[摘要]本文從教學秘書工作性質(zhì)出發(fā)，闡述教學秘書履行職責必備的基本能力；處理信息資料的能力、溝通的能力、文字處理的能力、計算機管理的能力和創(chuàng)新的能力。這些基本能力對保證教學工作的完成起著重要的作用。
[關(guān)鍵詞]教學秘書；工作性質(zhì)；能力
教學活動是各級各類學校工作的核心，高等學校系級人員各司其職，盡大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務，提高教學質(zhì)量，滿足社會對人才標準的要求。一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各級學院、系等基層單位的工作業(yè)績，以及培養(yǎng)出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學秘書從組織、落實教學計劃到協(xié)調(diào)配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結(jié)構(gòu)要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力，是教學秘書從新手到專家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟的今天，競爭已滲入高校的各個環(huán)節(jié)，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結(jié)構(gòu)，對增強高校的競爭力和生存力具有重要的意義。
高校教學秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務，執(zhí)行系領(lǐng)導指派的工作，是系領(lǐng)導的助手。從這個意義上講，教學秘書的工作既有制定教學計劃，任課申報、申請專業(yè)、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內(nèi)各機關(guān)的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質(zhì)決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。
1、 高校教學秘書的工作性質(zhì)
（1） 輔助性
教學秘書主要是從屬于領(lǐng)導，根據(jù)系領(lǐng)導每個階段的工作中心和要求，安排系里教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實。在實際執(zhí)行決策過程中，由于系領(lǐng)導工作忙，不可能面面俱到對各種情況分清類別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學秘書去適時建議和協(xié)助處理。然后，對布置的工作教學秘書要做好跟蹤，督促各有關(guān)人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領(lǐng)導匯報，為進一步推進工作的進程，為系級領(lǐng)導的決策提供依據(jù)。
教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況，消極地被動地執(zhí)行任務，事事迎合領(lǐng)導的思想和做法，應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領(lǐng)導，言談舉止要和藹，有意見要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團結(jié)出發(fā)，以提高教學質(zhì)量為己任。
（2） 參謀性
教學秘書的職責不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應當協(xié)助領(lǐng)導起參謀的作用。教學秘書是連結(jié)系領(lǐng)導、教務處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學科研工作相關(guān)的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學資源的實際配置情況，各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。 教學秘書的這種先天優(yōu)勢為充當領(lǐng)導的參謀準備了物質(zhì)條件，教學秘書應多提供一些建議和新方案，供領(lǐng)導作決策時參考。決策做出后，教學秘書一方面應及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時向系領(lǐng)導匯報，另一方面教學秘書應積極調(diào)查教學過程中出現(xiàn)的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類整理存檔工作?？傊?，這些信息為領(lǐng)導修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。
2、 教學秘書的能力結(jié)構(gòu)
能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質(zhì)出發(fā)，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種：
（1） 處理信息資料的能力
教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領(lǐng)導及時匯報，向有關(guān)教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關(guān)領(lǐng)導，以進一步執(zhí)行決策或調(diào)整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求。
總之，教學秘書懼整理的信息是校（系）級領(lǐng)導做決策的依據(jù)，信息的及時，客觀全面，直接關(guān)系到校（系）級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關(guān)領(lǐng)導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。
（2） 具有良好溝通的能力
秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。
這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯(lián)系學校各部門機關(guān)和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。
這是因為教學秘書參加校內(nèi)各機關(guān)的會議，經(jīng)常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達到溝通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。
在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業(yè)知識等知識的學習，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。
（3） 協(xié)調(diào)合作的能力
協(xié)調(diào)是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其它教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務。
教學秘書作為系領(lǐng)導的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預見性。
要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學活動。教學秘書在協(xié)助領(lǐng)導做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導人員的工作時，應有發(fā)展的觀點，對要協(xié)調(diào)領(lǐng)導安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應認真思考一番，對可能出現(xiàn)的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領(lǐng)導協(xié)調(diào)處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協(xié)助系領(lǐng)導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領(lǐng)導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業(yè)務部門，如教務處、科研處等部門進行聯(lián)系合作。
總之，協(xié)同合作才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工，許多事情要互相理解、體諒。
（4） 文字寫作的能力
寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內(nèi)部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質(zhì)量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。
要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強化寫作訓練，日常工作中各種教學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學公文的格式和術(shù)語，寫出的報告要結(jié)構(gòu)層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求?？傊嘧x多寫是提高寫作的基本和手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。
（5） 計算機管理操作的能力
計算機的使用已廣泛地進入高校機關(guān)的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。
計算機在現(xiàn)代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿(mào)，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作現(xiàn)代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。
（6） 創(chuàng)新和開創(chuàng)能力
創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經(jīng)濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。
作為系領(lǐng)導助手和參謀的教學秘書，應該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、系專業(yè)設(shè)置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理，向系領(lǐng)導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領(lǐng)導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取新的發(fā)展信息，給領(lǐng)導的決策提供科學的依據(jù)。
總之，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項工作，對于高校系、處所領(lǐng)導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業(yè)知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高等學校改革發(fā)揮重大的作用。
[關(guān)鍵詞]教學秘書；工作性質(zhì)；能力
教學活動是各級各類學校工作的核心，高等學校系級人員各司其職，盡大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務，提高教學質(zhì)量，滿足社會對人才標準的要求。一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各級學院、系等基層單位的工作業(yè)績，以及培養(yǎng)出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學秘書從組織、落實教學計劃到協(xié)調(diào)配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結(jié)構(gòu)要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力，是教學秘書從新手到專家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟的今天，競爭已滲入高校的各個環(huán)節(jié)，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結(jié)構(gòu)，對增強高校的競爭力和生存力具有重要的意義。
高校教學秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務，執(zhí)行系領(lǐng)導指派的工作，是系領(lǐng)導的助手。從這個意義上講，教學秘書的工作既有制定教學計劃，任課申報、申請專業(yè)、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內(nèi)各機關(guān)的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質(zhì)決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。
1、 高校教學秘書的工作性質(zhì)
（1） 輔助性
教學秘書主要是從屬于領(lǐng)導，根據(jù)系領(lǐng)導每個階段的工作中心和要求，安排系里教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實。在實際執(zhí)行決策過程中，由于系領(lǐng)導工作忙，不可能面面俱到對各種情況分清類別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學秘書去適時建議和協(xié)助處理。然后，對布置的工作教學秘書要做好跟蹤，督促各有關(guān)人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領(lǐng)導匯報，為進一步推進工作的進程，為系級領(lǐng)導的決策提供依據(jù)。
教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況，消極地被動地執(zhí)行任務，事事迎合領(lǐng)導的思想和做法，應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領(lǐng)導，言談舉止要和藹，有意見要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團結(jié)出發(fā)，以提高教學質(zhì)量為己任。
（2） 參謀性
教學秘書的職責不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應當協(xié)助領(lǐng)導起參謀的作用。教學秘書是連結(jié)系領(lǐng)導、教務處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學科研工作相關(guān)的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學資源的實際配置情況，各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。 教學秘書的這種先天優(yōu)勢為充當領(lǐng)導的參謀準備了物質(zhì)條件，教學秘書應多提供一些建議和新方案，供領(lǐng)導作決策時參考。決策做出后，教學秘書一方面應及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時向系領(lǐng)導匯報，另一方面教學秘書應積極調(diào)查教學過程中出現(xiàn)的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類整理存檔工作?？傊?，這些信息為領(lǐng)導修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。
2、 教學秘書的能力結(jié)構(gòu)
能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質(zhì)出發(fā)，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種：
（1） 處理信息資料的能力
教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領(lǐng)導及時匯報，向有關(guān)教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關(guān)領(lǐng)導，以進一步執(zhí)行決策或調(diào)整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求。
總之，教學秘書懼整理的信息是校（系）級領(lǐng)導做決策的依據(jù)，信息的及時，客觀全面，直接關(guān)系到校（系）級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關(guān)領(lǐng)導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。
（2） 具有良好溝通的能力
秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。
這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯(lián)系學校各部門機關(guān)和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。
這是因為教學秘書參加校內(nèi)各機關(guān)的會議，經(jīng)常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達到溝通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。
在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業(yè)知識等知識的學習，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。
（3） 協(xié)調(diào)合作的能力
協(xié)調(diào)是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其它教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務。
教學秘書作為系領(lǐng)導的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預見性。
要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學活動。教學秘書在協(xié)助領(lǐng)導做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導人員的工作時，應有發(fā)展的觀點，對要協(xié)調(diào)領(lǐng)導安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應認真思考一番，對可能出現(xiàn)的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領(lǐng)導協(xié)調(diào)處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協(xié)助系領(lǐng)導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領(lǐng)導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業(yè)務部門，如教務處、科研處等部門進行聯(lián)系合作。
總之，協(xié)同合作才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工，許多事情要互相理解、體諒。
（4） 文字寫作的能力
寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內(nèi)部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質(zhì)量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。
要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強化寫作訓練，日常工作中各種教學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學公文的格式和術(shù)語，寫出的報告要結(jié)構(gòu)層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求?？傊嘧x多寫是提高寫作的基本和手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。
（5） 計算機管理操作的能力
計算機的使用已廣泛地進入高校機關(guān)的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。
計算機在現(xiàn)代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿(mào)，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作現(xiàn)代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。
（6） 創(chuàng)新和開創(chuàng)能力
創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經(jīng)濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。
作為系領(lǐng)導助手和參謀的教學秘書，應該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、系專業(yè)設(shè)置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理，向系領(lǐng)導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領(lǐng)導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取新的發(fā)展信息，給領(lǐng)導的決策提供科學的依據(jù)。
總之，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項工作，對于高校系、處所領(lǐng)導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業(yè)知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高等學校改革發(fā)揮重大的作用。