1、使用電話應(yīng)注意的基本禮儀
現(xiàn)代人可能在上幼兒園之前就會(huì)使用電話了，在成為秘書之后還有必要學(xué)習(xí)打電話嗎？當(dāng)然有必要。
在我們處理各項(xiàng)日常事務(wù)的過程中，電話無疑已成為我們最得力的助手。從北京到上海，從廣州到紐約……只要電話一接通，距離就立刻消失了，與寫信相比，它不知要方便多少。因此，可以說在今天，如果我們離開了電話就會(huì)寸步難行。
正是由于電話在我們的工作中得到了廣泛的使用，所以，在使用電話時(shí)要接一定的規(guī)矩辦事。雖然對(duì)于掛電話的人和接電話的人來說，都沒有看到對(duì)方，僅僅是靠電流在交換雙方的聲音，但是，在電話里也能聞其聲如見其人。如果在打電話時(shí)，隨隨便便，同樣會(huì)影響你個(gè)人和公司的形象。
人們?cè)谵k公室打電話也可以說是千姿百態(tài)。很多的人在打電話時(shí)，以為對(duì)方不在眼前，所以則顯得慢不經(jīng)心，坐在椅子上，二郎腿不停地?cái)[晃，為了舒適，把手臂靠在電話機(jī)上……在這些人看來，既然對(duì)方不在眼前，沒有看見自己，那又何必一本正經(jīng)呢？的確，正是因?yàn)閷?duì)方不在眼前才打電話，但是，對(duì)方可以通過你說話的語氣和聲調(diào)，就能猜想出你說話時(shí)是一種什么模樣，所以，在打電話時(shí)，要象對(duì)方坐在自己對(duì)面一樣一絲不茍，規(guī)規(guī)矩矩。
打電話同樣要注意說話的節(jié)奏，必要時(shí)要一字一句，適當(dāng)放慢速度。有些人在打電話時(shí)，不是怕對(duì)方聽不清，就是怕對(duì)方聽不明白，說話的聲音又尖又快讓人受不了。這樣，不僅讓對(duì)方難以聽清楚，就是聽清楚了也不一定反應(yīng)得過來。還有些人在打電話時(shí)，為了貪圖舒適，喜歡把臂肘壓在電話機(jī)上，這樣不僅被旁人看起來不雅，而且容易養(yǎng)成一種不良的工作習(xí)慣，使自己的發(fā)音變濁，從而給對(duì)方留下一個(gè)還沒有睡醒的印象。說話的姿勢(shì)影響著說話的效果，這是毫無疑問的。有一點(diǎn)在這里有必要提醒秘書，那就是說話既不能過于冷淡，也不能過于熱情，分寸一定要掌握好。
秘書在使用電話時(shí)，應(yīng)注意基本的禮儀：
注意口齒清楚，而且不忘附和。如果是說英語，應(yīng)不時(shí)附和這么幾句：“I see. ”“I think so.”
不要隨便岔開對(duì)方所說的話題，但也不要有什么問題就直楞楞地問對(duì)方；一定要在聽對(duì)方講完之后，自己才能開始發(fā)表意見。
自己說話時(shí)，如果說得太長(zhǎng)，就要不時(shí)停頓一會(huì)，聽聽對(duì)方的反映，總之要替對(duì)方考慮考慮；不要只顧著自己說話，也要給對(duì)方提問的機(jī)會(huì)；
不管什么樣的人打電話過來，都要認(rèn)真接聽；即使對(duì)方對(duì)本公司有成見，說話比較粗魯，也應(yīng)冷靜而敬重的態(tài)度與人家說話。有時(shí)候，對(duì)方拔錯(cuò)了電話，如果你這么回答“這里是某某公司，您是否打錯(cuò)了電話？”這樣反而會(huì)使公司的形象提升得到。
一般來說，誰拔電話誰先掛機(jī)，但是，如果對(duì)方比自己的地位高的話，就應(yīng)該等對(duì)方掛機(jī)后自己才能放下電話。
如果自己上司的地位比對(duì)方的地位高的話（特別是在本公司內(nèi)），應(yīng)該是先拔通對(duì)方的電話，對(duì)方接聽電話之后，自己才把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。如果對(duì)方的地位比自己上司的地位高或相同，則在撥通對(duì)方秘書電話請(qǐng)求轉(zhuǎn)接之后，馬上把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。
2、怎樣接電話
首先是準(zhǔn)備好記錄紙和筆。秘書作電話記錄，用統(tǒng)一的電話專用記錄紙，不要等電話鈴響了才臨時(shí)找紙張湊合。電話記錄應(yīng)包括以下凡項(xiàng)內(nèi)容：什么時(shí)間（接電話的時(shí)間）、由誰打來的、打給誰、電話的內(nèi)容、接電話人的姓名、處理結(jié)果（替他人傳達(dá)、讓對(duì)方再來一個(gè)電話或者給對(duì)方回個(gè)電話）等等；最后將對(duì)方的電話號(hào)碼重復(fù)一遍后記錄下來。
a.電話鈴一響
秘書應(yīng)隨時(shí)在電話機(jī)旁預(yù)備電話記錄紙和筆，養(yǎng)成作電話記錄的習(xí)慣。有些秘書自恃年輕，記憶力強(qiáng)，所以不喜歡作電話記錄。但是，秘書接觸面寬，工作范圍廣，如果不作電話記錄，在工作中隨時(shí)有出現(xiàn)遺漏或張冠李戴的現(xiàn)象。
電話鈴一響，就要趕緊拿起電話，不要讓電話鈴響過二遍。如果你一時(shí)忙得騰不出手來，讓對(duì)方等了一會(huì)兒，那么，拿起話筒后就要趕緊向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起，讓你久等了?！?BR> 如果是直線電話，拿起話筒后第一步就是自報(bào)家門：“東巖公司，我是秘書于雪。”如果對(duì)方電話撥通就直接找自己要找的人，在這種情況，你把自己所在公司、部門以及自己的姓名告訴對(duì)方，對(duì)方并不會(huì)覺得你話多，相反他會(huì)感到很親切。
b.不隨便說“在”或“不在”
鈴響后拿起話筒，你自報(bào)家門：“這里是東巖公司，我是秘書于雪”
“請(qǐng)問孫總在嗎？”對(duì)方開門見山。
碰到這種情況，不能隨便這樣回答對(duì)方：“在，請(qǐng)您稍等一下?！被蛘摺皩?duì)不起，他不在。”在沒有弄清對(duì)方的身分和目的之前，這樣回答對(duì)方，隨時(shí)都有可能給自己惹出麻煩來，所以，在對(duì)方問“孫總在家嗎？”之后，不要直接回答對(duì)方，而應(yīng)這樣反問對(duì)方：“請(qǐng)問您是……”你在弄清了對(duì)方的身分和目的之后再說：“請(qǐng)你稍等一下，我去看看孫總是否在家?！睌R下話筒，去向上司請(qǐng)示如何答復(fù)。
c.靈活的“已經(jīng)散會(huì)了”
許多公司都有這樣的規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話，所以如果客人來電話找上司，只要不是很急的事，就不要讓領(lǐng)導(dǎo)來接電話，散會(huì)之后再說。
電話鈴響了，對(duì)方要找孫總。
“您是天地公司的李總吧？我孫總的秘書于雪。您要找孫總嗎？實(shí)在不湊巧，孫總正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到3點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”
年輕的秘書往往這樣回答。表面上看，這種回答似乎無懈可擊，但是，對(duì)于秘書的這種回答，對(duì)方又會(huì)怎么想呢？既然你們孫總在家，只不過是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來接個(gè)電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號(hào)嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢？對(duì)方可能越想越生氣。所以，盡管你回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但你這樣的回答仍然是不禮貌的。同樣，在接待外來的客人的時(shí)候，也不能這樣回答。在這個(gè)時(shí)候，你的回答方式應(yīng)該是這樣：“實(shí)在對(duì)不起，孫總剛散會(huì)，您有急事找他嗎？”待對(duì)方說明他的意圖之后，你便說：“請(qǐng)您稍等一下，我?guī)湍フ乙徽?。”這樣，你可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”這樣做，滴水不漏，對(duì)方完全可以諒解。
d.要找的人不在
“我是恒昌公司的馬濤，請(qǐng)問孫總在嗎？”
“孫總現(xiàn)在不在家，估計(jì)3點(diǎn)鐘左右回來，請(qǐng)您到時(shí)候再來個(gè)電話吧?！?BR> 有些秘書在對(duì)方要找的人不在的時(shí)候，往往就這樣直通通地回答對(duì)方。也正是由于這種類似的原因，使很多人對(duì)秘書產(chǎn)生了偏見，認(rèn)為秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒。電話里，對(duì)方?jīng)]有找到自己要找的人，本來就有些掃興，再加上這么幾句冷冰冰的答復(fù)，心里會(huì)是一種什么滋味昵？秘書是上司的助手，這種身分和責(zé)任都不允許秘書這樣對(duì)待上司的客人，因此在這種情況下應(yīng)該這樣回答對(duì)方：“實(shí)在抱歉，孫總現(xiàn)在不在辦公室，估計(jì)3點(diǎn)鐘左右能回來。我是孫總的秘書于雪，不知您是什么事，如果您認(rèn)為方便的話，我可以轉(zhuǎn)告他。”
“是嗎？那就不麻煩你了。等孫總回來之后，請(qǐng)你轉(zhuǎn)告他，說恒昌公司的馬濤給他來過電話。我的電話號(hào)碼是87654321轉(zhuǎn)1234分機(jī)?！?BR> 對(duì)方打電話找上司，上司不在時(shí)，作為秘書，你接電話必須做到以下四點(diǎn)：第一、向?qū)Ψ奖干纤静辉?；第二、主?dòng)承擔(dān)轉(zhuǎn)達(dá)的責(zé)任；第三、讓對(duì)方了解自己的職責(zé)；第四、將對(duì)方的意思（包括電話號(hào)碼）復(fù)述一遍。
e.不讓對(duì)方久等
電話鈴響了。
“我是天地公司李強(qiáng)，請(qǐng)問高明在嗎？”
你叫了兩聲高明。高明不在。有人說他下樓了，你在擱下話筒去找高明之前，應(yīng)在電話里再向?qū)Ψ秸f明一下：“實(shí)在不好意思，幾分鐘之后再來個(gè)電話可以嗎？”總而言之，你在接到找人的電話后，就必須積極迅速地去找人，但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不能超過三分鐘。
f.推銷的電話
現(xiàn)在推銷的電話越來越多。對(duì)于推銷電話，不要這樣直接問對(duì)方：“對(duì)不起，請(qǐng)問您是誰？”或者“您有什么事？如果方使的話，請(qǐng)跟我說……”如果對(duì)對(duì)方的東西不感興趣，也不能簡(jiǎn)單地這樣答復(fù)對(duì)方：“對(duì)不起，我們不需要”或者“我們己經(jīng)有了。”拒絕時(shí)也要注意說話的語氣和分寸，你可以這樣回答對(duì)方：“對(duì)不起，我們己有了，所以不能……不知您的意思如何？”這就可以做到買賣不成仁義在。
3、怎樣掛電話
a.提前作準(zhǔn)備
撥電話之前，心里要有個(gè)譜，要向?qū)Ψ秸f明哪些問題，或者了解哪些情況，這些都要——想清楚，必要的時(shí)候要列個(gè)提綱。如果要核對(duì)或查詢資料，那么，事先還要把有關(guān)文件檢查一遍，另外，還得把對(duì)方的電話號(hào)碼和身分核實(shí)一遍。
“我是東巖公司的于雪，請(qǐng)問李明在嗎？”你撥通了電話。
“對(duì)不起，請(qǐng)問您是要找市場(chǎng)部的李明還是要找財(cái)務(wù)部的李明？”對(duì)方接電話的秘書小姐反問。
“……”你一下愣住了，于是不得不擱下話筒，臨時(shí)去翻名片簿。這樣顯然浪費(fèi)了時(shí)間，影響工作效率，所以，撥電話之前一定要做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
b.征求對(duì)方意見
電話撥通之后，你要自報(bào)家門，不能當(dāng)對(duì)方一拿起話筒你就問：“李明在嗎？”這是缺少涵養(yǎng)的表現(xiàn)，而且，你在自報(bào)姓名時(shí)，不能說得太快。如果對(duì)方接電話的不是你要找的人，那么，你在談?wù)轮耙髑髮?duì)方的意見：“既然李明不在，那么，我想把事情對(duì)您說一下，請(qǐng)您在李明回來之后轉(zhuǎn)告他，你看可以嗎？”不要在對(duì)方?jīng)]有表態(tài)之前，自己就滔滔不絕地說開了。
電話撥通之后，對(duì)方告訴你要找的人不在，在這時(shí)你應(yīng)該怎么辦？一般來說，如果你的事情不急，你可以等對(duì)方回來之后再掛一個(gè)電話。如果你的事情很急，你就請(qǐng)接話人幫你轉(zhuǎn)達(dá)。如果你想請(qǐng)接話人轉(zhuǎn)達(dá)，就一定要弄清他的姓名（可能的話要弄清他的職務(wù)）之后再?zèng)Q定是否請(qǐng)他轉(zhuǎn)達(dá)。
c.找對(duì)方的頷導(dǎo)
如果找某公司總經(jīng)理有事，即使知道他的手機(jī)號(hào)碼，在一般的情況下，也是先找他的秘書。因?yàn)閷?duì)方也是秘書，你可以先把自己的目的簡(jiǎn)單地說明一下，就讓他去向自己的經(jīng)理匯報(bào)。在這種場(chǎng)合，你應(yīng)向?qū)Ψ奖硎靖兄x：“又給您添麻煩了?！被颉澳隳敲疵?，實(shí)在不好意思?！比绻阋彩翘孀约旱纳纤緬祀娫?，那么，你應(yīng)當(dāng)在對(duì)方把她的總經(jīng)理找來之前，把話筒遞給自己的上司。如果對(duì)方的總經(jīng)理已來接電話，你再說：“請(qǐng)稍等一下，我是替某某掛電話”，那就沒禮貌的表現(xiàn)。
現(xiàn)代人可能在上幼兒園之前就會(huì)使用電話了，在成為秘書之后還有必要學(xué)習(xí)打電話嗎？當(dāng)然有必要。
在我們處理各項(xiàng)日常事務(wù)的過程中，電話無疑已成為我們最得力的助手。從北京到上海，從廣州到紐約……只要電話一接通，距離就立刻消失了，與寫信相比，它不知要方便多少。因此，可以說在今天，如果我們離開了電話就會(huì)寸步難行。
正是由于電話在我們的工作中得到了廣泛的使用，所以，在使用電話時(shí)要接一定的規(guī)矩辦事。雖然對(duì)于掛電話的人和接電話的人來說，都沒有看到對(duì)方，僅僅是靠電流在交換雙方的聲音，但是，在電話里也能聞其聲如見其人。如果在打電話時(shí)，隨隨便便，同樣會(huì)影響你個(gè)人和公司的形象。
人們?cè)谵k公室打電話也可以說是千姿百態(tài)。很多的人在打電話時(shí)，以為對(duì)方不在眼前，所以則顯得慢不經(jīng)心，坐在椅子上，二郎腿不停地?cái)[晃，為了舒適，把手臂靠在電話機(jī)上……在這些人看來，既然對(duì)方不在眼前，沒有看見自己，那又何必一本正經(jīng)呢？的確，正是因?yàn)閷?duì)方不在眼前才打電話，但是，對(duì)方可以通過你說話的語氣和聲調(diào)，就能猜想出你說話時(shí)是一種什么模樣，所以，在打電話時(shí)，要象對(duì)方坐在自己對(duì)面一樣一絲不茍，規(guī)規(guī)矩矩。
打電話同樣要注意說話的節(jié)奏，必要時(shí)要一字一句，適當(dāng)放慢速度。有些人在打電話時(shí)，不是怕對(duì)方聽不清，就是怕對(duì)方聽不明白，說話的聲音又尖又快讓人受不了。這樣，不僅讓對(duì)方難以聽清楚，就是聽清楚了也不一定反應(yīng)得過來。還有些人在打電話時(shí)，為了貪圖舒適，喜歡把臂肘壓在電話機(jī)上，這樣不僅被旁人看起來不雅，而且容易養(yǎng)成一種不良的工作習(xí)慣，使自己的發(fā)音變濁，從而給對(duì)方留下一個(gè)還沒有睡醒的印象。說話的姿勢(shì)影響著說話的效果，這是毫無疑問的。有一點(diǎn)在這里有必要提醒秘書，那就是說話既不能過于冷淡，也不能過于熱情，分寸一定要掌握好。
秘書在使用電話時(shí)，應(yīng)注意基本的禮儀：
注意口齒清楚，而且不忘附和。如果是說英語，應(yīng)不時(shí)附和這么幾句：“I see. ”“I think so.”
不要隨便岔開對(duì)方所說的話題，但也不要有什么問題就直楞楞地問對(duì)方；一定要在聽對(duì)方講完之后，自己才能開始發(fā)表意見。
自己說話時(shí)，如果說得太長(zhǎng)，就要不時(shí)停頓一會(huì)，聽聽對(duì)方的反映，總之要替對(duì)方考慮考慮；不要只顧著自己說話，也要給對(duì)方提問的機(jī)會(huì)；
不管什么樣的人打電話過來，都要認(rèn)真接聽；即使對(duì)方對(duì)本公司有成見，說話比較粗魯，也應(yīng)冷靜而敬重的態(tài)度與人家說話。有時(shí)候，對(duì)方拔錯(cuò)了電話，如果你這么回答“這里是某某公司，您是否打錯(cuò)了電話？”這樣反而會(huì)使公司的形象提升得到。
一般來說，誰拔電話誰先掛機(jī)，但是，如果對(duì)方比自己的地位高的話，就應(yīng)該等對(duì)方掛機(jī)后自己才能放下電話。
如果自己上司的地位比對(duì)方的地位高的話（特別是在本公司內(nèi)），應(yīng)該是先拔通對(duì)方的電話，對(duì)方接聽電話之后，自己才把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。如果對(duì)方的地位比自己上司的地位高或相同，則在撥通對(duì)方秘書電話請(qǐng)求轉(zhuǎn)接之后，馬上把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。
2、怎樣接電話
首先是準(zhǔn)備好記錄紙和筆。秘書作電話記錄，用統(tǒng)一的電話專用記錄紙，不要等電話鈴響了才臨時(shí)找紙張湊合。電話記錄應(yīng)包括以下凡項(xiàng)內(nèi)容：什么時(shí)間（接電話的時(shí)間）、由誰打來的、打給誰、電話的內(nèi)容、接電話人的姓名、處理結(jié)果（替他人傳達(dá)、讓對(duì)方再來一個(gè)電話或者給對(duì)方回個(gè)電話）等等；最后將對(duì)方的電話號(hào)碼重復(fù)一遍后記錄下來。
a.電話鈴一響
秘書應(yīng)隨時(shí)在電話機(jī)旁預(yù)備電話記錄紙和筆，養(yǎng)成作電話記錄的習(xí)慣。有些秘書自恃年輕，記憶力強(qiáng)，所以不喜歡作電話記錄。但是，秘書接觸面寬，工作范圍廣，如果不作電話記錄，在工作中隨時(shí)有出現(xiàn)遺漏或張冠李戴的現(xiàn)象。
電話鈴一響，就要趕緊拿起電話，不要讓電話鈴響過二遍。如果你一時(shí)忙得騰不出手來，讓對(duì)方等了一會(huì)兒，那么，拿起話筒后就要趕緊向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起，讓你久等了?！?BR> 如果是直線電話，拿起話筒后第一步就是自報(bào)家門：“東巖公司，我是秘書于雪。”如果對(duì)方電話撥通就直接找自己要找的人，在這種情況，你把自己所在公司、部門以及自己的姓名告訴對(duì)方，對(duì)方并不會(huì)覺得你話多，相反他會(huì)感到很親切。
b.不隨便說“在”或“不在”
鈴響后拿起話筒，你自報(bào)家門：“這里是東巖公司，我是秘書于雪”
“請(qǐng)問孫總在嗎？”對(duì)方開門見山。
碰到這種情況，不能隨便這樣回答對(duì)方：“在，請(qǐng)您稍等一下?！被蛘摺皩?duì)不起，他不在。”在沒有弄清對(duì)方的身分和目的之前，這樣回答對(duì)方，隨時(shí)都有可能給自己惹出麻煩來，所以，在對(duì)方問“孫總在家嗎？”之后，不要直接回答對(duì)方，而應(yīng)這樣反問對(duì)方：“請(qǐng)問您是……”你在弄清了對(duì)方的身分和目的之后再說：“請(qǐng)你稍等一下，我去看看孫總是否在家?！睌R下話筒，去向上司請(qǐng)示如何答復(fù)。
c.靈活的“已經(jīng)散會(huì)了”
許多公司都有這樣的規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話，所以如果客人來電話找上司，只要不是很急的事，就不要讓領(lǐng)導(dǎo)來接電話，散會(huì)之后再說。
電話鈴響了，對(duì)方要找孫總。
“您是天地公司的李總吧？我孫總的秘書于雪。您要找孫總嗎？實(shí)在不湊巧，孫總正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到3點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”
年輕的秘書往往這樣回答。表面上看，這種回答似乎無懈可擊，但是，對(duì)于秘書的這種回答，對(duì)方又會(huì)怎么想呢？既然你們孫總在家，只不過是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來接個(gè)電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號(hào)嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢？對(duì)方可能越想越生氣。所以，盡管你回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但你這樣的回答仍然是不禮貌的。同樣，在接待外來的客人的時(shí)候，也不能這樣回答。在這個(gè)時(shí)候，你的回答方式應(yīng)該是這樣：“實(shí)在對(duì)不起，孫總剛散會(huì)，您有急事找他嗎？”待對(duì)方說明他的意圖之后，你便說：“請(qǐng)您稍等一下，我?guī)湍フ乙徽?。”這樣，你可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”這樣做，滴水不漏，對(duì)方完全可以諒解。
d.要找的人不在
“我是恒昌公司的馬濤，請(qǐng)問孫總在嗎？”
“孫總現(xiàn)在不在家，估計(jì)3點(diǎn)鐘左右回來，請(qǐng)您到時(shí)候再來個(gè)電話吧?！?BR> 有些秘書在對(duì)方要找的人不在的時(shí)候，往往就這樣直通通地回答對(duì)方。也正是由于這種類似的原因，使很多人對(duì)秘書產(chǎn)生了偏見，認(rèn)為秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒。電話里，對(duì)方?jīng)]有找到自己要找的人，本來就有些掃興，再加上這么幾句冷冰冰的答復(fù)，心里會(huì)是一種什么滋味昵？秘書是上司的助手，這種身分和責(zé)任都不允許秘書這樣對(duì)待上司的客人，因此在這種情況下應(yīng)該這樣回答對(duì)方：“實(shí)在抱歉，孫總現(xiàn)在不在辦公室，估計(jì)3點(diǎn)鐘左右能回來。我是孫總的秘書于雪，不知您是什么事，如果您認(rèn)為方便的話，我可以轉(zhuǎn)告他。”
“是嗎？那就不麻煩你了。等孫總回來之后，請(qǐng)你轉(zhuǎn)告他，說恒昌公司的馬濤給他來過電話。我的電話號(hào)碼是87654321轉(zhuǎn)1234分機(jī)?！?BR> 對(duì)方打電話找上司，上司不在時(shí)，作為秘書，你接電話必須做到以下四點(diǎn)：第一、向?qū)Ψ奖干纤静辉?；第二、主?dòng)承擔(dān)轉(zhuǎn)達(dá)的責(zé)任；第三、讓對(duì)方了解自己的職責(zé)；第四、將對(duì)方的意思（包括電話號(hào)碼）復(fù)述一遍。
e.不讓對(duì)方久等
電話鈴響了。
“我是天地公司李強(qiáng)，請(qǐng)問高明在嗎？”
你叫了兩聲高明。高明不在。有人說他下樓了，你在擱下話筒去找高明之前，應(yīng)在電話里再向?qū)Ψ秸f明一下：“實(shí)在不好意思，幾分鐘之后再來個(gè)電話可以嗎？”總而言之，你在接到找人的電話后，就必須積極迅速地去找人，但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不能超過三分鐘。
f.推銷的電話
現(xiàn)在推銷的電話越來越多。對(duì)于推銷電話，不要這樣直接問對(duì)方：“對(duì)不起，請(qǐng)問您是誰？”或者“您有什么事？如果方使的話，請(qǐng)跟我說……”如果對(duì)對(duì)方的東西不感興趣，也不能簡(jiǎn)單地這樣答復(fù)對(duì)方：“對(duì)不起，我們不需要”或者“我們己經(jīng)有了。”拒絕時(shí)也要注意說話的語氣和分寸，你可以這樣回答對(duì)方：“對(duì)不起，我們己有了，所以不能……不知您的意思如何？”這就可以做到買賣不成仁義在。
3、怎樣掛電話
a.提前作準(zhǔn)備
撥電話之前，心里要有個(gè)譜，要向?qū)Ψ秸f明哪些問題，或者了解哪些情況，這些都要——想清楚，必要的時(shí)候要列個(gè)提綱。如果要核對(duì)或查詢資料，那么，事先還要把有關(guān)文件檢查一遍，另外，還得把對(duì)方的電話號(hào)碼和身分核實(shí)一遍。
“我是東巖公司的于雪，請(qǐng)問李明在嗎？”你撥通了電話。
“對(duì)不起，請(qǐng)問您是要找市場(chǎng)部的李明還是要找財(cái)務(wù)部的李明？”對(duì)方接電話的秘書小姐反問。
“……”你一下愣住了，于是不得不擱下話筒，臨時(shí)去翻名片簿。這樣顯然浪費(fèi)了時(shí)間，影響工作效率，所以，撥電話之前一定要做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
b.征求對(duì)方意見
電話撥通之后，你要自報(bào)家門，不能當(dāng)對(duì)方一拿起話筒你就問：“李明在嗎？”這是缺少涵養(yǎng)的表現(xiàn)，而且，你在自報(bào)姓名時(shí)，不能說得太快。如果對(duì)方接電話的不是你要找的人，那么，你在談?wù)轮耙髑髮?duì)方的意見：“既然李明不在，那么，我想把事情對(duì)您說一下，請(qǐng)您在李明回來之后轉(zhuǎn)告他，你看可以嗎？”不要在對(duì)方?jīng)]有表態(tài)之前，自己就滔滔不絕地說開了。
電話撥通之后，對(duì)方告訴你要找的人不在，在這時(shí)你應(yīng)該怎么辦？一般來說，如果你的事情不急，你可以等對(duì)方回來之后再掛一個(gè)電話。如果你的事情很急，你就請(qǐng)接話人幫你轉(zhuǎn)達(dá)。如果你想請(qǐng)接話人轉(zhuǎn)達(dá)，就一定要弄清他的姓名（可能的話要弄清他的職務(wù)）之后再?zèng)Q定是否請(qǐng)他轉(zhuǎn)達(dá)。
c.找對(duì)方的頷導(dǎo)
如果找某公司總經(jīng)理有事，即使知道他的手機(jī)號(hào)碼，在一般的情況下，也是先找他的秘書。因?yàn)閷?duì)方也是秘書，你可以先把自己的目的簡(jiǎn)單地說明一下，就讓他去向自己的經(jīng)理匯報(bào)。在這種場(chǎng)合，你應(yīng)向?qū)Ψ奖硎靖兄x：“又給您添麻煩了?！被颉澳隳敲疵?，實(shí)在不好意思?！比绻阋彩翘孀约旱纳纤緬祀娫?，那么，你應(yīng)當(dāng)在對(duì)方把她的總經(jīng)理找來之前，把話筒遞給自己的上司。如果對(duì)方的總經(jīng)理已來接電話，你再說：“請(qǐng)稍等一下，我是替某某掛電話”，那就沒禮貌的表現(xiàn)。