一、熟悉檔案利用工作的方式和途徑
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
熟悉檔案利用工作的主要方式和途徑
(二)檔案利用與相應(yīng)知識(shí)
企事業(yè)單位開展檔案利用的方式和途徑有很多，這里擇其要者，做些介紹。
1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱
閱覽室是機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位專門為利用者設(shè)置的閱覽檔案材料的場(chǎng)所。設(shè)置閱覽室是由檔案的特點(diǎn)決定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機(jī)密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借。借閱者在閱覽室利用檔案則有許多優(yōu)點(diǎn)：首先，便于保護(hù)檔案材料的物質(zhì)安全，不僅可避免檔案的丟失，而且能減少檔案的輾轉(zhuǎn)、磨損，從而使其延長(zhǎng)"壽命"。其次，便于及時(shí)周轉(zhuǎn)，提高檔案利用率。再者，有利于維護(hù)黨、國(guó)家和一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)密的安全。
閱覽室是聯(lián)系檔案的保管者和利用者的紐帶，是檔案工作發(fā)揮作用的主渠道，是社會(huì)各界了解和認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的窗口，它的水平反映著管理者的思想水平、業(yè)務(wù)水平，因而，做好閱覽室工作十分重要。一般應(yīng)注意這樣幾點(diǎn)：
(1)閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)格管理兩個(gè)方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。一般應(yīng)有服務(wù)臺(tái)、閱覽桌和存物處等設(shè)施。閱覽桌以無抽屜為宜，以便于管理人員必要的監(jiān)護(hù)。為方便利用，還應(yīng)準(zhǔn)備歷史、地理、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和語言等方面的工具書以及與所藏檔案密切相關(guān)的參考材料。
(2)為維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度。其內(nèi)容包括：閱覽室接待對(duì)象、檔案材料的閱覽范圍、批準(zhǔn)權(quán)限和入室手續(xù)、檔案索取和歸還手續(xù)，以及利用者應(yīng)愛護(hù)檔案的若干具體規(guī)定等。
(3)利用接待人員需要良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。工作人員既要主動(dòng)熱情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得業(yè)務(wù)(如熟悉室藏和各種檢索工具等)，善于對(duì)外接待，同時(shí)還要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，注意提醒利用者遵守有關(guān)規(guī)定，在借出和收回檔案時(shí)，仔細(xì)檢查材料狀況，維護(hù)檔案的完整與安全。
對(duì)于科技檔案的利用工作，為簡(jiǎn)化手續(xù)，方便科技人員迅速地大量查閱，在某些企業(yè)、事業(yè)單位，可以有條件地實(shí)行內(nèi)部開架閱覽。
開架閱覽的基本做法是：第一，可供閱覽的是科技檔案副本；第二，開架的科技檔案是非密的或密級(jí)較低的；第三，提供專門的開架閱覽場(chǎng)所；第四，編寫開架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個(gè)閱覽架上編制"科技檔案檢索圖表"，以不使利用者盲目尋找；第五，有資格進(jìn)入開架閱覽室的是本單位內(nèi)部的有關(guān)人員，在其間能自由閱覽。
2.檔案外借
這里的檔案外借，是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室閱覽、使用。
檔案館檔案一般不借出館外使用，在個(gè)別情況下，為照顧某些工作崗位的特殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需要，才可以將檔案暫時(shí)借出館外。在機(jī)關(guān)和企業(yè)內(nèi)部，尤其是企業(yè)，檔案攜出檔案室使用，包括到科研、生產(chǎn)一線現(xiàn)場(chǎng)提供，則相對(duì)多些。但特別珍貴和易損的檔案，是禁止借出的。
對(duì)檔案外借使用，須建立嚴(yán)格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)，檔案材料方能外借；借出期限不易過長(zhǎng)；數(shù)量也應(yīng)有所限制；借用單位和個(gè)人要負(fù)責(zé)檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復(fù)制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料，并保證按期交回。多年來，企業(yè)的科技檔案人員在組織檔案外借工作中，本著既方便服務(wù)，又嚴(yán)于管理的思想，摸索出許多行之有效的工作方法和制度，如借閱者身份審查手續(xù)、借閱登記手續(xù)、借閱清點(diǎn)手續(xù)和借閱證制度、催還續(xù)借制度、調(diào)離認(rèn)可制度等。
3.制發(fā)檔案復(fù)制本
根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是開展檔案利用工作的一種重要方式。在企業(yè)、科研部門的科技檔案利用服務(wù)中，這項(xiàng)工作通常又被稱為復(fù)制供應(yīng)。它包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。外供復(fù)制又是實(shí)現(xiàn)科技檔案有償交流的一個(gè)途徑。
檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的某些部分，復(fù)制方法主要有復(fù)印、手抄、打字、印刷和攝影等。
這種服務(wù)方式有較多的優(yōu)點(diǎn)，既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護(hù)檔案原件。這種服務(wù)方式也有一定缺點(diǎn)。第一，利用者查閱檔案，總想看到原件，尤其用作憑證時(shí)，一般的檔案復(fù)制本往往不令人滿意。對(duì)此，一方面，要努力提高復(fù)制技術(shù)水平，盡可能使復(fù)制件十分近似于原件；另一方面，應(yīng)在檔案文件空白處或背面注明檔案保管單位名稱、檔案原件編號(hào)，必要時(shí)，還要加蓋公章，以示負(fù)責(zé)。第二，由于現(xiàn)代復(fù)印技術(shù)的快速發(fā)展，尤其靜電復(fù)印機(jī)的廣泛應(yīng)用，就可能使復(fù)制本失控，造成多處多份復(fù)制，隨意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護(hù)技術(shù)產(chǎn)權(quán)等方面的權(quán)益。為此，必須對(duì)檔案復(fù)制本制發(fā)范圍和批準(zhǔn)權(quán)限嚴(yán)格管理。單位秘書在有關(guān)事務(wù)中要切實(shí)負(fù)起責(zé)任。
4.出具檔案證明
檔案證明是檔案保管單位向申請(qǐng)?jiān)儐?、核查某種事實(shí)在所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書面證明材料。
在社會(huì)生活中，有些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個(gè)人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；公證機(jī)關(guān)或個(gè)人在確認(rèn)工齡、學(xué)歷、財(cái)產(chǎn)方面需要證明材料等等。
出具檔案證明，是很嚴(yán)肅的工作，檔案人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能進(jìn)行這項(xiàng)工作，而且對(duì)申請(qǐng)的審查和證明的擬寫，都必須認(rèn)真對(duì)待。申請(qǐng)書應(yīng)寫明要求出具證明的目的以及所查證問題的發(fā)生地點(diǎn)、時(shí)間和經(jīng)過。檔案證明一般應(yīng)根據(jù)檔案的正本或可靠(如經(jīng)過認(rèn)真校對(duì))的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草稿(草案)。不論根據(jù)什么材料，都應(yīng)注明其出處。同時(shí)還應(yīng)注意，檔案部門和人員在這方面的職責(zé)僅是對(duì)某一問題在所藏檔案中有無記載和怎樣記載的情況加以證明。因而，在證明中不能妄加評(píng)論和總結(jié)，只能對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘洠绕鋵?duì)所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。加蓋公章后，擬寫的檔案證明才能生效。
5.提供咨詢服務(wù)
這種服務(wù)形式是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢者提出的問題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。檔案利用工作搞活后，檔案人員會(huì)接納到各種情況的咨詢業(yè)務(wù)，有一般性咨詢，也有專門性咨詢；有事實(shí)性咨詢，也有知識(shí)性咨詢；有專題研究性咨詢，也有情報(bào)性咨詢。
6.印發(fā)目錄
這種方式多用于科技檔案的利用服務(wù)工作。是將檔案目錄印制分發(fā)到有關(guān)部門。它包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種。其目的是為了交流情況，互通信息。
7.舉辦檔案展覽
檔案展覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。
檔案展覽的作用突出地表現(xiàn)在兩個(gè)方面：
第一，大力宣傳檔案和檔案工作的重要意義。參展的檔案材料一般是經(jīng)過精心挑選的，其中有的還屬于檔案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和豐富的內(nèi)容，給觀眾留下深刻的印象，進(jìn)而引起人們對(duì)檔案和檔案工作的進(jìn)一步重視。
第二，廣泛發(fā)揮檔案的作用。舉辦檔案展覽本身就是一種提供利用的方式，而且這種形式能在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)滿足較多觀眾的參觀要求，服務(wù)面廣泛，尤其是對(duì)那些有普遍宣傳教育意義的檔案材料，這種形式會(huì)使檔案的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮，取得其它任何形式都達(dá)不到的廣泛、深刻、生動(dòng)的效果。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
熟悉檔案利用工作的主要方式和途徑
(二)檔案利用與相應(yīng)知識(shí)
企事業(yè)單位開展檔案利用的方式和途徑有很多，這里擇其要者，做些介紹。
1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱
閱覽室是機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位專門為利用者設(shè)置的閱覽檔案材料的場(chǎng)所。設(shè)置閱覽室是由檔案的特點(diǎn)決定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機(jī)密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借。借閱者在閱覽室利用檔案則有許多優(yōu)點(diǎn)：首先，便于保護(hù)檔案材料的物質(zhì)安全，不僅可避免檔案的丟失，而且能減少檔案的輾轉(zhuǎn)、磨損，從而使其延長(zhǎng)"壽命"。其次，便于及時(shí)周轉(zhuǎn)，提高檔案利用率。再者，有利于維護(hù)黨、國(guó)家和一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)密的安全。
閱覽室是聯(lián)系檔案的保管者和利用者的紐帶，是檔案工作發(fā)揮作用的主渠道，是社會(huì)各界了解和認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的窗口，它的水平反映著管理者的思想水平、業(yè)務(wù)水平，因而，做好閱覽室工作十分重要。一般應(yīng)注意這樣幾點(diǎn)：
(1)閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)格管理兩個(gè)方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。一般應(yīng)有服務(wù)臺(tái)、閱覽桌和存物處等設(shè)施。閱覽桌以無抽屜為宜，以便于管理人員必要的監(jiān)護(hù)。為方便利用，還應(yīng)準(zhǔn)備歷史、地理、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和語言等方面的工具書以及與所藏檔案密切相關(guān)的參考材料。
(2)為維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度。其內(nèi)容包括：閱覽室接待對(duì)象、檔案材料的閱覽范圍、批準(zhǔn)權(quán)限和入室手續(xù)、檔案索取和歸還手續(xù)，以及利用者應(yīng)愛護(hù)檔案的若干具體規(guī)定等。
(3)利用接待人員需要良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。工作人員既要主動(dòng)熱情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得業(yè)務(wù)(如熟悉室藏和各種檢索工具等)，善于對(duì)外接待，同時(shí)還要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，注意提醒利用者遵守有關(guān)規(guī)定，在借出和收回檔案時(shí)，仔細(xì)檢查材料狀況，維護(hù)檔案的完整與安全。
對(duì)于科技檔案的利用工作，為簡(jiǎn)化手續(xù)，方便科技人員迅速地大量查閱，在某些企業(yè)、事業(yè)單位，可以有條件地實(shí)行內(nèi)部開架閱覽。
開架閱覽的基本做法是：第一，可供閱覽的是科技檔案副本；第二，開架的科技檔案是非密的或密級(jí)較低的；第三，提供專門的開架閱覽場(chǎng)所；第四，編寫開架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個(gè)閱覽架上編制"科技檔案檢索圖表"，以不使利用者盲目尋找；第五，有資格進(jìn)入開架閱覽室的是本單位內(nèi)部的有關(guān)人員，在其間能自由閱覽。
2.檔案外借
這里的檔案外借，是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室閱覽、使用。
檔案館檔案一般不借出館外使用，在個(gè)別情況下，為照顧某些工作崗位的特殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需要，才可以將檔案暫時(shí)借出館外。在機(jī)關(guān)和企業(yè)內(nèi)部，尤其是企業(yè)，檔案攜出檔案室使用，包括到科研、生產(chǎn)一線現(xiàn)場(chǎng)提供，則相對(duì)多些。但特別珍貴和易損的檔案，是禁止借出的。
對(duì)檔案外借使用，須建立嚴(yán)格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)，檔案材料方能外借；借出期限不易過長(zhǎng)；數(shù)量也應(yīng)有所限制；借用單位和個(gè)人要負(fù)責(zé)檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復(fù)制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料，并保證按期交回。多年來，企業(yè)的科技檔案人員在組織檔案外借工作中，本著既方便服務(wù)，又嚴(yán)于管理的思想，摸索出許多行之有效的工作方法和制度，如借閱者身份審查手續(xù)、借閱登記手續(xù)、借閱清點(diǎn)手續(xù)和借閱證制度、催還續(xù)借制度、調(diào)離認(rèn)可制度等。
3.制發(fā)檔案復(fù)制本
根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是開展檔案利用工作的一種重要方式。在企業(yè)、科研部門的科技檔案利用服務(wù)中，這項(xiàng)工作通常又被稱為復(fù)制供應(yīng)。它包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。外供復(fù)制又是實(shí)現(xiàn)科技檔案有償交流的一個(gè)途徑。
檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的某些部分，復(fù)制方法主要有復(fù)印、手抄、打字、印刷和攝影等。
這種服務(wù)方式有較多的優(yōu)點(diǎn)，既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護(hù)檔案原件。這種服務(wù)方式也有一定缺點(diǎn)。第一，利用者查閱檔案，總想看到原件，尤其用作憑證時(shí)，一般的檔案復(fù)制本往往不令人滿意。對(duì)此，一方面，要努力提高復(fù)制技術(shù)水平，盡可能使復(fù)制件十分近似于原件；另一方面，應(yīng)在檔案文件空白處或背面注明檔案保管單位名稱、檔案原件編號(hào)，必要時(shí)，還要加蓋公章，以示負(fù)責(zé)。第二，由于現(xiàn)代復(fù)印技術(shù)的快速發(fā)展，尤其靜電復(fù)印機(jī)的廣泛應(yīng)用，就可能使復(fù)制本失控，造成多處多份復(fù)制，隨意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護(hù)技術(shù)產(chǎn)權(quán)等方面的權(quán)益。為此，必須對(duì)檔案復(fù)制本制發(fā)范圍和批準(zhǔn)權(quán)限嚴(yán)格管理。單位秘書在有關(guān)事務(wù)中要切實(shí)負(fù)起責(zé)任。
4.出具檔案證明
檔案證明是檔案保管單位向申請(qǐng)?jiān)儐?、核查某種事實(shí)在所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書面證明材料。
在社會(huì)生活中，有些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個(gè)人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；公證機(jī)關(guān)或個(gè)人在確認(rèn)工齡、學(xué)歷、財(cái)產(chǎn)方面需要證明材料等等。
出具檔案證明，是很嚴(yán)肅的工作，檔案人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能進(jìn)行這項(xiàng)工作，而且對(duì)申請(qǐng)的審查和證明的擬寫，都必須認(rèn)真對(duì)待。申請(qǐng)書應(yīng)寫明要求出具證明的目的以及所查證問題的發(fā)生地點(diǎn)、時(shí)間和經(jīng)過。檔案證明一般應(yīng)根據(jù)檔案的正本或可靠(如經(jīng)過認(rèn)真校對(duì))的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草稿(草案)。不論根據(jù)什么材料，都應(yīng)注明其出處。同時(shí)還應(yīng)注意，檔案部門和人員在這方面的職責(zé)僅是對(duì)某一問題在所藏檔案中有無記載和怎樣記載的情況加以證明。因而，在證明中不能妄加評(píng)論和總結(jié)，只能對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘洠绕鋵?duì)所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。加蓋公章后，擬寫的檔案證明才能生效。
5.提供咨詢服務(wù)
這種服務(wù)形式是檔案人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢者提出的問題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。檔案利用工作搞活后，檔案人員會(huì)接納到各種情況的咨詢業(yè)務(wù)，有一般性咨詢，也有專門性咨詢；有事實(shí)性咨詢，也有知識(shí)性咨詢；有專題研究性咨詢，也有情報(bào)性咨詢。
6.印發(fā)目錄
這種方式多用于科技檔案的利用服務(wù)工作。是將檔案目錄印制分發(fā)到有關(guān)部門。它包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種。其目的是為了交流情況，互通信息。
7.舉辦檔案展覽
檔案展覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。
檔案展覽的作用突出地表現(xiàn)在兩個(gè)方面：
第一，大力宣傳檔案和檔案工作的重要意義。參展的檔案材料一般是經(jīng)過精心挑選的，其中有的還屬于檔案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和豐富的內(nèi)容，給觀眾留下深刻的印象，進(jìn)而引起人們對(duì)檔案和檔案工作的進(jìn)一步重視。
第二，廣泛發(fā)揮檔案的作用。舉辦檔案展覽本身就是一種提供利用的方式，而且這種形式能在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)滿足較多觀眾的參觀要求，服務(wù)面廣泛，尤其是對(duì)那些有普遍宣傳教育意義的檔案材料，這種形式會(huì)使檔案的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮，取得其它任何形式都達(dá)不到的廣泛、深刻、生動(dòng)的效果。