1. 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)確定了檔案工作的基本術(shù)語及其定義。
本標(biāo)準(zhǔn)運用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。
2. 一般概念
2.1 檔案 archives
國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價值 archival value
檔案對國家機構(gòu)、社會組織或個人的有用性。
2.3 檔案工作 archives work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
2.4 檔案管理 archives management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。
2.5 檔案學(xué) archival science
研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。
2.6 公共檔案 Public archives
國家機構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動中形成的為社會所有的檔案。
2.7 私人檔案 private archives
私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
2.8 文書檔案 administrative archives
反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。
2.9 科學(xué)技術(shù)檔案 scientific and technical archives
反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案。
2.10 專業(yè)檔案 specialized archives
反映專門領(lǐng)域活動的檔案。
2.11 音像檔案 audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12 文件 record／document． 國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件 electronic records
以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?BR> 2.14 原件 original document． 最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。
2.15 復(fù)制件 copy／ duplicated document． 與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。
2.16 文稿 draft／ manuscript
文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本 text／ version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
2.18 正本 official text
有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本。
2.19 副本 copy／duplicate
再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種 record type
按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱。
2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機構(gòu)。
2.23 檔案室 record office
國家機構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機構(gòu)。
2.24 檔案館 archives
集中管理特定范圍檔案的專門機構(gòu)。
2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives
按照行政區(qū)劃或歷史時期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)的檔案館。
2.24.2 專業(yè)檔案館 specialized archives
管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。
2.24.3 部門檔案館 department archives
專業(yè)主管部門設(shè)置的管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館。
2.24.4 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)設(shè)置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。
2.24.5 事業(yè)單位檔案館 institutional archives
事業(yè)單位設(shè)置的管理本單位檔案的檔案館。
2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機構(gòu)。
2.26 文件中心 records centre
介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構(gòu)。
3. 檔案收藏
3.1 收集 acquisition/collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的話動。
3.1.1 歸檔 filling
辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室(館)保存的過程。
3.1.2 移交 transfer
檔案室(館)等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。
3.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室按照國家規(guī)定收存檔案的過程。
3.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。
3.2 寄存 deposit
檔案所有者在保持其法定所有權(quán)的清況下，將檔案存放在檔案館的行為。
3.3 捐贈 donation
檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。
3.4 交換 exchange
國家(地區(qū))之間，檔案部門之間，檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動。
3.5 館藏 holding
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家(地區(qū))散失到國外的檔案。
4. 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
4.4 銷毀 destruction
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
4.5 銷毀清冊 destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件。
5. 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。
5.2 來源原則 Prinpciple of provenance
把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
5.3 檔案實體分類 physical archives c1assification
根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進(jìn)行的分類。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。
5.5 全宗 fonds
一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。
5.6 聯(lián)合全宗 combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體。
5.9 案卷 file
由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5．10 立卷 filing
將若干文件接形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。
5.11 卷內(nèi)備考表 file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
6. 檔案檢索
6.1 檢索 retrieval
存儲和查找檔案信息的過程。
6.2 編目 cataloguins／description
按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。
6.3 檔案信息分類 archival Information classification
以國家機構(gòu)、社會組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對檔案信息進(jìn)行的分類。
6.4 條目 entry
反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。
6.5 著錄 description
對檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。
6.6 標(biāo)引 indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識的過程。
6.6.1 分類標(biāo)引 classified Indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類號標(biāo)識的過程。
6.6.2 主題標(biāo)引 subject Indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識的過程。
6.6.3 受控標(biāo)引 controlled Indexing
依據(jù)主題詞表等控制工具進(jìn)行的標(biāo)引。
6.6.4 自由標(biāo)引 free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞等自然語言進(jìn)行的標(biāo)引。
6.7 關(guān)鍵詞 keyword
在標(biāo)引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達(dá)文獻(xiàn)主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。
6.8 主題詞 descriptor
在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus
由表達(dá)檔案內(nèi)容主題的自然語言中優(yōu)選出的語義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語所組成的規(guī)范化詞典。在檔案標(biāo)引與檢索過程中，它是用以將檔案、標(biāo)引人員及用戶的自然語言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語言的一種術(shù)語控制工具。
6.10 檢索工具 finding aid
用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。
6.11 目錄 catalogue
由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。
本標(biāo)準(zhǔn)確定了檔案工作的基本術(shù)語及其定義。
本標(biāo)準(zhǔn)運用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。
2. 一般概念
2.1 檔案 archives
國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價值 archival value
檔案對國家機構(gòu)、社會組織或個人的有用性。
2.3 檔案工作 archives work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
2.4 檔案管理 archives management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。
2.5 檔案學(xué) archival science
研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。
2.6 公共檔案 Public archives
國家機構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動中形成的為社會所有的檔案。
2.7 私人檔案 private archives
私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
2.8 文書檔案 administrative archives
反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。
2.9 科學(xué)技術(shù)檔案 scientific and technical archives
反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案。
2.10 專業(yè)檔案 specialized archives
反映專門領(lǐng)域活動的檔案。
2.11 音像檔案 audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12 文件 record／document． 國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件 electronic records
以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?BR> 2.14 原件 original document． 最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。
2.15 復(fù)制件 copy／ duplicated document． 與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。
2.16 文稿 draft／ manuscript
文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本 text／ version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
2.18 正本 official text
有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本。
2.19 副本 copy／duplicate
再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種 record type
按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱。
2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機構(gòu)。
2.23 檔案室 record office
國家機構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機構(gòu)。
2.24 檔案館 archives
集中管理特定范圍檔案的專門機構(gòu)。
2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives
按照行政區(qū)劃或歷史時期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)的檔案館。
2.24.2 專業(yè)檔案館 specialized archives
管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。
2.24.3 部門檔案館 department archives
專業(yè)主管部門設(shè)置的管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館。
2.24.4 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)設(shè)置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。
2.24.5 事業(yè)單位檔案館 institutional archives
事業(yè)單位設(shè)置的管理本單位檔案的檔案館。
2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機構(gòu)。
2.26 文件中心 records centre
介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構(gòu)。
3. 檔案收藏
3.1 收集 acquisition/collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的話動。
3.1.1 歸檔 filling
辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室(館)保存的過程。
3.1.2 移交 transfer
檔案室(館)等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。
3.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室按照國家規(guī)定收存檔案的過程。
3.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。
3.2 寄存 deposit
檔案所有者在保持其法定所有權(quán)的清況下，將檔案存放在檔案館的行為。
3.3 捐贈 donation
檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。
3.4 交換 exchange
國家(地區(qū))之間，檔案部門之間，檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動。
3.5 館藏 holding
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家(地區(qū))散失到國外的檔案。
4. 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
4.4 銷毀 destruction
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
4.5 銷毀清冊 destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件。
5. 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。
5.2 來源原則 Prinpciple of provenance
把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
5.3 檔案實體分類 physical archives c1assification
根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進(jìn)行的分類。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。
5.5 全宗 fonds
一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。
5.6 聯(lián)合全宗 combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體。
5.9 案卷 file
由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5．10 立卷 filing
將若干文件接形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。
5.11 卷內(nèi)備考表 file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
6. 檔案檢索
6.1 檢索 retrieval
存儲和查找檔案信息的過程。
6.2 編目 cataloguins／description
按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。
6.3 檔案信息分類 archival Information classification
以國家機構(gòu)、社會組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對檔案信息進(jìn)行的分類。
6.4 條目 entry
反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。
6.5 著錄 description
對檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。
6.6 標(biāo)引 indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識的過程。
6.6.1 分類標(biāo)引 classified Indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類號標(biāo)識的過程。
6.6.2 主題標(biāo)引 subject Indexing
對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識的過程。
6.6.3 受控標(biāo)引 controlled Indexing
依據(jù)主題詞表等控制工具進(jìn)行的標(biāo)引。
6.6.4 自由標(biāo)引 free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞等自然語言進(jìn)行的標(biāo)引。
6.7 關(guān)鍵詞 keyword
在標(biāo)引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達(dá)文獻(xiàn)主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。
6.8 主題詞 descriptor
在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus
由表達(dá)檔案內(nèi)容主題的自然語言中優(yōu)選出的語義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語所組成的規(guī)范化詞典。在檔案標(biāo)引與檢索過程中，它是用以將檔案、標(biāo)引人員及用戶的自然語言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語言的一種術(shù)語控制工具。
6.10 檢索工具 finding aid
用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。
6.11 目錄 catalogue
由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。