1、如何兼顧效率與健康
作為現代企業(yè)的領導人，他們工作的一個特點就是“忙”，從內部的人事安排到外部的市場競爭，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬緒。因此，為了抓住大事、抓住重點，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個計劃，否則，在繁雜的事務中就會出現紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競爭中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個工作日程的安排上，因為它要花費秘書很大一部分精力。
工作日程的安排，通常是按時間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時，要考慮各項工作的輕重緩急，各項工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！
但是，在安排工作日程時，不能只顧工作的效率，因為上司的年齡一般偏高，還必須考慮上司本身對工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時，既要考慮如何限度地提高工作效率，又要在時間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結合?？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時間寬裕這一對矛盾，是評價一個工作日程表是否科學合理的標志。
2、長期與短期工作安排
上司的日程安排可分為年度計劃、本月計劃、本周計劃以及當天計劃等形式。計劃是安排得越細越好還是越粗越好，這主要是根據上司的實際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預料因紊的影響，中長期計劃是宜粗不宜細的?，F在大多是這樣，年前制訂年度計劃，年度計劃主要是將來年的工作大致描個輪廓，比如為了實現某項重要目標而要抓哪幾項工作，或接規(guī)定要開哪幾個例行的大會；根據年度計劃的設想，安排當月的計劃；而本周的計劃就是實施，星期一上午與天地公司李總會談，星期二下午召集哪些人開研討會……不僅如此，還要根據實際情況的變化隨時調整、充實計劃，使之更具體、更詳細。在所有的日程表中，當天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認；對于經常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡單。
一般來說，剛剛參加工作的秘書很難把上司的工作日程表安排得那么慎密周到，至少得2～3年才行。只有虛心向老同事學習，自己多留心，與有關部門密切配合，才能將這項工作做好。
a.適當保密
上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因為它簡單明了。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負責人或其他綜合部門負責人一份，再就是給有關部門和汽車司機復印幾份。不過，給業(yè)務部門和司機的日程表，內容不能太詳細。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細，因為日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果業(yè)務部門的人在與客人洽談業(yè)務時，無意之中讓對方看到了上司詳細的日程表，后果就難以設想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務有關的部分詳細一點就行了。
因此，在制定日程表時要使用一些表示特定工作內容的符號，但是，這些符號所代表的內容在公司內要統(tǒng)一，不僅負責制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆增增減減或作特定的標記。
b.事先確認
在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因為上司在審核日程表的過程中，往往會根據自己以往的經驗來考慮應該采取什么方法處理，是否要安排專門的時間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應該干什么，使日程表變成了一張廢紙。
幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當天早晨的第一件事，是安排當天各項工作的時間與具體步驟，與有關方面打好招呼，保證各項工作按計劃順利進行。
3、制定日程表的方法
要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因為上司的時間畢竟有限。因此，作為重點，秘書在給上司安排工作日程時，要對上司的工作進行分類，以保證上司的工作效率。對于那些確實需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對他們所關心的問題和與自己公司的關系作出判斷，這樣在安排約會的時間和順序的時候，做到心中有數，保證上司的日程安排科學合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關人員。
由于上司工作內容不一樣，上司外出的次數和來訪的客人人數不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們在滾動執(zhí)行過程中相互銜接：
a.年度預定日程表
將股東大會、公司成立周年紀念日、法定節(jié)假日和公司其他特定
紀念活動等記載在表內；將這個表也抄送給總務部等相關部門，必要的時候請他們配合；
b.月內預定日程表
月內預定日程表，主要是根據年度預定日程表進行安排，上面注
明上司出差、開會等重大事項；每個月連續(xù)制定；
c.每周工作日程表
將上司一周之內的約會和會議等預定好的工作記入表內，這是上司一周之內具體工作安排的基本依據；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請上司確認；
d.當天工作日程表
這份表是根據每周工作日程表制定出來的。把當天工作的一些注意事項記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認；對于經常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。
e.多人日程表
如果同時給幾位上司制定日程表，也畫成一覽表形式。如果出現新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調整大家的工作日程，調整起來就非常方便。
這幾種日程表的制定要靈活掌握，對于上司的工作安排，既不要重復，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時注意它們之間的銜接，經常把它們集中起來，相互對照。
為上司制定好了工作日程安排表，秘書當然希望能按預定的安排順利運行，但是，在實際工作中，情況經常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據具體情況，隨機應變，采取相應的措施：如果是在年度預定或月內預定這種時間范圍比較長的預定期間內，出現新的情況，秘書應根據這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時提醒上司注意；如果實在不能避免，要及時與對方和有關部門聯(lián)系，并對日程表進行修改，請上司確認；如果能夠對預定的日程安排作相應的調整，應與客戶和其它有關方面進行聯(lián)系。（如對會場、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，用紅筆打上記號。）如果約會時間延長，影響后面的約會或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會的前一天，用電話與對方再次確認約會的時間和地點比較妥當；這樣做雖然要花些時間和精力，但能提醒對方秘書別忘了，做些前期準備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次約會，也等于提醒對方別忘了約會的時間。
4、制定日程表的注意事項
每個月上旬日程安排的內容，主要是參加公司內和公司外的各種比較重犬的活動，如各種會議、會談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時向上司本人請示匯報。
a.時間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯誤；為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與劉先生會談……其實，這并不能提高工作的效率，其結果往往適得其反。因為上司剛開過董事會，思想不能一下子轉過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會談，能談得好嗎？如果董事會要延長的話，那不白白浪費劉先生的時間？所以，在制定日程表的過程中，的困難是時間的測算。董事會要開多久？與劉先生的會談需要幾個小時……如果是公司內部的會議及其他活動，時間的測算也許要容易一點，與客人的會談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許好辦一點；如果事先不知道的話，雙方還需要討價還價，合同簽下來到底需要多少時間，就誰也不好說了。因此，秘書在安排日程表時，在每項工作原訂的時間之后，再加上10～15分鐘的機動時間。
b.提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出行車路線，減少路上耽誤的時間。當然，如果恒昌公司提前邀請，那么，在時間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經常要乘車外出，因此秘書對乘車時間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時、下班時交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時不一樣……如果對于這些胸中有數，那就能比較準確地算出上司外出辦事在路上所需要的時間。
c.內外兼顧
隨著業(yè)務的發(fā)展，上司與外界打交道的時間越來越多，但是作為公司領導必須內外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時，一定要留出專門的時間讓上司來了解本公司生產經營狀況，及時處理業(yè)務中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點半就開始開董事會，10點與天地公司李總會談，下午1點半去拜訪恒昌公司的趙經理……一天到晚忙于這些活動，沒有時間了解各部門的情況，對請示報告也不能及時批閱，那就會影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內部事務。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在上班的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，讓他專門處理內部各種文件，哪怕是抽出半天也行。
作為現代企業(yè)的領導人，他們工作的一個特點就是“忙”，從內部的人事安排到外部的市場競爭，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬緒。因此，為了抓住大事、抓住重點，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個計劃，否則，在繁雜的事務中就會出現紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競爭中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個工作日程的安排上，因為它要花費秘書很大一部分精力。
工作日程的安排，通常是按時間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時，要考慮各項工作的輕重緩急，各項工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！
但是，在安排工作日程時，不能只顧工作的效率，因為上司的年齡一般偏高，還必須考慮上司本身對工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時，既要考慮如何限度地提高工作效率，又要在時間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結合?？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時間寬裕這一對矛盾，是評價一個工作日程表是否科學合理的標志。
2、長期與短期工作安排
上司的日程安排可分為年度計劃、本月計劃、本周計劃以及當天計劃等形式。計劃是安排得越細越好還是越粗越好，這主要是根據上司的實際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預料因紊的影響，中長期計劃是宜粗不宜細的?，F在大多是這樣，年前制訂年度計劃，年度計劃主要是將來年的工作大致描個輪廓，比如為了實現某項重要目標而要抓哪幾項工作，或接規(guī)定要開哪幾個例行的大會；根據年度計劃的設想，安排當月的計劃；而本周的計劃就是實施，星期一上午與天地公司李總會談，星期二下午召集哪些人開研討會……不僅如此，還要根據實際情況的變化隨時調整、充實計劃，使之更具體、更詳細。在所有的日程表中，當天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認；對于經常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡單。
一般來說，剛剛參加工作的秘書很難把上司的工作日程表安排得那么慎密周到，至少得2～3年才行。只有虛心向老同事學習，自己多留心，與有關部門密切配合，才能將這項工作做好。
a.適當保密
上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因為它簡單明了。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負責人或其他綜合部門負責人一份，再就是給有關部門和汽車司機復印幾份。不過，給業(yè)務部門和司機的日程表，內容不能太詳細。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細，因為日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果業(yè)務部門的人在與客人洽談業(yè)務時，無意之中讓對方看到了上司詳細的日程表，后果就難以設想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務有關的部分詳細一點就行了。
因此，在制定日程表時要使用一些表示特定工作內容的符號，但是，這些符號所代表的內容在公司內要統(tǒng)一，不僅負責制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆增增減減或作特定的標記。
b.事先確認
在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因為上司在審核日程表的過程中，往往會根據自己以往的經驗來考慮應該采取什么方法處理，是否要安排專門的時間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應該干什么，使日程表變成了一張廢紙。
幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當天早晨的第一件事，是安排當天各項工作的時間與具體步驟，與有關方面打好招呼，保證各項工作按計劃順利進行。
3、制定日程表的方法
要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因為上司的時間畢竟有限。因此，作為重點，秘書在給上司安排工作日程時，要對上司的工作進行分類，以保證上司的工作效率。對于那些確實需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對他們所關心的問題和與自己公司的關系作出判斷，這樣在安排約會的時間和順序的時候，做到心中有數，保證上司的日程安排科學合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關人員。
由于上司工作內容不一樣，上司外出的次數和來訪的客人人數不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們在滾動執(zhí)行過程中相互銜接：
a.年度預定日程表
將股東大會、公司成立周年紀念日、法定節(jié)假日和公司其他特定
紀念活動等記載在表內；將這個表也抄送給總務部等相關部門，必要的時候請他們配合；
b.月內預定日程表
月內預定日程表，主要是根據年度預定日程表進行安排，上面注
明上司出差、開會等重大事項；每個月連續(xù)制定；
c.每周工作日程表
將上司一周之內的約會和會議等預定好的工作記入表內，這是上司一周之內具體工作安排的基本依據；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請上司確認；
d.當天工作日程表
這份表是根據每周工作日程表制定出來的。把當天工作的一些注意事項記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認；對于經常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。
e.多人日程表
如果同時給幾位上司制定日程表，也畫成一覽表形式。如果出現新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調整大家的工作日程，調整起來就非常方便。
這幾種日程表的制定要靈活掌握，對于上司的工作安排，既不要重復，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時注意它們之間的銜接，經常把它們集中起來，相互對照。
為上司制定好了工作日程安排表，秘書當然希望能按預定的安排順利運行，但是，在實際工作中，情況經常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據具體情況，隨機應變，采取相應的措施：如果是在年度預定或月內預定這種時間范圍比較長的預定期間內，出現新的情況，秘書應根據這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時提醒上司注意；如果實在不能避免，要及時與對方和有關部門聯(lián)系，并對日程表進行修改，請上司確認；如果能夠對預定的日程安排作相應的調整，應與客戶和其它有關方面進行聯(lián)系。（如對會場、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，用紅筆打上記號。）如果約會時間延長，影響后面的約會或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會的前一天，用電話與對方再次確認約會的時間和地點比較妥當；這樣做雖然要花些時間和精力，但能提醒對方秘書別忘了，做些前期準備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次約會，也等于提醒對方別忘了約會的時間。
4、制定日程表的注意事項
每個月上旬日程安排的內容，主要是參加公司內和公司外的各種比較重犬的活動，如各種會議、會談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時向上司本人請示匯報。
a.時間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯誤；為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與劉先生會談……其實，這并不能提高工作的效率，其結果往往適得其反。因為上司剛開過董事會，思想不能一下子轉過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會談，能談得好嗎？如果董事會要延長的話，那不白白浪費劉先生的時間？所以，在制定日程表的過程中，的困難是時間的測算。董事會要開多久？與劉先生的會談需要幾個小時……如果是公司內部的會議及其他活動，時間的測算也許要容易一點，與客人的會談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許好辦一點；如果事先不知道的話，雙方還需要討價還價，合同簽下來到底需要多少時間，就誰也不好說了。因此，秘書在安排日程表時，在每項工作原訂的時間之后，再加上10～15分鐘的機動時間。
b.提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出行車路線，減少路上耽誤的時間。當然，如果恒昌公司提前邀請，那么，在時間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經常要乘車外出，因此秘書對乘車時間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時、下班時交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時不一樣……如果對于這些胸中有數，那就能比較準確地算出上司外出辦事在路上所需要的時間。
c.內外兼顧
隨著業(yè)務的發(fā)展，上司與外界打交道的時間越來越多，但是作為公司領導必須內外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時，一定要留出專門的時間讓上司來了解本公司生產經營狀況，及時處理業(yè)務中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點半就開始開董事會，10點與天地公司李總會談，下午1點半去拜訪恒昌公司的趙經理……一天到晚忙于這些活動，沒有時間了解各部門的情況，對請示報告也不能及時批閱，那就會影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內部事務。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在上班的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，讓他專門處理內部各種文件，哪怕是抽出半天也行。