、對上關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
對上關系協(xié)調(diào)是指組織對其上級領導人和領導部門的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)往往通過正確貫徹上級的政策、指示，全面領會領導意圖，局部利益與整體利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上級下達的工作計劃和工作布置，并及時匯報執(zhí)行情況等組織行動來實現(xiàn)。秘書要在上級與本單位間做好溝通工作，既要促進本單位正確、及時地貫徹落實領導的意圖，又要促進上級及時、全面地了解本單位的實際情況，從而促進本單位與上級保持一致協(xié)調(diào)運轉。
(二)運用對上關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.及時發(fā)現(xiàn)問題
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的關鍵。秘書人員是領導人的近身助手和參謀，在本部門和上級的關系中處于重要位置，一旦發(fā)生某些不夠協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，他應能敏銳地從文書往來和領導的言談話語中及時發(fā)現(xiàn)問題。發(fā)現(xiàn)問題后，要及時向領導匯報，并積極采取相應的協(xié)調(diào)措施。
2.解決問題的方法
和上級領導部門的關系，與其他關系相比具有一定的特殊性，解決的方法也應與之相適應，它沒有公式化的程序，而要根據(jù)情況不同、問題的性質(zhì)和大小而采取相應的辦法。大體上說，可采用以下幾種方法：
(1)自查：自查就是檢查本部門自身是否全面領會了上級領導的意圖，是否貫徹了上級部門的政策精神，是否局部利益服從了整體利益，是否在各方面與上級領導保持了一致，是否完成了上級布置的各項工作。
(2)整改：一般而言，如果本部門的工作符合上級部門的要求，得到領導的肯定、認同，就不會產(chǎn)生不合諧現(xiàn)象。但如果在自查中發(fā)現(xiàn)有與上級要求不相一致的地方，那就應該加以整頓、改進。
(3)積極請示：在貫徹執(zhí)行上級的工作要求時，會遇到各種不同的情況。這些上級在布置工作時未必都能考慮得盡善盡美。遇此情況下級部門不宜擅自決定，而應多作請示，請領導對難以解決的問題予以定奪，以便把工作作好。
(4)主動匯報：將本部門的工作安排和進展情況、所遇到的問題等主動向上級部門匯報。這一方面能使上級全面了解本部門的實際情況，便于作出正確的判斷、作出適當?shù)臎Q策；另一方面也體現(xiàn)了下級對上級領導部門的充分尊重。
(三)相應知識
秘書協(xié)調(diào)職能基礎。秘書部門進行協(xié)調(diào)有著特殊的職能基礎：1.作為綜合部門，工作涉及面關系到組織運轉的方方面面，有著廣闊的發(fā)揮協(xié)調(diào)作用的天地和調(diào)動各方面積極因素進行協(xié)調(diào)的潛力。2.作為信息樞紐，秘書部門具有預測和發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象并依據(jù)信息渠道和準確分析失調(diào)原因尋求選擇協(xié)調(diào)途徑的能力。3.作為領導的辦公機構，對組織目標、整體利益、工作計劃、領導意圖等能比較全面的了解，因而能比較準確地把握協(xié)調(diào)方向和有關方針政策，把握協(xié)調(diào)分寸。4.作為領導人的近身助手，在領導信任和授權以及領導機關的權威性作用下，在具體的協(xié)調(diào)事務中，能發(fā)揮較大的影響力。5.秘書部門在廣泛的工作交往和全面服務中，能建立與多方面的合作基礎和相互理解信任的感情基礎，這是秘書協(xié)調(diào)的重要條件。6.秘書在協(xié)助領導推動工作的實踐中，便于學習領導的工作方法和工作藝術，學習全面管理知識，提高工作能力。由于具有以上職能優(yōu)勢，秘書協(xié)調(diào)具有良好的職能基礎。
(四)注意事項與要求
1.維護領導成員的威信和形象
秘書人員維護領導成員的威信，主要是從工作角度出發(fā)，即使秘書本人因此受些誤解和委屈，也要泰然處之。
首先，在工作中，只能為領導補臺，不可拆臺。秘書人員一定要尊敬領導，積極配合領導工作。當領導有某些疏漏和不足時，要積極采取補救措施，消除影響。
其次，要注意維護領導的自尊心。每個人都有其自尊的一面，也不例外，秘書人員給領導提意見和建議一定要注意場合。
2.維護領導層內(nèi)部的團結
維護本單位領導層的團結，事關本單位內(nèi)部的穩(wěn)定和有效運轉，對此是每個秘書人員義不容辭的責任。秘書人員作為領導的參謀和助手，經(jīng)?；顒佑陬I導成員之間，并在領導層和下屬機構之間起著溝通信息，處理信息的作用。因而掌握的情況比較多，也比較深入。反映情況轉達意見時要講究方式方法，不利于團結的話、閑話、氣話不能說。發(fā)現(xiàn)領導之間有誤會，應尋找適當?shù)臋C會幫助澄清、化解。切不可從中撥弄是非，將問題復雜化。秘書請示或匯報工作，，應嚴格按領導成員職責分工進行，有分管領導就找分管領導，不越級請示。涉及全局的問題，要請主要領導人裁定，并通報其他領導成員。
二、對下關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
對下關系協(xié)調(diào)是指上級機關在實施的過程中，充分考慮到下級的實際情況，傾聽下級的意見和要求，科學地制定決策，并有效地將組織決策意圖貫徹到下級各執(zhí)行單位，使之自覺地協(xié)調(diào)運轉，積極地為實現(xiàn)組織目標而努力工作。
(二)運用對下關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
就秘書工作而言：
1.要在領導形成決策之前，深入基層調(diào)查研究，征求各方面的意見和建議，使決策建立在全面了解情況，充分代表群眾的根本利益的基礎上。
2.在決策執(zhí)行中，若發(fā)現(xiàn)決策方案的疏漏或偏差；發(fā)現(xiàn)執(zhí)行單位的實際困難，應及時傳遞給，使作及時必要的調(diào)整。當下級單位對領導決策意圖尚未全面充分理解時，秘書有責任向其宣傳領導意圖，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。
3.在決策執(zhí)行告一段落的考核評估和總結表彰工作中，秘書部門一方面要對下級單位的自我檢查和總結給予必要的幫助，另一方面要協(xié)助領導以工作計劃為依據(jù)，制訂切實可行、具體明確的考核標準和評估辦法。在對下關系的協(xié)調(diào)事務中，秘書既要參與決策全過程中的協(xié)調(diào)工作，又要在自身的工作事務中，全面深入地觀察、分析和解決問題，避免失調(diào)現(xiàn)象，化解矛盾，保持與下級關系的協(xié)調(diào)。
4.對下關系協(xié)調(diào)的方法：
(1)面商協(xié)調(diào)法
對不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商的形式。面商方式比較靈活，可以是代表組織意見的正式談話，也可以是個人之間的談心和交流。可根據(jù)不同需要靈活處理。
(2)商榷式協(xié)調(diào)法
協(xié)調(diào)者以平等的身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的佳辦法，達到協(xié)調(diào)的目的。在重大問題未決策前，上下級之間、平行級之間、部門之間，為了達成某種協(xié)議共同磋商，可以采用協(xié)調(diào)。
(3)建議式協(xié)調(diào)法
指協(xié)調(diào)者以平等的身份、建議的態(tài)度、謙遜的語言，將自己的意見轉告給對方，提請對方選擇采用，以達到協(xié)調(diào)的目的。而不是要求對方去做什么，更不是指示別人做什么和怎么做。平行關系、無隸屬關系的單位之間及上級機關某部門與下級單位之間，往往采用建議式協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)不具有強制性和約束力，但具有一定的影響力，有助于解決問題。
(三)相應知識
秘書協(xié)調(diào)的特性。秘書協(xié)調(diào)有以下幾個顯著特性。1.權力支配性。秘書沒有法定的人、財、物方面的職能管理權，不能以的身份命令有關方面采取協(xié)調(diào)行動。在進行具有非權力支配性的協(xié)調(diào)工作時，多采取溝通疏導、相互協(xié)商辦法，要合理運用領導機關的權力慣性，準確傳達領導意圖。對于領導授權的協(xié)調(diào)活動。不要超越領導授權范圍。2.非職責限定性。在管理活動中，秘書協(xié)調(diào)往往沒有確定的職責范圍。隨組織分工、領導信任程度、秘書自身能力及其與相關方面的關系狀態(tài)不同，秘書協(xié)調(diào)活動的范圍也不相同。因此工作能力強，能夠取得領導和各相關方面信任和支持的秘書人員，能夠發(fā)揮較大的協(xié)調(diào)作用。3.認同疏導性。秘書協(xié)調(diào)活動始終貫穿認同疏導。秘書必須不斷提高自身認知能力，相機采用靈活的疏導方式。促進各方面取得認同，才能獲得良好的協(xié)調(diào)效果。
(四)注意事項與要求
對下關系協(xié)調(diào)，必須注意嚴守本分不擅權越位。這是因為秘書部門不是獨立的，只是領導層的輔助機構，處理、協(xié)調(diào)問題的時候，只能依據(jù)領導的決定、決議和批示的精神辦事，而不能代替領導拍板。秘書人員雖然輔助領導研究各種問題，但只有發(fā)言權，無表決權。秘書部門提出解決問題的預案，只有經(jīng)過領導的研究決定后。 作為領導形成的決定，決議才能生效?？偠灾?，一定要在領導授權的范圍內(nèi)行事，多請示，多報告，不擅作主張。不能打領導的旗號，越俎代皰，更不能權欲熏心，以權謀私。
三、上下雙方關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
上下雙方關系協(xié)調(diào)是指對本部門的上級與本部門的下級進行協(xié)調(diào)。目標是理順上下關系，使得上下思想、行動保持一致。進行這項協(xié)調(diào)工作的秘書處于中間環(huán)節(jié)，作用大、責任重。
(二)運用上下雙方關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.對政策變化后的協(xié)調(diào)步驟
大凡已經(jīng)形成的決策或上下知曉的動議，突然因情況有變需要撤消，準備形成新的處理方案，這就要求秘書對上下雙方進行工作關系的協(xié)調(diào)。此時，一要使上下對新情況認識一致，二要對撤消原動議上下認同；三要對處理問題的新方案經(jīng)反復討論，上下均表示滿意。上下級機關的秘書部門在溝通、聯(lián)絡、交換意見、草擬方案等方面，能起到不可低估的作用。通過協(xié)調(diào)可避免下級對上級產(chǎn)生"政策多變"的誤會，避免上級對下級產(chǎn)生"不尊重領導"的看法。
2.上下關系協(xié)調(diào)工作的一般程序
縱向協(xié)調(diào)工作沒有固定的程序，但一般來說其工作全過程可以分解為若干步驟，循因求果，步步推進。
(1)找準問題
這是協(xié)調(diào)工作的開始，強調(diào)一要找，即秘書人員要主動深入實際，深入群眾，通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)解決的矛盾；二要準，即找準那些必須通過協(xié)調(diào)才能解決的問題，然后，報請領導同意，請領導直接出面協(xié)調(diào)，或受領導之托去行使協(xié)調(diào)之責。
(2)擬定方案
通過對協(xié)調(diào)課題的分析論證，提出切實可行的協(xié)調(diào)工作方案，包括協(xié)調(diào)的時間、地點、參與人員、擬采用的協(xié)調(diào)工作方法、所要達到的目的，并盡可能設計出幾套方案，陳述其利弊，請領導同志定奪。正確的工作方案可避免走彎路，但工作方案很難做到盡善盡美，只能在協(xié)調(diào)工作實施過程中不斷修正。
(3)實施協(xié)調(diào)
實施協(xié)調(diào)工作方案，既要有原則性，又要有靈活性，瞄準協(xié)調(diào)目標，隨機應變。但對協(xié)調(diào)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題要及時向領導反映匯報，以便得到領導的支持。
實施協(xié)調(diào)中多采用的方法是：
文字協(xié)調(diào)法
這是經(jīng)常采用的協(xié)調(diào)形式，如通過擬訂工作計劃、活動部署、訂立制度、集體審訂修改文稿等形式統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動，使組織內(nèi)部上下各相關方面的工作協(xié)調(diào)運轉；用征求文稿意見、會簽文件、會議備忘錄、會談協(xié)商記要等形式，協(xié)調(diào)組織與外部各方面的關系。這種形式具有規(guī)范性、穩(wěn)定性，是較長時間內(nèi)保持協(xié)調(diào)關系的依據(jù)。
信息溝通法
現(xiàn)實生活中的很多矛盾，是由于不了解情況，憑主觀臆測，加上偏聽偏信造成的。醫(yī)治此癥的良藥，就是溝通信息。將有關部門、單位和人員召集起來，如實介紹情況，就能解除誤會，消除隔閡。心情一舒暢，事情也就好辦了。
政策對照法
對同一項工作，有的部門認為該辦，有的認為不該辦，不能辦，往往眾說紛紜，各持己見。在這種情況下，就要對照黨和國家的方針、政策、法規(guī)，用政策統(tǒng)一思想，形成共識。
(三)相應知識
秘書機構的協(xié)調(diào)功能。秘書機構是各類管理組織的綜合辦公機構。在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務活動中，能有效地維護組織協(xié)調(diào)運轉；秘書機構聯(lián)系內(nèi)外、上下、左右，便于發(fā)現(xiàn)組織運轉中隨時可能出現(xiàn)的矛盾和問題，并協(xié)助進行協(xié)調(diào)；秘書機構作為的參謀部和辦事機構，經(jīng)常為發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)現(xiàn)象出謀劃策，并在自己的職能范圍內(nèi)，或經(jīng)領導授權后，代表領導和領導機關，處理矛盾糾紛，進行組織協(xié)調(diào)?？傊貢鴻C構的職能位置和職能活動，使之具有一定的組織協(xié)調(diào)功能。
(四)注意事項和要求
1.捕捉有利的協(xié)調(diào)時機
在協(xié)調(diào)工作中，時機把握得好，可事半功倍；時機把握得不好，寸步難行。當協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時，容易接受別人的意見或建議。當矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時，上級政策、方針明確時，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關方面意識到協(xié)調(diào)需要時，感到共同利益共同目標的實現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時，協(xié)調(diào)能很快取得成效。這就需要秘書人員能敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力，要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索、抓住有利時機和條件，并加以利用，進行協(xié)調(diào)。
2.協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)者不要簡單地重申或強調(diào)自己的看法和意見。要理解對方，想法使自己和有關方面人員都平靜下來。試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3.服從大局
秘書人員必須有全局觀念。全局或大局，是指事物的整體，一事物發(fā)展的總過程，構成事物整體的各個部分、各個方面和事物發(fā)展過程的各個階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關系時，必須照顧全局。對一個行業(yè)中的各個單位而言，全行業(yè)是大局，任何時候都必須做到部門、單位利益服從全國利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時在此基礎上，應當盡可能地滿足局部、部分的正當權益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實際工作中，許多部門、單位往往容易站在自身的立場上，維護本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領導做協(xié)調(diào)溝通的工作中，要積極引導部門在工作目標、思想觀念和實際步驟上達成共識，把本部門的利益、工作目標與全局的利益、目標結合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應，不搞自我封閉，摒棄"各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜"的自私狹隘心理，為全局的工作作出貢獻。同時，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書。也應設身處地的為部門考慮，作適當?shù)睦嫫胶猓侥芊€(wěn)定大局。
(一)學習目標
對上關系協(xié)調(diào)是指組織對其上級領導人和領導部門的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)往往通過正確貫徹上級的政策、指示，全面領會領導意圖，局部利益與整體利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上級下達的工作計劃和工作布置，并及時匯報執(zhí)行情況等組織行動來實現(xiàn)。秘書要在上級與本單位間做好溝通工作，既要促進本單位正確、及時地貫徹落實領導的意圖，又要促進上級及時、全面地了解本單位的實際情況，從而促進本單位與上級保持一致協(xié)調(diào)運轉。
(二)運用對上關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.及時發(fā)現(xiàn)問題
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的關鍵。秘書人員是領導人的近身助手和參謀，在本部門和上級的關系中處于重要位置，一旦發(fā)生某些不夠協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，他應能敏銳地從文書往來和領導的言談話語中及時發(fā)現(xiàn)問題。發(fā)現(xiàn)問題后，要及時向領導匯報，并積極采取相應的協(xié)調(diào)措施。
2.解決問題的方法
和上級領導部門的關系，與其他關系相比具有一定的特殊性，解決的方法也應與之相適應，它沒有公式化的程序，而要根據(jù)情況不同、問題的性質(zhì)和大小而采取相應的辦法。大體上說，可采用以下幾種方法：
(1)自查：自查就是檢查本部門自身是否全面領會了上級領導的意圖，是否貫徹了上級部門的政策精神，是否局部利益服從了整體利益，是否在各方面與上級領導保持了一致，是否完成了上級布置的各項工作。
(2)整改：一般而言，如果本部門的工作符合上級部門的要求，得到領導的肯定、認同，就不會產(chǎn)生不合諧現(xiàn)象。但如果在自查中發(fā)現(xiàn)有與上級要求不相一致的地方，那就應該加以整頓、改進。
(3)積極請示：在貫徹執(zhí)行上級的工作要求時，會遇到各種不同的情況。這些上級在布置工作時未必都能考慮得盡善盡美。遇此情況下級部門不宜擅自決定，而應多作請示，請領導對難以解決的問題予以定奪，以便把工作作好。
(4)主動匯報：將本部門的工作安排和進展情況、所遇到的問題等主動向上級部門匯報。這一方面能使上級全面了解本部門的實際情況，便于作出正確的判斷、作出適當?shù)臎Q策；另一方面也體現(xiàn)了下級對上級領導部門的充分尊重。
(三)相應知識
秘書協(xié)調(diào)職能基礎。秘書部門進行協(xié)調(diào)有著特殊的職能基礎：1.作為綜合部門，工作涉及面關系到組織運轉的方方面面，有著廣闊的發(fā)揮協(xié)調(diào)作用的天地和調(diào)動各方面積極因素進行協(xié)調(diào)的潛力。2.作為信息樞紐，秘書部門具有預測和發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象并依據(jù)信息渠道和準確分析失調(diào)原因尋求選擇協(xié)調(diào)途徑的能力。3.作為領導的辦公機構，對組織目標、整體利益、工作計劃、領導意圖等能比較全面的了解，因而能比較準確地把握協(xié)調(diào)方向和有關方針政策，把握協(xié)調(diào)分寸。4.作為領導人的近身助手，在領導信任和授權以及領導機關的權威性作用下，在具體的協(xié)調(diào)事務中，能發(fā)揮較大的影響力。5.秘書部門在廣泛的工作交往和全面服務中，能建立與多方面的合作基礎和相互理解信任的感情基礎，這是秘書協(xié)調(diào)的重要條件。6.秘書在協(xié)助領導推動工作的實踐中，便于學習領導的工作方法和工作藝術，學習全面管理知識，提高工作能力。由于具有以上職能優(yōu)勢，秘書協(xié)調(diào)具有良好的職能基礎。
(四)注意事項與要求
1.維護領導成員的威信和形象
秘書人員維護領導成員的威信，主要是從工作角度出發(fā)，即使秘書本人因此受些誤解和委屈，也要泰然處之。
首先，在工作中，只能為領導補臺，不可拆臺。秘書人員一定要尊敬領導，積極配合領導工作。當領導有某些疏漏和不足時，要積極采取補救措施，消除影響。
其次，要注意維護領導的自尊心。每個人都有其自尊的一面，也不例外，秘書人員給領導提意見和建議一定要注意場合。
2.維護領導層內(nèi)部的團結
維護本單位領導層的團結，事關本單位內(nèi)部的穩(wěn)定和有效運轉，對此是每個秘書人員義不容辭的責任。秘書人員作為領導的參謀和助手，經(jīng)?；顒佑陬I導成員之間，并在領導層和下屬機構之間起著溝通信息，處理信息的作用。因而掌握的情況比較多，也比較深入。反映情況轉達意見時要講究方式方法，不利于團結的話、閑話、氣話不能說。發(fā)現(xiàn)領導之間有誤會，應尋找適當?shù)臋C會幫助澄清、化解。切不可從中撥弄是非，將問題復雜化。秘書請示或匯報工作，，應嚴格按領導成員職責分工進行，有分管領導就找分管領導，不越級請示。涉及全局的問題，要請主要領導人裁定，并通報其他領導成員。
二、對下關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
對下關系協(xié)調(diào)是指上級機關在實施的過程中，充分考慮到下級的實際情況，傾聽下級的意見和要求，科學地制定決策，并有效地將組織決策意圖貫徹到下級各執(zhí)行單位，使之自覺地協(xié)調(diào)運轉，積極地為實現(xiàn)組織目標而努力工作。
(二)運用對下關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
就秘書工作而言：
1.要在領導形成決策之前，深入基層調(diào)查研究，征求各方面的意見和建議，使決策建立在全面了解情況，充分代表群眾的根本利益的基礎上。
2.在決策執(zhí)行中，若發(fā)現(xiàn)決策方案的疏漏或偏差；發(fā)現(xiàn)執(zhí)行單位的實際困難，應及時傳遞給，使作及時必要的調(diào)整。當下級單位對領導決策意圖尚未全面充分理解時，秘書有責任向其宣傳領導意圖，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。
3.在決策執(zhí)行告一段落的考核評估和總結表彰工作中，秘書部門一方面要對下級單位的自我檢查和總結給予必要的幫助，另一方面要協(xié)助領導以工作計劃為依據(jù)，制訂切實可行、具體明確的考核標準和評估辦法。在對下關系的協(xié)調(diào)事務中，秘書既要參與決策全過程中的協(xié)調(diào)工作，又要在自身的工作事務中，全面深入地觀察、分析和解決問題，避免失調(diào)現(xiàn)象，化解矛盾，保持與下級關系的協(xié)調(diào)。
4.對下關系協(xié)調(diào)的方法：
(1)面商協(xié)調(diào)法
對不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商的形式。面商方式比較靈活，可以是代表組織意見的正式談話，也可以是個人之間的談心和交流。可根據(jù)不同需要靈活處理。
(2)商榷式協(xié)調(diào)法
協(xié)調(diào)者以平等的身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的佳辦法，達到協(xié)調(diào)的目的。在重大問題未決策前，上下級之間、平行級之間、部門之間，為了達成某種協(xié)議共同磋商，可以采用協(xié)調(diào)。
(3)建議式協(xié)調(diào)法
指協(xié)調(diào)者以平等的身份、建議的態(tài)度、謙遜的語言，將自己的意見轉告給對方，提請對方選擇采用，以達到協(xié)調(diào)的目的。而不是要求對方去做什么，更不是指示別人做什么和怎么做。平行關系、無隸屬關系的單位之間及上級機關某部門與下級單位之間，往往采用建議式協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)不具有強制性和約束力，但具有一定的影響力，有助于解決問題。
(三)相應知識
秘書協(xié)調(diào)的特性。秘書協(xié)調(diào)有以下幾個顯著特性。1.權力支配性。秘書沒有法定的人、財、物方面的職能管理權，不能以的身份命令有關方面采取協(xié)調(diào)行動。在進行具有非權力支配性的協(xié)調(diào)工作時，多采取溝通疏導、相互協(xié)商辦法，要合理運用領導機關的權力慣性，準確傳達領導意圖。對于領導授權的協(xié)調(diào)活動。不要超越領導授權范圍。2.非職責限定性。在管理活動中，秘書協(xié)調(diào)往往沒有確定的職責范圍。隨組織分工、領導信任程度、秘書自身能力及其與相關方面的關系狀態(tài)不同，秘書協(xié)調(diào)活動的范圍也不相同。因此工作能力強，能夠取得領導和各相關方面信任和支持的秘書人員，能夠發(fā)揮較大的協(xié)調(diào)作用。3.認同疏導性。秘書協(xié)調(diào)活動始終貫穿認同疏導。秘書必須不斷提高自身認知能力，相機采用靈活的疏導方式。促進各方面取得認同，才能獲得良好的協(xié)調(diào)效果。
(四)注意事項與要求
對下關系協(xié)調(diào)，必須注意嚴守本分不擅權越位。這是因為秘書部門不是獨立的，只是領導層的輔助機構，處理、協(xié)調(diào)問題的時候，只能依據(jù)領導的決定、決議和批示的精神辦事，而不能代替領導拍板。秘書人員雖然輔助領導研究各種問題，但只有發(fā)言權，無表決權。秘書部門提出解決問題的預案，只有經(jīng)過領導的研究決定后。 作為領導形成的決定，決議才能生效?？偠灾?，一定要在領導授權的范圍內(nèi)行事，多請示，多報告，不擅作主張。不能打領導的旗號，越俎代皰，更不能權欲熏心，以權謀私。
三、上下雙方關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
上下雙方關系協(xié)調(diào)是指對本部門的上級與本部門的下級進行協(xié)調(diào)。目標是理順上下關系，使得上下思想、行動保持一致。進行這項協(xié)調(diào)工作的秘書處于中間環(huán)節(jié)，作用大、責任重。
(二)運用上下雙方關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.對政策變化后的協(xié)調(diào)步驟
大凡已經(jīng)形成的決策或上下知曉的動議，突然因情況有變需要撤消，準備形成新的處理方案，這就要求秘書對上下雙方進行工作關系的協(xié)調(diào)。此時，一要使上下對新情況認識一致，二要對撤消原動議上下認同；三要對處理問題的新方案經(jīng)反復討論，上下均表示滿意。上下級機關的秘書部門在溝通、聯(lián)絡、交換意見、草擬方案等方面，能起到不可低估的作用。通過協(xié)調(diào)可避免下級對上級產(chǎn)生"政策多變"的誤會，避免上級對下級產(chǎn)生"不尊重領導"的看法。
2.上下關系協(xié)調(diào)工作的一般程序
縱向協(xié)調(diào)工作沒有固定的程序，但一般來說其工作全過程可以分解為若干步驟，循因求果，步步推進。
(1)找準問題
這是協(xié)調(diào)工作的開始，強調(diào)一要找，即秘書人員要主動深入實際，深入群眾，通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)解決的矛盾；二要準，即找準那些必須通過協(xié)調(diào)才能解決的問題，然后，報請領導同意，請領導直接出面協(xié)調(diào)，或受領導之托去行使協(xié)調(diào)之責。
(2)擬定方案
通過對協(xié)調(diào)課題的分析論證，提出切實可行的協(xié)調(diào)工作方案，包括協(xié)調(diào)的時間、地點、參與人員、擬采用的協(xié)調(diào)工作方法、所要達到的目的，并盡可能設計出幾套方案，陳述其利弊，請領導同志定奪。正確的工作方案可避免走彎路，但工作方案很難做到盡善盡美，只能在協(xié)調(diào)工作實施過程中不斷修正。
(3)實施協(xié)調(diào)
實施協(xié)調(diào)工作方案，既要有原則性，又要有靈活性，瞄準協(xié)調(diào)目標，隨機應變。但對協(xié)調(diào)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題要及時向領導反映匯報，以便得到領導的支持。
實施協(xié)調(diào)中多采用的方法是：
文字協(xié)調(diào)法
這是經(jīng)常采用的協(xié)調(diào)形式，如通過擬訂工作計劃、活動部署、訂立制度、集體審訂修改文稿等形式統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動，使組織內(nèi)部上下各相關方面的工作協(xié)調(diào)運轉；用征求文稿意見、會簽文件、會議備忘錄、會談協(xié)商記要等形式，協(xié)調(diào)組織與外部各方面的關系。這種形式具有規(guī)范性、穩(wěn)定性，是較長時間內(nèi)保持協(xié)調(diào)關系的依據(jù)。
信息溝通法
現(xiàn)實生活中的很多矛盾，是由于不了解情況，憑主觀臆測，加上偏聽偏信造成的。醫(yī)治此癥的良藥，就是溝通信息。將有關部門、單位和人員召集起來，如實介紹情況，就能解除誤會，消除隔閡。心情一舒暢，事情也就好辦了。
政策對照法
對同一項工作，有的部門認為該辦，有的認為不該辦，不能辦，往往眾說紛紜，各持己見。在這種情況下，就要對照黨和國家的方針、政策、法規(guī)，用政策統(tǒng)一思想，形成共識。
(三)相應知識
秘書機構的協(xié)調(diào)功能。秘書機構是各類管理組織的綜合辦公機構。在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務活動中，能有效地維護組織協(xié)調(diào)運轉；秘書機構聯(lián)系內(nèi)外、上下、左右，便于發(fā)現(xiàn)組織運轉中隨時可能出現(xiàn)的矛盾和問題，并協(xié)助進行協(xié)調(diào)；秘書機構作為的參謀部和辦事機構，經(jīng)常為發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)現(xiàn)象出謀劃策，并在自己的職能范圍內(nèi)，或經(jīng)領導授權后，代表領導和領導機關，處理矛盾糾紛，進行組織協(xié)調(diào)?？傊貢鴻C構的職能位置和職能活動，使之具有一定的組織協(xié)調(diào)功能。
(四)注意事項和要求
1.捕捉有利的協(xié)調(diào)時機
在協(xié)調(diào)工作中，時機把握得好，可事半功倍；時機把握得不好，寸步難行。當協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時，容易接受別人的意見或建議。當矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時，上級政策、方針明確時，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關方面意識到協(xié)調(diào)需要時，感到共同利益共同目標的實現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時，協(xié)調(diào)能很快取得成效。這就需要秘書人員能敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力，要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索、抓住有利時機和條件，并加以利用，進行協(xié)調(diào)。
2.協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)者不要簡單地重申或強調(diào)自己的看法和意見。要理解對方，想法使自己和有關方面人員都平靜下來。試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3.服從大局
秘書人員必須有全局觀念。全局或大局，是指事物的整體，一事物發(fā)展的總過程，構成事物整體的各個部分、各個方面和事物發(fā)展過程的各個階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關系時，必須照顧全局。對一個行業(yè)中的各個單位而言，全行業(yè)是大局，任何時候都必須做到部門、單位利益服從全國利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時在此基礎上，應當盡可能地滿足局部、部分的正當權益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實際工作中，許多部門、單位往往容易站在自身的立場上，維護本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領導做協(xié)調(diào)溝通的工作中，要積極引導部門在工作目標、思想觀念和實際步驟上達成共識，把本部門的利益、工作目標與全局的利益、目標結合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應，不搞自我封閉，摒棄"各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜"的自私狹隘心理，為全局的工作作出貢獻。同時，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書。也應設身處地的為部門考慮，作適當?shù)睦嫫胶猓侥芊€(wěn)定大局。