收文辦理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文辦理過(guò)程是一個(gè)接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問(wèn)題的過(guò)程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過(guò)程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過(guò)程。
收文辦理的一般程序?yàn)椋汉炇铡⒎?、登記，擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。
第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任務(wù)是正確收受來(lái)自各有關(guān)方面的公文。
簽收，指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑證。具體指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門(mén)、機(jī)要交通部門(mén)、機(jī)要通信部門(mén)、文件交換站，或者通過(guò)自備通信設(shè)備收取公文。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間。
啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)親啟。
登記，收文辦理過(guò)程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行登記。收文登記，一般分為閱件登記和辦件登記兩類(lèi)。登記過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)失份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。有些機(jī)關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi)收文登記。
第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦。這一階段工作的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對(duì)的事務(wù)或問(wèn)題。
擬辦，秘書(shū)部門(mén)或有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的辦理意見(jiàn)，并提供必要的背景材料，供有關(guān)審核定奪，作出指示。
請(qǐng)辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門(mén)研辦。對(duì)需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門(mén)。
批辦，指機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文（包括公文的擬辦意見(jiàn)）進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之后，提出處置意見(jiàn)。
分發(fā)，指秘書(shū)部門(mén)根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)。
承辦，指對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，解決公文所針對(duì)的問(wèn)題。凡屬承辦部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)審批的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)或直接代擬文稿，一并送請(qǐng)上級(jí)審批。
第三階段：組織傳閱與催辦。
傳閱，指公文處理機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或者指示。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心點(diǎn)，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點(diǎn)開(kāi)始送給第一個(gè)人閱看，第一個(gè)人看畢退回中心點(diǎn)，再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過(guò)中心點(diǎn)。公文走過(guò)的路線，呈車(chē)輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。
催辦，指公文處理機(jī)構(gòu)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。
第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷(xiāo)毀、暫存、立卷、歸檔等。
清退，經(jīng)過(guò)清理將有關(guān)辦華的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。清退的意義在于維護(hù)公文的安全，防止錯(cuò)誤擴(kuò)散，避免出現(xiàn)工作中的被動(dòng)局面和不良影響，維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性。
銷(xiāo)毀，以各種方式和手段對(duì)失去留存價(jià)值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無(wú)用公文的干擾，減少公文管理中無(wú)效的工作量。銷(xiāo)毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由2人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀公文。
暫存，暫時(shí)留存保管一部分具有很高查考價(jià)值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷(xiāo)毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門(mén)的工作壓力，挽救確有留存價(jià)值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。
立卷，將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。其意義主要在于：保護(hù)公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對(duì)象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。
歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要來(lái)移交檔案部門(mén)作為檔案保存和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價(jià)值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程，使公文能更充分地發(fā)揮其歷史效用。
收文辦理的一般程序?yàn)椋汉炇铡⒎?、登記，擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。
第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任務(wù)是正確收受來(lái)自各有關(guān)方面的公文。
簽收，指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑證。具體指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門(mén)、機(jī)要交通部門(mén)、機(jī)要通信部門(mén)、文件交換站，或者通過(guò)自備通信設(shè)備收取公文。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間。
啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)親啟。
登記，收文辦理過(guò)程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行登記。收文登記，一般分為閱件登記和辦件登記兩類(lèi)。登記過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)失份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。有些機(jī)關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi)收文登記。
第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦。這一階段工作的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對(duì)的事務(wù)或問(wèn)題。
擬辦，秘書(shū)部門(mén)或有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的辦理意見(jiàn)，并提供必要的背景材料，供有關(guān)審核定奪，作出指示。
請(qǐng)辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門(mén)研辦。對(duì)需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門(mén)。
批辦，指機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文（包括公文的擬辦意見(jiàn)）進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之后，提出處置意見(jiàn)。
分發(fā)，指秘書(shū)部門(mén)根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)。
承辦，指對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，解決公文所針對(duì)的問(wèn)題。凡屬承辦部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)審批的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)或直接代擬文稿，一并送請(qǐng)上級(jí)審批。
第三階段：組織傳閱與催辦。
傳閱，指公文處理機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或者指示。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心點(diǎn)，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點(diǎn)開(kāi)始送給第一個(gè)人閱看，第一個(gè)人看畢退回中心點(diǎn)，再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過(guò)中心點(diǎn)。公文走過(guò)的路線，呈車(chē)輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。
催辦，指公文處理機(jī)構(gòu)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。
第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷(xiāo)毀、暫存、立卷、歸檔等。
清退，經(jīng)過(guò)清理將有關(guān)辦華的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。清退的意義在于維護(hù)公文的安全，防止錯(cuò)誤擴(kuò)散，避免出現(xiàn)工作中的被動(dòng)局面和不良影響，維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性。
銷(xiāo)毀，以各種方式和手段對(duì)失去留存價(jià)值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無(wú)用公文的干擾，減少公文管理中無(wú)效的工作量。銷(xiāo)毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由2人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀公文。
暫存，暫時(shí)留存保管一部分具有很高查考價(jià)值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷(xiāo)毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門(mén)的工作壓力，挽救確有留存價(jià)值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。
立卷，將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。其意義主要在于：保護(hù)公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對(duì)象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。
歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要來(lái)移交檔案部門(mén)作為檔案保存和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價(jià)值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程，使公文能更充分地發(fā)揮其歷史效用。