采購(gòu)的基本作用，就是將資源從資源市場(chǎng)的供應(yīng)者手中轉(zhuǎn)移到用戶手中的過程。在這個(gè)過程中，一是要實(shí)現(xiàn)將資源的所有權(quán)從供應(yīng)者手中轉(zhuǎn)移到用戶手中，二是要實(shí)現(xiàn)將資源的物質(zhì)實(shí)體從供應(yīng)商手中轉(zhuǎn)移到用戶手中。因此，采購(gòu)過程實(shí)際上是商流過程與物流過程的統(tǒng)一。
采購(gòu)的功能
一、采購(gòu)制約企業(yè)銷售工作的質(zhì)量
商品采購(gòu)作為向企業(yè)提供對(duì)象的先導(dǎo)環(huán)節(jié)，只有使購(gòu)進(jìn)商品的品種、數(shù)量符合市場(chǎng)需要，商品銷售業(yè)務(wù)才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、高效益，從而達(dá)到采購(gòu)和銷售的和諧統(tǒng)一；反之則會(huì)導(dǎo)致購(gòu)銷之間的矛盾，造成銷售呆滯，影響企業(yè)功能的發(fā)揮。因此，商品銷售質(zhì)量的高低很大程度上取決于商品采購(gòu)的質(zhì)量、銷售活動(dòng)的拓展和創(chuàng)新與商品采購(gòu)有直接聯(lián)系。
二、采購(gòu)制約企業(yè)研發(fā)工作的質(zhì)量
在某種程度上沒有采購(gòu)支持的研發(fā)方案其成功率會(huì)大打折扣。一方面，研發(fā)人員經(jīng)常會(huì)因采購(gòu)不到某種物料或者受到某種加工工藝的限制，使設(shè)計(jì)難以實(shí)現(xiàn)；另一方面，設(shè)計(jì)人員費(fèi)盡心思所獲得的研發(fā)樣品在功能上與同行業(yè)相比相差甚遠(yuǎn)，或者即使性能一樣，但外觀、體積、成本、制造方便性等許多方面都顯得遜色，這歸結(jié)于研發(fā)人員信息落后，對(duì)先進(jìn)元器件了解不多，是采購(gòu)方面支持不夠造成的。
三、采購(gòu)制約商品周轉(zhuǎn)速度
采購(gòu)員必須解決好業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中的適時(shí)和適量問題。若采購(gòu)工作運(yùn)行的時(shí)點(diǎn)與把握的度同企業(yè)其他環(huán)節(jié)的活動(dòng)達(dá)到了適度結(jié)合，就可以加快商品的周轉(zhuǎn)速度，從而加快資金周轉(zhuǎn)，為企業(yè)帶來(lái)切實(shí)的利益。反之，就會(huì)造成商品積壓，商品周轉(zhuǎn)速度減緩，保管費(fèi)用增加，造成浪費(fèi)。
四、采購(gòu)制約企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)程度
盡管企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益是在商品銷售之后實(shí)現(xiàn)的，但效益高低卻與商品購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)有著密切的關(guān)系。因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)濟(jì)效益是直接通過利潤(rùn)額來(lái)表示的，而商品采購(gòu)過程中及進(jìn)貨后待售階段所支付費(fèi)用的多少同利潤(rùn)額成反比，因此，購(gòu)進(jìn)商品的效率如何，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的數(shù)量有很大影響。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)是同市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)機(jī)會(huì)聯(lián)系在一起的。確定商品采購(gòu)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、品種等，都要充分考慮企業(yè)對(duì)有關(guān)市場(chǎng)機(jī)會(huì)的利用問題。因此，采購(gòu)工作能否做到快、準(zhǔn)、好，對(duì)于企業(yè)是否能做活生意，增加營(yíng)業(yè)收入是至關(guān)重要的。為了提高經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)在組織商品貨源之前，必須要注重分析市場(chǎng)局勢(shì)，尋求可行的經(jīng)營(yíng)機(jī)會(huì)，了解消費(fèi)者的有關(guān)情況，以防止采購(gòu)工作的盲目性。
五、采購(gòu)可以提高物質(zhì)資源利用率
采購(gòu)工作須貫徹節(jié)約的方針，通過采購(gòu)可以提高物質(zhì)資源利用率。第一，合理的采購(gòu)，防止優(yōu)料劣用，長(zhǎng)材短用。第二，優(yōu)化配置資源，防止優(yōu)劣混用。在采購(gòu)中，要力求優(yōu)化配置的綜合效應(yīng)和整體效應(yīng)，防止局部?jī)?yōu)化損害整體優(yōu)化、部分優(yōu)化損害綜合優(yōu)化。第三，在采購(gòu)工作中，應(yīng)用價(jià)值工程分析，力求功能與消耗相匹配。第四，通過采購(gòu)?fù)瑫r(shí)引進(jìn)新技術(shù)、新工藝，提高物質(zhì)資源的利用效率。第五，采購(gòu)要貫徹執(zhí)行有關(guān)資源合理利用的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)政策和法規(guī)。如產(chǎn)業(yè)政策、節(jié)約綜合利用等法規(guī)，防止被淘汰的產(chǎn)品進(jìn)入流通領(lǐng)域，嚴(yán)禁違反政策、法規(guī)。
六、采購(gòu)可以加強(qiáng)企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系
企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，主要是通過商品流通的購(gòu)銷渠道，組成四通八達(dá)、縱橫交錯(cuò)的經(jīng)濟(jì)網(wǎng)絡(luò)。采購(gòu)工作在溝通企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系方面起著重要作用：第一，通過采購(gòu)工作，可鞏固現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系；第二，通過采購(gòu)工作，可以開拓新的渠道、新的領(lǐng)域；第三，通過采購(gòu)工作，豐富經(jīng)濟(jì)聯(lián)系的內(nèi)容，如開展除采購(gòu)以外的技術(shù)、資金、科研等方面的工作。
七、采購(gòu)可以洞察市場(chǎng)趨勢(shì)
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以市場(chǎng)為導(dǎo)向，憑借市場(chǎng)展開的。通過采購(gòu)，觀察市場(chǎng)供求變化及其發(fā)展趨勢(shì)，借以引導(dǎo)企業(yè)投資方向、調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、確定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)方向和經(jīng)營(yíng)策略。
采購(gòu)的功能
一、采購(gòu)制約企業(yè)銷售工作的質(zhì)量
商品采購(gòu)作為向企業(yè)提供對(duì)象的先導(dǎo)環(huán)節(jié)，只有使購(gòu)進(jìn)商品的品種、數(shù)量符合市場(chǎng)需要，商品銷售業(yè)務(wù)才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、高效益，從而達(dá)到采購(gòu)和銷售的和諧統(tǒng)一；反之則會(huì)導(dǎo)致購(gòu)銷之間的矛盾，造成銷售呆滯，影響企業(yè)功能的發(fā)揮。因此，商品銷售質(zhì)量的高低很大程度上取決于商品采購(gòu)的質(zhì)量、銷售活動(dòng)的拓展和創(chuàng)新與商品采購(gòu)有直接聯(lián)系。
二、采購(gòu)制約企業(yè)研發(fā)工作的質(zhì)量
在某種程度上沒有采購(gòu)支持的研發(fā)方案其成功率會(huì)大打折扣。一方面，研發(fā)人員經(jīng)常會(huì)因采購(gòu)不到某種物料或者受到某種加工工藝的限制，使設(shè)計(jì)難以實(shí)現(xiàn)；另一方面，設(shè)計(jì)人員費(fèi)盡心思所獲得的研發(fā)樣品在功能上與同行業(yè)相比相差甚遠(yuǎn)，或者即使性能一樣，但外觀、體積、成本、制造方便性等許多方面都顯得遜色，這歸結(jié)于研發(fā)人員信息落后，對(duì)先進(jìn)元器件了解不多，是采購(gòu)方面支持不夠造成的。
三、采購(gòu)制約商品周轉(zhuǎn)速度
采購(gòu)員必須解決好業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中的適時(shí)和適量問題。若采購(gòu)工作運(yùn)行的時(shí)點(diǎn)與把握的度同企業(yè)其他環(huán)節(jié)的活動(dòng)達(dá)到了適度結(jié)合，就可以加快商品的周轉(zhuǎn)速度，從而加快資金周轉(zhuǎn)，為企業(yè)帶來(lái)切實(shí)的利益。反之，就會(huì)造成商品積壓，商品周轉(zhuǎn)速度減緩，保管費(fèi)用增加，造成浪費(fèi)。
四、采購(gòu)制約企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)程度
盡管企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益是在商品銷售之后實(shí)現(xiàn)的，但效益高低卻與商品購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)有著密切的關(guān)系。因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)濟(jì)效益是直接通過利潤(rùn)額來(lái)表示的，而商品采購(gòu)過程中及進(jìn)貨后待售階段所支付費(fèi)用的多少同利潤(rùn)額成反比，因此，購(gòu)進(jìn)商品的效率如何，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的數(shù)量有很大影響。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)是同市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)機(jī)會(huì)聯(lián)系在一起的。確定商品采購(gòu)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、品種等，都要充分考慮企業(yè)對(duì)有關(guān)市場(chǎng)機(jī)會(huì)的利用問題。因此，采購(gòu)工作能否做到快、準(zhǔn)、好，對(duì)于企業(yè)是否能做活生意，增加營(yíng)業(yè)收入是至關(guān)重要的。為了提高經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)在組織商品貨源之前，必須要注重分析市場(chǎng)局勢(shì)，尋求可行的經(jīng)營(yíng)機(jī)會(huì)，了解消費(fèi)者的有關(guān)情況，以防止采購(gòu)工作的盲目性。
五、采購(gòu)可以提高物質(zhì)資源利用率
采購(gòu)工作須貫徹節(jié)約的方針，通過采購(gòu)可以提高物質(zhì)資源利用率。第一，合理的采購(gòu)，防止優(yōu)料劣用，長(zhǎng)材短用。第二，優(yōu)化配置資源，防止優(yōu)劣混用。在采購(gòu)中，要力求優(yōu)化配置的綜合效應(yīng)和整體效應(yīng)，防止局部?jī)?yōu)化損害整體優(yōu)化、部分優(yōu)化損害綜合優(yōu)化。第三，在采購(gòu)工作中，應(yīng)用價(jià)值工程分析，力求功能與消耗相匹配。第四，通過采購(gòu)?fù)瑫r(shí)引進(jìn)新技術(shù)、新工藝，提高物質(zhì)資源的利用效率。第五，采購(gòu)要貫徹執(zhí)行有關(guān)資源合理利用的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)政策和法規(guī)。如產(chǎn)業(yè)政策、節(jié)約綜合利用等法規(guī)，防止被淘汰的產(chǎn)品進(jìn)入流通領(lǐng)域，嚴(yán)禁違反政策、法規(guī)。
六、采購(gòu)可以加強(qiáng)企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系
企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，主要是通過商品流通的購(gòu)銷渠道，組成四通八達(dá)、縱橫交錯(cuò)的經(jīng)濟(jì)網(wǎng)絡(luò)。采購(gòu)工作在溝通企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系方面起著重要作用：第一，通過采購(gòu)工作，可鞏固現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系；第二，通過采購(gòu)工作，可以開拓新的渠道、新的領(lǐng)域；第三，通過采購(gòu)工作，豐富經(jīng)濟(jì)聯(lián)系的內(nèi)容，如開展除采購(gòu)以外的技術(shù)、資金、科研等方面的工作。
七、采購(gòu)可以洞察市場(chǎng)趨勢(shì)
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以市場(chǎng)為導(dǎo)向，憑借市場(chǎng)展開的。通過采購(gòu)，觀察市場(chǎng)供求變化及其發(fā)展趨勢(shì)，借以引導(dǎo)企業(yè)投資方向、調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、確定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)方向和經(jīng)營(yíng)策略。