文書寫作(包括英文信函)對于秘書來說是一門非常重要的工作，但受篇幅的限制，本節(jié)不能全面展開，只是對現(xiàn)在文書寫作中常見的一些問題，加以提醒。
1、避免語法錯誤
在中學課本里，每個人都學過語法知識，但是，無論是在說話的時候，還是在寫文章的過程中，總是避免不了要犯一些語法錯誤。下面這些雖然是老生常談，但它的確是語法錯誤的“常見病”、“多發(fā)病”，不過，它們并非是“不治之癥”，只要在說話和寫文章的時候稍加注意，就可以避免。
a.成份殘缺
指－旬話里缺少一個必要的成分，主要表現(xiàn)為主語、謂語或賓語殘缺。除了前面提到的一些原因外，濫用動詞“使”也會造成主語殘缺。如“通過閱讀那本小說，使我的內(nèi)心世界受到了極大的震動”，“使”字在此是多余的，它造成主語殘缺。
b.成份多余
主要表現(xiàn)在兩個含義相同或相近的詞疊用。如“參加這次會議的沒有其他別的人”，“其他的”與“別的”意思相同，不應疊用。又如“各位董事都出席了，基本上沒有缺席的。”既然“都”出席了，也就不存在“基本土”的問題。有一些習慣語，如“基本”、“大概”、“我們”等，在口頭交談時也許是允許的，但如果帶到書面語言中來，往往會造成成分多余。
c.搭配不當
這是常見的語病，應該加強對語義的理解，注意習慣的詞意搭配，多看、多寫、多練。
d.顧此失彼
如果聯(lián)合結(jié)構(gòu)（用“和”、“與”等連詞連接的幾個詞）有一部分與相關(guān)的修飾動作是相匹配的，但另一部分卻不匹配，就會顧此失彼。如“總經(jīng)理演講的見解和內(nèi)容都很高明”，見解與高明搭配合適，但內(nèi)容就不能說高明了。解決的辦法是選擇一個為二者都匹配的詞，如果選不到，可以分成兩句話，如本句可改為“總經(jīng)理演講和見解很高明，內(nèi)容也很豐富”。一個動詞管兩個賓語，或兩個動詞共用一個賓語時，都容易造成顧此失彼。所以，在使用聯(lián)合結(jié)構(gòu)時，共用成分的搭配一定要合適。
e.位置不妥
主要是修飾成分不妥，前面已經(jīng)提及，有些語言的詞序非常重要，說話和寫作時都要慎重對待。
f.結(jié)構(gòu)混亂
指的是同一個句子中混用了不向的句式。漢語的句式很豐富，同一個意思可能有幾種說法，寫作時分不清，硬把兩種句式揉到一起，就會產(chǎn)生結(jié)構(gòu)混亂的毛病。如“對于提高質(zhì)量的問題上……”，就是把“對于……的問題”和“在……的問題上”揉起來了。又如“是以能夠使……，”也是把“是以……使”和“能使”兩個句式揉起來了。為了避免這種毛病，好多想幾種句式，然后選其中貼切者。
g.詞類誤用
主要是對詞意理解不夠，受口語和悝語的理解。如“第一大股東分紅了100多萬元”，把“分紅”當動詞使。又如“這場球打得真意思”錯把意思當形容詞用了，一些剛參加工作的女秘書常愛說這樣的話。
除了以上幾種常見病以外，不規(guī)范也是一種語病。產(chǎn)生不規(guī)范的原因主要是受方言和一些外來語的影響，聽起來和看趣來都很費勁。作為秘書，應努力使自己的語言規(guī)范化。
2、堅持5W1H原則
秘書寫作，同樣要堅持5W1H原則。特別是其中的“What”，要能條理分明地說明事情的名稱、性質(zhì)、類型等問題；而“How”既要說明方法（How to be sent）也要說明數(shù)量（How much）。
3、文章通俗易懂
誰都不希望自己寫的東西枯燥乏味；為了讓對方完全明白自己的想法和觀點，自然要寫得通俗易懂。
我們的語言一般有文字語言和口頭語言之分。有些人認為既然是書面的，所以就大量使用書面語言，甚至加進一些文言文，這樣做不能說錯，但是從容易讓對方理解的角度來看，適當用一些口頭語言寫作，可能效果會更好些。也就是說，你把對方當作就站在你面前，你正對他娓娓而談；這樣，人家在讀你的信件時，不僅了解了你的觀點或思想，也像在與你面對面交談一樣，通過你文字中透露出的口氣和神態(tài)，對你個人產(chǎn)生出一種親切感，這樣，就改變了書面文件容易給人一種態(tài)度生硬、公事公辦的印象。
1、避免語法錯誤
在中學課本里，每個人都學過語法知識，但是，無論是在說話的時候，還是在寫文章的過程中，總是避免不了要犯一些語法錯誤。下面這些雖然是老生常談，但它的確是語法錯誤的“常見病”、“多發(fā)病”，不過，它們并非是“不治之癥”，只要在說話和寫文章的時候稍加注意，就可以避免。
a.成份殘缺
指－旬話里缺少一個必要的成分，主要表現(xiàn)為主語、謂語或賓語殘缺。除了前面提到的一些原因外，濫用動詞“使”也會造成主語殘缺。如“通過閱讀那本小說，使我的內(nèi)心世界受到了極大的震動”，“使”字在此是多余的，它造成主語殘缺。
b.成份多余
主要表現(xiàn)在兩個含義相同或相近的詞疊用。如“參加這次會議的沒有其他別的人”，“其他的”與“別的”意思相同，不應疊用。又如“各位董事都出席了，基本上沒有缺席的。”既然“都”出席了，也就不存在“基本土”的問題。有一些習慣語，如“基本”、“大概”、“我們”等，在口頭交談時也許是允許的，但如果帶到書面語言中來，往往會造成成分多余。
c.搭配不當
這是常見的語病，應該加強對語義的理解，注意習慣的詞意搭配，多看、多寫、多練。
d.顧此失彼
如果聯(lián)合結(jié)構(gòu)（用“和”、“與”等連詞連接的幾個詞）有一部分與相關(guān)的修飾動作是相匹配的，但另一部分卻不匹配，就會顧此失彼。如“總經(jīng)理演講的見解和內(nèi)容都很高明”，見解與高明搭配合適，但內(nèi)容就不能說高明了。解決的辦法是選擇一個為二者都匹配的詞，如果選不到，可以分成兩句話，如本句可改為“總經(jīng)理演講和見解很高明，內(nèi)容也很豐富”。一個動詞管兩個賓語，或兩個動詞共用一個賓語時，都容易造成顧此失彼。所以，在使用聯(lián)合結(jié)構(gòu)時，共用成分的搭配一定要合適。
e.位置不妥
主要是修飾成分不妥，前面已經(jīng)提及，有些語言的詞序非常重要，說話和寫作時都要慎重對待。
f.結(jié)構(gòu)混亂
指的是同一個句子中混用了不向的句式。漢語的句式很豐富，同一個意思可能有幾種說法，寫作時分不清，硬把兩種句式揉到一起，就會產(chǎn)生結(jié)構(gòu)混亂的毛病。如“對于提高質(zhì)量的問題上……”，就是把“對于……的問題”和“在……的問題上”揉起來了。又如“是以能夠使……，”也是把“是以……使”和“能使”兩個句式揉起來了。為了避免這種毛病，好多想幾種句式，然后選其中貼切者。
g.詞類誤用
主要是對詞意理解不夠，受口語和悝語的理解。如“第一大股東分紅了100多萬元”，把“分紅”當動詞使。又如“這場球打得真意思”錯把意思當形容詞用了，一些剛參加工作的女秘書常愛說這樣的話。
除了以上幾種常見病以外，不規(guī)范也是一種語病。產(chǎn)生不規(guī)范的原因主要是受方言和一些外來語的影響，聽起來和看趣來都很費勁。作為秘書，應努力使自己的語言規(guī)范化。
2、堅持5W1H原則
秘書寫作，同樣要堅持5W1H原則。特別是其中的“What”，要能條理分明地說明事情的名稱、性質(zhì)、類型等問題；而“How”既要說明方法（How to be sent）也要說明數(shù)量（How much）。
3、文章通俗易懂
誰都不希望自己寫的東西枯燥乏味；為了讓對方完全明白自己的想法和觀點，自然要寫得通俗易懂。
我們的語言一般有文字語言和口頭語言之分。有些人認為既然是書面的，所以就大量使用書面語言，甚至加進一些文言文，這樣做不能說錯，但是從容易讓對方理解的角度來看，適當用一些口頭語言寫作，可能效果會更好些。也就是說，你把對方當作就站在你面前，你正對他娓娓而談；這樣，人家在讀你的信件時，不僅了解了你的觀點或思想，也像在與你面對面交談一樣，通過你文字中透露出的口氣和神態(tài)，對你個人產(chǎn)生出一種親切感，這樣，就改變了書面文件容易給人一種態(tài)度生硬、公事公辦的印象。