專家認(rèn)為，強(qiáng)有力的風(fēng)險(xiǎn)管理過程可以減少80%-90%的問題項(xiàng)目。我們知道，現(xiàn)有項(xiàng)目管理做法，首先需要有一個(gè)明確的范圍，投入適當(dāng)?shù)娜肆ΓM(jìn)一個(gè)良好的變革管理過程，并保持開放的溝通渠道。然而隨著技術(shù)和風(fēng)險(xiǎn)的可預(yù)判性，良好的風(fēng)險(xiǎn)管理過程中需要明確并盡量減少令人意外的結(jié)果或意想不到的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，幫助企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)快速響應(yīng)。
確定“風(fēng)險(xiǎn)”
要想走上風(fēng)險(xiǎn)管理過程，必須明確風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)定義。從項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的觀點(diǎn)看項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風(fēng)險(xiǎn)”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時(shí)間和花費(fèi)的重點(diǎn)是處理不良項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)或“威脅” ，而不是積極的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)或“機(jī)會(huì)”。
通常，風(fēng)險(xiǎn)管理公司將確定和管理五到十個(gè)容易識(shí)別的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)(數(shù)字實(shí)際上應(yīng)該更高)。隨著大量的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在早期被發(fā)現(xiàn)，尋找項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)也會(huì)加強(qiáng)，所以潛在的問題更早被發(fā)現(xiàn)，機(jī)會(huì)也更容易被接受。
另外，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)不從項(xiàng)目的實(shí)際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了廣泛適用的七步風(fēng)險(xiǎn)管理過程。
風(fēng)險(xiǎn)管理過程步驟
步驟一：風(fēng)險(xiǎn)管理過程需要每個(gè)成員都參與在規(guī)劃過程中，每人列出有至少10項(xiàng)潛在風(fēng)險(xiǎn)的清單。往往在這一步，團(tuán)隊(duì)成員將猜想某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)知道，因此不必列出。例如，“范圍漸變”是多數(shù)項(xiàng)目的一個(gè)典型問題。然而，仍然要把它列出來，因?yàn)榧词褂械膶?shí)踐管理過程，它仍有可能發(fā)生，并隨著時(shí)間的推移而引發(fā)問題。因此，它應(yīng)該注明，而不是置之不理。
步驟二：風(fēng)險(xiǎn)管理過程需要收集并對(duì)列出的項(xiàng)目進(jìn)行匯總，刪除清單中重復(fù)的項(xiàng)目。
步驟三：評(píng)估匯總清單上每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的概率(或可能性) 、影響(或后果) 及探測(cè)的難易程度。這可以通過給名單上每個(gè)項(xiàng)目指定一個(gè)評(píng)價(jià)數(shù)值來實(shí)現(xiàn)，如從1到4評(píng)價(jià)范圍或使用評(píng)價(jià)詞如高、中、低。探測(cè)度是可選參數(shù)，但它可以簡(jiǎn)單評(píng)估出來。如果一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是難以看到的，如范圍蠕變，則它是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)更高的項(xiàng)目。如果是比較早能發(fā)現(xiàn)的，如管理支持的丟失或一個(gè)重要資源的丟失，那么它的風(fēng)險(xiǎn)則較低。
步驟四：打破原計(jì)劃的團(tuán)隊(duì)將其分組并給予每個(gè)組一份匯總清單。然后，每個(gè)小組通過項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的指定清單識(shí)別觸發(fā)器(警告標(biāo)志)。所有觸發(fā)器應(yīng)當(dāng)注明，即使是次要的。通常情況下每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)至少有三個(gè)觸發(fā)器。
步驟五：為那些相同的分組找出可能針對(duì)威脅的預(yù)防性行動(dòng)，并增強(qiáng)機(jī)會(huì)的作用。
步驟六：為每個(gè)小組建立一個(gè)針對(duì)大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)，但并非所有的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃包括如果觸發(fā)或風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，組員所要采取的行動(dòng)。風(fēng)險(xiǎn)管理中會(huì)為所有風(fēng)險(xiǎn)設(shè)立評(píng)分臨界點(diǎn)，這項(xiàng)計(jì)劃針對(duì)得分超過臨界點(diǎn)的那些風(fēng)險(xiǎn)而建立。這確保了風(fēng)險(xiǎn)管理過程是可行的。風(fēng)險(xiǎn)管理過程如果出奇的費(fèi)時(shí)就不能體現(xiàn)工作效率。
規(guī)劃的風(fēng)險(xiǎn)管理過程的最后一步是責(zé)任到位。要確定責(zé)任人，即誰監(jiān)視觸發(fā)器，然后適當(dāng)?shù)刈鞒龌貞?yīng)。即便執(zhí)行了預(yù)先核準(zhǔn)的計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃，觸發(fā)仍然發(fā)生了。通常，責(zé)任人是項(xiàng)目經(jīng)理。但對(duì)于所有組員來說，工作時(shí)隨時(shí)觀察觸發(fā)器是集體利益所在，而不是重新開始這個(gè)項(xiàng)目的操作，那樣又要建立一個(gè)名單，跳過第三步。接著，新增的具體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和觸發(fā)器評(píng)估的概率，影響，探測(cè)度等。從而節(jié)省了大量的時(shí)間，還能豐富你風(fēng)險(xiǎn)管理的項(xiàng)目文化?？荚嚧笫占?BR> 創(chuàng)建一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)簿或風(fēng)險(xiǎn)矩陣
完成風(fēng)險(xiǎn)管理過程后，主文件，即風(fēng)險(xiǎn)簿或風(fēng)險(xiǎn)矩陣，就創(chuàng)建了。該文件的格式是一個(gè)表格，因?yàn)樗梢苑奖愣噙_(dá)數(shù)頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯|考試大|示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風(fēng)險(xiǎn)的描述，概率，影響，探測(cè)度，觸發(fā)器，預(yù)防性行動(dòng)，以及應(yīng)急計(jì)劃。也可以適當(dāng)添加其他欄目，如定量的價(jià)值。
注意事項(xiàng)
通常情況下，這些步驟中，觸發(fā)器和預(yù)防性行動(dòng)易被忽視。然而，它們是整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程至關(guān)重要的部分。小組完成這項(xiàng)工作后，組員們會(huì)更好地明白在操作項(xiàng)目的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動(dòng)地捕捉變化或問題。如果風(fēng)險(xiǎn)管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發(fā)現(xiàn)自己處于在不斷的反應(yīng)模式中，僅僅簡(jiǎn)單地執(zhí)行應(yīng)急計(jì)劃，不斷為層出不窮的風(fēng)險(xiǎn)感到吃驚。他們也可能忽略一個(gè)看似嚴(yán)重的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單。這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于確保清單已被使用過是至關(guān)重要的。
一旦完成風(fēng)險(xiǎn)登記，就便于維護(hù)。人們可以在定期審查的會(huì)議中對(duì)其進(jìn)行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現(xiàn)行的。如果有任何風(fēng)險(xiǎn)的增加或價(jià)值減少，有任何新的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)增加，可決定是否關(guān)閉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)(但不完全刪除)，這將確保清單會(huì)被長(zhǎng)期視為與整個(gè)的項(xiàng)目的生命周期相關(guān)和有用。
結(jié)論
風(fēng)險(xiǎn)管理過程無需復(fù)雜或費(fèi)時(shí)才有效。通過以下一個(gè)簡(jiǎn)單的，經(jīng)測(cè)試證明的辦法，每個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)采用上述的七個(gè)步驟(或許更少，如果通用的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單已經(jīng)創(chuàng)建)，該項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以為一切可能發(fā)生的事情作好準(zhǔn)備。當(dāng)然，總是會(huì)有變化，也可能有意外。但最終結(jié)果是，變化和意外較少，組員們都感覺有備而來，項(xiàng)目沒有偏離方向。
確定“風(fēng)險(xiǎn)”
要想走上風(fēng)險(xiǎn)管理過程，必須明確風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)定義。從項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的觀點(diǎn)看項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風(fēng)險(xiǎn)”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時(shí)間和花費(fèi)的重點(diǎn)是處理不良項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)或“威脅” ，而不是積極的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)或“機(jī)會(huì)”。
通常，風(fēng)險(xiǎn)管理公司將確定和管理五到十個(gè)容易識(shí)別的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)(數(shù)字實(shí)際上應(yīng)該更高)。隨著大量的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在早期被發(fā)現(xiàn)，尋找項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)也會(huì)加強(qiáng)，所以潛在的問題更早被發(fā)現(xiàn)，機(jī)會(huì)也更容易被接受。
另外，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)不從項(xiàng)目的實(shí)際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了廣泛適用的七步風(fēng)險(xiǎn)管理過程。
風(fēng)險(xiǎn)管理過程步驟
步驟一：風(fēng)險(xiǎn)管理過程需要每個(gè)成員都參與在規(guī)劃過程中，每人列出有至少10項(xiàng)潛在風(fēng)險(xiǎn)的清單。往往在這一步，團(tuán)隊(duì)成員將猜想某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)知道，因此不必列出。例如，“范圍漸變”是多數(shù)項(xiàng)目的一個(gè)典型問題。然而，仍然要把它列出來，因?yàn)榧词褂械膶?shí)踐管理過程，它仍有可能發(fā)生，并隨著時(shí)間的推移而引發(fā)問題。因此，它應(yīng)該注明，而不是置之不理。
步驟二：風(fēng)險(xiǎn)管理過程需要收集并對(duì)列出的項(xiàng)目進(jìn)行匯總，刪除清單中重復(fù)的項(xiàng)目。
步驟三：評(píng)估匯總清單上每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的概率(或可能性) 、影響(或后果) 及探測(cè)的難易程度。這可以通過給名單上每個(gè)項(xiàng)目指定一個(gè)評(píng)價(jià)數(shù)值來實(shí)現(xiàn)，如從1到4評(píng)價(jià)范圍或使用評(píng)價(jià)詞如高、中、低。探測(cè)度是可選參數(shù)，但它可以簡(jiǎn)單評(píng)估出來。如果一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是難以看到的，如范圍蠕變，則它是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)更高的項(xiàng)目。如果是比較早能發(fā)現(xiàn)的，如管理支持的丟失或一個(gè)重要資源的丟失，那么它的風(fēng)險(xiǎn)則較低。
步驟四：打破原計(jì)劃的團(tuán)隊(duì)將其分組并給予每個(gè)組一份匯總清單。然后，每個(gè)小組通過項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的指定清單識(shí)別觸發(fā)器(警告標(biāo)志)。所有觸發(fā)器應(yīng)當(dāng)注明，即使是次要的。通常情況下每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)至少有三個(gè)觸發(fā)器。
步驟五：為那些相同的分組找出可能針對(duì)威脅的預(yù)防性行動(dòng)，并增強(qiáng)機(jī)會(huì)的作用。
步驟六：為每個(gè)小組建立一個(gè)針對(duì)大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)，但并非所有的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃包括如果觸發(fā)或風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，組員所要采取的行動(dòng)。風(fēng)險(xiǎn)管理中會(huì)為所有風(fēng)險(xiǎn)設(shè)立評(píng)分臨界點(diǎn)，這項(xiàng)計(jì)劃針對(duì)得分超過臨界點(diǎn)的那些風(fēng)險(xiǎn)而建立。這確保了風(fēng)險(xiǎn)管理過程是可行的。風(fēng)險(xiǎn)管理過程如果出奇的費(fèi)時(shí)就不能體現(xiàn)工作效率。
規(guī)劃的風(fēng)險(xiǎn)管理過程的最后一步是責(zé)任到位。要確定責(zé)任人，即誰監(jiān)視觸發(fā)器，然后適當(dāng)?shù)刈鞒龌貞?yīng)。即便執(zhí)行了預(yù)先核準(zhǔn)的計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃，觸發(fā)仍然發(fā)生了。通常，責(zé)任人是項(xiàng)目經(jīng)理。但對(duì)于所有組員來說，工作時(shí)隨時(shí)觀察觸發(fā)器是集體利益所在，而不是重新開始這個(gè)項(xiàng)目的操作，那樣又要建立一個(gè)名單，跳過第三步。接著，新增的具體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和觸發(fā)器評(píng)估的概率，影響，探測(cè)度等。從而節(jié)省了大量的時(shí)間，還能豐富你風(fēng)險(xiǎn)管理的項(xiàng)目文化?？荚嚧笫占?BR> 創(chuàng)建一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)簿或風(fēng)險(xiǎn)矩陣
完成風(fēng)險(xiǎn)管理過程后，主文件，即風(fēng)險(xiǎn)簿或風(fēng)險(xiǎn)矩陣，就創(chuàng)建了。該文件的格式是一個(gè)表格，因?yàn)樗梢苑奖愣噙_(dá)數(shù)頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯|考試大|示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風(fēng)險(xiǎn)的描述，概率，影響，探測(cè)度，觸發(fā)器，預(yù)防性行動(dòng)，以及應(yīng)急計(jì)劃。也可以適當(dāng)添加其他欄目，如定量的價(jià)值。
注意事項(xiàng)
通常情況下，這些步驟中，觸發(fā)器和預(yù)防性行動(dòng)易被忽視。然而，它們是整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程至關(guān)重要的部分。小組完成這項(xiàng)工作后，組員們會(huì)更好地明白在操作項(xiàng)目的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動(dòng)地捕捉變化或問題。如果風(fēng)險(xiǎn)管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發(fā)現(xiàn)自己處于在不斷的反應(yīng)模式中，僅僅簡(jiǎn)單地執(zhí)行應(yīng)急計(jì)劃，不斷為層出不窮的風(fēng)險(xiǎn)感到吃驚。他們也可能忽略一個(gè)看似嚴(yán)重的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單。這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于確保清單已被使用過是至關(guān)重要的。
一旦完成風(fēng)險(xiǎn)登記，就便于維護(hù)。人們可以在定期審查的會(huì)議中對(duì)其進(jìn)行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現(xiàn)行的。如果有任何風(fēng)險(xiǎn)的增加或價(jià)值減少，有任何新的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)增加，可決定是否關(guān)閉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)(但不完全刪除)，這將確保清單會(huì)被長(zhǎng)期視為與整個(gè)的項(xiàng)目的生命周期相關(guān)和有用。
結(jié)論
風(fēng)險(xiǎn)管理過程無需復(fù)雜或費(fèi)時(shí)才有效。通過以下一個(gè)簡(jiǎn)單的，經(jīng)測(cè)試證明的辦法，每個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)采用上述的七個(gè)步驟(或許更少，如果通用的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單已經(jīng)創(chuàng)建)，該項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以為一切可能發(fā)生的事情作好準(zhǔn)備。當(dāng)然，總是會(huì)有變化，也可能有意外。但最終結(jié)果是，變化和意外較少，組員們都感覺有備而來，項(xiàng)目沒有偏離方向。