1、辦公自動(dòng)化
今天，人類已進(jìn)人信息時(shí)代，不論是在哪一個(gè)公司，還是在一般的社會(huì)組織之中，都充斥著大量的信息與資料。如果要保留這些信息全憑秘書的記憶力去儲(chǔ)存，那簡直是不可能的，因此，如何有效地運(yùn)用這些信息為上司的決策服務(wù)，這實(shí)際上就表現(xiàn)出了秘書自身工作能力的大小。
由于電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀這類OA設(shè)備在辦公室越來越廣泛地使用，而且使用起來越來越方便，所以，限于篇幅，本節(jié)對(duì)各種OA設(shè)備不再作介紹了。這些設(shè)備給秘書工作帶來許多方便，大大提高了工作效率，因此，每一個(gè)秘書都應(yīng)該學(xué)會(huì)使用各種OA設(shè)備。但是，現(xiàn)在有些公司在購進(jìn)一些○A設(shè)備后，有的秘書以“這些機(jī)器不可靠”為遁詞，不愿去學(xué)習(xí)使用這些新機(jī)器，這實(shí)際是一種懶惰與懦弱的表現(xiàn)。作為秘書應(yīng)該永遠(yuǎn)具備一種積極亢奮的進(jìn)取精神，去迎接時(shí)代的每一個(gè)新的挑戰(zhàn)，因此，每一個(gè)秘書都要主動(dòng)地、積極地去熟悉各種OA機(jī)器，為自己的工作服務(wù)。
在當(dāng)代這個(gè)充滿激烈競爭的社會(huì)里，所有公司上司人的工作越來越繁重，而且越來越多樣化。因此，如果把秘書的每一項(xiàng)工作派專人負(fù)責(zé)的話，那么，與現(xiàn)在的秘書人數(shù)相比，將來的秘書人數(shù)將要成倍地增加。但是，增加了人員，并不一定會(huì)帶來工作的高效率，相反，卻要增加工資費(fèi)用等，因此，秘書科應(yīng)積極采用各種先進(jìn)的OA設(shè)備，將秘書從大量的重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來。
目前，各公司都采用電腦對(duì)上司的工作日程進(jìn)行安排（如開會(huì)、出差、接待來客）以及與這些工作相關(guān)的工作的管理，也有的用電腦進(jìn)行預(yù)算、記帳、儲(chǔ)存與分析各種資料等，——通過運(yùn)用這些現(xiàn)代化的OA機(jī)器，不僅節(jié)省了空間，降低了費(fèi)用，更重要的是提高了秘書的工作效率。
比如，采用電腦管理上司的交際范圍，從卷宗里取出名片后，就馬上能知道××公司的總經(jīng)理與自己上司是一種什么關(guān)系，有過哪些交往，他們是通過什么方式相識(shí)的。用電腦管理名片，不單是起整理的作用，而且還儲(chǔ)存著與這些人相關(guān)的大量信息，必要時(shí)，可以迅速取出來使用。
由于把資料存入電腦，因此，不僅節(jié)約了空間，而且節(jié)約了時(shí)間與勞動(dòng)力，給秘書帶來了大量富裕的時(shí)間。
OA設(shè)備為秘書節(jié)省了大量的時(shí)間，因此秘書要利用這種時(shí)間上的節(jié)省，使自己的各項(xiàng)工作做得更細(xì)致、更周到，不僅如此，還要學(xué)習(xí)新的知識(shí)，熟悉新的工作，以迎接任何新的挑戰(zhàn)。
OA設(shè)備固然為秘書帶來了工作效率，提高了工作的質(zhì)量，但是，不要忘記根本的一點(diǎn)，那就是無論OA設(shè)備先進(jìn)到什么程度，秘書工作最終離不開人。比如說，不管你發(fā)明一種什么樣精致的設(shè)備，都不可能代替秘書去給客人送茶，使客人有一種賓至如歸的親切感。當(dāng)然也許只有這一點(diǎn)，才是我們?nèi)祟惖奶貦?quán)！
對(duì)于公司的每一個(gè)職員，包括公司的上司，當(dāng)然也包括每一個(gè)秘書，都要學(xué)習(xí)使用各種OA設(shè)備。如果您是秘書，您能熟練地運(yùn)用OA設(shè)備幫助您的工作嗎？
2、辦公室的整理
秘書每天上班之后，要對(duì)上司和自己的辦公室進(jìn)行整理；秘書一般要比上司早10—15分鐘到辦公室；到辦公室后，做以下一些工作：
打開空調(diào)調(diào)節(jié)溫度，換氣；
啟動(dòng)電腦；
擦拭寫字臺(tái)、衣帽架等家俱上面的灰塵；
給花換水，給盆花澆水；
給上司削好鉛筆，補(bǔ)充好其它辦公用品（如別針、夾子、記錄紙等）。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應(yīng)該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率。
秘書每天上班之后大體就是這些工作。如果擺放的是鮮花，并不一定要天天澆水，但到一定的時(shí)候要請(qǐng)花木公司的人來更換。還有，照明器具還隔一段時(shí)間擦一次，以免降低亮度。另外，如果秘書負(fù)責(zé)保管印章的話，也要對(duì)印章印泥經(jīng)常保管。下班之前，要對(duì)上司的寫字臺(tái)等進(jìn)行整理，防止泄漏機(jī)密。這些事看起來小，實(shí)際事關(guān)重大。
關(guān)于上司辦公室的布置的裝修和布置，秘書不一定要是這方面的行家，但上司的辦公室和秘書自己的辦公室平時(shí)的整理和布置還是屬于秘書份內(nèi)的工作。上司辦公室里的辦公桌椅的安放，首先要考慮的是方便上司辦公，提高效率；與此同時(shí)，也要考慮辦公室的氣氛，因此，作為秘書，也多少得懂一些室內(nèi)布置方面的知識(shí)。和一個(gè)人的衣著打扮一樣，辦公室布置的水平對(duì)外也反映了一個(gè)公司的管理水平和素質(zhì)。因此，秘書應(yīng)了解上司的愛好和習(xí)慣，隨時(shí)保持上司辦公室布置的高雅格調(diào)。
客人進(jìn)入上司的辦公室之前必須從秘書的辦公桌前通過，這是辦公室布置的第一要點(diǎn)。另外，辦公桌椅的位置和朝向，既要考慮效率，也要從人體生理工程學(xué)的角度出發(fā)保證舒適。
如果上司經(jīng)常在自己的辦公室開會(huì)的話，在擺放家俱時(shí)，就要考慮是否騰出一個(gè)專門的空間（如某個(gè)角落）放些開會(huì)用的桌椅。秘書在設(shè)計(jì)上司的辦公室布置時(shí)，應(yīng)盡可能地細(xì)心，譬如上司是左撇子的話，電話就應(yīng)放在右邊；辦公桌是左邊采光還是右邊采光，太陽是否會(huì)直接曬到辦公桌等等，這些都要考慮到。
3、信件收發(fā)
a.郵政常識(shí)
郵政方面的學(xué)問很大，作為秘書不可能全部精通，但是具備一些
郵政基礎(chǔ)知識(shí)還是必需的，這樣，在發(fā)郵件時(shí)，既能做到快捷，又保證經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。在郵寄一些重要文件時(shí)，一定要確保對(duì)方能收到，所以要保留好郵寄存根，以便作為己寄出的證據(jù)。
b.收信
收到郵件后，一般都是先對(duì)郵件進(jìn)行分類，分類完之后用裁剪刀將郵件開封，對(duì)郵件進(jìn)行登記，如果有急件，就馬上送到上司辦公室，放在他的桌上，告訴他是什么急件。
c.給上司送材料的順序是什么
第一類是電話留言、傳真、快遞、電子郵件、掛號(hào)信；第二類是私人信件；第三類是一般信函；第四類是公司內(nèi)部通知；第五類是第三類郵件（如廣告印刷品等）；第六類是雜志、樣本等。
屬于第五和第六類的郵件，只有在上司比較空閑的時(shí)候才能送給他看。如果上司不感興趣的東西和太浪費(fèi)時(shí)間的東西，不要送給上司，一般來說，作為秘書應(yīng)該逐步了解上司對(duì)什么東西感興趣和不感興趣。
今天，人類已進(jìn)人信息時(shí)代，不論是在哪一個(gè)公司，還是在一般的社會(huì)組織之中，都充斥著大量的信息與資料。如果要保留這些信息全憑秘書的記憶力去儲(chǔ)存，那簡直是不可能的，因此，如何有效地運(yùn)用這些信息為上司的決策服務(wù)，這實(shí)際上就表現(xiàn)出了秘書自身工作能力的大小。
由于電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀這類OA設(shè)備在辦公室越來越廣泛地使用，而且使用起來越來越方便，所以，限于篇幅，本節(jié)對(duì)各種OA設(shè)備不再作介紹了。這些設(shè)備給秘書工作帶來許多方便，大大提高了工作效率，因此，每一個(gè)秘書都應(yīng)該學(xué)會(huì)使用各種OA設(shè)備。但是，現(xiàn)在有些公司在購進(jìn)一些○A設(shè)備后，有的秘書以“這些機(jī)器不可靠”為遁詞，不愿去學(xué)習(xí)使用這些新機(jī)器，這實(shí)際是一種懶惰與懦弱的表現(xiàn)。作為秘書應(yīng)該永遠(yuǎn)具備一種積極亢奮的進(jìn)取精神，去迎接時(shí)代的每一個(gè)新的挑戰(zhàn)，因此，每一個(gè)秘書都要主動(dòng)地、積極地去熟悉各種OA機(jī)器，為自己的工作服務(wù)。
在當(dāng)代這個(gè)充滿激烈競爭的社會(huì)里，所有公司上司人的工作越來越繁重，而且越來越多樣化。因此，如果把秘書的每一項(xiàng)工作派專人負(fù)責(zé)的話，那么，與現(xiàn)在的秘書人數(shù)相比，將來的秘書人數(shù)將要成倍地增加。但是，增加了人員，并不一定會(huì)帶來工作的高效率，相反，卻要增加工資費(fèi)用等，因此，秘書科應(yīng)積極采用各種先進(jìn)的OA設(shè)備，將秘書從大量的重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來。
目前，各公司都采用電腦對(duì)上司的工作日程進(jìn)行安排（如開會(huì)、出差、接待來客）以及與這些工作相關(guān)的工作的管理，也有的用電腦進(jìn)行預(yù)算、記帳、儲(chǔ)存與分析各種資料等，——通過運(yùn)用這些現(xiàn)代化的OA機(jī)器，不僅節(jié)省了空間，降低了費(fèi)用，更重要的是提高了秘書的工作效率。
比如，采用電腦管理上司的交際范圍，從卷宗里取出名片后，就馬上能知道××公司的總經(jīng)理與自己上司是一種什么關(guān)系，有過哪些交往，他們是通過什么方式相識(shí)的。用電腦管理名片，不單是起整理的作用，而且還儲(chǔ)存著與這些人相關(guān)的大量信息，必要時(shí)，可以迅速取出來使用。
由于把資料存入電腦，因此，不僅節(jié)約了空間，而且節(jié)約了時(shí)間與勞動(dòng)力，給秘書帶來了大量富裕的時(shí)間。
OA設(shè)備為秘書節(jié)省了大量的時(shí)間，因此秘書要利用這種時(shí)間上的節(jié)省，使自己的各項(xiàng)工作做得更細(xì)致、更周到，不僅如此，還要學(xué)習(xí)新的知識(shí)，熟悉新的工作，以迎接任何新的挑戰(zhàn)。
OA設(shè)備固然為秘書帶來了工作效率，提高了工作的質(zhì)量，但是，不要忘記根本的一點(diǎn)，那就是無論OA設(shè)備先進(jìn)到什么程度，秘書工作最終離不開人。比如說，不管你發(fā)明一種什么樣精致的設(shè)備，都不可能代替秘書去給客人送茶，使客人有一種賓至如歸的親切感。當(dāng)然也許只有這一點(diǎn)，才是我們?nèi)祟惖奶貦?quán)！
對(duì)于公司的每一個(gè)職員，包括公司的上司，當(dāng)然也包括每一個(gè)秘書，都要學(xué)習(xí)使用各種OA設(shè)備。如果您是秘書，您能熟練地運(yùn)用OA設(shè)備幫助您的工作嗎？
2、辦公室的整理
秘書每天上班之后，要對(duì)上司和自己的辦公室進(jìn)行整理；秘書一般要比上司早10—15分鐘到辦公室；到辦公室后，做以下一些工作：
打開空調(diào)調(diào)節(jié)溫度，換氣；
啟動(dòng)電腦；
擦拭寫字臺(tái)、衣帽架等家俱上面的灰塵；
給花換水，給盆花澆水；
給上司削好鉛筆，補(bǔ)充好其它辦公用品（如別針、夾子、記錄紙等）。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應(yīng)該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率。
秘書每天上班之后大體就是這些工作。如果擺放的是鮮花，并不一定要天天澆水，但到一定的時(shí)候要請(qǐng)花木公司的人來更換。還有，照明器具還隔一段時(shí)間擦一次，以免降低亮度。另外，如果秘書負(fù)責(zé)保管印章的話，也要對(duì)印章印泥經(jīng)常保管。下班之前，要對(duì)上司的寫字臺(tái)等進(jìn)行整理，防止泄漏機(jī)密。這些事看起來小，實(shí)際事關(guān)重大。
關(guān)于上司辦公室的布置的裝修和布置，秘書不一定要是這方面的行家，但上司的辦公室和秘書自己的辦公室平時(shí)的整理和布置還是屬于秘書份內(nèi)的工作。上司辦公室里的辦公桌椅的安放，首先要考慮的是方便上司辦公，提高效率；與此同時(shí)，也要考慮辦公室的氣氛，因此，作為秘書，也多少得懂一些室內(nèi)布置方面的知識(shí)。和一個(gè)人的衣著打扮一樣，辦公室布置的水平對(duì)外也反映了一個(gè)公司的管理水平和素質(zhì)。因此，秘書應(yīng)了解上司的愛好和習(xí)慣，隨時(shí)保持上司辦公室布置的高雅格調(diào)。
客人進(jìn)入上司的辦公室之前必須從秘書的辦公桌前通過，這是辦公室布置的第一要點(diǎn)。另外，辦公桌椅的位置和朝向，既要考慮效率，也要從人體生理工程學(xué)的角度出發(fā)保證舒適。
如果上司經(jīng)常在自己的辦公室開會(huì)的話，在擺放家俱時(shí)，就要考慮是否騰出一個(gè)專門的空間（如某個(gè)角落）放些開會(huì)用的桌椅。秘書在設(shè)計(jì)上司的辦公室布置時(shí)，應(yīng)盡可能地細(xì)心，譬如上司是左撇子的話，電話就應(yīng)放在右邊；辦公桌是左邊采光還是右邊采光，太陽是否會(huì)直接曬到辦公桌等等，這些都要考慮到。
3、信件收發(fā)
a.郵政常識(shí)
郵政方面的學(xué)問很大，作為秘書不可能全部精通，但是具備一些
郵政基礎(chǔ)知識(shí)還是必需的，這樣，在發(fā)郵件時(shí)，既能做到快捷，又保證經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。在郵寄一些重要文件時(shí)，一定要確保對(duì)方能收到，所以要保留好郵寄存根，以便作為己寄出的證據(jù)。
b.收信
收到郵件后，一般都是先對(duì)郵件進(jìn)行分類，分類完之后用裁剪刀將郵件開封，對(duì)郵件進(jìn)行登記，如果有急件，就馬上送到上司辦公室，放在他的桌上，告訴他是什么急件。
c.給上司送材料的順序是什么
第一類是電話留言、傳真、快遞、電子郵件、掛號(hào)信；第二類是私人信件；第三類是一般信函；第四類是公司內(nèi)部通知；第五類是第三類郵件（如廣告印刷品等）；第六類是雜志、樣本等。
屬于第五和第六類的郵件，只有在上司比較空閑的時(shí)候才能送給他看。如果上司不感興趣的東西和太浪費(fèi)時(shí)間的東西，不要送給上司，一般來說，作為秘書應(yīng)該逐步了解上司對(duì)什么東西感興趣和不感興趣。