)現(xiàn)預(yù)期的工作目標(biāo)，而需要采取的手段、方式和途徑。而秘書工作方法，就是秘書工作者為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的秘書工作目標(biāo)，所需要采取的特殊的手段、方式和途徑。
秘書工作方法具有客觀性。如果把秘書、領(lǐng)導(dǎo)及群眾以及他們賴以生存的物質(zhì)條件所組成的系統(tǒng)稱為秘書工作系統(tǒng)，那么，秘書工作方法就是使秘書系統(tǒng)的某一狀態(tài)過渡到另一狀態(tài)的一系列技術(shù)、技巧或手段。秘書工作系統(tǒng)狀態(tài)屬于客觀存在的范疇，它的運(yùn)作交替，有其固有的、不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。秘書工作方法揭示的是秘書系統(tǒng)運(yùn)動規(guī)律之間的本質(zhì)的、必然的、穩(wěn)定的聯(lián)系。因此，從這一角度看，秘書工作方法不是隨心所欲的，而是具有客觀實(shí)在性的?？陀^存在的秘書工作方法無所謂正確和錯(cuò)誤，而人們對它的選擇和使用卻有正確和錯(cuò)誤之分。準(zhǔn)確反映客觀存在的秘書工作方法，就是正確的；歪曲地反映了客觀存在的秘書工作方法，就是錯(cuò)誤的。秘書方法的客觀性，是秘書工作方法其他特性的基礎(chǔ)。
承認(rèn)秘書工作方法的客觀性，從根本上否定了來源于秘書工作者先天靈性的唯心主義觀點(diǎn)。許多出色的秘書工作者就表現(xiàn)在他善于通過復(fù)雜紛繁的客觀現(xiàn)象，準(zhǔn)確地找出有效的秘書工作方法。如果他們脫離實(shí)際，不調(diào)查、不分析、想當(dāng)然，忘記了或者根本不知道秘書工作方法的客觀要求，同樣會犯主觀與客觀相脫離的錯(cuò)誤。
二、秘書工作方法的科學(xué)性
秘書工作方法的另一重要特性，即科學(xué)性。運(yùn)用秘書工作方法屬于主觀能動范疇。秘書工作者能否正確發(fā)揮主觀能動作用，又取決于能否尊重和正確運(yùn)用前人通過實(shí)踐積淀總結(jié)的既定邏輯系統(tǒng)，這就是秘書學(xué)科學(xué)系統(tǒng)。秘書學(xué)是一門嚴(yán)密的科學(xué)系統(tǒng)。從這個(gè)意義上說，秘書工作方法作為秘書工作者主觀能動性充分發(fā)揮的正確的方式、手段和途徑，科學(xué)精神、理性的精神是它們的靈魂，它交叉體現(xiàn)著相關(guān)科學(xué)原理所揭示的各方面的客觀規(guī)律，因此，秘書工作的方法系統(tǒng)，又是一個(gè)多學(xué)科運(yùn)用的交叉系統(tǒng)、綜合系統(tǒng)。一個(gè)不滿足于事務(wù)主義而是有進(jìn)取心的、出色的秘書工作人員在開展工作時(shí)，除了嚴(yán)格遵循既定的嚴(yán)格的工作程序和規(guī)范外，還必須結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)不同的工作對象和場合，充分遵循和講究各門相關(guān)學(xué)科的科學(xué)原則和邏輯要求。例如參與謀略、代領(lǐng)導(dǎo)人草擬決策預(yù)案，“小人物”考慮大問題，需要掌握領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的基本法則、要領(lǐng)和藝術(shù)，需要運(yùn)用政治學(xué)、社會學(xué)、歷史學(xué)、寫作學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案學(xué)以及各門相關(guān)人文科學(xué)、自然科學(xué)的知識和手段、思維方法，溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)八方等，就必須懂得觀察各類人員的心理活動，講究公關(guān)學(xué)、信訪學(xué)、心理學(xué)、民族學(xué)、民俗學(xué)、文化學(xué)等學(xué)科的原則方法、理論知識，等等?？傊?，秘書工作方法是大學(xué)問，是大有科學(xué)性可講的。從這個(gè)意義上說，出色的、高水平的秘書人員是多學(xué)科復(fù)合型通才。秘書人員工作方法講不講科學(xué)性，工作質(zhì)量水平大不一樣，工作效果大不一樣，素質(zhì)提高和個(gè)人成長狀態(tài)大不一樣。如果說，秘書工作方法的客觀性奠定了秘書工作人員進(jìn)行工作的誠、真、穩(wěn)、實(shí)的基石，那么，秘書工作方法的科學(xué)性，則奠定了秘書工作人員進(jìn)行工作時(shí)，認(rèn)識、遵循和自覺運(yùn)用規(guī)律，開拓創(chuàng)新、創(chuàng)造性開展工作的基石。
三、掌握秘書工作方法的重要性
無論何種層次的秘書人員，都是一定組織的指揮樞紐機(jī)構(gòu)中，協(xié)助指揮或領(lǐng)導(dǎo)人員統(tǒng)籌全局的特殊服務(wù)人員；領(lǐng)導(dǎo)人員的職權(quán)運(yùn)行，具體是由秘書人員協(xié)助操作和實(shí)施的。秘書工作人員只有十分注意研究和掌握秘書工作方法，才能夠圓滿完成自己所擔(dān)任的輔助任務(wù)。
第一，握秘書工作方法，秘書人員才能掌握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作既定目標(biāo)的正確手段。領(lǐng)導(dǎo)活動是實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)的過程，沒有目標(biāo)就無所謂領(lǐng)導(dǎo)，而秘書活動就是為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的活動提供全面服務(wù)的過程。秘書人員既要明確領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)通常采用的活動形式，了解這些活動對準(zhǔn)備工作、外圍工作、組織聯(lián)絡(luò)工作有何需要，又要把握好節(jié)律，掌握好分寸，分清場合，弄清楚對象，安排好輕重緩急，理順各方關(guān)系，因此，必須十分講究屬于秘書工作范疇的特定的方式方法乃至辦事藝術(shù)。實(shí)踐證明，能否掌握科學(xué)的秘書工作方法，對工作全局、事業(yè)成敗關(guān)系極大。因?yàn)槊貢藛T身處樞紐核心，如果秘書的工作方法不當(dāng)，影響到領(lǐng)導(dǎo)活動的順利開展，影響到領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，影響的往往是大事、急事，耽誤的可能是全局。而如果秘書工作方法得當(dāng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成活動，協(xié)調(diào)各方實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，則對工作全局的推動起著關(guān)鍵作用，“以位卑之身居天下大事”，此類成功例子在歷是屢見不鮮的。
第二，掌握秘書工作方法，秘書人員才能以自己的優(yōu)質(zhì)工作使領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)入的發(fā)揮狀態(tài)，優(yōu)質(zhì)地行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)。一定范圍的領(lǐng)導(dǎo)人員是一定權(quán)力在一定時(shí)期某個(gè)地方或部門的人格載體，而秘書人員實(shí)際上是輔助領(lǐng)導(dǎo)人員行使職權(quán)的“五官”和“四肢”，有時(shí)候還要成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的“外腦”。秘書人員只有掌握特殊工作環(huán)境所要求的秘書特殊的工作方法，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“四肢”、“五官、“外腦”，使領(lǐng)導(dǎo)行使好自己的職權(quán)。如信息秘書人員要掌握好信息的組織、收集、篩選、整理等一套方法，才能充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“耳”、“目”乃至“外腦”，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)思考目標(biāo)，設(shè)計(jì)步驟，形成決策；領(lǐng)導(dǎo)專職秘書人員則不僅要“開門、拎包、把茶泡”，而且要掌握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作、生活規(guī)律，掌握為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間精力、合理安排工作的特殊方法，做好領(lǐng)導(dǎo)的“手、腳”等；反之，如果秘書人員工作方法不當(dāng)，則會直接給領(lǐng)導(dǎo)添忙添亂，使領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的機(jī)關(guān)功能不全甚至紊亂，從而大大減弱了領(lǐng)導(dǎo)的工作效能，甚至降低了領(lǐng)導(dǎo)工作的總體水平。
第三，掌握秘書工作方法，秘書人員才能有效地對基層工作人員進(jìn)行合理有效的聯(lián)絡(luò)、組織、協(xié)調(diào)。秘書工作人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)人員，但是在工作上他們貼近領(lǐng)導(dǎo)，對基層單位而言，又具有上級機(jī)關(guān)的性質(zhì)，在一定的場合和時(shí)間內(nèi)，在特定的公務(wù)上，他們確實(shí)象征著一種上級的意圖和指令。秘書人員在工作中方法正確，就能夠準(zhǔn)確按照領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān)的指示精神，對基層單位和有關(guān)人員進(jìn)行有效的組織、協(xié)調(diào)、溝通、督查。如果秘書人員方法失當(dāng)，則可能使上級意圖在基層走樣，并給基層單位帶來被動乃至混亂，給基層同志造成麻煩，“秘書動錯(cuò)嘴，基層跑錯(cuò)腿”的情況就會出現(xiàn)。由此可見，秘書人員無論從哪個(gè)角度看，都要掌握好秘書工作的科學(xué)方法。
所謂工作方法，就是一定的工作者為實(shí)現(xiàn)預(yù)期的工作目標(biāo)，而需要采取的手段、方式和途徑。而秘書工作方法，就是秘書工作者為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的秘書工作目標(biāo)，所需要采取的特殊的手段、方式和途徑。
秘書工作方法具有客觀性。如果把秘書、領(lǐng)導(dǎo)及群眾以及他們賴以生存的物質(zhì)條件所組成的系統(tǒng)稱為秘書工作系統(tǒng)，那么，秘書工作方法就是使秘書系統(tǒng)的某一狀態(tài)過渡到另一狀態(tài)的一系列技術(shù)、技巧或手段。秘書工作系統(tǒng)狀態(tài)屬于客觀存在的范疇，它的運(yùn)作交替，有其固有的、不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。秘書工作方法揭示的是秘書系統(tǒng)運(yùn)動規(guī)律之間的本質(zhì)的、必然的、穩(wěn)定的聯(lián)系。因此，從這一角度看，秘書工作方法不是隨心所欲的，而是具有客觀實(shí)在性的?？陀^存在的秘書工作方法無所謂正確和錯(cuò)誤，而人們對它的選擇和使用卻有正確和錯(cuò)誤之分。準(zhǔn)確反映客觀存在的秘書工作方法，就是正確的；歪曲地反映了客觀存在的秘書工作方法，就是錯(cuò)誤的。秘書方法的客觀性，是秘書工作方法其他特性的基礎(chǔ)。
承認(rèn)秘書工作方法的客觀性，從根本上否定了來源于秘書工作者先天靈性的唯心主義觀點(diǎn)。許多出色的秘書工作者就表現(xiàn)在他善于通過復(fù)雜紛繁的客觀現(xiàn)象，準(zhǔn)確地找出有效的秘書工作方法。如果他們脫離實(shí)際，不調(diào)查、不分析、想當(dāng)然，忘記了或者根本不知道秘書工作方法的客觀要求，同樣會犯主觀與客觀相脫離的錯(cuò)誤。
二、秘書工作方法的科學(xué)性
秘書工作方法的另一重要特性，即科學(xué)性。運(yùn)用秘書工作方法屬于主觀能動范疇。秘書工作者能否正確發(fā)揮主觀能動作用，又取決于能否尊重和正確運(yùn)用前人通過實(shí)踐積淀總結(jié)的既定邏輯系統(tǒng)，這就是秘書學(xué)科學(xué)系統(tǒng)。秘書學(xué)是一門嚴(yán)密的科學(xué)系統(tǒng)。從這個(gè)意義上說，秘書工作方法作為秘書工作者主觀能動性充分發(fā)揮的正確的方式、手段和途徑，科學(xué)精神、理性的精神是它們的靈魂，它交叉體現(xiàn)著相關(guān)科學(xué)原理所揭示的各方面的客觀規(guī)律，因此，秘書工作的方法系統(tǒng)，又是一個(gè)多學(xué)科運(yùn)用的交叉系統(tǒng)、綜合系統(tǒng)。一個(gè)不滿足于事務(wù)主義而是有進(jìn)取心的、出色的秘書工作人員在開展工作時(shí)，除了嚴(yán)格遵循既定的嚴(yán)格的工作程序和規(guī)范外，還必須結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)不同的工作對象和場合，充分遵循和講究各門相關(guān)學(xué)科的科學(xué)原則和邏輯要求。例如參與謀略、代領(lǐng)導(dǎo)人草擬決策預(yù)案，“小人物”考慮大問題，需要掌握領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的基本法則、要領(lǐng)和藝術(shù)，需要運(yùn)用政治學(xué)、社會學(xué)、歷史學(xué)、寫作學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案學(xué)以及各門相關(guān)人文科學(xué)、自然科學(xué)的知識和手段、思維方法，溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)八方等，就必須懂得觀察各類人員的心理活動，講究公關(guān)學(xué)、信訪學(xué)、心理學(xué)、民族學(xué)、民俗學(xué)、文化學(xué)等學(xué)科的原則方法、理論知識，等等?？傊?，秘書工作方法是大學(xué)問，是大有科學(xué)性可講的。從這個(gè)意義上說，出色的、高水平的秘書人員是多學(xué)科復(fù)合型通才。秘書人員工作方法講不講科學(xué)性，工作質(zhì)量水平大不一樣，工作效果大不一樣，素質(zhì)提高和個(gè)人成長狀態(tài)大不一樣。如果說，秘書工作方法的客觀性奠定了秘書工作人員進(jìn)行工作的誠、真、穩(wěn)、實(shí)的基石，那么，秘書工作方法的科學(xué)性，則奠定了秘書工作人員進(jìn)行工作時(shí)，認(rèn)識、遵循和自覺運(yùn)用規(guī)律，開拓創(chuàng)新、創(chuàng)造性開展工作的基石。
三、掌握秘書工作方法的重要性
無論何種層次的秘書人員，都是一定組織的指揮樞紐機(jī)構(gòu)中，協(xié)助指揮或領(lǐng)導(dǎo)人員統(tǒng)籌全局的特殊服務(wù)人員；領(lǐng)導(dǎo)人員的職權(quán)運(yùn)行，具體是由秘書人員協(xié)助操作和實(shí)施的。秘書工作人員只有十分注意研究和掌握秘書工作方法，才能夠圓滿完成自己所擔(dān)任的輔助任務(wù)。
第一，握秘書工作方法，秘書人員才能掌握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作既定目標(biāo)的正確手段。領(lǐng)導(dǎo)活動是實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)的過程，沒有目標(biāo)就無所謂領(lǐng)導(dǎo)，而秘書活動就是為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的活動提供全面服務(wù)的過程。秘書人員既要明確領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)通常采用的活動形式，了解這些活動對準(zhǔn)備工作、外圍工作、組織聯(lián)絡(luò)工作有何需要，又要把握好節(jié)律，掌握好分寸，分清場合，弄清楚對象，安排好輕重緩急，理順各方關(guān)系，因此，必須十分講究屬于秘書工作范疇的特定的方式方法乃至辦事藝術(shù)。實(shí)踐證明，能否掌握科學(xué)的秘書工作方法，對工作全局、事業(yè)成敗關(guān)系極大。因?yàn)槊貢藛T身處樞紐核心，如果秘書的工作方法不當(dāng)，影響到領(lǐng)導(dǎo)活動的順利開展，影響到領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，影響的往往是大事、急事，耽誤的可能是全局。而如果秘書工作方法得當(dāng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成活動，協(xié)調(diào)各方實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，則對工作全局的推動起著關(guān)鍵作用，“以位卑之身居天下大事”，此類成功例子在歷是屢見不鮮的。
第二，掌握秘書工作方法，秘書人員才能以自己的優(yōu)質(zhì)工作使領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)入的發(fā)揮狀態(tài)，優(yōu)質(zhì)地行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)。一定范圍的領(lǐng)導(dǎo)人員是一定權(quán)力在一定時(shí)期某個(gè)地方或部門的人格載體，而秘書人員實(shí)際上是輔助領(lǐng)導(dǎo)人員行使職權(quán)的“五官”和“四肢”，有時(shí)候還要成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的“外腦”。秘書人員只有掌握特殊工作環(huán)境所要求的秘書特殊的工作方法，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“四肢”、“五官、“外腦”，使領(lǐng)導(dǎo)行使好自己的職權(quán)。如信息秘書人員要掌握好信息的組織、收集、篩選、整理等一套方法，才能充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“耳”、“目”乃至“外腦”，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)思考目標(biāo)，設(shè)計(jì)步驟，形成決策；領(lǐng)導(dǎo)專職秘書人員則不僅要“開門、拎包、把茶泡”，而且要掌握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作、生活規(guī)律，掌握為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間精力、合理安排工作的特殊方法，做好領(lǐng)導(dǎo)的“手、腳”等；反之，如果秘書人員工作方法不當(dāng)，則會直接給領(lǐng)導(dǎo)添忙添亂，使領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的機(jī)關(guān)功能不全甚至紊亂，從而大大減弱了領(lǐng)導(dǎo)的工作效能，甚至降低了領(lǐng)導(dǎo)工作的總體水平。
第三，掌握秘書工作方法，秘書人員才能有效地對基層工作人員進(jìn)行合理有效的聯(lián)絡(luò)、組織、協(xié)調(diào)。秘書工作人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)人員，但是在工作上他們貼近領(lǐng)導(dǎo)，對基層單位而言，又具有上級機(jī)關(guān)的性質(zhì)，在一定的場合和時(shí)間內(nèi)，在特定的公務(wù)上，他們確實(shí)象征著一種上級的意圖和指令。秘書人員在工作中方法正確，就能夠準(zhǔn)確按照領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān)的指示精神，對基層單位和有關(guān)人員進(jìn)行有效的組織、協(xié)調(diào)、溝通、督查。如果秘書人員方法失當(dāng)，則可能使上級意圖在基層走樣，并給基層單位帶來被動乃至混亂，給基層同志造成麻煩，“秘書動錯(cuò)嘴，基層跑錯(cuò)腿”的情況就會出現(xiàn)。由此可見，秘書人員無論從哪個(gè)角度看，都要掌握好秘書工作的科學(xué)方法。