工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘探、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等資料，都屬于竣工資料收集、整理、歸檔的范圍。工程技術(shù)保證資料的整理和歸檔是建筑工程必不可少的工作之一。其重要性具體性表現(xiàn)在以下方面。
1、工程技術(shù)保證資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫照，無論建筑原材料、構(gòu)配件質(zhì)量，還是分項(xiàng)工程質(zhì)量評定資料都必須客觀地反映實(shí)際施工狀況。
2、建筑工程質(zhì)量管理具有動態(tài)相關(guān)性，工程技術(shù)保證資料就成為預(yù)先控制的重要依據(jù)。我們可以根據(jù)數(shù)據(jù)來協(xié)調(diào)工作，準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
3、工程技術(shù)保證資料是核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)。驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)要求，工程技術(shù)保證資料必須基本齊全。否則，視為不合格工程，不能交付使用。
4、工程技術(shù)保證資料成為建筑物改、擴(kuò)建或增層必不可少的技術(shù)依據(jù)。
因此，工程技術(shù)保證資料的整理必須做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，即如下幾點(diǎn)；
㈠ 及時(shí)性
及時(shí)性是做好工程技術(shù)保證資料的前提。工程技術(shù)保證資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進(jìn)度及時(shí)整理。同時(shí)，及時(shí)性還反映在施工企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量的管理上。
“自檢、互檢和交接檢”的質(zhì)量管理體制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時(shí)，這是施工時(shí)嚴(yán)格控制的“質(zhì)量環(huán)”。
質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時(shí)，為控制提供可靠的依據(jù)。
社會監(jiān)理機(jī)構(gòu)和政府監(jiān)督機(jī)關(guān)也要求施工企業(yè)及時(shí)整理好工程技術(shù)保證資料，以備核查或核定工程質(zhì)量等級。
因此，工程技術(shù)保證資料的整理應(yīng)杜絕拖沓滯后，閉門造車現(xiàn)象和應(yīng)付突擊式的心理。
㈡ 真實(shí)性
真實(shí)性是好工程技術(shù)保證資料的靈魂。資料的整理應(yīng)該實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確，不要為了“偷工減料或省工省料”而隱瞞真相；也不要為“取得較高的工程質(zhì)量等級”而歪曲事實(shí)。所有資料的整理應(yīng)與施工過程同步。材料使用前必須有合格證和必要的試驗(yàn)報(bào)告，采取見證取樣送檢制度，試驗(yàn)應(yīng)有見證取樣記錄。分項(xiàng)工程質(zhì)量評定必須到現(xiàn)場實(shí)測檢查，不得閉門偽造。
1、工程技術(shù)保證資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫照，無論建筑原材料、構(gòu)配件質(zhì)量，還是分項(xiàng)工程質(zhì)量評定資料都必須客觀地反映實(shí)際施工狀況。
2、建筑工程質(zhì)量管理具有動態(tài)相關(guān)性，工程技術(shù)保證資料就成為預(yù)先控制的重要依據(jù)。我們可以根據(jù)數(shù)據(jù)來協(xié)調(diào)工作，準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
3、工程技術(shù)保證資料是核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)。驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)要求，工程技術(shù)保證資料必須基本齊全。否則，視為不合格工程，不能交付使用。
4、工程技術(shù)保證資料成為建筑物改、擴(kuò)建或增層必不可少的技術(shù)依據(jù)。
因此，工程技術(shù)保證資料的整理必須做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，即如下幾點(diǎn)；
㈠ 及時(shí)性
及時(shí)性是做好工程技術(shù)保證資料的前提。工程技術(shù)保證資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進(jìn)度及時(shí)整理。同時(shí)，及時(shí)性還反映在施工企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量的管理上。
“自檢、互檢和交接檢”的質(zhì)量管理體制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時(shí)，這是施工時(shí)嚴(yán)格控制的“質(zhì)量環(huán)”。
質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時(shí)，為控制提供可靠的依據(jù)。
社會監(jiān)理機(jī)構(gòu)和政府監(jiān)督機(jī)關(guān)也要求施工企業(yè)及時(shí)整理好工程技術(shù)保證資料，以備核查或核定工程質(zhì)量等級。
因此，工程技術(shù)保證資料的整理應(yīng)杜絕拖沓滯后，閉門造車現(xiàn)象和應(yīng)付突擊式的心理。
㈡ 真實(shí)性
真實(shí)性是好工程技術(shù)保證資料的靈魂。資料的整理應(yīng)該實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確，不要為了“偷工減料或省工省料”而隱瞞真相；也不要為“取得較高的工程質(zhì)量等級”而歪曲事實(shí)。所有資料的整理應(yīng)與施工過程同步。材料使用前必須有合格證和必要的試驗(yàn)報(bào)告，采取見證取樣送檢制度，試驗(yàn)應(yīng)有見證取樣記錄。分項(xiàng)工程質(zhì)量評定必須到現(xiàn)場實(shí)測檢查，不得閉門偽造。