第七章原始憑證
本章提要：本章介紹原始憑證的種類(lèi)、必須具備的內(nèi)容、原始憑證的審核方法和各種特殊原始憑證的處理方法。
1．原始憑證怎樣分類(lèi)？
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書(shū)面證明文件，是會(huì)計(jì)核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對(duì)原始憑證進(jìn)行如下分類(lèi)：
（l）按取得來(lái)源分類(lèi)。原始憑證按取得的來(lái)源可分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個(gè)人填制的憑證。例如：倉(cāng)庫(kù)保管人員填制的人庫(kù)單、領(lǐng)料部門(mén)填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等等。外來(lái)原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，從外單位取得的憑證。例如：購(gòu)貨時(shí)取得的發(fā)票，出差人員報(bào)銷(xiāo)的車(chē)票、飛機(jī)票、住宿費(fèi)收據(jù)等等。
（2）按填制手續(xù)分類(lèi)。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來(lái)的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計(jì)憑證是在一定時(shí)期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時(shí)計(jì)算累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計(jì)劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計(jì)憑證。匯總憑證是將一定時(shí)期內(nèi)記錄同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證匯總起來(lái)編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。
（3）按所起作用分類(lèi)。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計(jì)算憑證。通知憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對(duì)這類(lèi)憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因?yàn)槠洳荒茏C明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫(kù)單、出庫(kù)單、各種收據(jù)等等。計(jì)算憑證也是某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計(jì)算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表、制造費(fèi)用分配表等等。
2．外來(lái)原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來(lái)原始憑證必須具備如下內(nèi)容：
（l）憑證的名稱(chēng)：外來(lái)原始憑證必須有明確的名稱(chēng)，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。
（2）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審查。
（3）填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名：填制憑證的單位或個(gè)人是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。
（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
（5）接受憑證單位名稱(chēng)：證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否確實(shí)是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱(chēng)必須是全稱(chēng)，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫(xiě)為“五商公司”。
（6）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實(shí)性、合理性和合法性。
（7）數(shù)量、單價(jià)和金額：這是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫(xiě)金額必須按規(guī)定完整填寫(xiě)，防止出現(xiàn)舞弊行為。
3．受理外來(lái)原始憑證時(shí)應(yīng)審核哪些方面？
外來(lái)原始憑證種類(lèi)繁多，格式各異，但在審核時(shí)都要重點(diǎn)注意以下幾個(gè)方面：
（l）憑證真實(shí)性的審核。憑證是否真實(shí)，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生；開(kāi)出發(fā)票的單位是否存在等等。
（2）憑證完整性的審核。即審核外來(lái)原始憑證所應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。
（3）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定；是否符合開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫(xiě)的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。
4．什么樣的外來(lái)原始憑證不能接受？
失真、違規(guī)或不完整的外來(lái)原始憑證均不能接受，具體如下：
（1）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。
（2）未填寫(xiě)填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名，沒(méi)有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（3）填制單位的名稱(chēng)與所蓋的公章不符。
（4）未填寫(xiě)接受憑證單位名稱(chēng)或者填寫(xiě)的名稱(chēng)與本單位不符。
（5）憑證的聯(lián)次不符。
（6）憑證有涂改。
（7）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開(kāi)支范圍、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。
（8）憑證所列的金額、數(shù)量計(jì)算不正確。
5．有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證怎樣處理？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證應(yīng)作如下處理：
（l）不真實(shí)、不合法的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
（2）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)予以退回，要求其按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補(bǔ)充。
6．外來(lái)原始憑證的差錯(cuò)誰(shuí)來(lái)修改？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，外來(lái)原始憑證如果出現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)做如下處理：
（l）有錯(cuò)誤的，退回出具單位重開(kāi)或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。
（2）金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。
7．外來(lái)的原始憑證遺失怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來(lái)的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開(kāi)出單位出具證明，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號(hào)碼、金額，證明必須加蓋原開(kāi)出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
有些外來(lái)原始憑證遺失無(wú)法取得證明的，例如，飛機(jī)票、火車(chē)票等可以由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況說(shuō)明，然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
8．發(fā)生銷(xiāo)貨退回時(shí)，憑證怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷(xiāo)貨退回時(shí)，首先要取得退貨驗(yàn)收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時(shí)，首先要取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開(kāi)具退款憑證。
本章提要：本章介紹原始憑證的種類(lèi)、必須具備的內(nèi)容、原始憑證的審核方法和各種特殊原始憑證的處理方法。
1．原始憑證怎樣分類(lèi)？
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書(shū)面證明文件，是會(huì)計(jì)核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對(duì)原始憑證進(jìn)行如下分類(lèi)：
（l）按取得來(lái)源分類(lèi)。原始憑證按取得的來(lái)源可分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個(gè)人填制的憑證。例如：倉(cāng)庫(kù)保管人員填制的人庫(kù)單、領(lǐng)料部門(mén)填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等等。外來(lái)原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，從外單位取得的憑證。例如：購(gòu)貨時(shí)取得的發(fā)票，出差人員報(bào)銷(xiāo)的車(chē)票、飛機(jī)票、住宿費(fèi)收據(jù)等等。
（2）按填制手續(xù)分類(lèi)。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來(lái)的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計(jì)憑證是在一定時(shí)期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時(shí)計(jì)算累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計(jì)劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計(jì)憑證。匯總憑證是將一定時(shí)期內(nèi)記錄同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證匯總起來(lái)編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。
（3）按所起作用分類(lèi)。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計(jì)算憑證。通知憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對(duì)這類(lèi)憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因?yàn)槠洳荒茏C明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫(kù)單、出庫(kù)單、各種收據(jù)等等。計(jì)算憑證也是某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計(jì)算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表、制造費(fèi)用分配表等等。
2．外來(lái)原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來(lái)原始憑證必須具備如下內(nèi)容：
（l）憑證的名稱(chēng)：外來(lái)原始憑證必須有明確的名稱(chēng)，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。
（2）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審查。
（3）填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名：填制憑證的單位或個(gè)人是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。
（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
（5）接受憑證單位名稱(chēng)：證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否確實(shí)是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱(chēng)必須是全稱(chēng)，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫(xiě)為“五商公司”。
（6）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實(shí)性、合理性和合法性。
（7）數(shù)量、單價(jià)和金額：這是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫(xiě)金額必須按規(guī)定完整填寫(xiě)，防止出現(xiàn)舞弊行為。
3．受理外來(lái)原始憑證時(shí)應(yīng)審核哪些方面？
外來(lái)原始憑證種類(lèi)繁多，格式各異，但在審核時(shí)都要重點(diǎn)注意以下幾個(gè)方面：
（l）憑證真實(shí)性的審核。憑證是否真實(shí)，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生；開(kāi)出發(fā)票的單位是否存在等等。
（2）憑證完整性的審核。即審核外來(lái)原始憑證所應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。
（3）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定；是否符合開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫(xiě)的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。
4．什么樣的外來(lái)原始憑證不能接受？
失真、違規(guī)或不完整的外來(lái)原始憑證均不能接受，具體如下：
（1）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。
（2）未填寫(xiě)填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名，沒(méi)有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（3）填制單位的名稱(chēng)與所蓋的公章不符。
（4）未填寫(xiě)接受憑證單位名稱(chēng)或者填寫(xiě)的名稱(chēng)與本單位不符。
（5）憑證的聯(lián)次不符。
（6）憑證有涂改。
（7）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開(kāi)支范圍、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。
（8）憑證所列的金額、數(shù)量計(jì)算不正確。
5．有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證怎樣處理？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證應(yīng)作如下處理：
（l）不真實(shí)、不合法的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
（2）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)予以退回，要求其按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補(bǔ)充。
6．外來(lái)原始憑證的差錯(cuò)誰(shuí)來(lái)修改？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，外來(lái)原始憑證如果出現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)做如下處理：
（l）有錯(cuò)誤的，退回出具單位重開(kāi)或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。
（2）金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。
7．外來(lái)的原始憑證遺失怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來(lái)的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開(kāi)出單位出具證明，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號(hào)碼、金額，證明必須加蓋原開(kāi)出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
有些外來(lái)原始憑證遺失無(wú)法取得證明的，例如，飛機(jī)票、火車(chē)票等可以由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況說(shuō)明，然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
8．發(fā)生銷(xiāo)貨退回時(shí)，憑證怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷(xiāo)貨退回時(shí)，首先要取得退貨驗(yàn)收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時(shí)，首先要取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開(kāi)具退款憑證。