案卷標題是揭示卷內(nèi)全部文件成分和內(nèi)容的總題目，是供利用者查找利用檔案的重要檢索工具。案卷標題規(guī)范與否會直接影響查閱檔案的效率。案卷標題由三部分組成，即作者、問題內(nèi)容、名稱文種，但是，并非具備了這三個要素就算是準確規(guī)范的案卷標題。
筆者在檔案業(yè)務指導時發(fā)現(xiàn)，有的案卷也具備了案卷標題的三要素，這類案卷標題乍一看覺得挺標準，但實際翻閱卷內(nèi)文件，再仔細推敲這類案卷標題，就感到這類案卷標題不能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，而且專指性不強，不適當?shù)氖÷允拱妇順祟}不能準確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。為分析起見舉例說明：某開發(fā)公司關于某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理的協(xié)議。就此標題進行分析，此標題已具有案卷標題的三個要素，即作者為某開發(fā)公司，問題為某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理，文種為協(xié)議。但通過分析可以看出，既然是協(xié)議就應有甲乙雙方，但本案卷標題中無協(xié)議方。按照全面準確擬寫案卷標題的要求，同時依據(jù)卷內(nèi)文件的全部內(nèi)容，此標題修改后應為：某開發(fā)公司甲方與某街道辦事處乙方關于簽訂某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理的協(xié)議。
擬出類似不規(guī)范、不準確的案卷標題的原因，首先是檔案人員對本單位的檔案業(yè)務不太熟悉，其次是對卷內(nèi)文件內(nèi)容不是真正全面的了解。擬寫出來的案卷標題不準確、不規(guī)范，必將會嚴重影響利用效率。如果案卷標題不能準確揭示案卷文件內(nèi)容，檢索利用時就需要把標題相似、內(nèi)容相關的所有案卷全部調(diào)出，增加調(diào)卷工作量，影響查找速度和利用效率，同時對檔案的保護也極為不利。
杜絕案卷標題不規(guī)范、不準確的對策。第一，要加強檔案的業(yè)務培訓，同時培訓要有針對性、可操作性，多舉實例講解，適當?shù)卦鲈O實地操作演練課程，避免空洞說教；第二，要加強檔案業(yè)務的監(jiān)督指導，針對各單位檔案業(yè)務中的共性和個性問題及時加以指導；第三，保持檔案人員崗位相對穩(wěn)定，避免走馬燈式的人員更換；第四，擬寫案卷標題之前要認真研讀卷內(nèi)文件，只有全面了解卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容，才能準確概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，同時擬寫案卷標題時既不能將案卷標題視為卷內(nèi)文件標題的羅列，造成案卷標題冗長、瑣碎，又不能不適當?shù)厥÷?，掩蓋了關鍵性內(nèi)容，削弱了案卷標題的檢索功能。
因此對所擬寫的案卷標題要反復推敲，避免過簡過繁，同時還要對照擬寫案卷標題的標準檢查一下所擬寫的標題是否規(guī)范，這樣才能規(guī)范準確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，以滿足快速準確查找的目的。
筆者在檔案業(yè)務指導時發(fā)現(xiàn)，有的案卷也具備了案卷標題的三要素，這類案卷標題乍一看覺得挺標準，但實際翻閱卷內(nèi)文件，再仔細推敲這類案卷標題，就感到這類案卷標題不能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，而且專指性不強，不適當?shù)氖÷允拱妇順祟}不能準確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。為分析起見舉例說明：某開發(fā)公司關于某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理的協(xié)議。就此標題進行分析，此標題已具有案卷標題的三個要素，即作者為某開發(fā)公司，問題為某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理，文種為協(xié)議。但通過分析可以看出，既然是協(xié)議就應有甲乙雙方，但本案卷標題中無協(xié)議方。按照全面準確擬寫案卷標題的要求，同時依據(jù)卷內(nèi)文件的全部內(nèi)容，此標題修改后應為：某開發(fā)公司甲方與某街道辦事處乙方關于簽訂某地區(qū)２５號樓等四棟樓房管理的協(xié)議。
擬出類似不規(guī)范、不準確的案卷標題的原因，首先是檔案人員對本單位的檔案業(yè)務不太熟悉，其次是對卷內(nèi)文件內(nèi)容不是真正全面的了解。擬寫出來的案卷標題不準確、不規(guī)范，必將會嚴重影響利用效率。如果案卷標題不能準確揭示案卷文件內(nèi)容，檢索利用時就需要把標題相似、內(nèi)容相關的所有案卷全部調(diào)出，增加調(diào)卷工作量，影響查找速度和利用效率，同時對檔案的保護也極為不利。
杜絕案卷標題不規(guī)范、不準確的對策。第一，要加強檔案的業(yè)務培訓，同時培訓要有針對性、可操作性，多舉實例講解，適當?shù)卦鲈O實地操作演練課程，避免空洞說教；第二，要加強檔案業(yè)務的監(jiān)督指導，針對各單位檔案業(yè)務中的共性和個性問題及時加以指導；第三，保持檔案人員崗位相對穩(wěn)定，避免走馬燈式的人員更換；第四，擬寫案卷標題之前要認真研讀卷內(nèi)文件，只有全面了解卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容，才能準確概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，同時擬寫案卷標題時既不能將案卷標題視為卷內(nèi)文件標題的羅列，造成案卷標題冗長、瑣碎，又不能不適當?shù)厥÷?，掩蓋了關鍵性內(nèi)容，削弱了案卷標題的檢索功能。
因此對所擬寫的案卷標題要反復推敲，避免過簡過繁，同時還要對照擬寫案卷標題的標準檢查一下所擬寫的標題是否規(guī)范，這樣才能規(guī)范準確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，以滿足快速準確查找的目的。