1、籌備會議
現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會議，有企業(yè)內(nèi)部的會議，也有企業(yè)外部的會議；有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業(yè)內(nèi)部的會議，主要有股東大會、董事會、經(jīng)理會議和一些業(yè)務(wù)會等等；企業(yè)外部的會議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預(yù)期的效果，并不是一件很輕松的事。
秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題……”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場，這個板子打下來，誰也受不了！另一種態(tài)度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會議籌備的任務(wù)，首先就要把握會議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項工作：
確定會議的時間和地點
確定會議的參加人選
草擬會議日程表
起草會議通知
準(zhǔn)備會議資料和各種會議用具
2、籌備會議的步驟
公司的司務(wù)會、每周一的業(yè)務(wù)會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。
但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議（如新產(chǎn)品發(fā)布會），會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：
a.布置會場
由于會場是租借他人的（如賓館內(nèi)的會議室等），所以，在開會之前，秘書自己一定要去實地檢查一下會場，看會場的工作人員的態(tài)度如何、會場的布置和設(shè)備怎樣，對一些關(guān)鍵的地方要作詳細的記錄。即使參加會議的人數(shù)不多，但也許根據(jù)會議主題的要求，會場不能顯得太小。到底要租借什么樣的會場，要根據(jù)會議的內(nèi)容、參加人數(shù)的多少及需要什么設(shè)備（如是否需要投影儀）等因素來確定。
租借會場的協(xié)議一旦簽訂，秘書就要經(jīng)常與會場的管理者保持聯(lián)系，特別是在開會的前一天，一定要用電話落實一下會場的情況。
安排好出席會議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會場的空調(diào)設(shè)備、采光狀態(tài)以及座位間的間隔如何。開會的當(dāng)天，在會議開始之前，一定要檢查一遍會場的設(shè)備（如麥克風(fēng)）情況。如果出席會議的人員有變動或者座次需要變動的話，一定要趕在會前調(diào)整好。
b.會議通知
根據(jù)會議的形式和內(nèi)容，確定參加會議的人員名單。秘書確定了出席會議的人員名單后，同時還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務(wù)、年齡等）送給上司審核，上司也許會作一些增減。
完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會議通知（或請柬），在通知后面一定要附回執(zhí)。在會議通知上，要注明開會的地點、時間和聯(lián)系電話號碼，以便在出現(xiàn)飛機、火車誤點等特殊情況下及時聯(lián)系。會議通知應(yīng)在會前15～30天之內(nèi)寄出，這樣對方有一個把會議回執(zhí)寄回來的時間。有了這個回執(zhí)，會議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時沒有收到回執(zhí)，就要打電話問明原因；上司一般會讓秘書提前兩周發(fā)出會議通知。
寫會議通知要注意以下6點：
1.會議名稱：臨時董事會
2.日 期：5月10日
上午10點到下午4點（含1小時午餐）
3.地 點：五洲賓館二樓第三會議室
4.內(nèi) 容：為參與西部大開發(fā)設(shè)立西北分公司等
5.聯(lián) 系人：總裁辦公室于雪
電話：87654321轉(zhuǎn)100
6.截止日期：5月9日
c.檢查用具
不同的會議需要不同的用具，秘書要根據(jù)會議的具體內(nèi)容進行準(zhǔn)備，千萬不能出現(xiàn)會議因用具不全或用具出現(xiàn)故障而被迫中斷的現(xiàn)象。即使是同一個會議，同樣的人員出席，由于會場的變更，所需的用具也不相同。對于這一點，秘書將準(zhǔn)備會議用具的工作與會議的日程安排結(jié)合起來，比如，星期一上午董事長講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解新產(chǎn)品需要哪些用具，這樣，在排好會議日程表的同時，會議所需用具的清單也列出來了。
一般的會議都要準(zhǔn)備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會議的人數(shù)比較多，會場比較大的話，還要配備擴音器。另外，還要注意在擴音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產(chǎn)生的共鳴聲。
對于上述會議用具，要根據(jù)會議的進程事先進行檢查，不要出現(xiàn)臨時抱佛腳的現(xiàn)象。
d.核對資料
如果有大會發(fā)言，一定要把發(fā)言稿打印好，事先分發(fā)給每個會議代表。上司的發(fā)言稿，一般都是由秘書起草。一個有豐富經(jīng)驗的秘書在把發(fā)言稿交給上司時，肯定會給上司一些提醒，哪些問題應(yīng)重點講一講；哪些問題代表可能會提出質(zhì)疑?？傊貢约阂欢ㄒ瘸酝高@份發(fā)言稿。
準(zhǔn)備會議資料時，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因為有時可能出現(xiàn)代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會議又臨時增加幾個列席代表。資料多了固然有些浪費，但少了的話，哪怕是只少一份，也會惹出許多麻煩。
3、開會當(dāng)天的工作
開會的代表一般是提前一刻鐘簽到進入會場。在會議代表進入會場之前，秘書一定要再檢查一下室內(nèi)溫度、通風(fēng)換氣設(shè)備、照明采光設(shè)備、擴音設(shè)備、桌子、椅子、窗簾等。如果會議中間還要用投影機的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。
現(xiàn)在稍微有些規(guī)模的會議，大多是安排在那些高級賓館、飯店內(nèi)的會議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進入會場的示意板：“某某會議在某層某號召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會議的代表，把他們領(lǐng)到會場，這樣更能顯示出會議主人的周到和熱情。
擔(dān)任接待人員，在會前就要根據(jù)出席會議人員的名冊，記熟代表們的單位、職務(wù)和安排他們住宿的房問號，這樣對接待工作會有許多方便。
經(jīng)常出現(xiàn)這種情況，原定是總經(jīng)理來參加會議，因為另外有事，總經(jīng)理派副總代表自己來參加會議。因此，擔(dān)任接待工作的人一定要細心不能只按花名冊辦事。如果總經(jīng)理沒有來，你卻要代替總經(jīng)理的副總出示總經(jīng)理的名片，那就會讓對方感到難堪，甚至造成不愉快。
4、會議正在進行
在開會的時候，如果秘書沒有安排作會議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會議室的最后一排，或坐在會場旁邊的小傳達室。秘書一般不作為會議的正式代表參加會議。
會議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會議記錄、協(xié)助有關(guān)工作人員調(diào)整擴音設(shè)備、給代表送飲料等。
開會的時候，不是特別緊急的電話，一般都不轉(zhuǎn)接。內(nèi)容一般的電話，秘書幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄選給當(dāng)事人，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下才立即通知當(dāng)事人。當(dāng)然，如果會場比較大，人數(shù)超過100人的話，可到會場中間把當(dāng)事人叫來接電話。
開會的時候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習(xí)慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會議的時候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進去打攪會議。如果是會議中途進去送飲料的話，一定要掌握好時機。
會議即將結(jié)束的時候，秘書就要開始安排與會者乘坐的車輛。這個時候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數(shù)。當(dāng)代表出來時，車已在門口等候。
5、會議掃尾工作
會議結(jié)束之后，要立即去清理現(xiàn)場，看看代表是否丟了什么東西。清理會場之后，向會場的主人表示感謝。
a.會議記錄
秘書常常安排作會議記錄。作會議記錄的秘書，一般同時要負責(zé)寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的內(nèi)容要簡單明了，而且時間不能拖得太長。會議紀(jì)要寫好之后，要多復(fù)印幾份，抄送給有關(guān)部門。
b.會議總結(jié)
會議結(jié)束后，要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，特別要找出在會議中出現(xiàn)的
那些失誤的原因，這樣，在下次開會時，能把會務(wù)工作做得更好。
如果上司是參加外面的會議或聚會，秘書應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
收到通知后，馬上向上司請示是否參會；根據(jù)上司的意見，與舉辦方進行聯(lián)系；如果要求以書面形式答復(fù)，就以下面的方式答復(fù)；
如果上司參會，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)；
在出席會議或聚會的時候，會前會后在時間上留有一定的富余，以便上司在會前會后與有關(guān)人員舉行臨時會談；
準(zhǔn)備好參加會議或聚會所必帶的材料。
現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會議，有企業(yè)內(nèi)部的會議，也有企業(yè)外部的會議；有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業(yè)內(nèi)部的會議，主要有股東大會、董事會、經(jīng)理會議和一些業(yè)務(wù)會等等；企業(yè)外部的會議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預(yù)期的效果，并不是一件很輕松的事。
秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題……”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場，這個板子打下來，誰也受不了！另一種態(tài)度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會議籌備的任務(wù)，首先就要把握會議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項工作：
確定會議的時間和地點
確定會議的參加人選
草擬會議日程表
起草會議通知
準(zhǔn)備會議資料和各種會議用具
2、籌備會議的步驟
公司的司務(wù)會、每周一的業(yè)務(wù)會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。
但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議（如新產(chǎn)品發(fā)布會），會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：
a.布置會場
由于會場是租借他人的（如賓館內(nèi)的會議室等），所以，在開會之前，秘書自己一定要去實地檢查一下會場，看會場的工作人員的態(tài)度如何、會場的布置和設(shè)備怎樣，對一些關(guān)鍵的地方要作詳細的記錄。即使參加會議的人數(shù)不多，但也許根據(jù)會議主題的要求，會場不能顯得太小。到底要租借什么樣的會場，要根據(jù)會議的內(nèi)容、參加人數(shù)的多少及需要什么設(shè)備（如是否需要投影儀）等因素來確定。
租借會場的協(xié)議一旦簽訂，秘書就要經(jīng)常與會場的管理者保持聯(lián)系，特別是在開會的前一天，一定要用電話落實一下會場的情況。
安排好出席會議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會場的空調(diào)設(shè)備、采光狀態(tài)以及座位間的間隔如何。開會的當(dāng)天，在會議開始之前，一定要檢查一遍會場的設(shè)備（如麥克風(fēng)）情況。如果出席會議的人員有變動或者座次需要變動的話，一定要趕在會前調(diào)整好。
b.會議通知
根據(jù)會議的形式和內(nèi)容，確定參加會議的人員名單。秘書確定了出席會議的人員名單后，同時還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務(wù)、年齡等）送給上司審核，上司也許會作一些增減。
完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會議通知（或請柬），在通知后面一定要附回執(zhí)。在會議通知上，要注明開會的地點、時間和聯(lián)系電話號碼，以便在出現(xiàn)飛機、火車誤點等特殊情況下及時聯(lián)系。會議通知應(yīng)在會前15～30天之內(nèi)寄出，這樣對方有一個把會議回執(zhí)寄回來的時間。有了這個回執(zhí)，會議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時沒有收到回執(zhí)，就要打電話問明原因；上司一般會讓秘書提前兩周發(fā)出會議通知。
寫會議通知要注意以下6點：
1.會議名稱：臨時董事會
2.日 期：5月10日
上午10點到下午4點（含1小時午餐）
3.地 點：五洲賓館二樓第三會議室
4.內(nèi) 容：為參與西部大開發(fā)設(shè)立西北分公司等
5.聯(lián) 系人：總裁辦公室于雪
電話：87654321轉(zhuǎn)100
6.截止日期：5月9日
c.檢查用具
不同的會議需要不同的用具，秘書要根據(jù)會議的具體內(nèi)容進行準(zhǔn)備，千萬不能出現(xiàn)會議因用具不全或用具出現(xiàn)故障而被迫中斷的現(xiàn)象。即使是同一個會議，同樣的人員出席，由于會場的變更，所需的用具也不相同。對于這一點，秘書將準(zhǔn)備會議用具的工作與會議的日程安排結(jié)合起來，比如，星期一上午董事長講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解新產(chǎn)品需要哪些用具，這樣，在排好會議日程表的同時，會議所需用具的清單也列出來了。
一般的會議都要準(zhǔn)備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會議的人數(shù)比較多，會場比較大的話，還要配備擴音器。另外，還要注意在擴音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產(chǎn)生的共鳴聲。
對于上述會議用具，要根據(jù)會議的進程事先進行檢查，不要出現(xiàn)臨時抱佛腳的現(xiàn)象。
d.核對資料
如果有大會發(fā)言，一定要把發(fā)言稿打印好，事先分發(fā)給每個會議代表。上司的發(fā)言稿，一般都是由秘書起草。一個有豐富經(jīng)驗的秘書在把發(fā)言稿交給上司時，肯定會給上司一些提醒，哪些問題應(yīng)重點講一講；哪些問題代表可能會提出質(zhì)疑?？傊貢约阂欢ㄒ瘸酝高@份發(fā)言稿。
準(zhǔn)備會議資料時，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因為有時可能出現(xiàn)代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會議又臨時增加幾個列席代表。資料多了固然有些浪費，但少了的話，哪怕是只少一份，也會惹出許多麻煩。
3、開會當(dāng)天的工作
開會的代表一般是提前一刻鐘簽到進入會場。在會議代表進入會場之前，秘書一定要再檢查一下室內(nèi)溫度、通風(fēng)換氣設(shè)備、照明采光設(shè)備、擴音設(shè)備、桌子、椅子、窗簾等。如果會議中間還要用投影機的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。
現(xiàn)在稍微有些規(guī)模的會議，大多是安排在那些高級賓館、飯店內(nèi)的會議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進入會場的示意板：“某某會議在某層某號召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會議的代表，把他們領(lǐng)到會場，這樣更能顯示出會議主人的周到和熱情。
擔(dān)任接待人員，在會前就要根據(jù)出席會議人員的名冊，記熟代表們的單位、職務(wù)和安排他們住宿的房問號，這樣對接待工作會有許多方便。
經(jīng)常出現(xiàn)這種情況，原定是總經(jīng)理來參加會議，因為另外有事，總經(jīng)理派副總代表自己來參加會議。因此，擔(dān)任接待工作的人一定要細心不能只按花名冊辦事。如果總經(jīng)理沒有來，你卻要代替總經(jīng)理的副總出示總經(jīng)理的名片，那就會讓對方感到難堪，甚至造成不愉快。
4、會議正在進行
在開會的時候，如果秘書沒有安排作會議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會議室的最后一排，或坐在會場旁邊的小傳達室。秘書一般不作為會議的正式代表參加會議。
會議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會議記錄、協(xié)助有關(guān)工作人員調(diào)整擴音設(shè)備、給代表送飲料等。
開會的時候，不是特別緊急的電話，一般都不轉(zhuǎn)接。內(nèi)容一般的電話，秘書幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄選給當(dāng)事人，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下才立即通知當(dāng)事人。當(dāng)然，如果會場比較大，人數(shù)超過100人的話，可到會場中間把當(dāng)事人叫來接電話。
開會的時候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習(xí)慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會議的時候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進去打攪會議。如果是會議中途進去送飲料的話，一定要掌握好時機。
會議即將結(jié)束的時候，秘書就要開始安排與會者乘坐的車輛。這個時候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數(shù)。當(dāng)代表出來時，車已在門口等候。
5、會議掃尾工作
會議結(jié)束之后，要立即去清理現(xiàn)場，看看代表是否丟了什么東西。清理會場之后，向會場的主人表示感謝。
a.會議記錄
秘書常常安排作會議記錄。作會議記錄的秘書，一般同時要負責(zé)寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的內(nèi)容要簡單明了，而且時間不能拖得太長。會議紀(jì)要寫好之后，要多復(fù)印幾份，抄送給有關(guān)部門。
b.會議總結(jié)
會議結(jié)束后，要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，特別要找出在會議中出現(xiàn)的
那些失誤的原因，這樣，在下次開會時，能把會務(wù)工作做得更好。
如果上司是參加外面的會議或聚會，秘書應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
收到通知后，馬上向上司請示是否參會；根據(jù)上司的意見，與舉辦方進行聯(lián)系；如果要求以書面形式答復(fù)，就以下面的方式答復(fù)；
如果上司參會，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)；
在出席會議或聚會的時候，會前會后在時間上留有一定的富余，以便上司在會前會后與有關(guān)人員舉行臨時會談；
準(zhǔn)備好參加會議或聚會所必帶的材料。