隨著辦公自動化的普及，電子檔案逐漸產(chǎn)生。電子檔案的特性不同與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，本文針對電子檔案的保存與維護、利用與管理等工作進行一些探討。
一、電子檔案的特點
電子文件作為一種數(shù)字化的信息記錄形式，具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的明顯特征。如：電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，電子文件對設備有著很強的依賴性，電子文件具有非直讀性、信息共享性、易更改性以及電子文件非實體歸檔等特點。電子文件的特點使得電子檔案和紙質(zhì)檔案相比具有許多優(yōu)越性：一是可以節(jié)省空間；二是能同時保存文字、聲音、圖形和影像等文件，增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容；三是省時省力，檔案管理人員只要掌握了電子檔案的特性和先進的技術(shù)設備與相應的管理軟件的使用后，就能通過網(wǎng)絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用等工作；四是提高了檔案的利用率。當檔案用戶將檔案信息下載到本地機后，用戶下載的只是電子檔案的“復制品”，真正的檔案原件仍保存于檔案部門，這樣，同一份電子檔案可同時為不同的用戶提供服務，有效地提高了檔案的利用率。
二、電子檔案的保存與維護
如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。
第一，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度、濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準等。
第二，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致。這種技術(shù)和形式上的差異，必然導致以后還原時所采用的技術(shù)與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進步帶來的必然結(jié)果。
因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。
第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式的格式進行還原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，這是為穩(wěn)妥的永久保存方法。
第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應包括元數(shù)據(jù)，物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系，相關(guān)的電子檔案名稱、存儲位置及相互關(guān)系，與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。
三、電子檔案的利用與管理
電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。
1.電子檔案提供利用的方法
對檔案部門來說，電子檔案提供利用一般有三種方法，即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。
檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。
通信傳輸即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及為相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)。
直接利用是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查詢的一種方式。其特點是可為利用者提供技術(shù)支援，與通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可行性取決于檔案館網(wǎng)絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2.電子檔案的利用管理
由于電子檔案提供利用方式的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中的安全保密措施等。
首先要進行使用權(quán)限的審核。電子檔案利用所涉及到的人員有檔案載體的保管人員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員、利用者及維護操作人員等。由于他們各自工作性質(zhì)和責任的不同，因而對其進行使用權(quán)限審核是十分必要的。
其次要進行拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散等問題，如果管理不好，將會造成檔案信息的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。
對電子檔案的利用與管理，是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，就能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求。
一、電子檔案的特點
電子文件作為一種數(shù)字化的信息記錄形式，具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的明顯特征。如：電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，電子文件對設備有著很強的依賴性，電子文件具有非直讀性、信息共享性、易更改性以及電子文件非實體歸檔等特點。電子文件的特點使得電子檔案和紙質(zhì)檔案相比具有許多優(yōu)越性：一是可以節(jié)省空間；二是能同時保存文字、聲音、圖形和影像等文件，增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容；三是省時省力，檔案管理人員只要掌握了電子檔案的特性和先進的技術(shù)設備與相應的管理軟件的使用后，就能通過網(wǎng)絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用等工作；四是提高了檔案的利用率。當檔案用戶將檔案信息下載到本地機后，用戶下載的只是電子檔案的“復制品”，真正的檔案原件仍保存于檔案部門，這樣，同一份電子檔案可同時為不同的用戶提供服務，有效地提高了檔案的利用率。
二、電子檔案的保存與維護
如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。
第一，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度、濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準等。
第二，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致。這種技術(shù)和形式上的差異，必然導致以后還原時所采用的技術(shù)與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進步帶來的必然結(jié)果。
因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。
第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式的格式進行還原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，這是為穩(wěn)妥的永久保存方法。
第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應包括元數(shù)據(jù)，物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系，相關(guān)的電子檔案名稱、存儲位置及相互關(guān)系，與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。
三、電子檔案的利用與管理
電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。
1.電子檔案提供利用的方法
對檔案部門來說，電子檔案提供利用一般有三種方法，即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。
檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。
通信傳輸即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及為相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)。
直接利用是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查詢的一種方式。其特點是可為利用者提供技術(shù)支援，與通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可行性取決于檔案館網(wǎng)絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2.電子檔案的利用管理
由于電子檔案提供利用方式的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中的安全保密措施等。
首先要進行使用權(quán)限的審核。電子檔案利用所涉及到的人員有檔案載體的保管人員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員、利用者及維護操作人員等。由于他們各自工作性質(zhì)和責任的不同，因而對其進行使用權(quán)限審核是十分必要的。
其次要進行拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散等問題，如果管理不好，將會造成檔案信息的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。
對電子檔案的利用與管理，是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，就能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求。