一、總則
1．為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法
二、公司檔案范圍
公司建檔范圍確立為：
1．公司設(shè)立，變更的申請，審批，登記以及終止，解散后清算等方面的文件材料；
2．公司股東會，董事會，監(jiān)理會形成的文件材料；
3．財務(wù)，會計及其管理方面的文件材料；
4．勞動工資，人事，法律事務(wù)管理方面的文件材料；
5．經(jīng)營管理方面的文件材料；
6．生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；
7．產(chǎn)品生產(chǎn)，能夠消耗，安全生產(chǎn)方面的文件材料；
8．儀器，設(shè)備方面的文件材料；
9．基本建設(shè)，工程設(shè)計，施工，竣工，維修方面的文件材料；
10．科研，技術(shù)引進，轉(zhuǎn)讓方面的材料；
11．教育培訓(xùn)方面的文件材料；
12．信息，情報方面的文件材料；
13．黨群（工，青，婦）組織方面的文件材料；
14．其他具有利用和保存價值的文件材料。
以上文件材料包括決議，決定，條例，規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件，重要記錄，工作計劃，工作規(guī)劃和工作總結(jié)。
公司檔案還包括聲像資料：
1．照片檔案：新聞，科技，藝術(shù)照片，由原版，翻版底片，照片，文字說明構(gòu)成；
2．影片檔案：原版底片，拷貝及文字說明；
3．錄音檔案：唱片，錄音帶；
4．錄像檔案：政治，經(jīng)濟，科技，文娛，廣告活動。
三、公司檔案管理體制
1．公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制．由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)．行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了，兼職行政主管分管公司主體檔案工作。
2．根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。
3．公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全．暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。
四、檔案管理工作
（一）檔案材料的收集：
1．建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限；
2．對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
（二）檔案的歸檔，立卷與管理。
1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。
2．分類。依據(jù)檔案來源，時間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。
3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
4．案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
6．對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年對檔案進行清理：清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。
（三）檔案的保管：
1．防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；
2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；
3．做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
（四）檔案的鑒定：
1．從檔案的內(nèi)容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。
2．確定各類檔案的中管期限表．其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種．介于兩種保管期限的，保管期限從長。
（五）檔案的銷毀：
1．對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
2．辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；
3．銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。
4．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
（六）檔案借閱，利用工作
1．凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
2．卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
3．借閱期限不得超過3天。
1．為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法
二、公司檔案范圍
公司建檔范圍確立為：
1．公司設(shè)立，變更的申請，審批，登記以及終止，解散后清算等方面的文件材料；
2．公司股東會，董事會，監(jiān)理會形成的文件材料；
3．財務(wù)，會計及其管理方面的文件材料；
4．勞動工資，人事，法律事務(wù)管理方面的文件材料；
5．經(jīng)營管理方面的文件材料；
6．生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；
7．產(chǎn)品生產(chǎn)，能夠消耗，安全生產(chǎn)方面的文件材料；
8．儀器，設(shè)備方面的文件材料；
9．基本建設(shè)，工程設(shè)計，施工，竣工，維修方面的文件材料；
10．科研，技術(shù)引進，轉(zhuǎn)讓方面的材料；
11．教育培訓(xùn)方面的文件材料；
12．信息，情報方面的文件材料；
13．黨群（工，青，婦）組織方面的文件材料；
14．其他具有利用和保存價值的文件材料。
以上文件材料包括決議，決定，條例，規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件，重要記錄，工作計劃，工作規(guī)劃和工作總結(jié)。
公司檔案還包括聲像資料：
1．照片檔案：新聞，科技，藝術(shù)照片，由原版，翻版底片，照片，文字說明構(gòu)成；
2．影片檔案：原版底片，拷貝及文字說明；
3．錄音檔案：唱片，錄音帶；
4．錄像檔案：政治，經(jīng)濟，科技，文娛，廣告活動。
三、公司檔案管理體制
1．公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制．由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)．行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了，兼職行政主管分管公司主體檔案工作。
2．根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。
3．公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全．暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。
四、檔案管理工作
（一）檔案材料的收集：
1．建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限；
2．對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
（二）檔案的歸檔，立卷與管理。
1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。
2．分類。依據(jù)檔案來源，時間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。
3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
4．案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
6．對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年對檔案進行清理：清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。
（三）檔案的保管：
1．防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；
2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；
3．做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
（四）檔案的鑒定：
1．從檔案的內(nèi)容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。
2．確定各類檔案的中管期限表．其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種．介于兩種保管期限的，保管期限從長。
（五）檔案的銷毀：
1．對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
2．辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；
3．銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。
4．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
（六）檔案借閱，利用工作
1．凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
2．卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
3．借閱期限不得超過3天。