案卷及其封面的編目
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種：一是以全宗為單位編制的綜合目錄，二是以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄。
案卷目錄類型的選擇，應根據(jù)全宗的大小、全宗內案卷數(shù)量的多少、分類方案的結構、立檔單位的組織狀況，以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結構與編制方法
（一）封面和扉頁（里封）
其項目包括：擋案館（室）名稱；全宗號及案卷目錄號；全宗名稱及類別名稱（如果一個全宗編若干本目錄時，則應有機構或其他類別名稱）；目錄中檔案的起止日期。
機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下：
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
（日年或組織機構）
全宗號： 檔案室編目錄號：
保管期限： 檔案館編目錄號：
（二）目次
要根據(jù)全宗內案卷的分類排列情況，分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁碼，也可包括案卷的起止號。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內容各結構的綱要。
（三）序言或說明
一般多放在案卷目錄的首頁。序言中應敘述使用案卷目錄和利用檔案時了解的情況。如目錄的結構、編制方法、立檔單位和全宗簡史，尤須說明全宗內檔案的完整程度。每本案卷目錄是否必須編寫序言，其生活繁簡程度如何，應根據(jù)案卷目錄的內容和使用情況來決定。
（四）簡稱表
根據(jù)需要將案卷目錄中使用的名詞簡稱與其全稱列為對照表，以便查對，簡稱表可以單獨編制，也可以寫在序言內。
（五）案卷目錄表
這是案卷目錄的主體部分，應該認真逐項填好。它以表格形式直接登記案卷封面上的各項內容。主要項目包括：案卷號、題名、年度、頁數(shù)、期限、備注?！稒C關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定的案卷目錄表的格式如下：
案 卷 目 錄
案卷號
題名
年度
頁數(shù)
期限
備 注
檔案室編
檔案館編
題名：案卷封面上的標題，目錄中的標題必須與案卷封面上的標題一致，不能隨意改動或縮減。
頁數(shù)：卷內文件實有的頁數(shù)。
期限：案卷封面注明的保管期限。
備注：用來說明個別案卷的情況，如卷內文件字跡模糊、殘破等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內文件數(shù)量的增減等）。
（六）備考表
附在全部案卷目錄之后，總結性地記載案卷目錄的基本情況，包括本目錄所登記的案卷數(shù)量和案卷排列長度（米）。案卷目錄的頁數(shù)（用中國大寫數(shù)字和阿拉伯數(shù)字標明），編制日期以及其他必要的說明，最后是編制者簽名或蓋章。
備 考 表
本目錄共 張，包括 個案卷，案卷排列長 米，一
式 份。
案卷情況說明：
編制人： 年 月 日
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種：一是以全宗為單位編制的綜合目錄，二是以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄。
案卷目錄類型的選擇，應根據(jù)全宗的大小、全宗內案卷數(shù)量的多少、分類方案的結構、立檔單位的組織狀況，以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結構與編制方法
（一）封面和扉頁（里封）
其項目包括：擋案館（室）名稱；全宗號及案卷目錄號；全宗名稱及類別名稱（如果一個全宗編若干本目錄時，則應有機構或其他類別名稱）；目錄中檔案的起止日期。
機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下：
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
（日年或組織機構）
全宗號： 檔案室編目錄號：
保管期限： 檔案館編目錄號：
（二）目次
要根據(jù)全宗內案卷的分類排列情況，分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁碼，也可包括案卷的起止號。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內容各結構的綱要。
（三）序言或說明
一般多放在案卷目錄的首頁。序言中應敘述使用案卷目錄和利用檔案時了解的情況。如目錄的結構、編制方法、立檔單位和全宗簡史，尤須說明全宗內檔案的完整程度。每本案卷目錄是否必須編寫序言，其生活繁簡程度如何，應根據(jù)案卷目錄的內容和使用情況來決定。
（四）簡稱表
根據(jù)需要將案卷目錄中使用的名詞簡稱與其全稱列為對照表，以便查對，簡稱表可以單獨編制，也可以寫在序言內。
（五）案卷目錄表
這是案卷目錄的主體部分，應該認真逐項填好。它以表格形式直接登記案卷封面上的各項內容。主要項目包括：案卷號、題名、年度、頁數(shù)、期限、備注?！稒C關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定的案卷目錄表的格式如下：
案 卷 目 錄
案卷號
題名
年度
頁數(shù)
期限
備 注
檔案室編
檔案館編
題名：案卷封面上的標題，目錄中的標題必須與案卷封面上的標題一致，不能隨意改動或縮減。
頁數(shù)：卷內文件實有的頁數(shù)。
期限：案卷封面注明的保管期限。
備注：用來說明個別案卷的情況，如卷內文件字跡模糊、殘破等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內文件數(shù)量的增減等）。
（六）備考表
附在全部案卷目錄之后，總結性地記載案卷目錄的基本情況，包括本目錄所登記的案卷數(shù)量和案卷排列長度（米）。案卷目錄的頁數(shù)（用中國大寫數(shù)字和阿拉伯數(shù)字標明），編制日期以及其他必要的說明，最后是編制者簽名或蓋章。
備 考 表
本目錄共 張，包括 個案卷，案卷排列長 米，一
式 份。
案卷情況說明：
編制人： 年 月 日