監(jiān)理檔案將步入無紙化管理隨著我公司監(jiān)理業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，承擔(dān)的監(jiān)理項(xiàng)目逐漸增多，監(jiān)理檔案的數(shù)量也隨之增加，如何更好地編制、保管和利用監(jiān)理檔案，使之能夠更好地適應(yīng)信息社會的需要，更好地發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用，成為我公司監(jiān)理業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要工作。在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，我們按照1999年1月1日頒布實(shí)施的北京市《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)程》的要求，并考慮到信息時(shí)代，逐步向無紙化辦公的發(fā)展趨勢，我們對竣工監(jiān)理檔案的管理進(jìn)行了嘗試性的工作，為今后竣工監(jiān)理檔案的管理摸索經(jīng)驗(yàn)。
監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位對項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的各種原始記錄，是我們監(jiān)理工作情況的反映。
在1999年以前，我公司都是按照（94）京建監(jiān)字第558號文《北京市工程項(xiàng)目監(jiān)理工作管理規(guī)定》的要求編制竣工監(jiān)理檔案的。監(jiān)理過程中所有的資料都收入檔案中，并于竣工后全部移交到了公司檔案室。/考·試·大/每年都有數(shù)十萬張檔案積壓到檔案室，沒有充足的合理的地方存放檔案，一旦業(yè)務(wù)需要查閱檔案，都是費(fèi)時(shí)、費(fèi)力上翻下找，幾十公斤的檔案挪來挪去，檔案管理人員苦不堪言，有時(shí)甚至影響了業(yè)務(wù)工作，也沒能更好地發(fā)揮檔案的作用。鑒于以前檔案管理的種種不利因素，結(jié)合《工程建筑監(jiān)理規(guī)程》的要求，我們對竣工監(jiān)理檔案的管理進(jìn)行了嘗試性的工作。
首先，我們按照《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)程》的要求對納入監(jiān)理檔案的內(nèi)容進(jìn)行了精減，例如：在保證監(jiān)理過程中監(jiān)理資料一定要齊全的前提下，對分項(xiàng)，分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)認(rèn)可單的附件——質(zhì)量檢驗(yàn)評定表，不歸入檔案，僅歸入認(rèn)可單及隱蔽工程檢查記錄。同時(shí)，又增加了一些公司認(rèn)為重要的資料，如甲方授權(quán)書，駐場監(jiān)理人員任職時(shí)間表、業(yè)主評價(jià)等，從而形成了我公司一整套簡而精的監(jiān)理檔案目錄。
然后，又按照ISO9002質(zhì)量體系的要求，編寫了《監(jiān)理竣工檔案編制作業(yè)指導(dǎo)書》，從內(nèi)容到形式上都要求統(tǒng)一規(guī)范，為監(jiān)理檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)。在我公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和關(guān)懷下，高投入購置了進(jìn)口大型文檔掃描儀，并配備了專職人員經(jīng)培訓(xùn)后進(jìn)行掃描。
在此基礎(chǔ)上，我們對各項(xiàng)目監(jiān)理部移交到公司的監(jiān)理檔案進(jìn)行初步整理，使之符合文件掃描的要求。我們先在計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置好監(jiān)理檔案目錄，然后將整理好的檔案逐頁掃描存入設(shè)置好的目錄里，通過這項(xiàng)工作將紙質(zhì)載體的監(jiān)理檔案轉(zhuǎn)化為電子監(jiān)理檔案，從而完成了監(jiān)理檔案載體形式上質(zhì)的飛躍。/考·試·大/
此時(shí)的電子文件是獨(dú)立的，就如一張一張的紙，相互之間還沒有聯(lián)系起來，我們再利用高科技軟件將一批一批的電子監(jiān)理檔案連接起來，形成連續(xù)的、有序的一個整體，可利用計(jì)算機(jī)對掃描錄入的各項(xiàng)目的監(jiān)理檔案進(jìn)行管理。
后，對每個監(jiān)理項(xiàng)目形成的電子檔案整理好后利用光盤刻錄機(jī)刻錄成一張光盤。幾千張，甚至上萬張紙的一個項(xiàng)目的監(jiān)理檔案經(jīng)過一系列技術(shù)處理歸結(jié)為一張或二張光盤。對紙質(zhì)的監(jiān)理檔案，在超過保存期限以后，挑選其主要內(nèi)容，將每個項(xiàng)目檔案，制作成幾本精裝本，永久保存，作為公司的業(yè)績可隨時(shí)翻閱。當(dāng)業(yè)務(wù)需要對以前的監(jiān)理檔案進(jìn)行查閱時(shí)，只需將光盤插入光驅(qū)，輕點(diǎn)鼠標(biāo)，即刻進(jìn)入各案卷，直至文件，可以放大觀察其局部，也可以縮小，縱覽全貌，聯(lián)接打印機(jī)，可以打印出來，還可以在原文件的基礎(chǔ)上修改，形成新的文件。
聯(lián)接入網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪部，各級領(lǐng)導(dǎo)可以輕點(diǎn)鼠標(biāo)及時(shí)調(diào)閱有關(guān)檔案，當(dāng)機(jī)立斷，完成各項(xiàng)決策，目前，我公司已經(jīng)完成了包括國際金融大廈、京瑞大廈、北京熱電廠、朝陽房管局、馬家堡小區(qū)、/考·試·大/魯谷電話局等項(xiàng)目監(jiān)理檔案的掃描錄入工作并刻制光盤。同時(shí)正在加緊制作其精裝本。我公司此舉僅是對監(jiān)理檔案管理工作的一個初步探討、嘗試，如何更好地利用監(jiān)理檔案，更好地完成監(jiān)理檔案的歷史使命，還有待于大家共同探討。
監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位對項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的各種原始記錄，是我們監(jiān)理工作情況的反映。
在1999年以前，我公司都是按照（94）京建監(jiān)字第558號文《北京市工程項(xiàng)目監(jiān)理工作管理規(guī)定》的要求編制竣工監(jiān)理檔案的。監(jiān)理過程中所有的資料都收入檔案中，并于竣工后全部移交到了公司檔案室。/考·試·大/每年都有數(shù)十萬張檔案積壓到檔案室，沒有充足的合理的地方存放檔案，一旦業(yè)務(wù)需要查閱檔案，都是費(fèi)時(shí)、費(fèi)力上翻下找，幾十公斤的檔案挪來挪去，檔案管理人員苦不堪言，有時(shí)甚至影響了業(yè)務(wù)工作，也沒能更好地發(fā)揮檔案的作用。鑒于以前檔案管理的種種不利因素，結(jié)合《工程建筑監(jiān)理規(guī)程》的要求，我們對竣工監(jiān)理檔案的管理進(jìn)行了嘗試性的工作。
首先，我們按照《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)程》的要求對納入監(jiān)理檔案的內(nèi)容進(jìn)行了精減，例如：在保證監(jiān)理過程中監(jiān)理資料一定要齊全的前提下，對分項(xiàng)，分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)認(rèn)可單的附件——質(zhì)量檢驗(yàn)評定表，不歸入檔案，僅歸入認(rèn)可單及隱蔽工程檢查記錄。同時(shí)，又增加了一些公司認(rèn)為重要的資料，如甲方授權(quán)書，駐場監(jiān)理人員任職時(shí)間表、業(yè)主評價(jià)等，從而形成了我公司一整套簡而精的監(jiān)理檔案目錄。
然后，又按照ISO9002質(zhì)量體系的要求，編寫了《監(jiān)理竣工檔案編制作業(yè)指導(dǎo)書》，從內(nèi)容到形式上都要求統(tǒng)一規(guī)范，為監(jiān)理檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)。在我公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和關(guān)懷下，高投入購置了進(jìn)口大型文檔掃描儀，并配備了專職人員經(jīng)培訓(xùn)后進(jìn)行掃描。
在此基礎(chǔ)上，我們對各項(xiàng)目監(jiān)理部移交到公司的監(jiān)理檔案進(jìn)行初步整理，使之符合文件掃描的要求。我們先在計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置好監(jiān)理檔案目錄，然后將整理好的檔案逐頁掃描存入設(shè)置好的目錄里，通過這項(xiàng)工作將紙質(zhì)載體的監(jiān)理檔案轉(zhuǎn)化為電子監(jiān)理檔案，從而完成了監(jiān)理檔案載體形式上質(zhì)的飛躍。/考·試·大/
此時(shí)的電子文件是獨(dú)立的，就如一張一張的紙，相互之間還沒有聯(lián)系起來，我們再利用高科技軟件將一批一批的電子監(jiān)理檔案連接起來，形成連續(xù)的、有序的一個整體，可利用計(jì)算機(jī)對掃描錄入的各項(xiàng)目的監(jiān)理檔案進(jìn)行管理。
后，對每個監(jiān)理項(xiàng)目形成的電子檔案整理好后利用光盤刻錄機(jī)刻錄成一張光盤。幾千張，甚至上萬張紙的一個項(xiàng)目的監(jiān)理檔案經(jīng)過一系列技術(shù)處理歸結(jié)為一張或二張光盤。對紙質(zhì)的監(jiān)理檔案，在超過保存期限以后，挑選其主要內(nèi)容，將每個項(xiàng)目檔案，制作成幾本精裝本，永久保存，作為公司的業(yè)績可隨時(shí)翻閱。當(dāng)業(yè)務(wù)需要對以前的監(jiān)理檔案進(jìn)行查閱時(shí)，只需將光盤插入光驅(qū)，輕點(diǎn)鼠標(biāo)，即刻進(jìn)入各案卷，直至文件，可以放大觀察其局部，也可以縮小，縱覽全貌，聯(lián)接打印機(jī)，可以打印出來，還可以在原文件的基礎(chǔ)上修改，形成新的文件。
聯(lián)接入網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪部，各級領(lǐng)導(dǎo)可以輕點(diǎn)鼠標(biāo)及時(shí)調(diào)閱有關(guān)檔案，當(dāng)機(jī)立斷，完成各項(xiàng)決策，目前，我公司已經(jīng)完成了包括國際金融大廈、京瑞大廈、北京熱電廠、朝陽房管局、馬家堡小區(qū)、/考·試·大/魯谷電話局等項(xiàng)目監(jiān)理檔案的掃描錄入工作并刻制光盤。同時(shí)正在加緊制作其精裝本。我公司此舉僅是對監(jiān)理檔案管理工作的一個初步探討、嘗試，如何更好地利用監(jiān)理檔案，更好地完成監(jiān)理檔案的歷史使命，還有待于大家共同探討。