［案例六]備用金：變通與捍衛(wèi)
一、基本案情
一陣急促尖銳的高跟鞋聲傳進我的辦公室，來人正是我們公司營銷部門高級經(jīng)理，她帶著不甚愉快的音調(diào)對我說，“你的備用金保管人（財務(wù)總監(jiān)秘書兼會計文員）不合作，不給我領(lǐng)取差旅預(yù)支費用，我的付款申請書已獲總經(jīng)理批準(zhǔn)，明天就要出差外地……”我看了看她的付款申請金額，明白了為什么我的秘書即備用金保管人不同意支付的理由。因為她的預(yù)支金額已經(jīng)超過公司有關(guān)“備用金操作規(guī)定及其實施程序”的限額。此時作為一個稱職的財務(wù)總監(jiān)必須平衡（或叫擺平）備用金保管人與營銷部門經(jīng)理兩者間為差旅預(yù)支金額一事引起的爭端。也就是財務(wù)總監(jiān)必須支持備用金保管人，因為她是按照規(guī)定處理此事，而營銷部門經(jīng)理的申請也經(jīng)過了總經(jīng)理的批準(zhǔn)，看似小事，卻事關(guān)重大。因為假設(shè)您同意以備用金支付，那么以后備用金使用有關(guān)原則、規(guī)定則形同虛設(shè)；假設(shè)您不同意支付這筆錢，又得罪了一位部門主管，以及批準(zhǔn)這位主管的總經(jīng)理，這是一個左右為難的事，偏偏也是會計人員經(jīng)常遇到的問題。對這個問題我的一貫處理方式就是站在財務(wù)部門立場，堅持程序處理但有變通。我決定仍然簽發(fā)支票，然后由公司司機陪同這們營銷部門主管到銀行支取現(xiàn)金。作為主管部門遇到問題解決問題是天職，可惜這位營銷部門經(jīng)理并不領(lǐng)情也不買賬，因為她認(rèn)為有后臺靠山，氣沖沖、帶著尖銳的高跟鞋聲走出了我的辦公室。
我知道過一會兒外籍總經(jīng)理將會駐足我的財務(wù)總監(jiān)辦公室，于是我準(zhǔn)備好有關(guān)資料，等待老總駕到。
果不出我所料，十分鐘后總經(jīng)理親自來到，我禮貌地請老總坐下，老總手拿付款申請書質(zhì)疑地說：為什么我批準(zhǔn)的差旅費預(yù)支申請表，備用金保管人拒絕支付?回答這個問題需要有技巧。我回答：請總經(jīng)理在該申請預(yù)支表上再簽一次名，我就馬上支付，他老人家愣住了。他又質(zhì)疑地問：為什么?于是我把早就準(zhǔn)備好的“公司備用金操作規(guī)定及其實施程序，文件亮了出來，我說：這個程序是我設(shè)計的，經(jīng)過總經(jīng)理您批準(zhǔn)而實施，同時也通知了各部門，現(xiàn)在這張預(yù)支申請表雖經(jīng)您批準(zhǔn)，但已超過我們備用金規(guī)定的限額，如果我照付，則屬違反已批準(zhǔn)實施的規(guī)定。不過，若您再簽一次名那就代表您“特批”，特別批準(zhǔn)您自己批準(zhǔn)事件的越權(quán)措施。事實上，我已經(jīng)與營銷部經(jīng)理解釋過同時也做好兩全的安排，但她不同意，其他部門主管都是按照這種規(guī)定執(zhí)行。我認(rèn)為還是按照您批準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)該不能有所例外。
聽完這番話，明白事理的總經(jīng)理同意我的兩全安排，同時并沒有因為這事而有不高興的臉色，因為這是合情合理與合法的變通處理，在不影響基本原則（即內(nèi)部控制制度）的前提下，要采取對方最能理解、最易接納的辦法實施。這就是工作的藝術(shù)，也是做人的方法。最后，我們的營銷經(jīng)理也只得按規(guī)定辦事了。
從實例中我們可以體會出內(nèi)部控制制度對于企業(yè)的重要性，尤其是對于財會部門或會計人員執(zhí)行工作的準(zhǔn)繩起了很大的明確作用，避免了人為因素的介入。因此，我們經(jīng)常強調(diào)企業(yè)有一套健全的內(nèi)部控制制度，那么會計人員就好落實工作；外審人員好查賬，同時降低審計風(fēng)險；內(nèi)審人員好績效，工作起來輕松。
二、案例評析
在會計工作中，會計人員經(jīng)常會遇到一些處理起來感到“兩難，的事情，堅持按制度辦事會得罪上級或周圍的同事；反之，又會使工作喪失原則，使制度形同虛設(shè)。本案例告訴我們，在會計工作中也應(yīng)該講究工作藝術(shù)，以達到的工作效果。本案例中財務(wù)總監(jiān)對事務(wù)的處理方法，既體現(xiàn)了會計人員堅持準(zhǔn)則的道德規(guī)范要求，也體現(xiàn)了會計人員參與管理的道德規(guī)范要求。當(dāng)然對于工作中遇到的違法事項必須堅決抵制，決不能變通。
一、基本案情
一陣急促尖銳的高跟鞋聲傳進我的辦公室，來人正是我們公司營銷部門高級經(jīng)理，她帶著不甚愉快的音調(diào)對我說，“你的備用金保管人（財務(wù)總監(jiān)秘書兼會計文員）不合作，不給我領(lǐng)取差旅預(yù)支費用，我的付款申請書已獲總經(jīng)理批準(zhǔn)，明天就要出差外地……”我看了看她的付款申請金額，明白了為什么我的秘書即備用金保管人不同意支付的理由。因為她的預(yù)支金額已經(jīng)超過公司有關(guān)“備用金操作規(guī)定及其實施程序”的限額。此時作為一個稱職的財務(wù)總監(jiān)必須平衡（或叫擺平）備用金保管人與營銷部門經(jīng)理兩者間為差旅預(yù)支金額一事引起的爭端。也就是財務(wù)總監(jiān)必須支持備用金保管人，因為她是按照規(guī)定處理此事，而營銷部門經(jīng)理的申請也經(jīng)過了總經(jīng)理的批準(zhǔn)，看似小事，卻事關(guān)重大。因為假設(shè)您同意以備用金支付，那么以后備用金使用有關(guān)原則、規(guī)定則形同虛設(shè)；假設(shè)您不同意支付這筆錢，又得罪了一位部門主管，以及批準(zhǔn)這位主管的總經(jīng)理，這是一個左右為難的事，偏偏也是會計人員經(jīng)常遇到的問題。對這個問題我的一貫處理方式就是站在財務(wù)部門立場，堅持程序處理但有變通。我決定仍然簽發(fā)支票，然后由公司司機陪同這們營銷部門主管到銀行支取現(xiàn)金。作為主管部門遇到問題解決問題是天職，可惜這位營銷部門經(jīng)理并不領(lǐng)情也不買賬，因為她認(rèn)為有后臺靠山，氣沖沖、帶著尖銳的高跟鞋聲走出了我的辦公室。
我知道過一會兒外籍總經(jīng)理將會駐足我的財務(wù)總監(jiān)辦公室，于是我準(zhǔn)備好有關(guān)資料，等待老總駕到。
果不出我所料，十分鐘后總經(jīng)理親自來到，我禮貌地請老總坐下，老總手拿付款申請書質(zhì)疑地說：為什么我批準(zhǔn)的差旅費預(yù)支申請表，備用金保管人拒絕支付?回答這個問題需要有技巧。我回答：請總經(jīng)理在該申請預(yù)支表上再簽一次名，我就馬上支付，他老人家愣住了。他又質(zhì)疑地問：為什么?于是我把早就準(zhǔn)備好的“公司備用金操作規(guī)定及其實施程序，文件亮了出來，我說：這個程序是我設(shè)計的，經(jīng)過總經(jīng)理您批準(zhǔn)而實施，同時也通知了各部門，現(xiàn)在這張預(yù)支申請表雖經(jīng)您批準(zhǔn)，但已超過我們備用金規(guī)定的限額，如果我照付，則屬違反已批準(zhǔn)實施的規(guī)定。不過，若您再簽一次名那就代表您“特批”，特別批準(zhǔn)您自己批準(zhǔn)事件的越權(quán)措施。事實上，我已經(jīng)與營銷部經(jīng)理解釋過同時也做好兩全的安排，但她不同意，其他部門主管都是按照這種規(guī)定執(zhí)行。我認(rèn)為還是按照您批準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)該不能有所例外。
聽完這番話，明白事理的總經(jīng)理同意我的兩全安排，同時并沒有因為這事而有不高興的臉色，因為這是合情合理與合法的變通處理，在不影響基本原則（即內(nèi)部控制制度）的前提下，要采取對方最能理解、最易接納的辦法實施。這就是工作的藝術(shù)，也是做人的方法。最后，我們的營銷經(jīng)理也只得按規(guī)定辦事了。
從實例中我們可以體會出內(nèi)部控制制度對于企業(yè)的重要性，尤其是對于財會部門或會計人員執(zhí)行工作的準(zhǔn)繩起了很大的明確作用，避免了人為因素的介入。因此，我們經(jīng)常強調(diào)企業(yè)有一套健全的內(nèi)部控制制度，那么會計人員就好落實工作；外審人員好查賬，同時降低審計風(fēng)險；內(nèi)審人員好績效，工作起來輕松。
二、案例評析
在會計工作中，會計人員經(jīng)常會遇到一些處理起來感到“兩難，的事情，堅持按制度辦事會得罪上級或周圍的同事；反之，又會使工作喪失原則，使制度形同虛設(shè)。本案例告訴我們，在會計工作中也應(yīng)該講究工作藝術(shù)，以達到的工作效果。本案例中財務(wù)總監(jiān)對事務(wù)的處理方法，既體現(xiàn)了會計人員堅持準(zhǔn)則的道德規(guī)范要求，也體現(xiàn)了會計人員參與管理的道德規(guī)范要求。當(dāng)然對于工作中遇到的違法事項必須堅決抵制，決不能變通。