你很可能是因為嘗試給我發(fā)送Word格式的文檔而被引導(dǎo)到這個頁面上來的。我會想你解釋為什么我很可能無法打開你所發(fā)送的文檔;為什么你需要重新考慮是否發(fā)送Word文檔給他人;以及,在選擇互聯(lián)網(wǎng)文檔交換方式上,我們還有哪些更好的選擇。
目錄
為什么給我發(fā)送一個Word文檔是一個壞主意
發(fā)送Word文檔的其他方式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
你可以幫助終結(jié)Word附件
相關(guān)文檔
更多的話:文字處理軟件的通病
為什么發(fā)送微軟Word文檔是一個壞主意
Word 文檔并不總是能被其他的文字處理軟件打開
Word 文檔的定義是一個未公開的商業(yè)機密,也就是說只有來自微軟的軟件才能夠真正正確的打開它。使用其他的文字處理軟件的人,不管是他們自己選擇或者是必須選 擇,他們都有可能無法打開 Word 文檔。假定每個你所發(fā)送的對象有 Word 軟件,或者他們?yōu)榱俗x你的文檔會去買這個軟件是不公平的。事實上,微軟故意選擇不在世界上很多的流行的操作系統(tǒng)(比如Linux)上發(fā)布他的Word軟 件,因此,很多人甚至無法選擇購買這套軟件。
某一個版本的 Word文檔并不總是能被其他版本的Word程序打開
就算你要發(fā)送Word文檔的那個人擁有Word軟件,他也可能仍舊無法打開你的Word文檔。因為Word文件格式并不是標(biāo)準(zhǔn)的和固定的,微軟可以,并且它 也經(jīng)常修改Word文件格式。因此,一個版本所保存的Word文檔很可能無法被另外一個版本的Word程序打開。很多人相信,微軟之所以這么做是為了迫使 用戶從舊的版本上升級去購買最新的Word程序,即使舊版本的Word能夠滿足他們的需要,他們也沒有必要升級。
Word文檔并不能保證在電腦顯示和打印效果保持一致
與 你所預(yù)期的Word WYSIWYG(所見即所得) 界面相反,在一個電腦上所編輯的Word文檔可能,事實上,在另外一個臺電腦上表現(xiàn)出完全不同的排版和分頁,即使用的是相同版本的Word!之所以這樣是 因為Word會在基于用戶的打印機設(shè)置對于打開的文檔進行重新格式化,而這是在后臺默默完成的。這對于某些類型的文檔可不是一個好消息,比如所某些表單需 要精確的定位到一個面上。
相對于其他的文檔格式來說Word文檔是非常大的
Word文檔格式是臃腫的和沒 有效率的; 文檔的大小通常比他們所含有的文本信息大好幾個數(shù)量級。就算在今天硬盤充足的年代里,大量的Word文檔也會很快的吃掉用戶的硬盤空間。對于依舊使用撥號 上網(wǎng)的數(shù)百萬人來說,從郵箱里面下載一個Word文檔可能意味著數(shù)分鐘甚至數(shù)小時的等待。如果是下載總信息量相同的純文本文檔,則可能僅僅需要幾秒鐘的時間。 發(fā)送一個Word文檔可能會侵犯你的隱私
微軟Word在默認的配置下總是自動跟蹤和記錄你對 于一個文檔所作出的修改。很多人都沒有認識到的是這些改變可能在每次保存的是時候被自動嵌入到了文件之中。如果你把這樣的文件發(fā)送給第三方,他們就有某種 可能恢復(fù)這種記錄,看到這個文檔多次修改的歷史——可能這無關(guān)緊要。這種讓步或者沖突的信息,你可能會認為在你發(fā)送Word文檔之前就已經(jīng)被除去了,可能 實際上仍舊是可以被接收者讀取的。的確有很多次相互沖突的信息被公開發(fā)布的Word文檔泄露而引起公眾關(guān)注的例子。
Word文檔是有安全風(fēng)險的
不像標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式,Word文檔可以包含編程代碼,而這些代碼有可能在你的文檔被打開的時候自動執(zhí)行。微軟之所以引入這個特性,是為了讓文字處理宏(腳本) 可以隨文檔一起儲存。 然而,并沒有過很久,心懷惡意的人們就開始嘗試?yán)眠@個設(shè)計漏洞來撰寫暗中隨機刪除文件的腳本或者其他破壞計算機的腳本。結(jié)果是,Word文檔因為是數(shù)打 電腦病毒的傳播媒介而變得臭名昭著。當(dāng)你通過Email附件收到一個Word文檔的時候,你真的愿意冒著中電腦木馬的危險來打開它?
前面所說的這些并不僅僅針對微軟的Word,對于其他的商業(yè)文字處理程序也是一樣的,比如說WordPerfect(WPS?——ppip)。然而,把 Word文檔作為附件在互聯(lián)網(wǎng)用戶之間不幸變得越來越流行,其中的很多人并沒有注意到他們這么做所造成的問題。幸運的是,發(fā)送私有文件格式的問題并不是很 難解決,也不需要你停止使用微軟Word。
發(fā)送Word文檔的其他方式
純文本(.txt)
除非你的文檔真的需要特殊的字體或者格式,考慮直接打(或者是復(fù)制粘貼)到你所發(fā)的郵件里面。通過這個方式,他人就可以直接閱讀你的郵件,而不是需要另外再打開一個程序。
HTML
HTML 是一個基于文本的格式文檔,主要用于撰寫網(wǎng)頁和其他的電子文檔。它可以直接被編輯的能力和他作為公開標(biāo)準(zhǔn)文檔的地位使得它很適合作為文檔交換。HTML并 不是被設(shè)計成在每個系統(tǒng)上都顯示得一致,所以,如果頁面的排版對于文檔來說很重要,就需要考慮使用Postscript,PDF或者RTF文檔來代替。
Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)
如果你要發(fā)送一個包含了大量的格式、為了打印效果而創(chuàng)建的文檔,并且你并不期望接收者需要或者想要改變文檔本身,你可以考慮是喲你Postscript或者 PDF文件。這兩種文檔格式是被充分公開的,在每一個計算機平臺上都可以找到打開他們的程序。不像Word文檔,Postscripts和PDF文件在任 何一個系統(tǒng)上都會得到完全一致的顯示效果(對于中日韓語言文檔,需要注意安裝語言包——ppip)。對于這個文件格式的一個重要警告就是,他們是“只讀” 的;對于接收者來說,并沒有很方便的編輯文檔的方式。
Rich Text Format (RTF)
在文檔包含了特殊的格式,而你又需要接收者能夠編輯的情況下,你可能會選擇使用富格式文本(RTF)文件來代替Word文件。RTF被設(shè)計成文字處理軟件交換文檔的標(biāo)準(zhǔn) 格式,大部分的文字處理軟件都可以讀寫這種格式。RTF可能不會精確的再現(xiàn)文檔的排版,但是不像HTML,它至少嘗試定義排版方式,而不是像HTML那 樣,把排版的任務(wù)完全交給了接收者所用的程序。
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為上述的格式是很容易的。在通常的情況下,只要使用文件菜單中的另存為命令,在彈出的對話框中就會有一個下拉菜單讓你選擇所要使用的文件類型。
如果你要使用純文本發(fā)送文檔,最快的替代方式是用鼠標(biāo)選中文檔中所有的文字,或者使用編輯→選擇所有菜單,復(fù)制到剪貼版上(編輯→復(fù)制),然后把它粘貼到你的E-mail程序里面(編輯→粘貼)。
PDF和Postscript文檔導(dǎo)出在通常的情況下并不被Word直接支持。在某些配置好了的系統(tǒng)上,你可以使用打印命令來產(chǎn)生PDF文檔。要查看你的系統(tǒng)是否支持,可以打開文件→打印命令,查看打印機列表中是否有與PDF或者Acrobat相關(guān)的打印機。(需要Adobe Acrobat支持,這個軟件可不便宜——ppip)
你可以幫助終結(jié)Word附件
在自己不要發(fā)送的同時,你可以通過鼓勵他人不要發(fā)送給你來免去他人處理這些私有文件格式的痛苦。如果你在E-mail里面收到一個Word文檔附件,你可一 個給發(fā)送者回復(fù)一封措辭禮貌的信件,指出Word附件是不合適的,并請他們使用替代格式重新發(fā)送過來。為了不浪費發(fā)送者的時間,要保持這個信件的簡潔,可 以包含一個鏈接,指向具有更加詳細的解釋的網(wǎng)頁,這樣如果他們想要看就可以看到。你可以自由的引用本文檔,或者任何一個下面列出來的文檔;你甚至可以用自 己的語言來寫這些解釋(當(dāng)然,要小心的使語言適合那些非技術(shù)性的讀者)
目錄
為什么給我發(fā)送一個Word文檔是一個壞主意
發(fā)送Word文檔的其他方式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
你可以幫助終結(jié)Word附件
相關(guān)文檔
更多的話:文字處理軟件的通病
為什么發(fā)送微軟Word文檔是一個壞主意
Word 文檔并不總是能被其他的文字處理軟件打開
Word 文檔的定義是一個未公開的商業(yè)機密,也就是說只有來自微軟的軟件才能夠真正正確的打開它。使用其他的文字處理軟件的人,不管是他們自己選擇或者是必須選 擇,他們都有可能無法打開 Word 文檔。假定每個你所發(fā)送的對象有 Word 軟件,或者他們?yōu)榱俗x你的文檔會去買這個軟件是不公平的。事實上,微軟故意選擇不在世界上很多的流行的操作系統(tǒng)(比如Linux)上發(fā)布他的Word軟 件,因此,很多人甚至無法選擇購買這套軟件。
某一個版本的 Word文檔并不總是能被其他版本的Word程序打開
就算你要發(fā)送Word文檔的那個人擁有Word軟件,他也可能仍舊無法打開你的Word文檔。因為Word文件格式并不是標(biāo)準(zhǔn)的和固定的,微軟可以,并且它 也經(jīng)常修改Word文件格式。因此,一個版本所保存的Word文檔很可能無法被另外一個版本的Word程序打開。很多人相信,微軟之所以這么做是為了迫使 用戶從舊的版本上升級去購買最新的Word程序,即使舊版本的Word能夠滿足他們的需要,他們也沒有必要升級。
Word文檔并不能保證在電腦顯示和打印效果保持一致
與 你所預(yù)期的Word WYSIWYG(所見即所得) 界面相反,在一個電腦上所編輯的Word文檔可能,事實上,在另外一個臺電腦上表現(xiàn)出完全不同的排版和分頁,即使用的是相同版本的Word!之所以這樣是 因為Word會在基于用戶的打印機設(shè)置對于打開的文檔進行重新格式化,而這是在后臺默默完成的。這對于某些類型的文檔可不是一個好消息,比如所某些表單需 要精確的定位到一個面上。
相對于其他的文檔格式來說Word文檔是非常大的
Word文檔格式是臃腫的和沒 有效率的; 文檔的大小通常比他們所含有的文本信息大好幾個數(shù)量級。就算在今天硬盤充足的年代里,大量的Word文檔也會很快的吃掉用戶的硬盤空間。對于依舊使用撥號 上網(wǎng)的數(shù)百萬人來說,從郵箱里面下載一個Word文檔可能意味著數(shù)分鐘甚至數(shù)小時的等待。如果是下載總信息量相同的純文本文檔,則可能僅僅需要幾秒鐘的時間。 發(fā)送一個Word文檔可能會侵犯你的隱私
微軟Word在默認的配置下總是自動跟蹤和記錄你對 于一個文檔所作出的修改。很多人都沒有認識到的是這些改變可能在每次保存的是時候被自動嵌入到了文件之中。如果你把這樣的文件發(fā)送給第三方,他們就有某種 可能恢復(fù)這種記錄,看到這個文檔多次修改的歷史——可能這無關(guān)緊要。這種讓步或者沖突的信息,你可能會認為在你發(fā)送Word文檔之前就已經(jīng)被除去了,可能 實際上仍舊是可以被接收者讀取的。的確有很多次相互沖突的信息被公開發(fā)布的Word文檔泄露而引起公眾關(guān)注的例子。
Word文檔是有安全風(fēng)險的
不像標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式,Word文檔可以包含編程代碼,而這些代碼有可能在你的文檔被打開的時候自動執(zhí)行。微軟之所以引入這個特性,是為了讓文字處理宏(腳本) 可以隨文檔一起儲存。 然而,并沒有過很久,心懷惡意的人們就開始嘗試?yán)眠@個設(shè)計漏洞來撰寫暗中隨機刪除文件的腳本或者其他破壞計算機的腳本。結(jié)果是,Word文檔因為是數(shù)打 電腦病毒的傳播媒介而變得臭名昭著。當(dāng)你通過Email附件收到一個Word文檔的時候,你真的愿意冒著中電腦木馬的危險來打開它?
前面所說的這些并不僅僅針對微軟的Word,對于其他的商業(yè)文字處理程序也是一樣的,比如說WordPerfect(WPS?——ppip)。然而,把 Word文檔作為附件在互聯(lián)網(wǎng)用戶之間不幸變得越來越流行,其中的很多人并沒有注意到他們這么做所造成的問題。幸運的是,發(fā)送私有文件格式的問題并不是很 難解決,也不需要你停止使用微軟Word。
發(fā)送Word文檔的其他方式
純文本(.txt)
除非你的文檔真的需要特殊的字體或者格式,考慮直接打(或者是復(fù)制粘貼)到你所發(fā)的郵件里面。通過這個方式,他人就可以直接閱讀你的郵件,而不是需要另外再打開一個程序。
HTML
HTML 是一個基于文本的格式文檔,主要用于撰寫網(wǎng)頁和其他的電子文檔。它可以直接被編輯的能力和他作為公開標(biāo)準(zhǔn)文檔的地位使得它很適合作為文檔交換。HTML并 不是被設(shè)計成在每個系統(tǒng)上都顯示得一致,所以,如果頁面的排版對于文檔來說很重要,就需要考慮使用Postscript,PDF或者RTF文檔來代替。
Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)
如果你要發(fā)送一個包含了大量的格式、為了打印效果而創(chuàng)建的文檔,并且你并不期望接收者需要或者想要改變文檔本身,你可以考慮是喲你Postscript或者 PDF文件。這兩種文檔格式是被充分公開的,在每一個計算機平臺上都可以找到打開他們的程序。不像Word文檔,Postscripts和PDF文件在任 何一個系統(tǒng)上都會得到完全一致的顯示效果(對于中日韓語言文檔,需要注意安裝語言包——ppip)。對于這個文件格式的一個重要警告就是,他們是“只讀” 的;對于接收者來說,并沒有很方便的編輯文檔的方式。
Rich Text Format (RTF)
在文檔包含了特殊的格式,而你又需要接收者能夠編輯的情況下,你可能會選擇使用富格式文本(RTF)文件來代替Word文件。RTF被設(shè)計成文字處理軟件交換文檔的標(biāo)準(zhǔn) 格式,大部分的文字處理軟件都可以讀寫這種格式。RTF可能不會精確的再現(xiàn)文檔的排版,但是不像HTML,它至少嘗試定義排版方式,而不是像HTML那 樣,把排版的任務(wù)完全交給了接收者所用的程序。
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為上述的格式是很容易的。在通常的情況下,只要使用文件菜單中的另存為命令,在彈出的對話框中就會有一個下拉菜單讓你選擇所要使用的文件類型。
如果你要使用純文本發(fā)送文檔,最快的替代方式是用鼠標(biāo)選中文檔中所有的文字,或者使用編輯→選擇所有菜單,復(fù)制到剪貼版上(編輯→復(fù)制),然后把它粘貼到你的E-mail程序里面(編輯→粘貼)。
PDF和Postscript文檔導(dǎo)出在通常的情況下并不被Word直接支持。在某些配置好了的系統(tǒng)上,你可以使用打印命令來產(chǎn)生PDF文檔。要查看你的系統(tǒng)是否支持,可以打開文件→打印命令,查看打印機列表中是否有與PDF或者Acrobat相關(guān)的打印機。(需要Adobe Acrobat支持,這個軟件可不便宜——ppip)
你可以幫助終結(jié)Word附件
在自己不要發(fā)送的同時,你可以通過鼓勵他人不要發(fā)送給你來免去他人處理這些私有文件格式的痛苦。如果你在E-mail里面收到一個Word文檔附件,你可一 個給發(fā)送者回復(fù)一封措辭禮貌的信件,指出Word附件是不合適的,并請他們使用替代格式重新發(fā)送過來。為了不浪費發(fā)送者的時間,要保持這個信件的簡潔,可 以包含一個鏈接,指向具有更加詳細的解釋的網(wǎng)頁,這樣如果他們想要看就可以看到。你可以自由的引用本文檔,或者任何一個下面列出來的文檔;你甚至可以用自 己的語言來寫這些解釋(當(dāng)然,要小心的使語言適合那些非技術(shù)性的讀者)