下面，我們就以山東電建二公司《關(guān)于表彰2006年投產(chǎn)機(jī)組突破500萬(wàn)千瓦功臣集體和功臣個(gè)人的決定》這份公文為例，展示一下用word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文的全過(guò)程。
（一）頁(yè)面設(shè)置——
1.新建一個(gè)word文檔，單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，選擇“紙張”選項(xiàng)卡，把紙張大小設(shè)置為A4；
2.選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，首先在“頁(yè)碼范圍”設(shè)置欄的下拉選項(xiàng)中選擇“對(duì)稱(chēng)頁(yè)邊距”，然后在“方向”設(shè)置欄中選擇“縱向”，然后在“頁(yè)邊距”設(shè)置欄中設(shè)置上37mm，下35mm，內(nèi)28mm，外26mm。最后點(diǎn)“確定”。
（二）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)——
1.在文檔的第一行輸入一個(gè)回車(chē)符，并把這個(gè)回車(chē)符的大小和行距都設(shè)置為71磅，即25mm。
2.在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”，并使之居中排列。選擇這行字，對(duì)它進(jìn)行格式設(shè)置：點(diǎn)擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項(xiàng)卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標(biāo)宋”（如果電腦中沒(méi)有，可以從網(wǎng)上下載安裝，或者用微軟雅黑代替），在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”，在“字號(hào)”選擇框中直接輸入“62”，即單個(gè)字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個(gè)字的寬度縮小為高度的68%，即15mm。點(diǎn)擊“確定”，完成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的制作。
3.選中第二行，把第二行的行距設(shè)置成固定值“62磅”，單擊確定。
（三）確定并標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)——
1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為3號(hào)字的回車(chē)符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”，即3號(hào)字的高度值，這樣就根據(jù)《格式》的要求，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下面空出了兩行的位置。
2.根據(jù)公文內(nèi)容擬定發(fā)文字號(hào)，比如“魯電〔2006〕26號(hào)”，用3號(hào)仿微軟雅黑字居中排布在文檔的第五行。
3.選中第五行，并把第五行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”。
（四）標(biāo)注紅色反線(xiàn)——
1.在文檔的第六行，輸入一個(gè)大小為11磅即約4mm的回車(chē)符；
2.選中第六行，并把第六行的行距設(shè)置為“固定值”“11磅”。
3.在第六行回車(chē)符的下面插入一條長(zhǎng)度為156mm寬度為1mm的紅色反線(xiàn)：?jiǎn)螕簟安迦搿薄皥D片”→“自選圖形”，打開(kāi)“自選圖形”工具欄，選擇直線(xiàn)工具，在第六行的下面畫(huà)一條與版心同寬的橫線(xiàn)→雙擊橫線(xiàn)，打開(kāi)“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，設(shè)置線(xiàn)條顏色為“紅色”，線(xiàn)條虛實(shí)為“實(shí)線(xiàn)”，線(xiàn)條粗細(xì)為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線(xiàn)條格式設(shè)置。
（五）設(shè)置標(biāo)題——
1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個(gè)3號(hào)字大小的回車(chē)符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標(biāo)題，（因?yàn)樵摴臉?biāo)題較長(zhǎng)，需占用兩行的位置）并設(shè)置成2號(hào)小標(biāo)宋，居中排布。同時(shí)，把兩行的行距設(shè)置成“固定值”“33磅”。因?yàn)?號(hào)字的高度是22磅，把行距設(shè)置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺(jué)效果上看比較美觀。
（六）設(shè)置主送機(jī)關(guān)——
1.在文檔的第十一行輸入一個(gè)3號(hào)字大小的回車(chē)符，并把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第十二行輸入主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑，居左頂格排布，后標(biāo)全角冒號(hào)。然后，把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”；
（七）設(shè)置正文——
1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。
2.輸入完畢后，選擇全部正文，設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，行距為“固定值”“28.8”磅。根據(jù)公文格式標(biāo)準(zhǔn)一般情況下正文每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字的要求，正文的行距應(yīng)該設(shè)置為28.8磅。
（八）設(shè)置成文日期——
成文日期的標(biāo)注位置需要經(jīng)過(guò)計(jì)算。對(duì)于單一機(jī)關(guān)發(fā)文來(lái)說(shuō)，成文日期的標(biāo)注位置應(yīng)該滿(mǎn)足加蓋印章時(shí)“印章上距正文2mm～4mm，下壓成文日期”的要求。由于一般機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離2mm～4mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在47mm～49mm之間。這個(gè)距離減去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，則需要在正文的最后一行與成文日期之間空出一個(gè)41.4mm～43.4mm的距離，換算成磅值，就是117磅～123磅。因此：
1.在正文最后一行的下面輸入一個(gè)高度為117磅～123磅的回車(chē)符，然后把這一行的行距設(shè)置為與回車(chē)符高度相等的“固定值”；
2.在空行的下面輸入成文日期，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，采用右對(duì)齊方式；
3.把光標(biāo)放在成文日期的最后，連續(xù)輸入8個(gè)空格，以滿(mǎn)足《格式》中單一機(jī)關(guān)發(fā)文成文日期“右空4字”的要求。
（九）設(shè)置印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期——
把光標(biāo)放在公文末頁(yè)的最后一行，輸入印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字居左，印發(fā)時(shí)間右空一字居右。印發(fā)時(shí)間使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。比如輸入印發(fā)機(jī)關(guān)“山東電建二公司辦公室”，“2006年12月31日印發(fā)”。
（十）標(biāo)注主題詞——
1.根據(jù)公文的標(biāo)題、正文，結(jié)合本單位的主題詞表，確定公文的主題詞。比如本公文的主題詞可確定為“人事”、“表彰”、“決定”；
2.把光標(biāo)放在公文莫頁(yè)的倒數(shù)第二行，用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個(gè)字，后標(biāo)全角冒號(hào)；
3.在全角冒號(hào)的后面，用3號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三個(gè)主題詞，每?jī)蓚€(gè)主題詞之間輸入兩個(gè)空格，即空1個(gè)字的位置。
（十一）標(biāo)注版記間隔線(xiàn)——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開(kāi)“自選圖形”工具欄，選擇直線(xiàn)工具，在“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線(xiàn)→雙擊橫線(xiàn)，打開(kāi)“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話(huà)框，選擇線(xiàn)條虛實(shí)為“實(shí)線(xiàn)”，線(xiàn)條粗細(xì)為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線(xiàn)條格式設(shè)置。
（十二）標(biāo)注頁(yè)碼——
1.標(biāo)注單頁(yè)頁(yè)碼：?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”，在單頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊畫(huà)一個(gè)與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開(kāi)雙擊文本框的邊框，打開(kāi)“設(shè)置文本框格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，把文本框的線(xiàn)條顏色設(shè)置成“無(wú)線(xiàn)條顏色”，單擊“確定”；然后，依次在文本框中插入特殊符號(hào)“—”→輸入單頁(yè)碼如“1”→插入特殊符號(hào)“—”→輸入兩個(gè)空格，選中該行，設(shè)置成白體（Tahoma）4號(hào)字，行距40磅，即約14mm，右對(duì)齊，這樣就滿(mǎn)足了一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空一字的要求。
2.標(biāo)注雙頁(yè)頁(yè)碼：?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”，在雙頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊畫(huà)一個(gè)與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開(kāi)雙擊文本框的邊框，打開(kāi)“設(shè)置文本框格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，把文本框的線(xiàn)條顏色設(shè)置成“無(wú)線(xiàn)條顏色”，單擊“確定”；然后依次在文本框中輸入兩個(gè)空格→插入特殊符號(hào)“—”→輸入雙頁(yè)碼如“2”→插入特殊符號(hào)“—”，選中該行，設(shè)置成白體（Tahoma）4號(hào)字，行距40磅，即約14mm，左對(duì)齊，這樣就滿(mǎn)足了一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，雙頁(yè)碼居左空一字的要求。
到此為止，如附圖所示，一份漂亮的公文就設(shè)計(jì)完成了，剩下的工作就是打印、裝訂和蓋章了。
（一）頁(yè)面設(shè)置——
1.新建一個(gè)word文檔，單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，選擇“紙張”選項(xiàng)卡，把紙張大小設(shè)置為A4；
2.選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，首先在“頁(yè)碼范圍”設(shè)置欄的下拉選項(xiàng)中選擇“對(duì)稱(chēng)頁(yè)邊距”，然后在“方向”設(shè)置欄中選擇“縱向”，然后在“頁(yè)邊距”設(shè)置欄中設(shè)置上37mm，下35mm，內(nèi)28mm，外26mm。最后點(diǎn)“確定”。
（二）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)——
1.在文檔的第一行輸入一個(gè)回車(chē)符，并把這個(gè)回車(chē)符的大小和行距都設(shè)置為71磅，即25mm。
2.在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”，并使之居中排列。選擇這行字，對(duì)它進(jìn)行格式設(shè)置：點(diǎn)擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項(xiàng)卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標(biāo)宋”（如果電腦中沒(méi)有，可以從網(wǎng)上下載安裝，或者用微軟雅黑代替），在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”，在“字號(hào)”選擇框中直接輸入“62”，即單個(gè)字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個(gè)字的寬度縮小為高度的68%，即15mm。點(diǎn)擊“確定”，完成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的制作。
3.選中第二行，把第二行的行距設(shè)置成固定值“62磅”，單擊確定。
（三）確定并標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)——
1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為3號(hào)字的回車(chē)符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”，即3號(hào)字的高度值，這樣就根據(jù)《格式》的要求，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下面空出了兩行的位置。
2.根據(jù)公文內(nèi)容擬定發(fā)文字號(hào)，比如“魯電〔2006〕26號(hào)”，用3號(hào)仿微軟雅黑字居中排布在文檔的第五行。
3.選中第五行，并把第五行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”。
（四）標(biāo)注紅色反線(xiàn)——
1.在文檔的第六行，輸入一個(gè)大小為11磅即約4mm的回車(chē)符；
2.選中第六行，并把第六行的行距設(shè)置為“固定值”“11磅”。
3.在第六行回車(chē)符的下面插入一條長(zhǎng)度為156mm寬度為1mm的紅色反線(xiàn)：?jiǎn)螕簟安迦搿薄皥D片”→“自選圖形”，打開(kāi)“自選圖形”工具欄，選擇直線(xiàn)工具，在第六行的下面畫(huà)一條與版心同寬的橫線(xiàn)→雙擊橫線(xiàn)，打開(kāi)“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，設(shè)置線(xiàn)條顏色為“紅色”，線(xiàn)條虛實(shí)為“實(shí)線(xiàn)”，線(xiàn)條粗細(xì)為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線(xiàn)條格式設(shè)置。
（五）設(shè)置標(biāo)題——
1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個(gè)3號(hào)字大小的回車(chē)符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標(biāo)題，（因?yàn)樵摴臉?biāo)題較長(zhǎng)，需占用兩行的位置）并設(shè)置成2號(hào)小標(biāo)宋，居中排布。同時(shí)，把兩行的行距設(shè)置成“固定值”“33磅”。因?yàn)?號(hào)字的高度是22磅，把行距設(shè)置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺(jué)效果上看比較美觀。
（六）設(shè)置主送機(jī)關(guān)——
1.在文檔的第十一行輸入一個(gè)3號(hào)字大小的回車(chē)符，并把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第十二行輸入主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑，居左頂格排布，后標(biāo)全角冒號(hào)。然后，把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”；
（七）設(shè)置正文——
1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。
2.輸入完畢后，選擇全部正文，設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，行距為“固定值”“28.8”磅。根據(jù)公文格式標(biāo)準(zhǔn)一般情況下正文每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字的要求，正文的行距應(yīng)該設(shè)置為28.8磅。
（八）設(shè)置成文日期——
成文日期的標(biāo)注位置需要經(jīng)過(guò)計(jì)算。對(duì)于單一機(jī)關(guān)發(fā)文來(lái)說(shuō)，成文日期的標(biāo)注位置應(yīng)該滿(mǎn)足加蓋印章時(shí)“印章上距正文2mm～4mm，下壓成文日期”的要求。由于一般機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離2mm～4mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在47mm～49mm之間。這個(gè)距離減去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，則需要在正文的最后一行與成文日期之間空出一個(gè)41.4mm～43.4mm的距離，換算成磅值，就是117磅～123磅。因此：
1.在正文最后一行的下面輸入一個(gè)高度為117磅～123磅的回車(chē)符，然后把這一行的行距設(shè)置為與回車(chē)符高度相等的“固定值”；
2.在空行的下面輸入成文日期，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，采用右對(duì)齊方式；
3.把光標(biāo)放在成文日期的最后，連續(xù)輸入8個(gè)空格，以滿(mǎn)足《格式》中單一機(jī)關(guān)發(fā)文成文日期“右空4字”的要求。
（九）設(shè)置印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期——
把光標(biāo)放在公文末頁(yè)的最后一行，輸入印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，并設(shè)置成3號(hào)仿微軟雅黑字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字居左，印發(fā)時(shí)間右空一字居右。印發(fā)時(shí)間使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。比如輸入印發(fā)機(jī)關(guān)“山東電建二公司辦公室”，“2006年12月31日印發(fā)”。
（十）標(biāo)注主題詞——
1.根據(jù)公文的標(biāo)題、正文，結(jié)合本單位的主題詞表，確定公文的主題詞。比如本公文的主題詞可確定為“人事”、“表彰”、“決定”；
2.把光標(biāo)放在公文莫頁(yè)的倒數(shù)第二行，用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個(gè)字，后標(biāo)全角冒號(hào)；
3.在全角冒號(hào)的后面，用3號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三個(gè)主題詞，每?jī)蓚€(gè)主題詞之間輸入兩個(gè)空格，即空1個(gè)字的位置。
（十一）標(biāo)注版記間隔線(xiàn)——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開(kāi)“自選圖形”工具欄，選擇直線(xiàn)工具，在“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線(xiàn)→雙擊橫線(xiàn)，打開(kāi)“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話(huà)框，選擇線(xiàn)條虛實(shí)為“實(shí)線(xiàn)”，線(xiàn)條粗細(xì)為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線(xiàn)條格式設(shè)置。
（十二）標(biāo)注頁(yè)碼——
1.標(biāo)注單頁(yè)頁(yè)碼：?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”，在單頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊畫(huà)一個(gè)與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開(kāi)雙擊文本框的邊框，打開(kāi)“設(shè)置文本框格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，把文本框的線(xiàn)條顏色設(shè)置成“無(wú)線(xiàn)條顏色”，單擊“確定”；然后，依次在文本框中插入特殊符號(hào)“—”→輸入單頁(yè)碼如“1”→插入特殊符號(hào)“—”→輸入兩個(gè)空格，選中該行，設(shè)置成白體（Tahoma）4號(hào)字，行距40磅，即約14mm，右對(duì)齊，這樣就滿(mǎn)足了一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空一字的要求。
2.標(biāo)注雙頁(yè)頁(yè)碼：?jiǎn)螕簟安迦搿薄拔谋究颉薄皺M排”，在雙頁(yè)頁(yè)面的下頁(yè)邊畫(huà)一個(gè)與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開(kāi)雙擊文本框的邊框，打開(kāi)“設(shè)置文本框格式”對(duì)話(huà)框，選擇“顏色與線(xiàn)條”選項(xiàng)卡，把文本框的線(xiàn)條顏色設(shè)置成“無(wú)線(xiàn)條顏色”，單擊“確定”；然后依次在文本框中輸入兩個(gè)空格→插入特殊符號(hào)“—”→輸入雙頁(yè)碼如“2”→插入特殊符號(hào)“—”，選中該行，設(shè)置成白體（Tahoma）4號(hào)字，行距40磅，即約14mm，左對(duì)齊，這樣就滿(mǎn)足了一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，雙頁(yè)碼居左空一字的要求。
到此為止，如附圖所示，一份漂亮的公文就設(shè)計(jì)完成了，剩下的工作就是打印、裝訂和蓋章了。