加強(qiáng)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)核算與管理工作,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化是必由之路。由于中小企業(yè)的規(guī)模、所屬行業(yè)、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容等不同,建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的模式也就不同。本文提出根據(jù)中小企業(yè)的具體情況,可以通過購(gòu)買商品化軟件構(gòu)建企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、在線租用的ASP方式、開展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)等模式來(lái)達(dá)到實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的目的。
中小企業(yè)是推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量,在經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。根據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計(jì),中國(guó)GDP的55.6%,工業(yè)新增加值的74.7%,銷售額的58.9%,稅收的46.2%和出口總額的62.3%,是由中小企業(yè)創(chuàng)造的;專利技術(shù)的65%、技術(shù)創(chuàng)新的75%以上和新產(chǎn)品的80%都是由中小企業(yè)完成的;中小企業(yè)提供的就業(yè)崗位已占到就業(yè)崗位的75%。為推動(dòng)中小企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)政府先后頒布了《中小企業(yè)促進(jìn)法》和《國(guó)務(wù)院關(guān)于鼓勵(lì)支持和引導(dǎo)個(gè)體私營(yíng)等非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展的若干意見》,從宏觀政策方面不斷加大對(duì)中小企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的引導(dǎo)和支持力度。但是,根據(jù)2004年《中國(guó)信息統(tǒng)計(jì)年鑒》的數(shù)據(jù),我國(guó)中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的水平還整體落后,與發(fā)達(dá)國(guó)家相比差距較大,亟待發(fā)展。
財(cái)政部關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見中指出,到2010年,力爭(zhēng)使80%以上基層單位基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,從根本上扭轉(zhuǎn)基層單位會(huì)計(jì)信息處理手段落后的狀況。中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化已納入了國(guó)家相關(guān)制度之中。但是,由于中小企業(yè)的規(guī)模不同、行業(yè)不同、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容不同,建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的模式也就不同。企業(yè)如何建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),必須根據(jù)企業(yè)的具體情況來(lái)決定。根據(jù)我國(guó)目前中小型企業(yè)的實(shí)際情況,筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化通常有如下幾種模式:
1 購(gòu)買商品化軟件構(gòu)建企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件經(jīng)過二十多年的發(fā)展,已形成頗具實(shí)力的產(chǎn)業(yè),軟件產(chǎn)品由從核算階段發(fā)展到財(cái)務(wù)管理階段及企業(yè)管理一體化階段。與此同時(shí),國(guó)外的管理軟件也已進(jìn)入我國(guó)市場(chǎng)。由于軟件產(chǎn)品種類繁多,功能不盡相同,價(jià)格差距較大,如何選擇一套適合本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件,是中小企業(yè)管理者和財(cái)務(wù)人員相當(dāng)關(guān)心的一個(gè)問題。企業(yè)應(yīng)選購(gòu)適合自身業(yè)務(wù)需要的商品化軟件。選購(gòu)財(cái)務(wù)軟件可按以下步驟進(jìn)行。
11 認(rèn)清企業(yè)環(huán)境并確定自身的需求
企業(yè)環(huán)境,包括企業(yè)規(guī)模、所屬行業(yè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、硬件配置、人員素質(zhì)、預(yù)計(jì)資金投入及將來(lái)發(fā)展等。根據(jù)這些情況,確定企業(yè)所需要財(cái)務(wù)軟件的性能、功能、運(yùn)行平臺(tái)、支持方式、實(shí)施方法等。就我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看,不平衡性和多層次性十分明顯,在購(gòu)置軟件時(shí),既要留有余地,具有前瞻性,又要追求實(shí)用性和合理性的比價(jià),避免小材大用或者大材小用。
比如,大多數(shù)沒有太多特殊業(yè)務(wù)處理要求的中小企業(yè),通常應(yīng)從賬務(wù)處理入手,以完成會(huì)計(jì)核算為初始目的,建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。在我國(guó)商品化軟件中,賬務(wù)和報(bào)表系統(tǒng)的發(fā)展為成熟,通用性也好,具有較好的使用基礎(chǔ)。對(duì)于往來(lái)業(yè)務(wù)較多的中小企業(yè),在選擇賬務(wù)系統(tǒng)時(shí),應(yīng)重點(diǎn)選擇往來(lái)處理功能較強(qiáng)的財(cái)務(wù)軟件,以便對(duì)企業(yè)的往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行較為嚴(yán)格的管理,而不需要另外購(gòu)買購(gòu)銷存系統(tǒng)以節(jié)約經(jīng)費(fèi);固定資產(chǎn)不多,特別是固定資產(chǎn)的增減變化很少的中小企業(yè),也可以在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行處理,而不必單獨(dú)購(gòu)買固定資產(chǎn)管理系統(tǒng);對(duì)于不需要單獨(dú)設(shè)立人事部門的中小企業(yè),可以選擇具有簡(jiǎn)單人事管理功能的工資軟件,以便解決人事信息的管理需要。
中小企業(yè)中的各種專業(yè)商店,如各種零配件商店、服裝專賣店等,這些企業(yè)的業(yè)務(wù)一般比較單純,賬務(wù)處理也比較簡(jiǎn)單,大的困難往往是對(duì)品種繁多的庫(kù)存商品進(jìn)行嚴(yán)格而靈活的管理,以減少庫(kù)存,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于這類企業(yè),不應(yīng)強(qiáng)求一開始就建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),重點(diǎn)應(yīng)放在建立一個(gè)較理想的進(jìn)銷存管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng),可以及時(shí)提供商品銷售情況、銷售人員工作業(yè)績(jī)、庫(kù)存商品資料和相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析信息,從而為企業(yè)管理人員確定合理庫(kù)存、進(jìn)貨數(shù)量、工作人員獎(jiǎng)勵(lì)提供依據(jù),進(jìn)一步的發(fā)展是與賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),從而形成完整的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。
12 了解市場(chǎng)上的財(cái)務(wù)軟件
市場(chǎng)上通過財(cái)政部門評(píng)審的財(cái)務(wù)軟件,一般都具有賬表、存貨、工資、固定資產(chǎn)管理等通用模塊,有的增加專項(xiàng)核算,如往來(lái)賬項(xiàng)管理、供產(chǎn)銷、進(jìn)銷存、成本核算等,有的還具有一定的財(cái)務(wù)分析功能。因此,應(yīng)根據(jù)企業(yè)的需求對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行鑒別分析,充分考慮系統(tǒng)是否安全、穩(wěn)定;操作是否方便簡(jiǎn)捷;軟件是否易學(xué)易用;界面是否美觀;功能是否能滿足企業(yè)日常會(huì)計(jì)核算的要求;查詢能否保證日常財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)的提取需求;打印功能操作是否方便;輸出賬頁(yè)格式是否美觀;財(cái)務(wù)分析功能是否適用;是否可以進(jìn)行二次開發(fā)等等。在了解過程中,既可以找專門從事軟件咨詢服務(wù)的公司進(jìn)行咨詢,也可以找與本單位環(huán)境相似的用戶進(jìn)行考察,同時(shí),也可參閱專業(yè)媒體有關(guān)財(cái)務(wù)軟件的評(píng)測(cè)報(bào)告,在實(shí)用性的前提下追求先進(jìn)性。
需要特別注意的是:財(cái)務(wù)軟件并不是版本越高,軟件功能就一定越好,更不能認(rèn)為版本越高,功能就越全,就越能適合企業(yè)的需要。企業(yè)在選購(gòu)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行詳細(xì)考察,必要時(shí)可通過試用對(duì)軟件進(jìn)行更充分的考察。有條件的中小企業(yè)可以考慮選擇整套軟件或者其中的部分子系統(tǒng),來(lái)建立企業(yè)的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),以解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需要。
13 選擇供應(yīng)商進(jìn)行洽談
認(rèn)清了企業(yè)自身的環(huán)境,確定了自己的需求后,可根據(jù)對(duì)市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件的了解,選擇幾家供應(yīng)商進(jìn)行洽談,一方面讓其對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行詳盡的介紹,提供試用版進(jìn)行驗(yàn)證,看是否能滿足企業(yè)的需求;另一方面考察供應(yīng)商服務(wù)情況,如培訓(xùn)、售后服務(wù)、已有用戶的使用情況等。貨比三家,通過對(duì)供應(yīng)商的考察,確定從哪一家購(gòu)買適合本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件,后商定價(jià)格、售后服務(wù)、付款事項(xiàng)等。
2 在線租用的ASP方式
所謂ASP,是源自英文AppLicationServicerProvider的縮寫,通常中文譯為“應(yīng)用服務(wù)提供商”。通俗地說,ASP是一種業(yè)務(wù)租賃模式,企業(yè)用戶可以直接租用ASP的計(jì)算機(jī)及軟件系統(tǒng)進(jìn)行自己的業(yè)務(wù)管理,任何用戶只要有網(wǎng)絡(luò)瀏覽器,就可以向ASP租用所需要的軟件,而不必在本地的機(jī)器上安裝該軟件。由于ASP將應(yīng)用程序及相關(guān)服務(wù)打包,通過網(wǎng)絡(luò)交付,不僅降低了用戶的成本,而且可以極大的提高用戶的滿意程度、減少用戶風(fēng)險(xiǎn),因此,ASP模式頗受中小企業(yè)的歡迎。
這種在線租用的ASP方式,可以大大減少用戶建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的初始成本和系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn),減少用戶對(duì)硬、軟件維護(hù)的工作量和維護(hù)難度。還可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得技術(shù)支持,并及時(shí)、方便地對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)。這種方式特別適用于那些目前規(guī)模不大,但很有發(fā)展遠(yuǎn)景的中小企業(yè)。對(duì)這些企業(yè)來(lái)說,只要具有規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和一定素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員,支付少量的租金就可以建立起自己完善的會(huì)計(jì)、企業(yè)管理信息系統(tǒng),既可以緩解目前的資金緊張,又可以獲得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)管理的強(qiáng)大支持。
ASP模式在國(guó)外的應(yīng)用已經(jīng)非常普及,并成為中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的一個(gè)主要模式。在美國(guó),目前有60%的中小企業(yè)都不同程度的采用了ASP模式。有專家預(yù)計(jì),未來(lái)幾年內(nèi)ASP模式將保持22%的年增長(zhǎng)率,今年全球ASP市場(chǎng)將達(dá)到130億美元。在我國(guó),ASP模式也是方興未艾,如北京、廣州、無(wú)錫、上海、杭州等地,都相繼建起了針對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的ASP平臺(tái)。
當(dāng)然,在線租用的ASP方式目前還存在一些問題,主要表現(xiàn)在:在互聯(lián)網(wǎng)上處理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否具有足夠的安全性;軟件的租賃費(fèi)用和上網(wǎng)費(fèi)用是否能夠被企業(yè)接受;網(wǎng)絡(luò)的響應(yīng)速度是否滿足業(yè)務(wù)處理的需要等等,其中,安全性是關(guān)鍵問題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,這些問題都將會(huì)得到改善。
3 開展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)
以小型商業(yè)和服務(wù)業(yè)為代表的小型企業(yè),業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單,經(jīng)濟(jì)、技術(shù)實(shí)力較弱,人員素質(zhì)也較低,這些企業(yè)一般難以維持一個(gè)自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。這些企業(yè)往往通過減少人力資源的開支,來(lái)提高人均效益。對(duì)于這類企業(yè),發(fā)展商業(yè)連鎖經(jīng)營(yíng),建立配送中心集中管理,通過聯(lián)合多個(gè)企業(yè)的力量,在降低成本的同時(shí),利用先進(jìn)技術(shù)使企業(yè)管理推向現(xiàn)代化,是一種可選擇的發(fā)展模式。暫時(shí)無(wú)法改變現(xiàn)狀的小型企業(yè),也可以請(qǐng)經(jīng)過批準(zhǔn)、有能力開展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)的企業(yè)代為處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。這樣,不僅可以節(jié)約人力、物力,還可以利用代理記賬單位的設(shè)備和技術(shù)力量進(jìn)行必要的財(cái)務(wù)分析,為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供相應(yīng)的管理信息。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,管理創(chuàng)新是中小企業(yè)發(fā)展的重要條件。會(huì)計(jì)工作是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分,必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理機(jī)制和手段,通過提供準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)、充分的會(huì)計(jì)信息,來(lái)充分挖掘企業(yè)的內(nèi)部資源和提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的基本目的,一是提高企業(yè)會(huì)計(jì)核算的效率和質(zhì)量,滿足企業(yè)內(nèi)外有關(guān)方面對(duì)會(huì)計(jì)信息的需要;二是通過建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如何實(shí)現(xiàn)這樣的目的可以有多種途徑,中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn),綜合考慮企業(yè)的需要與可能,來(lái)確定實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的模式。
中小企業(yè)是推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量,在經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。根據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計(jì),中國(guó)GDP的55.6%,工業(yè)新增加值的74.7%,銷售額的58.9%,稅收的46.2%和出口總額的62.3%,是由中小企業(yè)創(chuàng)造的;專利技術(shù)的65%、技術(shù)創(chuàng)新的75%以上和新產(chǎn)品的80%都是由中小企業(yè)完成的;中小企業(yè)提供的就業(yè)崗位已占到就業(yè)崗位的75%。為推動(dòng)中小企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)政府先后頒布了《中小企業(yè)促進(jìn)法》和《國(guó)務(wù)院關(guān)于鼓勵(lì)支持和引導(dǎo)個(gè)體私營(yíng)等非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展的若干意見》,從宏觀政策方面不斷加大對(duì)中小企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的引導(dǎo)和支持力度。但是,根據(jù)2004年《中國(guó)信息統(tǒng)計(jì)年鑒》的數(shù)據(jù),我國(guó)中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的水平還整體落后,與發(fā)達(dá)國(guó)家相比差距較大,亟待發(fā)展。
財(cái)政部關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見中指出,到2010年,力爭(zhēng)使80%以上基層單位基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,從根本上扭轉(zhuǎn)基層單位會(huì)計(jì)信息處理手段落后的狀況。中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化已納入了國(guó)家相關(guān)制度之中。但是,由于中小企業(yè)的規(guī)模不同、行業(yè)不同、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容不同,建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的模式也就不同。企業(yè)如何建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),必須根據(jù)企業(yè)的具體情況來(lái)決定。根據(jù)我國(guó)目前中小型企業(yè)的實(shí)際情況,筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化通常有如下幾種模式:
1 購(gòu)買商品化軟件構(gòu)建企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件經(jīng)過二十多年的發(fā)展,已形成頗具實(shí)力的產(chǎn)業(yè),軟件產(chǎn)品由從核算階段發(fā)展到財(cái)務(wù)管理階段及企業(yè)管理一體化階段。與此同時(shí),國(guó)外的管理軟件也已進(jìn)入我國(guó)市場(chǎng)。由于軟件產(chǎn)品種類繁多,功能不盡相同,價(jià)格差距較大,如何選擇一套適合本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件,是中小企業(yè)管理者和財(cái)務(wù)人員相當(dāng)關(guān)心的一個(gè)問題。企業(yè)應(yīng)選購(gòu)適合自身業(yè)務(wù)需要的商品化軟件。選購(gòu)財(cái)務(wù)軟件可按以下步驟進(jìn)行。
11 認(rèn)清企業(yè)環(huán)境并確定自身的需求
企業(yè)環(huán)境,包括企業(yè)規(guī)模、所屬行業(yè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、硬件配置、人員素質(zhì)、預(yù)計(jì)資金投入及將來(lái)發(fā)展等。根據(jù)這些情況,確定企業(yè)所需要財(cái)務(wù)軟件的性能、功能、運(yùn)行平臺(tái)、支持方式、實(shí)施方法等。就我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看,不平衡性和多層次性十分明顯,在購(gòu)置軟件時(shí),既要留有余地,具有前瞻性,又要追求實(shí)用性和合理性的比價(jià),避免小材大用或者大材小用。
比如,大多數(shù)沒有太多特殊業(yè)務(wù)處理要求的中小企業(yè),通常應(yīng)從賬務(wù)處理入手,以完成會(huì)計(jì)核算為初始目的,建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。在我國(guó)商品化軟件中,賬務(wù)和報(bào)表系統(tǒng)的發(fā)展為成熟,通用性也好,具有較好的使用基礎(chǔ)。對(duì)于往來(lái)業(yè)務(wù)較多的中小企業(yè),在選擇賬務(wù)系統(tǒng)時(shí),應(yīng)重點(diǎn)選擇往來(lái)處理功能較強(qiáng)的財(cái)務(wù)軟件,以便對(duì)企業(yè)的往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行較為嚴(yán)格的管理,而不需要另外購(gòu)買購(gòu)銷存系統(tǒng)以節(jié)約經(jīng)費(fèi);固定資產(chǎn)不多,特別是固定資產(chǎn)的增減變化很少的中小企業(yè),也可以在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行處理,而不必單獨(dú)購(gòu)買固定資產(chǎn)管理系統(tǒng);對(duì)于不需要單獨(dú)設(shè)立人事部門的中小企業(yè),可以選擇具有簡(jiǎn)單人事管理功能的工資軟件,以便解決人事信息的管理需要。
中小企業(yè)中的各種專業(yè)商店,如各種零配件商店、服裝專賣店等,這些企業(yè)的業(yè)務(wù)一般比較單純,賬務(wù)處理也比較簡(jiǎn)單,大的困難往往是對(duì)品種繁多的庫(kù)存商品進(jìn)行嚴(yán)格而靈活的管理,以減少庫(kù)存,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于這類企業(yè),不應(yīng)強(qiáng)求一開始就建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),重點(diǎn)應(yīng)放在建立一個(gè)較理想的進(jìn)銷存管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng),可以及時(shí)提供商品銷售情況、銷售人員工作業(yè)績(jī)、庫(kù)存商品資料和相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析信息,從而為企業(yè)管理人員確定合理庫(kù)存、進(jìn)貨數(shù)量、工作人員獎(jiǎng)勵(lì)提供依據(jù),進(jìn)一步的發(fā)展是與賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),從而形成完整的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。
12 了解市場(chǎng)上的財(cái)務(wù)軟件
市場(chǎng)上通過財(cái)政部門評(píng)審的財(cái)務(wù)軟件,一般都具有賬表、存貨、工資、固定資產(chǎn)管理等通用模塊,有的增加專項(xiàng)核算,如往來(lái)賬項(xiàng)管理、供產(chǎn)銷、進(jìn)銷存、成本核算等,有的還具有一定的財(cái)務(wù)分析功能。因此,應(yīng)根據(jù)企業(yè)的需求對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行鑒別分析,充分考慮系統(tǒng)是否安全、穩(wěn)定;操作是否方便簡(jiǎn)捷;軟件是否易學(xué)易用;界面是否美觀;功能是否能滿足企業(yè)日常會(huì)計(jì)核算的要求;查詢能否保證日常財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)的提取需求;打印功能操作是否方便;輸出賬頁(yè)格式是否美觀;財(cái)務(wù)分析功能是否適用;是否可以進(jìn)行二次開發(fā)等等。在了解過程中,既可以找專門從事軟件咨詢服務(wù)的公司進(jìn)行咨詢,也可以找與本單位環(huán)境相似的用戶進(jìn)行考察,同時(shí),也可參閱專業(yè)媒體有關(guān)財(cái)務(wù)軟件的評(píng)測(cè)報(bào)告,在實(shí)用性的前提下追求先進(jìn)性。
需要特別注意的是:財(cái)務(wù)軟件并不是版本越高,軟件功能就一定越好,更不能認(rèn)為版本越高,功能就越全,就越能適合企業(yè)的需要。企業(yè)在選購(gòu)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行詳細(xì)考察,必要時(shí)可通過試用對(duì)軟件進(jìn)行更充分的考察。有條件的中小企業(yè)可以考慮選擇整套軟件或者其中的部分子系統(tǒng),來(lái)建立企業(yè)的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),以解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需要。
13 選擇供應(yīng)商進(jìn)行洽談
認(rèn)清了企業(yè)自身的環(huán)境,確定了自己的需求后,可根據(jù)對(duì)市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件的了解,選擇幾家供應(yīng)商進(jìn)行洽談,一方面讓其對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行詳盡的介紹,提供試用版進(jìn)行驗(yàn)證,看是否能滿足企業(yè)的需求;另一方面考察供應(yīng)商服務(wù)情況,如培訓(xùn)、售后服務(wù)、已有用戶的使用情況等。貨比三家,通過對(duì)供應(yīng)商的考察,確定從哪一家購(gòu)買適合本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件,后商定價(jià)格、售后服務(wù)、付款事項(xiàng)等。
2 在線租用的ASP方式
所謂ASP,是源自英文AppLicationServicerProvider的縮寫,通常中文譯為“應(yīng)用服務(wù)提供商”。通俗地說,ASP是一種業(yè)務(wù)租賃模式,企業(yè)用戶可以直接租用ASP的計(jì)算機(jī)及軟件系統(tǒng)進(jìn)行自己的業(yè)務(wù)管理,任何用戶只要有網(wǎng)絡(luò)瀏覽器,就可以向ASP租用所需要的軟件,而不必在本地的機(jī)器上安裝該軟件。由于ASP將應(yīng)用程序及相關(guān)服務(wù)打包,通過網(wǎng)絡(luò)交付,不僅降低了用戶的成本,而且可以極大的提高用戶的滿意程度、減少用戶風(fēng)險(xiǎn),因此,ASP模式頗受中小企業(yè)的歡迎。
這種在線租用的ASP方式,可以大大減少用戶建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的初始成本和系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn),減少用戶對(duì)硬、軟件維護(hù)的工作量和維護(hù)難度。還可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得技術(shù)支持,并及時(shí)、方便地對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)。這種方式特別適用于那些目前規(guī)模不大,但很有發(fā)展遠(yuǎn)景的中小企業(yè)。對(duì)這些企業(yè)來(lái)說,只要具有規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和一定素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員,支付少量的租金就可以建立起自己完善的會(huì)計(jì)、企業(yè)管理信息系統(tǒng),既可以緩解目前的資金緊張,又可以獲得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)管理的強(qiáng)大支持。
ASP模式在國(guó)外的應(yīng)用已經(jīng)非常普及,并成為中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的一個(gè)主要模式。在美國(guó),目前有60%的中小企業(yè)都不同程度的采用了ASP模式。有專家預(yù)計(jì),未來(lái)幾年內(nèi)ASP模式將保持22%的年增長(zhǎng)率,今年全球ASP市場(chǎng)將達(dá)到130億美元。在我國(guó),ASP模式也是方興未艾,如北京、廣州、無(wú)錫、上海、杭州等地,都相繼建起了針對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的ASP平臺(tái)。
當(dāng)然,在線租用的ASP方式目前還存在一些問題,主要表現(xiàn)在:在互聯(lián)網(wǎng)上處理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否具有足夠的安全性;軟件的租賃費(fèi)用和上網(wǎng)費(fèi)用是否能夠被企業(yè)接受;網(wǎng)絡(luò)的響應(yīng)速度是否滿足業(yè)務(wù)處理的需要等等,其中,安全性是關(guān)鍵問題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,這些問題都將會(huì)得到改善。
3 開展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)
以小型商業(yè)和服務(wù)業(yè)為代表的小型企業(yè),業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單,經(jīng)濟(jì)、技術(shù)實(shí)力較弱,人員素質(zhì)也較低,這些企業(yè)一般難以維持一個(gè)自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。這些企業(yè)往往通過減少人力資源的開支,來(lái)提高人均效益。對(duì)于這類企業(yè),發(fā)展商業(yè)連鎖經(jīng)營(yíng),建立配送中心集中管理,通過聯(lián)合多個(gè)企業(yè)的力量,在降低成本的同時(shí),利用先進(jìn)技術(shù)使企業(yè)管理推向現(xiàn)代化,是一種可選擇的發(fā)展模式。暫時(shí)無(wú)法改變現(xiàn)狀的小型企業(yè),也可以請(qǐng)經(jīng)過批準(zhǔn)、有能力開展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)的企業(yè)代為處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。這樣,不僅可以節(jié)約人力、物力,還可以利用代理記賬單位的設(shè)備和技術(shù)力量進(jìn)行必要的財(cái)務(wù)分析,為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供相應(yīng)的管理信息。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,管理創(chuàng)新是中小企業(yè)發(fā)展的重要條件。會(huì)計(jì)工作是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分,必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理機(jī)制和手段,通過提供準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)、充分的會(huì)計(jì)信息,來(lái)充分挖掘企業(yè)的內(nèi)部資源和提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的基本目的,一是提高企業(yè)會(huì)計(jì)核算的效率和質(zhì)量,滿足企業(yè)內(nèi)外有關(guān)方面對(duì)會(huì)計(jì)信息的需要;二是通過建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如何實(shí)現(xiàn)這樣的目的可以有多種途徑,中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn),綜合考慮企業(yè)的需要與可能,來(lái)確定實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的模式。