【本章知識重點】
★ 項目溝通管理的4個過程
★ 溝通管理計劃
★ 溝通技術：（溝通的要素與類型）
★ 溝通渠道
★ 信息檢索系統(tǒng)
★ 信息發(fā)布系統(tǒng)
★ 績效報告
★ 行政收尾：（與合同收尾之間的定義與區(qū)別）
【電子筆記】
項目溝通管理：確保及時與恰當?shù)禺a生、搜集、傳播、貯存與最終處置項目信息所需的過程。它提供了取得成功所必須的人、思想與信息之間的關鍵聯(lián)系。它的四個過程是：
10.1 溝通規(guī)劃：確定干系人的信息與溝通需求：誰需要何種信息、何時需要、如何傳遞。
10.2 信息分發(fā)：將所需信息及時提供給項目的干系人。
10.3 績效報告：搜集與發(fā)布項目績效信息，包括狀況報告、進展量度和預測。
10.4 行政收尾：產生、搜集與傳播階段或項目正式完成的有關信息?！ ?BR> 10.1溝通規(guī)劃 (Communication Planning)
認清干系人的信息需求，確定滿足這些需求的恰當手段，是項目成功的重要因素。溝通規(guī)劃往往與組織規(guī)劃密切相關，因為項目的組織結構對項目的溝通要求有重大影響。
10.1.1溝通規(guī)劃的投入
1. 溝通要求（communication requirements）
溝通要求為項目干系人信息要求的總和。要求的定義是：所需信息的類型與格式以及該項信息價值的分析兩者的結合。
2. 溝通技術（Communications technology）
項目干系人之間來回傳遞信息的技術和方法有可能大相徑庭，影響項目的溝通技術因素：
◆對信息需求的迫切性 ◆技術是否到位 ◆預期的項目人員配備 ◆項目時間的長短
3. 制約因素（Constraints）
制約因素指限制項目團隊選擇的因素。例如，如果有大量的項目資源需要采購，就要更多注意合同信息的處理。當項目按合同實施時，往往有影響溝通規(guī)劃的具體合同條款。
4. 假設（Assumptions）
10.1.2溝通規(guī)劃的工具與技術
1. 干系人分析（Stakeholder analysis）
對各類干系人的信息需求進行分析，把滿足這些需求的源泉形成方法論與邏輯觀點。
分析要考慮方法與技術對提供所需信息的項目是否合適，注意不要把資源浪費在不必要的信息或者不恰當?shù)募夹g上?！ ?BR> 10.1.3溝通規(guī)劃的產出
1. 溝通管理計劃（Communicaitons management plan）
溝通管理計劃是提供以下內容的文件：
信息搜集、存放、歸檔的結構。
信息流向、傳遞、分發(fā)的結構。
對要分發(fā)的信息的描述。
溝通發(fā)生的時間進度表。
溝通之間調用信息的方法。
對溝通計劃更新（Update）與細化(Refine)的方法。
10.2信息分發(fā)
10.2.1信息分發(fā)的投入
1. 工作結果（Work result）
2. 溝通管理計劃（Communications management plan）
3. 項目計劃（Project plan）
10.2.2信息分發(fā)的工具與技術
1. 溝通技能（Communication skills）
溝通的幾個要素：
1. 信息的發(fā)送者：保證信息內容清晰明確、完整無缺，以便讓接收者能正確接收，并確認信息的接收者理解無誤；
2. 信息：信息發(fā)送者想要傳達的思想、意見、感覺或其它信息；
3. 溝通的渠道：用來傳達信息的方式、工具或路徑；
4. 信息的接收者：保證信息接收完整無缺，信息理解正確無誤。
溝通過程有多種方式：
書面與口頭，聽與說。
對內（在項目內）與對外（對顧客、媒體、公眾等）。
正式（如報告、情況介紹會等）與非正式（備忘錄、即興談話等）。
垂直（上下級之間）與水平（同級之間）。
2. 信息檢索系統(tǒng)（Information retrieval systems）
信息可由項目班子成員與干系人通過多種方式共享，包括手工歸檔系統(tǒng)，考試/大電子數(shù)據庫，項目管理軟件以及可調用工程圖紙、設計要求、實驗計劃等技術文件的系統(tǒng)。
3. 信息分發(fā)系統(tǒng)（Information distribution methods）
項目信息可以用多種方式奮發(fā)，包括項目會議，硬拷貝文件分發(fā)，聯(lián)網電子數(shù)據庫調用共享、傳真、電子郵件、電話信箱留言、可視電話會議以及項目內聯(lián)網?！ ?BR> 10.2.2信息分發(fā)的產出
1. 項目記錄（Project records）
項目記錄可包含函件、備忘錄以及描述項目的文件。這些信息應盡可能地以適當方式有條理的加以保存。項目班子成員也往往在項目筆記本中保留個人記錄。
2. 項目報告（Project reports）
關于項目狀況與/或問題的正式項目報告。
3. 項目介紹演示（Project presentations）
項目班子正式或非正式地向任何或所有項目干系人提供信息。這些信息要切合聽眾需要，介紹演示的方法要恰當?！ ?BR> 過濾器（filtering）：大量信息在上行或下傳的過程中損失掉的現(xiàn)象，起因是語言、文化、智力等原因；
障礙（barriers）：影響信息傳遞的因數(shù)。溝通障礙會增加沖突?！ ?BR> 保證團隊有效溝通的6點措施：
1．有效的溝通者：項目經理必須意識到溝通是雙向的，鼓勵反饋和達成一致；
2．聯(lián)絡員：項目經理必須將人們結合起來，建立關系，建立正式和非正式溝通渠道；
3．避免溝通阻斷器：項目經理盡量不要說，“絕對沒用”、“老板不喜歡”、“現(xiàn)實一點”；
4．緊密矩陣結構：盡量采用集中辦公，減少干擾，增加溝通；
5．作戰(zhàn)室：讓項目團隊成員可以看到項目的最新狀態(tài)；
6．有效的會議：對于會議必須進行計劃、準備和貫徹?！ ?BR> 啟動會議的目標：
1．團隊成員彼此會面，建立工作關系；
2．建立責任關系，并且設定團隊目標；
審查項目計劃與狀態(tài)。
★ 項目溝通管理的4個過程
★ 溝通管理計劃
★ 溝通技術：（溝通的要素與類型）
★ 溝通渠道
★ 信息檢索系統(tǒng)
★ 信息發(fā)布系統(tǒng)
★ 績效報告
★ 行政收尾：（與合同收尾之間的定義與區(qū)別）
【電子筆記】
項目溝通管理：確保及時與恰當?shù)禺a生、搜集、傳播、貯存與最終處置項目信息所需的過程。它提供了取得成功所必須的人、思想與信息之間的關鍵聯(lián)系。它的四個過程是：
10.1 溝通規(guī)劃：確定干系人的信息與溝通需求：誰需要何種信息、何時需要、如何傳遞。
10.2 信息分發(fā)：將所需信息及時提供給項目的干系人。
10.3 績效報告：搜集與發(fā)布項目績效信息，包括狀況報告、進展量度和預測。
10.4 行政收尾：產生、搜集與傳播階段或項目正式完成的有關信息?！ ?BR> 10.1溝通規(guī)劃 (Communication Planning)
認清干系人的信息需求，確定滿足這些需求的恰當手段，是項目成功的重要因素。溝通規(guī)劃往往與組織規(guī)劃密切相關，因為項目的組織結構對項目的溝通要求有重大影響。
10.1.1溝通規(guī)劃的投入
1. 溝通要求（communication requirements）
溝通要求為項目干系人信息要求的總和。要求的定義是：所需信息的類型與格式以及該項信息價值的分析兩者的結合。
2. 溝通技術（Communications technology）
項目干系人之間來回傳遞信息的技術和方法有可能大相徑庭，影響項目的溝通技術因素：
◆對信息需求的迫切性 ◆技術是否到位 ◆預期的項目人員配備 ◆項目時間的長短
3. 制約因素（Constraints）
制約因素指限制項目團隊選擇的因素。例如，如果有大量的項目資源需要采購，就要更多注意合同信息的處理。當項目按合同實施時，往往有影響溝通規(guī)劃的具體合同條款。
4. 假設（Assumptions）
10.1.2溝通規(guī)劃的工具與技術
1. 干系人分析（Stakeholder analysis）
對各類干系人的信息需求進行分析，把滿足這些需求的源泉形成方法論與邏輯觀點。
分析要考慮方法與技術對提供所需信息的項目是否合適，注意不要把資源浪費在不必要的信息或者不恰當?shù)募夹g上?！ ?BR> 10.1.3溝通規(guī)劃的產出
1. 溝通管理計劃（Communicaitons management plan）
溝通管理計劃是提供以下內容的文件：
信息搜集、存放、歸檔的結構。
信息流向、傳遞、分發(fā)的結構。
對要分發(fā)的信息的描述。
溝通發(fā)生的時間進度表。
溝通之間調用信息的方法。
對溝通計劃更新（Update）與細化(Refine)的方法。
10.2信息分發(fā)
10.2.1信息分發(fā)的投入
1. 工作結果（Work result）
2. 溝通管理計劃（Communications management plan）
3. 項目計劃（Project plan）
10.2.2信息分發(fā)的工具與技術
1. 溝通技能（Communication skills）
溝通的幾個要素：
1. 信息的發(fā)送者：保證信息內容清晰明確、完整無缺，以便讓接收者能正確接收，并確認信息的接收者理解無誤；
2. 信息：信息發(fā)送者想要傳達的思想、意見、感覺或其它信息；
3. 溝通的渠道：用來傳達信息的方式、工具或路徑；
4. 信息的接收者：保證信息接收完整無缺，信息理解正確無誤。
溝通過程有多種方式：
書面與口頭，聽與說。
對內（在項目內）與對外（對顧客、媒體、公眾等）。
正式（如報告、情況介紹會等）與非正式（備忘錄、即興談話等）。
垂直（上下級之間）與水平（同級之間）。
2. 信息檢索系統(tǒng)（Information retrieval systems）
信息可由項目班子成員與干系人通過多種方式共享，包括手工歸檔系統(tǒng)，考試/大電子數(shù)據庫，項目管理軟件以及可調用工程圖紙、設計要求、實驗計劃等技術文件的系統(tǒng)。
3. 信息分發(fā)系統(tǒng)（Information distribution methods）
項目信息可以用多種方式奮發(fā)，包括項目會議，硬拷貝文件分發(fā)，聯(lián)網電子數(shù)據庫調用共享、傳真、電子郵件、電話信箱留言、可視電話會議以及項目內聯(lián)網?！ ?BR> 10.2.2信息分發(fā)的產出
1. 項目記錄（Project records）
項目記錄可包含函件、備忘錄以及描述項目的文件。這些信息應盡可能地以適當方式有條理的加以保存。項目班子成員也往往在項目筆記本中保留個人記錄。
2. 項目報告（Project reports）
關于項目狀況與/或問題的正式項目報告。
3. 項目介紹演示（Project presentations）
項目班子正式或非正式地向任何或所有項目干系人提供信息。這些信息要切合聽眾需要，介紹演示的方法要恰當?！ ?BR> 過濾器（filtering）：大量信息在上行或下傳的過程中損失掉的現(xiàn)象，起因是語言、文化、智力等原因；
障礙（barriers）：影響信息傳遞的因數(shù)。溝通障礙會增加沖突?！ ?BR> 保證團隊有效溝通的6點措施：
1．有效的溝通者：項目經理必須意識到溝通是雙向的，鼓勵反饋和達成一致；
2．聯(lián)絡員：項目經理必須將人們結合起來，建立關系，建立正式和非正式溝通渠道；
3．避免溝通阻斷器：項目經理盡量不要說，“絕對沒用”、“老板不喜歡”、“現(xiàn)實一點”；
4．緊密矩陣結構：盡量采用集中辦公，減少干擾，增加溝通；
5．作戰(zhàn)室：讓項目團隊成員可以看到項目的最新狀態(tài)；
6．有效的會議：對于會議必須進行計劃、準備和貫徹?！ ?BR> 啟動會議的目標：
1．團隊成員彼此會面，建立工作關系；
2．建立責任關系，并且設定團隊目標；
審查項目計劃與狀態(tài)。