一、熟悉檔案利用工作的方式和途徑
(一)學習目標
熟悉檔案利用工作的主要方式和途徑
(二)檔案利用與相應知識
企事業(yè)單位開展檔案利用的方式和途徑有很多，這里擇其要者，做些介紹。
1.開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱
閱覽室是機關、企業(yè)事業(yè)單位專門為利用者設置的閱覽檔案材料的場所。設置閱覽室是由檔案的特點決定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借。借閱者在閱覽室利用檔案則有許多優(yōu)點：首先，便于保護檔案材料的物質(zhì)安全，不僅可避免檔案的丟失，而且能減少檔案的輾轉(zhuǎn)、磨損，從而使其延長"壽命"。其次，便于及時周轉(zhuǎn)，提高檔案利用率。再者，有利于維護黨、國家和一個機構內(nèi)部機密的安全。
閱覽室是聯(lián)系檔案的保管者和利用者的紐帶，是檔案工作發(fā)揮作用的主渠道，是社會各界了解和認識檔案事業(yè)的窗口，它的水平反映著管理者的思想水平、業(yè)務水平，因而，做好閱覽室工作十分重要。一般應注意這樣幾點：
(1)閱覽室的設置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務和嚴格管理兩個方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。一般應有服務臺、閱覽桌和存物處等設施。閱覽桌以無抽屜為宜，以便于管理人員必要的監(jiān)護。為方便利用，還應準備歷史、地理、政治、經(jīng)濟、文化和語言等方面的工具書以及與所藏檔案密切相關的參考材料。
(2)為維護閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應建立必要的規(guī)章制度。其內(nèi)容包括：閱覽室接待對象、檔案材料的閱覽范圍、批準權限和入室手續(xù)、檔案索取和歸還手續(xù)，以及利用者應愛護檔案的若干具體規(guī)定等。
(3)利用接待人員需要良好的工作作風和扎實的業(yè)務基本功。工作人員既要主動熱情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得業(yè)務(如熟悉室藏和各種檢索工具等)，善于對外接待，同時還要有認真負責的精神，注意提醒利用者遵守有關規(guī)定，在借出和收回檔案時，仔細檢查材料狀況，維護檔案的完整與安全。
對于科技檔案的利用工作，為簡化手續(xù)，方便科技人員迅速地大量查閱，在某些企業(yè)、事業(yè)單位，可以有條件地實行內(nèi)部開架閱覽。
開架閱覽的基本做法是：第一，可供閱覽的是科技檔案副本；第二，開架的科技檔案是非密的或密級較低的；第三，提供專門的開架閱覽場所；第四，編寫開架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個閱覽架上編制"科技檔案檢索圖表"，以不使利用者盲目尋找；第五，有資格進入開架閱覽室的是本單位內(nèi)部的有關人員，在其間能自由閱覽。
2.檔案外借
這里的檔案外借，是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室閱覽、使用。
檔案館檔案一般不借出館外使用，在個別情況下，為照顧某些工作崗位的特殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需要，才可以將檔案暫時借出館外。在機關和企業(yè)內(nèi)部，尤其是企業(yè)，檔案攜出檔案室使用，包括到科研、生產(chǎn)一線現(xiàn)場提供，則相對多些。但特別珍貴和易損的檔案，是禁止借出的。
對檔案外借使用，須建立嚴格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)，檔案材料方能外借；借出期限不易過長；數(shù)量也應有所限制；借用單位和個人要負責檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料，并保證按期交回。多年來，企業(yè)的科技檔案人員在組織檔案外借工作中，本著既方便服務，又嚴于管理的思想，摸索出許多行之有效的工作方法和制度，如借閱者身份審查手續(xù)、借閱登記手續(xù)、借閱清點手續(xù)和借閱證制度、催還續(xù)借制度、調(diào)離認可制度等。
3.制發(fā)檔案復制本
根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，是開展檔案利用工作的一種重要方式。在企業(yè)、科研部門的科技檔案利用服務中，這項工作通常又被稱為復制供應。它包括內(nèi)供復制和外供復制。外供復制又是實現(xiàn)科技檔案有償交流的一個途徑。
檔案復制本分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的某些部分，復制方法主要有復印、手抄、打字、印刷和攝影等。
這種服務方式有較多的優(yōu)點，既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護檔案原件。這種服務方式也有一定缺點。第一，利用者查閱檔案，總想看到原件，尤其用作憑證時，一般的檔案復制本往往不令人滿意。對此，一方面，要努力提高復制技術水平，盡可能使復制件十分近似于原件；另一方面，應在檔案文件空白處或背面注明檔案保管單位名稱、檔案原件編號，必要時，還要加蓋公章，以示負責。第二，由于現(xiàn)代復印技術的快速發(fā)展，尤其靜電復印機的廣泛應用，就可能使復制本失控，造成多處多份復制，隨意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護技術產(chǎn)權等方面的權益。為此，必須對檔案復制本制發(fā)范圍和批準權限嚴格管理。單位秘書在有關事務中要切實負起責任。
4.出具檔案證明
檔案證明是檔案保管單位向申請詢問、核查某種事實在所藏檔案中有關記載的利用者出具的書面證明材料。
在社會生活中，有些機關、企事業(yè)單位或個人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；公證機關或個人在確認工齡、學歷、財產(chǎn)方面需要證明材料等等。
出具檔案證明，是很嚴肅的工作，檔案人員只有在利用者正式申請下才能進行這項工作，而且對申請的審查和證明的擬寫，都必須認真對待。申請書應寫明要求出具證明的目的以及所查證問題的發(fā)生地點、時間和經(jīng)過。檔案證明一般應根據(jù)檔案的正本或可靠(如經(jīng)過認真校對)的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草稿(草案)。不論根據(jù)什么材料，都應注明其出處。同時還應注意，檔案部門和人員在這方面的職責僅是對某一問題在所藏檔案中有無記載和怎樣記載的情況加以證明。因而，在證明中不能妄加評論和總結(jié)，只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內(nèi)容應做到與原件的字、句甚至標點完全吻合。加蓋公章后，擬寫的檔案證明才能生效。
5.提供咨詢服務
這種服務形式是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務知識和專業(yè)技術知識為基礎，對查詢者提出的問題進行解答，或指導利用者獲得有關某一方面檔案的線索。檔案利用工作搞活后，檔案人員會接納到各種情況的咨詢業(yè)務，有一般性咨詢，也有專門性咨詢；有事實性咨詢，也有知識性咨詢；有專題研究性咨詢，也有情報性咨詢。
6.印發(fā)目錄
這種方式多用于科技檔案的利用服務工作。是將檔案目錄印制分發(fā)到有關部門。它包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機構和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種。其目的是為了交流情況，互通信息。
7.舉辦檔案展覽
檔案展覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。
檔案展覽的作用突出地表現(xiàn)在兩個方面：
第一，大力宣傳檔案和檔案工作的重要意義。參展的檔案材料一般是經(jīng)過精心挑選的，其中有的還屬于檔案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和豐富的內(nèi)容，給觀眾留下深刻的印象，進而引起人們對檔案和檔案工作的進一步重視。
第二，廣泛發(fā)揮檔案的作用。舉辦檔案展覽本身就是一種提供利用的方式，而且這種形式能在一定時期、一定范圍內(nèi)滿足較多觀眾的參觀要求，服務面廣泛，尤其是對那些有普遍宣傳教育意義的檔案材料，這種形式會使檔案的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮，取得其它任何形式都達不到的廣泛、深刻、生動的效果。
(一)學習目標
熟悉檔案利用工作的主要方式和途徑
(二)檔案利用與相應知識
企事業(yè)單位開展檔案利用的方式和途徑有很多，這里擇其要者，做些介紹。
1.開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱
閱覽室是機關、企業(yè)事業(yè)單位專門為利用者設置的閱覽檔案材料的場所。設置閱覽室是由檔案的特點決定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借。借閱者在閱覽室利用檔案則有許多優(yōu)點：首先，便于保護檔案材料的物質(zhì)安全，不僅可避免檔案的丟失，而且能減少檔案的輾轉(zhuǎn)、磨損，從而使其延長"壽命"。其次，便于及時周轉(zhuǎn)，提高檔案利用率。再者，有利于維護黨、國家和一個機構內(nèi)部機密的安全。
閱覽室是聯(lián)系檔案的保管者和利用者的紐帶，是檔案工作發(fā)揮作用的主渠道，是社會各界了解和認識檔案事業(yè)的窗口，它的水平反映著管理者的思想水平、業(yè)務水平，因而，做好閱覽室工作十分重要。一般應注意這樣幾點：
(1)閱覽室的設置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務和嚴格管理兩個方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。一般應有服務臺、閱覽桌和存物處等設施。閱覽桌以無抽屜為宜，以便于管理人員必要的監(jiān)護。為方便利用，還應準備歷史、地理、政治、經(jīng)濟、文化和語言等方面的工具書以及與所藏檔案密切相關的參考材料。
(2)為維護閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應建立必要的規(guī)章制度。其內(nèi)容包括：閱覽室接待對象、檔案材料的閱覽范圍、批準權限和入室手續(xù)、檔案索取和歸還手續(xù)，以及利用者應愛護檔案的若干具體規(guī)定等。
(3)利用接待人員需要良好的工作作風和扎實的業(yè)務基本功。工作人員既要主動熱情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得業(yè)務(如熟悉室藏和各種檢索工具等)，善于對外接待，同時還要有認真負責的精神，注意提醒利用者遵守有關規(guī)定，在借出和收回檔案時，仔細檢查材料狀況，維護檔案的完整與安全。
對于科技檔案的利用工作，為簡化手續(xù)，方便科技人員迅速地大量查閱，在某些企業(yè)、事業(yè)單位，可以有條件地實行內(nèi)部開架閱覽。
開架閱覽的基本做法是：第一，可供閱覽的是科技檔案副本；第二，開架的科技檔案是非密的或密級較低的；第三，提供專門的開架閱覽場所；第四，編寫開架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個閱覽架上編制"科技檔案檢索圖表"，以不使利用者盲目尋找；第五，有資格進入開架閱覽室的是本單位內(nèi)部的有關人員，在其間能自由閱覽。
2.檔案外借
這里的檔案外借，是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室閱覽、使用。
檔案館檔案一般不借出館外使用，在個別情況下，為照顧某些工作崗位的特殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需要，才可以將檔案暫時借出館外。在機關和企業(yè)內(nèi)部，尤其是企業(yè)，檔案攜出檔案室使用，包括到科研、生產(chǎn)一線現(xiàn)場提供，則相對多些。但特別珍貴和易損的檔案，是禁止借出的。
對檔案外借使用，須建立嚴格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)，檔案材料方能外借；借出期限不易過長；數(shù)量也應有所限制；借用單位和個人要負責檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料，并保證按期交回。多年來，企業(yè)的科技檔案人員在組織檔案外借工作中，本著既方便服務，又嚴于管理的思想，摸索出許多行之有效的工作方法和制度，如借閱者身份審查手續(xù)、借閱登記手續(xù)、借閱清點手續(xù)和借閱證制度、催還續(xù)借制度、調(diào)離認可制度等。
3.制發(fā)檔案復制本
根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，是開展檔案利用工作的一種重要方式。在企業(yè)、科研部門的科技檔案利用服務中，這項工作通常又被稱為復制供應。它包括內(nèi)供復制和外供復制。外供復制又是實現(xiàn)科技檔案有償交流的一個途徑。
檔案復制本分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的某些部分，復制方法主要有復印、手抄、打字、印刷和攝影等。
這種服務方式有較多的優(yōu)點，既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護檔案原件。這種服務方式也有一定缺點。第一，利用者查閱檔案，總想看到原件，尤其用作憑證時，一般的檔案復制本往往不令人滿意。對此，一方面，要努力提高復制技術水平，盡可能使復制件十分近似于原件；另一方面，應在檔案文件空白處或背面注明檔案保管單位名稱、檔案原件編號，必要時，還要加蓋公章，以示負責。第二，由于現(xiàn)代復印技術的快速發(fā)展，尤其靜電復印機的廣泛應用，就可能使復制本失控，造成多處多份復制，隨意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護技術產(chǎn)權等方面的權益。為此，必須對檔案復制本制發(fā)范圍和批準權限嚴格管理。單位秘書在有關事務中要切實負起責任。
4.出具檔案證明
檔案證明是檔案保管單位向申請詢問、核查某種事實在所藏檔案中有關記載的利用者出具的書面證明材料。
在社會生活中，有些機關、企事業(yè)單位或個人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；公證機關或個人在確認工齡、學歷、財產(chǎn)方面需要證明材料等等。
出具檔案證明，是很嚴肅的工作，檔案人員只有在利用者正式申請下才能進行這項工作，而且對申請的審查和證明的擬寫，都必須認真對待。申請書應寫明要求出具證明的目的以及所查證問題的發(fā)生地點、時間和經(jīng)過。檔案證明一般應根據(jù)檔案的正本或可靠(如經(jīng)過認真校對)的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草稿(草案)。不論根據(jù)什么材料，都應注明其出處。同時還應注意，檔案部門和人員在這方面的職責僅是對某一問題在所藏檔案中有無記載和怎樣記載的情況加以證明。因而，在證明中不能妄加評論和總結(jié)，只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內(nèi)容應做到與原件的字、句甚至標點完全吻合。加蓋公章后，擬寫的檔案證明才能生效。
5.提供咨詢服務
這種服務形式是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務知識和專業(yè)技術知識為基礎，對查詢者提出的問題進行解答，或指導利用者獲得有關某一方面檔案的線索。檔案利用工作搞活后，檔案人員會接納到各種情況的咨詢業(yè)務，有一般性咨詢，也有專門性咨詢；有事實性咨詢，也有知識性咨詢；有專題研究性咨詢，也有情報性咨詢。
6.印發(fā)目錄
這種方式多用于科技檔案的利用服務工作。是將檔案目錄印制分發(fā)到有關部門。它包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機構和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種。其目的是為了交流情況，互通信息。
7.舉辦檔案展覽
檔案展覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。
檔案展覽的作用突出地表現(xiàn)在兩個方面：
第一，大力宣傳檔案和檔案工作的重要意義。參展的檔案材料一般是經(jīng)過精心挑選的，其中有的還屬于檔案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和豐富的內(nèi)容，給觀眾留下深刻的印象，進而引起人們對檔案和檔案工作的進一步重視。
第二，廣泛發(fā)揮檔案的作用。舉辦檔案展覽本身就是一種提供利用的方式，而且這種形式能在一定時期、一定范圍內(nèi)滿足較多觀眾的參觀要求，服務面廣泛，尤其是對那些有普遍宣傳教育意義的檔案材料，這種形式會使檔案的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮，取得其它任何形式都達不到的廣泛、深刻、生動的效果。