在Word中利用Access的數(shù)據(jù)

一、在Word中利用access的數(shù)據(jù)
    (一)在原有Word文檔中插入Microsoftaccess表或查詢的內(nèi)容
    1.在Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。
    2.尋視圖”中的“工具欄”，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”，顯示“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄，然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕。
    3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數(shù)據(jù)庫(kù)”。在“文件名”框中輸入所需Microsoftaccess數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱，然后單擊“打開(kāi)”按鈕。
    4.單擊“表格”或“查詢”，然后選擇所需表格或查詢，最后單擊“確定”按鈕。
    5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請(qǐng)單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕，選好所需選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕。
    6.如果要自定義Word的表格形式，請(qǐng)單擊“表格自動(dòng)套用格式”按鈕，選定所需選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕。
    7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄。
    8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框，然后單擊“確定”即可。
    (二)將Microsoftaccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中
    1.在Microsoftaccess中，打開(kāi)所需數(shù)據(jù)庫(kù)，然后打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象：表、查詢、窗體或報(bào)表。
    2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。
    3.單擊“文件”菜單中的“另存為/導(dǎo)出”命令。
    4.選擇“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。
    5.在“保存類型”框中，為輸出數(shù)據(jù)選擇格式：如果要?jiǎng)?chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，請(qǐng)單擊“RTF格式”；如果要?jiǎng)?chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，請(qǐng)單擊“MicrosoftWord合并文件”按鈕。
    6.在“文件名”框中，指定新文檔的文件名稱。
    7.如果以RTF格式保存文檔，并且希望馬上啟動(dòng)Word打開(kāi)此文檔，請(qǐng)選中“自動(dòng)啟動(dòng)”復(fù)選框。
    8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列，則要選中“選擇”選項(xiàng)。
    9.單擊“導(dǎo)出”命令完成輸出。
    二、向Microsoftaccess中導(dǎo)入Word文本文件
    1.在Word中將文件另存為用逗號(hào)分隔或用制表符分隔的文本文件。
    2.切換到Microsoftaccess，然后打開(kāi)新的或已有的數(shù)據(jù)庫(kù)。
    3.單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口的“表”選項(xiàng)卡。
    4.指向“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令，然后單擊“導(dǎo)入”。
    5.單擊“文件類型”框中的“文本文件”命令。
    6.在“文件名”框中，輸入要導(dǎo)入的文本文件的名稱。
    7.單擊“導(dǎo)入”命令。
    8.根據(jù)“導(dǎo)入文本向?qū)А睂?duì)話框中的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
    要查看更多的選項(xiàng)或修改指導(dǎo)項(xiàng)(比如域分隔符)，可單擊第一個(gè)向?qū)?duì)話框中的“高級(jí)”命令。如果要保存指定項(xiàng)，以便下次導(dǎo)入相似的文本文件時(shí)可用它們，請(qǐng)單擊“另存為”命令。