主講內(nèi)容：會(huì)議管理（三）
5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求
會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要是指會(huì)議組織部分和人員落實(shí)。
（1） 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍
（2） 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確，責(zé)任到人。
（3） 加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通
（三）工作程序
會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì)—分成籌備小組—形成籌備方案—領(lǐng)導(dǎo)審核方案
（四）注意事項(xiàng)
1.電話會(huì)議語(yǔ)言使用的注意事項(xiàng)
講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會(huì)議的主題，盡可能進(jìn)行講話演練并做好時(shí)間估算，保證講話能按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和結(jié)束，講話內(nèi)容要簡(jiǎn)明通俗易懂，盡量不使用方言和拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞和語(yǔ)句
2.安排座位的注意事項(xiàng)
（1） 中、大型會(huì)議事先畫(huà)好區(qū)域，貼好標(biāo)識(shí)牌
（2） 在一些表彰的大會(huì)上，應(yīng)將被表彰者安排在前排
（3） 要注意分清上下座
（4） 中小型會(huì)議方案擬出后要交出上司審核再行部署。
3.會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求
（1） 充分
（2） 周密
（3） 安全
（五）相關(guān)鏈接
1.會(huì)議籌備方案與會(huì)議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系
會(huì)議策劃方案一般包含會(huì)議籌備方案和會(huì)議預(yù)算方案。會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃，涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門和各種關(guān)系，由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而會(huì)議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織和實(shí)施。它通常不包括會(huì)議前期的宣傳、營(yíng)銷等方面的內(nèi)容。
2.會(huì)議座位安排的方法
（1） 較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排
（2） 中小型會(huì)議的安排
一般在會(huì)議室、會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置的會(huì)客室進(jìn)行，可擺出方拱形、半月形、橢圓形、圓形
3.主席臺(tái)座次的安排
（1） 依職務(wù)的高度和選取的結(jié)果安排座次。職務(wù)者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次安排
（2） 為了工作的便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需做在前排的邊座就座
（3） 主席臺(tái)的每個(gè)座位左側(cè)放置姓名臺(tái)簽
二、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的籌備情況
（二）會(huì)務(wù)籌備程序
1. 開(kāi)會(huì)檢查程序
（1） 會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，并由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。
（2） 會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知
（3） 召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并在會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題
（4） 匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。
2. 現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序
（1） 先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門
（2） 將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總
（3） 按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目都要有明確的記錄
（4） 對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、會(huì)議和文件等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。
（三）注意事項(xiàng)
1.會(huì)議籌備情況檢查的匯報(bào)材料
（1） 匯報(bào)材料事先要認(rèn)真核實(shí)
（2） 匯報(bào)材料要突出問(wèn)題，提出對(duì)策，注重實(shí)效
（3） 匯報(bào)材料要有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過(guò)于籠統(tǒng)
2.對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的糾正
（1） 對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析確定影響程度
（2） 找出原因，尋找解決的方法
（3） 在人財(cái)物等方面做好糾正的相應(yīng)準(zhǔn)備
（4） 責(zé)任到人，抓緊落實(shí)
5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求
會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要是指會(huì)議組織部分和人員落實(shí)。
（1） 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍
（2） 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確，責(zé)任到人。
（3） 加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通
（三）工作程序
會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì)—分成籌備小組—形成籌備方案—領(lǐng)導(dǎo)審核方案
（四）注意事項(xiàng)
1.電話會(huì)議語(yǔ)言使用的注意事項(xiàng)
講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會(huì)議的主題，盡可能進(jìn)行講話演練并做好時(shí)間估算，保證講話能按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和結(jié)束，講話內(nèi)容要簡(jiǎn)明通俗易懂，盡量不使用方言和拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞和語(yǔ)句
2.安排座位的注意事項(xiàng)
（1） 中、大型會(huì)議事先畫(huà)好區(qū)域，貼好標(biāo)識(shí)牌
（2） 在一些表彰的大會(huì)上，應(yīng)將被表彰者安排在前排
（3） 要注意分清上下座
（4） 中小型會(huì)議方案擬出后要交出上司審核再行部署。
3.會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求
（1） 充分
（2） 周密
（3） 安全
（五）相關(guān)鏈接
1.會(huì)議籌備方案與會(huì)議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系
會(huì)議策劃方案一般包含會(huì)議籌備方案和會(huì)議預(yù)算方案。會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃，涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門和各種關(guān)系，由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而會(huì)議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織和實(shí)施。它通常不包括會(huì)議前期的宣傳、營(yíng)銷等方面的內(nèi)容。
2.會(huì)議座位安排的方法
（1） 較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排
（2） 中小型會(huì)議的安排
一般在會(huì)議室、會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置的會(huì)客室進(jìn)行，可擺出方拱形、半月形、橢圓形、圓形
3.主席臺(tái)座次的安排
（1） 依職務(wù)的高度和選取的結(jié)果安排座次。職務(wù)者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次安排
（2） 為了工作的便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需做在前排的邊座就座
（3） 主席臺(tái)的每個(gè)座位左側(cè)放置姓名臺(tái)簽
二、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的籌備情況
（二）會(huì)務(wù)籌備程序
1. 開(kāi)會(huì)檢查程序
（1） 會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，并由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。
（2） 會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知
（3） 召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并在會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題
（4） 匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。
2. 現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序
（1） 先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門
（2） 將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總
（3） 按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目都要有明確的記錄
（4） 對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、會(huì)議和文件等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。
（三）注意事項(xiàng)
1.會(huì)議籌備情況檢查的匯報(bào)材料
（1） 匯報(bào)材料事先要認(rèn)真核實(shí)
（2） 匯報(bào)材料要突出問(wèn)題，提出對(duì)策，注重實(shí)效
（3） 匯報(bào)材料要有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過(guò)于籠統(tǒng)
2.對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的糾正
（1） 對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析確定影響程度
（2） 找出原因，尋找解決的方法
（3） 在人財(cái)物等方面做好糾正的相應(yīng)準(zhǔn)備
（4） 責(zé)任到人，抓緊落實(shí)