案卷標(biāo)題是揭示卷內(nèi)全部文件成分和內(nèi)容的總題目，是供利用者查找利用檔案的重要檢索工具。案卷標(biāo)題規(guī)范與否會(huì)直接影響查閱檔案的效率。案卷標(biāo)題由三部分組成，即作者、問(wèn)題內(nèi)容、名稱文種，但是，并非具備了這三個(gè)要素就算是準(zhǔn)確規(guī)范的案卷標(biāo)題。
筆者在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)發(fā)現(xiàn)，有的案卷也具備了案卷標(biāo)題的三要素，這類案卷標(biāo)題乍一看覺(jué)得挺標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際翻閱卷內(nèi)文件，再仔細(xì)推敲這類案卷標(biāo)題，就感到這類案卷標(biāo)題不能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，而且專指性不強(qiáng)，不適當(dāng)?shù)氖÷允拱妇順?biāo)題不能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。為分析起見(jiàn)舉例說(shuō)明：某開發(fā)公司關(guān)于某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理的協(xié)議。就此標(biāo)題進(jìn)行分析，此標(biāo)題已具有案卷標(biāo)題的三個(gè)要素，即作者為某開發(fā)公司，問(wèn)題為某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理，文種為協(xié)議。但通過(guò)分析可以看出，既然是協(xié)議就應(yīng)有甲乙雙方，但本案卷標(biāo)題中無(wú)協(xié)議方。按照全面準(zhǔn)確擬寫案卷標(biāo)題的要求，同時(shí)依據(jù)卷內(nèi)文件的全部?jī)?nèi)容，此標(biāo)題修改后應(yīng)為：某開發(fā)公司甲方與某街道辦事處乙方關(guān)于簽訂某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理的協(xié)議。
擬出類似不規(guī)范、不準(zhǔn)確的案卷標(biāo)題的原因，首先是檔案人員對(duì)本單位的檔案業(yè)務(wù)不太熟悉，其次是對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容不是真正全面的了解。擬寫出來(lái)的案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確、不規(guī)范，必將會(huì)嚴(yán)重影響利用效率。如果案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示案卷文件內(nèi)容，檢索利用時(shí)就需要把標(biāo)題相似、內(nèi)容相關(guān)的所有案卷全部調(diào)出，增加調(diào)卷工作量，影響查找速度和利用效率，同時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)也極為不利。
杜絕案卷標(biāo)題不規(guī)范、不準(zhǔn)確的對(duì)策。第一，要加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)培訓(xùn)要有針對(duì)性、可操作性，多舉實(shí)例講解，適當(dāng)?shù)卦鲈O(shè)實(shí)地操作演練課程，避免空洞說(shuō)教；第二，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)，針對(duì)各單位檔案業(yè)務(wù)中的共性和個(gè)性問(wèn)題及時(shí)加以指導(dǎo)；第三，保持檔案人員崗位相對(duì)穩(wěn)定，避免走馬燈式的人員更換；第四，擬寫案卷標(biāo)題之前要認(rèn)真研讀卷內(nèi)文件，只有全面了解卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容，才能準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，同時(shí)擬寫案卷標(biāo)題時(shí)既不能將案卷標(biāo)題視為卷內(nèi)文件標(biāo)題的羅列，造成案卷標(biāo)題冗長(zhǎng)、瑣碎，又不能不適當(dāng)?shù)厥÷?，掩蓋了關(guān)鍵性內(nèi)容，削弱了案卷標(biāo)題的檢索功能。
因此對(duì)所擬寫的案卷標(biāo)題要反復(fù)推敲，避免過(guò)簡(jiǎn)過(guò)繁，同時(shí)還要對(duì)照擬寫案卷標(biāo)題的標(biāo)準(zhǔn)檢查一下所擬寫的標(biāo)題是否規(guī)范，這樣才能規(guī)范準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，以滿足快速準(zhǔn)確查找的目的。
筆者在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)發(fā)現(xiàn)，有的案卷也具備了案卷標(biāo)題的三要素，這類案卷標(biāo)題乍一看覺(jué)得挺標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際翻閱卷內(nèi)文件，再仔細(xì)推敲這類案卷標(biāo)題，就感到這類案卷標(biāo)題不能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，而且專指性不強(qiáng)，不適當(dāng)?shù)氖÷允拱妇順?biāo)題不能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。為分析起見(jiàn)舉例說(shuō)明：某開發(fā)公司關(guān)于某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理的協(xié)議。就此標(biāo)題進(jìn)行分析，此標(biāo)題已具有案卷標(biāo)題的三個(gè)要素，即作者為某開發(fā)公司，問(wèn)題為某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理，文種為協(xié)議。但通過(guò)分析可以看出，既然是協(xié)議就應(yīng)有甲乙雙方，但本案卷標(biāo)題中無(wú)協(xié)議方。按照全面準(zhǔn)確擬寫案卷標(biāo)題的要求，同時(shí)依據(jù)卷內(nèi)文件的全部?jī)?nèi)容，此標(biāo)題修改后應(yīng)為：某開發(fā)公司甲方與某街道辦事處乙方關(guān)于簽訂某地區(qū)２５號(hào)樓等四棟樓房管理的協(xié)議。
擬出類似不規(guī)范、不準(zhǔn)確的案卷標(biāo)題的原因，首先是檔案人員對(duì)本單位的檔案業(yè)務(wù)不太熟悉，其次是對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容不是真正全面的了解。擬寫出來(lái)的案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確、不規(guī)范，必將會(huì)嚴(yán)重影響利用效率。如果案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示案卷文件內(nèi)容，檢索利用時(shí)就需要把標(biāo)題相似、內(nèi)容相關(guān)的所有案卷全部調(diào)出，增加調(diào)卷工作量，影響查找速度和利用效率，同時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)也極為不利。
杜絕案卷標(biāo)題不規(guī)范、不準(zhǔn)確的對(duì)策。第一，要加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)培訓(xùn)要有針對(duì)性、可操作性，多舉實(shí)例講解，適當(dāng)?shù)卦鲈O(shè)實(shí)地操作演練課程，避免空洞說(shuō)教；第二，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)，針對(duì)各單位檔案業(yè)務(wù)中的共性和個(gè)性問(wèn)題及時(shí)加以指導(dǎo)；第三，保持檔案人員崗位相對(duì)穩(wěn)定，避免走馬燈式的人員更換；第四，擬寫案卷標(biāo)題之前要認(rèn)真研讀卷內(nèi)文件，只有全面了解卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容，才能準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，同時(shí)擬寫案卷標(biāo)題時(shí)既不能將案卷標(biāo)題視為卷內(nèi)文件標(biāo)題的羅列，造成案卷標(biāo)題冗長(zhǎng)、瑣碎，又不能不適當(dāng)?shù)厥÷?，掩蓋了關(guān)鍵性內(nèi)容，削弱了案卷標(biāo)題的檢索功能。
因此對(duì)所擬寫的案卷標(biāo)題要反復(fù)推敲，避免過(guò)簡(jiǎn)過(guò)繁，同時(shí)還要對(duì)照擬寫案卷標(biāo)題的標(biāo)準(zhǔn)檢查一下所擬寫的標(biāo)題是否規(guī)范，這樣才能規(guī)范準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，以滿足快速準(zhǔn)確查找的目的。