現(xiàn)金日記賬是各單位重要的經濟檔案之一，為保證賬薄使用的合法性，明確經濟責任，防止舞弊行為，保證賬簿資料的完整和便于查找，各單位在啟用時，首先要按規(guī)定內容逐項填寫“賬簿啟用表”和“賬簿目錄表”。在賬簿啟用表中，應寫明單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號和啟用日期；在經管人員一欄中寫明經管人員姓名、職別、接管或移交日期，由會計主管人員簽名蓋章，并加蓋單位公章。在一本日記賬中設置有兩個以上現(xiàn)金賬戶的，應在第二頁“賬戶目錄表”中注明各賬戶的名稱和頁碼，以方便登記和查核。
現(xiàn)金日記帳通常由出納人員根據審核后的現(xiàn)金收、付款憑證，逐日逐筆順序登記。登記現(xiàn)金日記賬的總的要求是：分工明確，專人負責，憑證齊全，內容完整，登記及時，賬款相符，數字真實，表達準確，書寫工整，摘要清楚，便于查閱，不重記，不漏記，不錯記，按期結賬；不拖延積壓，按規(guī)定方法更正錯賬等。具體要求是：
(1)根據復核無誤的收、付款記賬憑證記賬?，F(xiàn)金出納人員在辦理收、付款時，應當對收款憑證和付款憑證進行仔細的復核，并以經過復核無誤的收、付款記賬憑證和其所附原始憑證作為登記現(xiàn)金日記賬的依據。如果原始憑證上注明“代記賬憑證”字樣，經有關人員簽章后，也可作為記賬的依據。
(2)所記載的內容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經濟業(yè)務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業(yè)務內容為度，便于事后查對。日記賬應逐筆分行記錄，不得將收款憑證和付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。登記完畢，應當逐項復核，復核無誤后在記賬憑證上的“賬頁”一欄內做出“過賬”符號“√”，表示已經登記入賬。
(3)逐筆、序時登記日記賬，做到日清月結。為了及時掌握現(xiàn)金收、付和結余情況，現(xiàn)金日記賬必須當日賬務當日記錄，并于當日結出余額；有些現(xiàn)金收、付業(yè)務頻繁的單位，還應隨時結出余額，以掌握收、支計劃的執(zhí)行情況。
(4)必須連續(xù)登記，不得跳行、隔頁，不得隨便更換賬頁和撕去賬頁?，F(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿，其賬頁不得以任何理由撕去，作廢的賬頁也應留在賬簿中。在一個會計年度內，賬簿尚未用完時，不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁。記賬時必須按頁次、行次、位次順序登記，不得跳行或隔頁登記，如不慎發(fā)生跳行、隔頁時，應在空頁或空行中間劃線加以注銷，或注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員蓋章，以示負責。
(5)文字和數字必須整潔清晰，準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線；數字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；文字、數字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的二分之一，以備按規(guī)定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時不要翻動賬頁；夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫，以防汗浸。
(6)使用鋼筆，以藍、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行復寫賬簿除外)或鉛筆書寫。但按照紅字沖賬憑證沖銷錯誤記錄及會計制度中規(guī)定用紅字登記的業(yè)務可以用紅色墨水記賬。
(7)每一賬頁記完后，必須按規(guī)定轉頁。為便于計算了解日記賬中連續(xù)記錄的累計數額，并使前后賬頁的合計數據相互銜接，在每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應結出本頁發(fā)生額合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行的有關欄內，并在摘要欄注明“過次頁”和“承前頁”字樣。也可以在本頁最后一行用鉛筆字結出發(fā)生額合計數和余額，核對無誤后，用藍、黑色墨水在下頁第一行寫出上頁的發(fā)生額合計數及余額，在摘要欄內寫上“承前頁”字樣，不再在本頁最后一行寫“過次頁”的發(fā)生額和余額。
(8)現(xiàn)金日記賬必須逐日結出余額，每月月未必須按規(guī)定結賬?，F(xiàn)金日記賬不得出現(xiàn)貸方余額(或紅字余額)。
(9)記錄發(fā)生錯誤時，必須按規(guī)定方法更正。為了提供在法律上有證明效力的核算資料，保證日記賬的合法性，賬簿記錄不得隨意涂改，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更正、紅字更正、補充登記等方法更正。
例：大明公司12月31日有關現(xiàn)金收付業(yè)務如下：
（1）開出現(xiàn)金支票，提取現(xiàn)金42000元。憑證為銀付字124號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金42000
貸：銀行存款42000
（2）零售A產品10件，憑證為現(xiàn)收字093號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金3510
貸：產品銷售收入3000
應交稅金——應交增值稅(銷項稅額)510
（3）收到某單位租用設備租金400元，憑證為現(xiàn)收字094號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金40O
貸：其他業(yè)務收入400
（4）發(fā)放工資420O0元，憑證為現(xiàn)付字104號，會計分錄為：
借：應付工資42000
貸：現(xiàn)金42000
（5）銷售科領用備用金400元，憑證為現(xiàn)付字105號，會計分錄為：
借：其他應收款——備用金（銷售科）400
貸：現(xiàn)金400
（6）出納員李娜賠前一天短款40元，憑證為現(xiàn)收字095號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金40
貸：其他應收款一現(xiàn)金短款40
（7）收到某商品包裝物押金600元，憑證為現(xiàn)收字096號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金600
貸：其他應付款一包裝物押金600
（8）收到職工姚紅還回的借款400元，憑證號為現(xiàn)收字097號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金400
貸：其他應收款－－職工借款（姚紅）400
（9）總務科李剛報銷差旅費，憑證為現(xiàn)付字106號，會計分錄為：
借：產品銷售費用952
貸：現(xiàn)金952
（10）向銀行送存現(xiàn)金業(yè)務收入4510元，憑證為現(xiàn)付字107號，會計分錄為：
借：銀行存款4510
貸：現(xiàn)金4510
每日,根據上述會計憑證分別登記現(xiàn)金日記賬(表6-6)如下
表6-6現(xiàn)金日記賬
1998年
記賬憑證
摘 要
對方科目
借方
貸方
借或貸
余額
月
日
字
號
12
31
承前頁
借
1200
12
31
銀付
124
提取現(xiàn)金
銀行存款
42000
借
43200
12
31
現(xiàn)收
093
零售產品
產品銷售收入
應交稅金
3000
510
借
46200
46710
12
31
現(xiàn)收
094
收取設備租金
其他業(yè)務收入
400
借
47110
12
31
現(xiàn)付
104
發(fā)放工資
應付工資
42000
借
5110
12
31
現(xiàn)付
105
銷售科借款
其他應收款
400
借
4710
12
31
現(xiàn)收
095
出納賠款
其他應收款
40
借
4750
12
31
現(xiàn)收
096
收押金
其他應付款
600
借
5350
12
31
現(xiàn)收
097
姚紅還款
其他應收款
400
借
5750
12
31
現(xiàn)付
106
李剛報差旅費
產品銷售費用
952
借
4790
12
31
現(xiàn)付
107
送存銀行
銀行存款
4510
借
280
本月合計
240350
240270
借
280
本季合計
724940
724160
借
280
本年合計
2897200
2897640
280
年初余額
720
結轉下年
280
合計
2897920
2897920
現(xiàn)金日記帳通常由出納人員根據審核后的現(xiàn)金收、付款憑證，逐日逐筆順序登記。登記現(xiàn)金日記賬的總的要求是：分工明確，專人負責，憑證齊全，內容完整，登記及時，賬款相符，數字真實，表達準確，書寫工整，摘要清楚，便于查閱，不重記，不漏記，不錯記，按期結賬；不拖延積壓，按規(guī)定方法更正錯賬等。具體要求是：
(1)根據復核無誤的收、付款記賬憑證記賬?，F(xiàn)金出納人員在辦理收、付款時，應當對收款憑證和付款憑證進行仔細的復核，并以經過復核無誤的收、付款記賬憑證和其所附原始憑證作為登記現(xiàn)金日記賬的依據。如果原始憑證上注明“代記賬憑證”字樣，經有關人員簽章后，也可作為記賬的依據。
(2)所記載的內容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經濟業(yè)務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業(yè)務內容為度，便于事后查對。日記賬應逐筆分行記錄，不得將收款憑證和付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。登記完畢，應當逐項復核，復核無誤后在記賬憑證上的“賬頁”一欄內做出“過賬”符號“√”，表示已經登記入賬。
(3)逐筆、序時登記日記賬，做到日清月結。為了及時掌握現(xiàn)金收、付和結余情況，現(xiàn)金日記賬必須當日賬務當日記錄，并于當日結出余額；有些現(xiàn)金收、付業(yè)務頻繁的單位，還應隨時結出余額，以掌握收、支計劃的執(zhí)行情況。
(4)必須連續(xù)登記，不得跳行、隔頁，不得隨便更換賬頁和撕去賬頁?，F(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿，其賬頁不得以任何理由撕去，作廢的賬頁也應留在賬簿中。在一個會計年度內，賬簿尚未用完時，不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁。記賬時必須按頁次、行次、位次順序登記，不得跳行或隔頁登記，如不慎發(fā)生跳行、隔頁時，應在空頁或空行中間劃線加以注銷，或注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員蓋章，以示負責。
(5)文字和數字必須整潔清晰，準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線；數字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；文字、數字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的二分之一，以備按規(guī)定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時不要翻動賬頁；夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫，以防汗浸。
(6)使用鋼筆，以藍、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行復寫賬簿除外)或鉛筆書寫。但按照紅字沖賬憑證沖銷錯誤記錄及會計制度中規(guī)定用紅字登記的業(yè)務可以用紅色墨水記賬。
(7)每一賬頁記完后，必須按規(guī)定轉頁。為便于計算了解日記賬中連續(xù)記錄的累計數額，并使前后賬頁的合計數據相互銜接，在每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應結出本頁發(fā)生額合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行的有關欄內，并在摘要欄注明“過次頁”和“承前頁”字樣。也可以在本頁最后一行用鉛筆字結出發(fā)生額合計數和余額，核對無誤后，用藍、黑色墨水在下頁第一行寫出上頁的發(fā)生額合計數及余額，在摘要欄內寫上“承前頁”字樣，不再在本頁最后一行寫“過次頁”的發(fā)生額和余額。
(8)現(xiàn)金日記賬必須逐日結出余額，每月月未必須按規(guī)定結賬?，F(xiàn)金日記賬不得出現(xiàn)貸方余額(或紅字余額)。
(9)記錄發(fā)生錯誤時，必須按規(guī)定方法更正。為了提供在法律上有證明效力的核算資料，保證日記賬的合法性，賬簿記錄不得隨意涂改，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更正、紅字更正、補充登記等方法更正。
例：大明公司12月31日有關現(xiàn)金收付業(yè)務如下：
（1）開出現(xiàn)金支票，提取現(xiàn)金42000元。憑證為銀付字124號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金42000
貸：銀行存款42000
（2）零售A產品10件，憑證為現(xiàn)收字093號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金3510
貸：產品銷售收入3000
應交稅金——應交增值稅(銷項稅額)510
（3）收到某單位租用設備租金400元，憑證為現(xiàn)收字094號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金40O
貸：其他業(yè)務收入400
（4）發(fā)放工資420O0元，憑證為現(xiàn)付字104號，會計分錄為：
借：應付工資42000
貸：現(xiàn)金42000
（5）銷售科領用備用金400元，憑證為現(xiàn)付字105號，會計分錄為：
借：其他應收款——備用金（銷售科）400
貸：現(xiàn)金400
（6）出納員李娜賠前一天短款40元，憑證為現(xiàn)收字095號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金40
貸：其他應收款一現(xiàn)金短款40
（7）收到某商品包裝物押金600元，憑證為現(xiàn)收字096號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金600
貸：其他應付款一包裝物押金600
（8）收到職工姚紅還回的借款400元，憑證號為現(xiàn)收字097號，會計分錄為：
借：現(xiàn)金400
貸：其他應收款－－職工借款（姚紅）400
（9）總務科李剛報銷差旅費，憑證為現(xiàn)付字106號，會計分錄為：
借：產品銷售費用952
貸：現(xiàn)金952
（10）向銀行送存現(xiàn)金業(yè)務收入4510元，憑證為現(xiàn)付字107號，會計分錄為：
借：銀行存款4510
貸：現(xiàn)金4510
每日,根據上述會計憑證分別登記現(xiàn)金日記賬(表6-6)如下
表6-6現(xiàn)金日記賬
1998年
記賬憑證
摘 要
對方科目
借方
貸方
借或貸
余額
月
日
字
號
12
31
承前頁
借
1200
12
31
銀付
124
提取現(xiàn)金
銀行存款
42000
借
43200
12
31
現(xiàn)收
093
零售產品
產品銷售收入
應交稅金
3000
510
借
46200
46710
12
31
現(xiàn)收
094
收取設備租金
其他業(yè)務收入
400
借
47110
12
31
現(xiàn)付
104
發(fā)放工資
應付工資
42000
借
5110
12
31
現(xiàn)付
105
銷售科借款
其他應收款
400
借
4710
12
31
現(xiàn)收
095
出納賠款
其他應收款
40
借
4750
12
31
現(xiàn)收
096
收押金
其他應付款
600
借
5350
12
31
現(xiàn)收
097
姚紅還款
其他應收款
400
借
5750
12
31
現(xiàn)付
106
李剛報差旅費
產品銷售費用
952
借
4790
12
31
現(xiàn)付
107
送存銀行
銀行存款
4510
借
280
本月合計
240350
240270
借
280
本季合計
724940
724160
借
280
本年合計
2897200
2897640
280
年初余額
720
結轉下年
280
合計
2897920
2897920