項目經(jīng)理的工作程序從接受委托或任命起正式開始，在項目經(jīng)理接受委托或任命時要注意在委托合同或任命文件中明確項目經(jīng)理的工作職責(zé)、權(quán)限、工作任務(wù)及目標(biāo)、報酬及獎罰等。項目經(jīng)理正式開始工作后要經(jīng)過建立工作基礎(chǔ)(了解項目情況，研究工作任務(wù)、分析項目相關(guān)人員、編制項目工作計劃)、正式啟動項目、管理團(tuán)隊工作和結(jié)束項目等步驟。主要內(nèi)容如下：
建立工作基礎(chǔ)
1．了解項目情況，研究工作任務(wù)
項目經(jīng)理接受項目任務(wù)后，首先要了解項目情況，研究工作任務(wù)，將問題研究透徹，擬定初步的工作思路。分析了解項目的重要方法是對項目進(jìn)行工作結(jié)構(gòu)分解，即WBS， 并根據(jù)工作分解的最后結(jié)果進(jìn)一步理順工作思路，為下二步的工作計劃做準(zhǔn)備。項目經(jīng)理在組織進(jìn)行項目工作分解時應(yīng)注意以下幾方面：
(1)工作結(jié)構(gòu)分解是開展項目工作的一個必經(jīng)過程。對于項目工作結(jié)構(gòu)分解我們必須給予足夠的重視。比如進(jìn)行一個可行性研究報告編制的項目，我們至少要把這一項目的工作分解成：市場分析與預(yù)測、項目建設(shè)規(guī)模、產(chǎn)品方案、技術(shù)方案、工程方案、公用工程、項目財務(wù)評價等等，這一過程就是項目的工作分解。因此工作分解是項目管理工作中必不可少的，特別是大中型、復(fù)雜的項目。
(2)注意分解的方法。項目分解的方法主要有以下幾種：按項目工作內(nèi)容進(jìn)行分解；按項目工作過程進(jìn)行分解；按項目的專業(yè)要素進(jìn)行分解等。進(jìn)行工作分解時，要根據(jù)以往實際工作經(jīng)驗，將項目先從一個較高的層面上開始進(jìn)行分解，使分解成的工作包具有相對獨(dú)立性和可衡量性；然后繼續(xù)對這一個層面的每一個工作包逐一分解，直到分解成的每一工作單元都能明確地確定工作任務(wù)，可以單獨(dú)進(jìn)行工作計劃、預(yù)算、進(jìn)度安排和監(jiān)督控制。
(3)對分解出來的每一工作單元與工作包要明確相關(guān)指標(biāo)與內(nèi)容。相關(guān)指標(biāo)與內(nèi)容包括：該項工作的組織職責(zé)，工作周期，設(shè)備、材料的需求，費(fèi)用的預(yù)算，人力資源的安排，負(fù)責(zé)人，工作質(zhì)量要求等；在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要對每一個工作單元進(jìn)行成本分解，包括確定直接成本、間接成本等指標(biāo)；確定每一個工作包的進(jìn)度信息，如完成標(biāo)志(即代表工作完成的事件或物質(zhì)載體)、關(guān)鍵性界面及允許推遲的完成時間等。
(4)明確工作包內(nèi)各工作之間的相互邏輯關(guān)系。將上述分解過程按形成的邏輯關(guān)系進(jìn)行重新清理與審核，使之確定下來。根據(jù)需要可繪制項目網(wǎng)絡(luò)圖。
(5)分解的目的是為了高質(zhì)量地完成好工作任務(wù)。在項目執(zhí)行時，項目經(jīng)理要經(jīng)常根據(jù)項目工作分解的文件進(jìn)行檢查、估算，以保證項目實際成本與進(jìn)度不會突破原來的計劃。
項目分解有時是一項很細(xì)致的工作，這項工作經(jīng)常不是項目經(jīng)理一個人完成的，需要一些專家共同工作，是由項目經(jīng)理組織、在項目團(tuán)隊成員配合下完成的。
2．分析項目相關(guān)人員
項目經(jīng)理的另一項基礎(chǔ)性工作就是要對項目相關(guān)人員進(jìn)行分析。
(1)分析相關(guān)人員的作用。分析項目相關(guān)人員的作用主要有：
1)使項目經(jīng)理對項目所涉及的各方面關(guān)系做到心中有數(shù)，以利于今后的協(xié)調(diào)工作。
2)可以更好地確定項目的方向，有助于原方案中不合理內(nèi)容的調(diào)整。
3)通過對項目相關(guān)人群的分析，可以識別哪些是驅(qū)動者、支持者和觀察者，并確定項目的相關(guān)關(guān)鍵人員。
4)項目經(jīng)理可以從相關(guān)人員中選定合適的項目團(tuán)隊成員。通過相關(guān)人員分析，有利于確定項目團(tuán)隊的成員，有助于安排項目團(tuán)隊成員的工作任務(wù)。
(2)相關(guān)人員分析。從廣義上說與項目相關(guān)的群體和個體很多，其中包括項目的投資方、項目的運(yùn)作者、項目產(chǎn)品的客戶及項目可能影響的群體與個體等。對項目相關(guān)人員分析可以按以下分類進(jìn)行：
1)公司內(nèi)部：項目所在組織中負(fù)責(zé)監(jiān)督管理經(jīng)營運(yùn)作的執(zhí)行層經(jīng)理；為項目出主意的人和所有為項目傳遞要求的人；對項目負(fù)有全責(zé)的項目經(jīng)理；參加項目工作，受項目經(jīng)理指導(dǎo)和管理的項目團(tuán)隊成員；參與和組織項目相關(guān)工作的其他部門群體，如人力資源部門、財務(wù)部門、合同管理部門、行政部門、法律顧問部門等；擁有與該項目相關(guān)專業(yè)知識的群體或個人。
2)公司外部：
客戶或顧客：項目的委托方或項目(產(chǎn)品)的購買、使用者；
合作者：可能與項目合作的團(tuán)體、個人或組織；
賣主、供應(yīng)商、立約者：為項目提供各種資源，幫助項目工作的團(tuán)體、個人或組織；
規(guī)定者：制定用于項目管理的規(guī)定、法規(guī)、方針等的管理機(jī)構(gòu)；
專業(yè)團(tuán)體：可能對項目產(chǎn)生影響，或?qū)椖坑信d趣的專業(yè)人群；
公眾：可能受項目影響或?qū)椖扛信d趣的本地、本國或國際群體。
3)其他相關(guān)群體。其他相關(guān)群體是指為項目提供服務(wù)的其他人群，如將來為項目產(chǎn)品提供維護(hù)的人群、為項目提供社會保障的團(tuán)體等。
項目的最終使用者：項目產(chǎn)品的顧客可能并不是最終使用者，產(chǎn)品的最終使用者可能是另外的人群；
所有支持群體：由于項目的出現(xiàn)與建成，可能使一批人在就業(yè)、生活、教育等不同方面受益，成為項目的支持者；
抵制項目的群體：由于項目產(chǎn)品的出現(xiàn)或完成，對一部分人可能在就業(yè)、居住、生活等方面產(chǎn)生不利的影響。
(3)分析方法。
1)將相關(guān)人員按上述分類逐一列在項目相關(guān)成員表上，見表6-4。
表6-4 項目相關(guān)成員分析表
類別 細(xì)分 再細(xì)分 人群或團(tuán)體的職位、姓名
內(nèi)部 上層管理者 所在組織負(fù)責(zé)人、主管項目領(lǐng)導(dǎo)等
團(tuán)隊成員 項目經(jīng)理、團(tuán)隊其他成員
專業(yè)群體和興趣群體 公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門
參與群體 公司人力資源、財務(wù)、行政等部門
外部 客戶與顧客
合作者
管理部門
專業(yè)團(tuán)體
……
其他 受益者
受害者
2)對完成的表格進(jìn)行完整性核對，使每一部分人員的描述都能具體落實到職位和姓名。
3)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行交流，保證項目相關(guān)人員表格的完整性。
4)對上述表格中的人員進(jìn)行分析、識別，確定其中的項目驅(qū)動者、支持者、觀察者。
5)決定讓不同項目相關(guān)人參與項目的時間階段。
6)決定不同人群的參與方式。
3. 編制項目工作計劃
項目工作計劃是開展項目工作的規(guī)定性文件，是項目經(jīng)理工作的重要內(nèi)容之一。實際工作中項目工作計劃的主要內(nèi)容往往在項目正式確定之前就明確下來了，在項目正式確定后，項目經(jīng)理應(yīng)盡快組織完成工作計劃的正式文件，并與項目委托方取得一致意見。項目工作計劃主要包括以下幾方面的內(nèi)容：
(1)項目名稱。項目名稱應(yīng)基本涵蓋項目的主要工作內(nèi)容，讓人一目了然。如 XX X項目可行性研究報告、X X X企業(yè)管理咨詢意見等。
(2)項目基本情況。應(yīng)對項目的主要背景做出交待，包括項目委托方的基本情況，與國內(nèi)外同類項目(行業(yè))的差異，等等。
(3)項目團(tuán)隊工作目標(biāo)與任務(wù)。對于被委托的工作目標(biāo)與工作任務(wù)，委托方與被委托方在簽訂委托合同時有一個明確的要求。在工作計劃中，對于工作目標(biāo)及工作任務(wù)的理解與闡述應(yīng)做到準(zhǔn)確、具體，逐一列出，以便工作當(dāng)中對照檢查。團(tuán)隊的工作目標(biāo)應(yīng)包括工作質(zhì)量目標(biāo)的內(nèi)容。
(4)項目工作進(jìn)度計劃。按照與委托方達(dá)成的協(xié)議，被委托方應(yīng)在指定工作日內(nèi)完成委托工作。項目經(jīng)理要根據(jù)這一要求，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，對項目進(jìn)度進(jìn)行階段性劃分，并提出進(jìn)度計劃。對于大中型項目應(yīng)繪制進(jìn)度橫道圖，以便進(jìn)行動態(tài)檢查。
(5)項目團(tuán)隊組成與分工。為完成項目工作任務(wù)，項目經(jīng)理應(yīng)擬定項目團(tuán)隊的名單，確定團(tuán)隊成員，并根據(jù)任務(wù)和團(tuán)隊成員各自特點(diǎn)進(jìn)行分工。當(dāng)然，工作計劃中的名單與分工只是初步的，隨著項目工作的深入，可能會進(jìn)行一定的調(diào)整。
(6)項目費(fèi)用計劃。項目經(jīng)理對項目的費(fèi)用要有一個合理的估算，根據(jù)以往同類項目的工作經(jīng)驗和本項目的具體情況，結(jié)合有關(guān)規(guī)定提出費(fèi)用計劃。費(fèi)用主要包括：差旅費(fèi)、人工費(fèi)(含內(nèi)部人員與外部人員)、辦公費(fèi)用等各項雜費(fèi)，以及備用金等等。
在進(jìn)行費(fèi)用計劃的制訂中，既要注意費(fèi)用估算充足、全面、合理，又不能估算過高，造成浪費(fèi)或計劃與實際嚴(yán)重偏離。
費(fèi)用計劃要經(jīng)過上級批準(zhǔn)后才能生效，同樣，如需變更調(diào)整，也必須經(jīng)過上級批準(zhǔn)才能生效。
(7)成果的形式、成果交付數(shù)量、時間及交付方式。項目工作完成后，被委托方以什么形式體現(xiàn)或交付給委托方，委托方以何種形式接收等都要在計劃中明確。這一內(nèi)容在合同中應(yīng)當(dāng)清楚地載明。
(8)項目費(fèi)用的來源。項目費(fèi)用是由委托方直接支付給項目團(tuán)隊，還是支付給被委托方，由被委托方支付給項目團(tuán)隊，項目經(jīng)理在工作計劃編制中要理清費(fèi)用支付來源，以保證項目工作的正常開展。
建立工作基礎(chǔ)
1．了解項目情況，研究工作任務(wù)
項目經(jīng)理接受項目任務(wù)后，首先要了解項目情況，研究工作任務(wù)，將問題研究透徹，擬定初步的工作思路。分析了解項目的重要方法是對項目進(jìn)行工作結(jié)構(gòu)分解，即WBS， 并根據(jù)工作分解的最后結(jié)果進(jìn)一步理順工作思路，為下二步的工作計劃做準(zhǔn)備。項目經(jīng)理在組織進(jìn)行項目工作分解時應(yīng)注意以下幾方面：
(1)工作結(jié)構(gòu)分解是開展項目工作的一個必經(jīng)過程。對于項目工作結(jié)構(gòu)分解我們必須給予足夠的重視。比如進(jìn)行一個可行性研究報告編制的項目，我們至少要把這一項目的工作分解成：市場分析與預(yù)測、項目建設(shè)規(guī)模、產(chǎn)品方案、技術(shù)方案、工程方案、公用工程、項目財務(wù)評價等等，這一過程就是項目的工作分解。因此工作分解是項目管理工作中必不可少的，特別是大中型、復(fù)雜的項目。
(2)注意分解的方法。項目分解的方法主要有以下幾種：按項目工作內(nèi)容進(jìn)行分解；按項目工作過程進(jìn)行分解；按項目的專業(yè)要素進(jìn)行分解等。進(jìn)行工作分解時，要根據(jù)以往實際工作經(jīng)驗，將項目先從一個較高的層面上開始進(jìn)行分解，使分解成的工作包具有相對獨(dú)立性和可衡量性；然后繼續(xù)對這一個層面的每一個工作包逐一分解，直到分解成的每一工作單元都能明確地確定工作任務(wù)，可以單獨(dú)進(jìn)行工作計劃、預(yù)算、進(jìn)度安排和監(jiān)督控制。
(3)對分解出來的每一工作單元與工作包要明確相關(guān)指標(biāo)與內(nèi)容。相關(guān)指標(biāo)與內(nèi)容包括：該項工作的組織職責(zé)，工作周期，設(shè)備、材料的需求，費(fèi)用的預(yù)算，人力資源的安排，負(fù)責(zé)人，工作質(zhì)量要求等；在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要對每一個工作單元進(jìn)行成本分解，包括確定直接成本、間接成本等指標(biāo)；確定每一個工作包的進(jìn)度信息，如完成標(biāo)志(即代表工作完成的事件或物質(zhì)載體)、關(guān)鍵性界面及允許推遲的完成時間等。
(4)明確工作包內(nèi)各工作之間的相互邏輯關(guān)系。將上述分解過程按形成的邏輯關(guān)系進(jìn)行重新清理與審核，使之確定下來。根據(jù)需要可繪制項目網(wǎng)絡(luò)圖。
(5)分解的目的是為了高質(zhì)量地完成好工作任務(wù)。在項目執(zhí)行時，項目經(jīng)理要經(jīng)常根據(jù)項目工作分解的文件進(jìn)行檢查、估算，以保證項目實際成本與進(jìn)度不會突破原來的計劃。
項目分解有時是一項很細(xì)致的工作，這項工作經(jīng)常不是項目經(jīng)理一個人完成的，需要一些專家共同工作，是由項目經(jīng)理組織、在項目團(tuán)隊成員配合下完成的。
2．分析項目相關(guān)人員
項目經(jīng)理的另一項基礎(chǔ)性工作就是要對項目相關(guān)人員進(jìn)行分析。
(1)分析相關(guān)人員的作用。分析項目相關(guān)人員的作用主要有：
1)使項目經(jīng)理對項目所涉及的各方面關(guān)系做到心中有數(shù)，以利于今后的協(xié)調(diào)工作。
2)可以更好地確定項目的方向，有助于原方案中不合理內(nèi)容的調(diào)整。
3)通過對項目相關(guān)人群的分析，可以識別哪些是驅(qū)動者、支持者和觀察者，并確定項目的相關(guān)關(guān)鍵人員。
4)項目經(jīng)理可以從相關(guān)人員中選定合適的項目團(tuán)隊成員。通過相關(guān)人員分析，有利于確定項目團(tuán)隊的成員，有助于安排項目團(tuán)隊成員的工作任務(wù)。
(2)相關(guān)人員分析。從廣義上說與項目相關(guān)的群體和個體很多，其中包括項目的投資方、項目的運(yùn)作者、項目產(chǎn)品的客戶及項目可能影響的群體與個體等。對項目相關(guān)人員分析可以按以下分類進(jìn)行：
1)公司內(nèi)部：項目所在組織中負(fù)責(zé)監(jiān)督管理經(jīng)營運(yùn)作的執(zhí)行層經(jīng)理；為項目出主意的人和所有為項目傳遞要求的人；對項目負(fù)有全責(zé)的項目經(jīng)理；參加項目工作，受項目經(jīng)理指導(dǎo)和管理的項目團(tuán)隊成員；參與和組織項目相關(guān)工作的其他部門群體，如人力資源部門、財務(wù)部門、合同管理部門、行政部門、法律顧問部門等；擁有與該項目相關(guān)專業(yè)知識的群體或個人。
2)公司外部：
客戶或顧客：項目的委托方或項目(產(chǎn)品)的購買、使用者；
合作者：可能與項目合作的團(tuán)體、個人或組織；
賣主、供應(yīng)商、立約者：為項目提供各種資源，幫助項目工作的團(tuán)體、個人或組織；
規(guī)定者：制定用于項目管理的規(guī)定、法規(guī)、方針等的管理機(jī)構(gòu)；
專業(yè)團(tuán)體：可能對項目產(chǎn)生影響，或?qū)椖坑信d趣的專業(yè)人群；
公眾：可能受項目影響或?qū)椖扛信d趣的本地、本國或國際群體。
3)其他相關(guān)群體。其他相關(guān)群體是指為項目提供服務(wù)的其他人群，如將來為項目產(chǎn)品提供維護(hù)的人群、為項目提供社會保障的團(tuán)體等。
項目的最終使用者：項目產(chǎn)品的顧客可能并不是最終使用者，產(chǎn)品的最終使用者可能是另外的人群；
所有支持群體：由于項目的出現(xiàn)與建成，可能使一批人在就業(yè)、生活、教育等不同方面受益，成為項目的支持者；
抵制項目的群體：由于項目產(chǎn)品的出現(xiàn)或完成，對一部分人可能在就業(yè)、居住、生活等方面產(chǎn)生不利的影響。
(3)分析方法。
1)將相關(guān)人員按上述分類逐一列在項目相關(guān)成員表上，見表6-4。
表6-4 項目相關(guān)成員分析表
類別 細(xì)分 再細(xì)分 人群或團(tuán)體的職位、姓名
內(nèi)部 上層管理者 所在組織負(fù)責(zé)人、主管項目領(lǐng)導(dǎo)等
團(tuán)隊成員 項目經(jīng)理、團(tuán)隊其他成員
專業(yè)群體和興趣群體 公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門
參與群體 公司人力資源、財務(wù)、行政等部門
外部 客戶與顧客
合作者
管理部門
專業(yè)團(tuán)體
……
其他 受益者
受害者
2)對完成的表格進(jìn)行完整性核對，使每一部分人員的描述都能具體落實到職位和姓名。
3)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行交流，保證項目相關(guān)人員表格的完整性。
4)對上述表格中的人員進(jìn)行分析、識別，確定其中的項目驅(qū)動者、支持者、觀察者。
5)決定讓不同項目相關(guān)人參與項目的時間階段。
6)決定不同人群的參與方式。
3. 編制項目工作計劃
項目工作計劃是開展項目工作的規(guī)定性文件，是項目經(jīng)理工作的重要內(nèi)容之一。實際工作中項目工作計劃的主要內(nèi)容往往在項目正式確定之前就明確下來了，在項目正式確定后，項目經(jīng)理應(yīng)盡快組織完成工作計劃的正式文件，并與項目委托方取得一致意見。項目工作計劃主要包括以下幾方面的內(nèi)容：
(1)項目名稱。項目名稱應(yīng)基本涵蓋項目的主要工作內(nèi)容，讓人一目了然。如 XX X項目可行性研究報告、X X X企業(yè)管理咨詢意見等。
(2)項目基本情況。應(yīng)對項目的主要背景做出交待，包括項目委托方的基本情況，與國內(nèi)外同類項目(行業(yè))的差異，等等。
(3)項目團(tuán)隊工作目標(biāo)與任務(wù)。對于被委托的工作目標(biāo)與工作任務(wù)，委托方與被委托方在簽訂委托合同時有一個明確的要求。在工作計劃中，對于工作目標(biāo)及工作任務(wù)的理解與闡述應(yīng)做到準(zhǔn)確、具體，逐一列出，以便工作當(dāng)中對照檢查。團(tuán)隊的工作目標(biāo)應(yīng)包括工作質(zhì)量目標(biāo)的內(nèi)容。
(4)項目工作進(jìn)度計劃。按照與委托方達(dá)成的協(xié)議，被委托方應(yīng)在指定工作日內(nèi)完成委托工作。項目經(jīng)理要根據(jù)這一要求，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，對項目進(jìn)度進(jìn)行階段性劃分，并提出進(jìn)度計劃。對于大中型項目應(yīng)繪制進(jìn)度橫道圖，以便進(jìn)行動態(tài)檢查。
(5)項目團(tuán)隊組成與分工。為完成項目工作任務(wù)，項目經(jīng)理應(yīng)擬定項目團(tuán)隊的名單，確定團(tuán)隊成員，并根據(jù)任務(wù)和團(tuán)隊成員各自特點(diǎn)進(jìn)行分工。當(dāng)然，工作計劃中的名單與分工只是初步的，隨著項目工作的深入，可能會進(jìn)行一定的調(diào)整。
(6)項目費(fèi)用計劃。項目經(jīng)理對項目的費(fèi)用要有一個合理的估算，根據(jù)以往同類項目的工作經(jīng)驗和本項目的具體情況，結(jié)合有關(guān)規(guī)定提出費(fèi)用計劃。費(fèi)用主要包括：差旅費(fèi)、人工費(fèi)(含內(nèi)部人員與外部人員)、辦公費(fèi)用等各項雜費(fèi)，以及備用金等等。
在進(jìn)行費(fèi)用計劃的制訂中，既要注意費(fèi)用估算充足、全面、合理，又不能估算過高，造成浪費(fèi)或計劃與實際嚴(yán)重偏離。
費(fèi)用計劃要經(jīng)過上級批準(zhǔn)后才能生效，同樣，如需變更調(diào)整，也必須經(jīng)過上級批準(zhǔn)才能生效。
(7)成果的形式、成果交付數(shù)量、時間及交付方式。項目工作完成后，被委托方以什么形式體現(xiàn)或交付給委托方，委托方以何種形式接收等都要在計劃中明確。這一內(nèi)容在合同中應(yīng)當(dāng)清楚地載明。
(8)項目費(fèi)用的來源。項目費(fèi)用是由委托方直接支付給項目團(tuán)隊，還是支付給被委托方，由被委托方支付給項目團(tuán)隊，項目經(jīng)理在工作計劃編制中要理清費(fèi)用支付來源，以保證項目工作的正常開展。