1．認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。可在公文中采用的詞語數(shù)量大、種類多，不同詞語在意義和用法方面有差別，也有聯(lián)系。為此，要使公文用語精當，必須注意對詞語認真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當或失誤，影響文件效用的發(fā)揮。如下面一段文字：
經(jīng)反復核查證明，張某、李某曾在1987年9月間收受過XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務負員XX訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。
文中“過錯”一詞，顯然是對“罪行”的誤用?！白镄小迸c“過錯”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別。“過錯”是民事責任的要件，指因故意或過失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對社會具有危害性并觸犯刑律，是應依法受到刑罰處罰的。文中已確認二人的行為構(gòu)成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過錯”，是自相矛盾并嚴重失實失當?shù)?。由此可見對詞語不認真辨析其含義，憑想當然或者“望文生義”地去理解和使用，會造成表意的失誤。
在辨析同語含義的過程中，還應特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。如“權利’與“權力”，前者的范圍要大于后者；“差錯”、“過失”、“過錯”的性質(zhì)是依次嚴重的。
2．注意分辨詞語的感情色彩，以正確責達作者的立場觀點。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分，實詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強烈、愛憎分明，而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下，沒有感情的傾向性。在公文中，對事實的敘述要求客觀準確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；是愛還是增；是贊賞還是譴責，都要有明確的態(tài)度。為達到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點，不僅能使閱文者更準確地領會作者意圖，而且還可使文件簡明。如“在某些的庇護下”和“在某些的保護下”兩句話中，貶義的“庇護”與褒義的“保護”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無需再對所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。
3．注意同語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達效果。詞語的聲音和語調(diào)對語義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免因同音異義和語調(diào)附加語義帶來的歧義，則有利于提高表達效果。
4．注意同語間的正確搭配，遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，就會影響表達效果。如：
他們從實際情況出發(fā)，在發(fā)達農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達農(nóng)業(yè)各項生產(chǎn)的寶貴經(jīng)驗。
這里，“發(fā)達”與“生產(chǎn)”，“開創(chuàng)”與“經(jīng)驗”都屬于不妥當?shù)拇钆洹?BR> 詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。
5．注意公文具體使用場合對同語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協(xié)凋，選擇詞語時務必注意同語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。
6．注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以便有的放矢，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與發(fā)文機關的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會因“無的放矢”，而使對方難以理解；不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。
在一般情況下，如對方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語的專業(yè)性、行業(yè)性可以強一些，反之就應避免使用專深的術語，注意少用專用詞語；具體閱文者久化程度較高，可以適當使用古語詞、外來詞，閱文者文化程度較低或高低不一時，則務必注意詞語的通俗性。當收文機關為自己的上級時，用詞當特別注意禮貌與語氣的和緩，相反，如對方是自己的下級時，則既應注意尊重對方，又需中肯堅決毫不婉曲。而當對方是自己的平級或不相屬機關時，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。
7．注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來表達反面人物和錯誤的事物；對錯誤性質(zhì)嚴重的事物應用嚴峻冷酷的詞語，對正確的需褒揚的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語；對歷的人或事可以多用一些古語詞，對現(xiàn)代事物就可適當多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語；對于發(fā)文機關以及與其有直接關聯(lián)的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對于受文者及與其有直接關稅的人或事，則應恰當?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語。
8．注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調(diào)一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時為避免不必要的重復，必須使用不同的詞語。如：
“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行補交。”
以上例句中，第一例中“進行”一詞的重復出現(xiàn)是不必要的，后一個“進行”應改為“予以”。
9．注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質(zhì)等對選詞的要求都與文種有一定關聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實際上就是獨具特色的一種文章，這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。
一般情況下，規(guī)范性公文的詞語要求含義高度精確，風格莊重、樸實；領導指導性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔；公布性公文的詞語須講求準確、通俗，發(fā)音響亮上口；陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了；函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。
經(jīng)反復核查證明，張某、李某曾在1987年9月間收受過XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務負員XX訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。
文中“過錯”一詞，顯然是對“罪行”的誤用?！白镄小迸c“過錯”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別。“過錯”是民事責任的要件，指因故意或過失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對社會具有危害性并觸犯刑律，是應依法受到刑罰處罰的。文中已確認二人的行為構(gòu)成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過錯”，是自相矛盾并嚴重失實失當?shù)?。由此可見對詞語不認真辨析其含義，憑想當然或者“望文生義”地去理解和使用，會造成表意的失誤。
在辨析同語含義的過程中，還應特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。如“權利’與“權力”，前者的范圍要大于后者；“差錯”、“過失”、“過錯”的性質(zhì)是依次嚴重的。
2．注意分辨詞語的感情色彩，以正確責達作者的立場觀點。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分，實詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強烈、愛憎分明，而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下，沒有感情的傾向性。在公文中，對事實的敘述要求客觀準確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；是愛還是增；是贊賞還是譴責，都要有明確的態(tài)度。為達到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點，不僅能使閱文者更準確地領會作者意圖，而且還可使文件簡明。如“在某些的庇護下”和“在某些的保護下”兩句話中，貶義的“庇護”與褒義的“保護”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無需再對所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。
3．注意同語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達效果。詞語的聲音和語調(diào)對語義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免因同音異義和語調(diào)附加語義帶來的歧義，則有利于提高表達效果。
4．注意同語間的正確搭配，遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，就會影響表達效果。如：
他們從實際情況出發(fā)，在發(fā)達農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達農(nóng)業(yè)各項生產(chǎn)的寶貴經(jīng)驗。
這里，“發(fā)達”與“生產(chǎn)”，“開創(chuàng)”與“經(jīng)驗”都屬于不妥當?shù)拇钆洹?BR> 詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。
5．注意公文具體使用場合對同語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協(xié)凋，選擇詞語時務必注意同語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。
6．注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以便有的放矢，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與發(fā)文機關的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會因“無的放矢”，而使對方難以理解；不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。
在一般情況下，如對方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語的專業(yè)性、行業(yè)性可以強一些，反之就應避免使用專深的術語，注意少用專用詞語；具體閱文者久化程度較高，可以適當使用古語詞、外來詞，閱文者文化程度較低或高低不一時，則務必注意詞語的通俗性。當收文機關為自己的上級時，用詞當特別注意禮貌與語氣的和緩，相反，如對方是自己的下級時，則既應注意尊重對方，又需中肯堅決毫不婉曲。而當對方是自己的平級或不相屬機關時，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。
7．注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來表達反面人物和錯誤的事物；對錯誤性質(zhì)嚴重的事物應用嚴峻冷酷的詞語，對正確的需褒揚的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語；對歷的人或事可以多用一些古語詞，對現(xiàn)代事物就可適當多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語；對于發(fā)文機關以及與其有直接關聯(lián)的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對于受文者及與其有直接關稅的人或事，則應恰當?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語。
8．注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調(diào)一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時為避免不必要的重復，必須使用不同的詞語。如：
“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行補交。”
以上例句中，第一例中“進行”一詞的重復出現(xiàn)是不必要的，后一個“進行”應改為“予以”。
9．注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質(zhì)等對選詞的要求都與文種有一定關聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實際上就是獨具特色的一種文章，這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。
一般情況下，規(guī)范性公文的詞語要求含義高度精確，風格莊重、樸實；領導指導性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔；公布性公文的詞語須講求準確、通俗，發(fā)音響亮上口；陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了；函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。