溝通及項(xiàng)目溝通計(jì)劃
團(tuán)隊(duì)成員之間如果沒(méi)有有效的交流溝通，那么再好的項(xiàng)目規(guī)劃也是徒勞無(wú)功。每一個(gè)成員都要清楚地明白他自己對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參與過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒(méi)在自己的項(xiàng)目規(guī)劃的藍(lán)圖中?？墒撬膱F(tuán)隊(duì)中沒(méi)有其他人知道要完成哪些任務(wù)，因?yàn)樗麖膩?lái)沒(méi)有與大家分享過(guò)他的計(jì)劃。不用說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目后來(lái)遇到了各種各樣的問(wèn)題，大家開(kāi)始做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項(xiàng)目經(jīng)理安排他們?nèi)プ龅摹ｍ?xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目管理實(shí)踐的第四個(gè)重要部分。
一個(gè)項(xiàng)目溝通計(jì)劃其實(shí)很簡(jiǎn)單，你只需要用一個(gè)矩陣表格列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項(xiàng)目過(guò)程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊(duì)成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個(gè)關(guān)鍵的受益人可能會(huì)需要書(shū)面的每周項(xiàng)目進(jìn)程報(bào)告。那么這個(gè)報(bào)告應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)完成，并且通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項(xiàng)目溝通計(jì)劃可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠及時(shí)地從相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員那里獲取準(zhǔn)確的信息。
項(xiàng)目跟蹤
實(shí)踐的第五個(gè)部分是監(jiān)視跟蹤項(xiàng)目的范圍、進(jìn)程和成本。
一旦你的項(xiàng)目在確定的計(jì)劃中開(kāi)展起來(lái)，你需要不斷的監(jiān)視項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程并將其與計(jì)劃的進(jìn)程相比較。為了做到這一點(diǎn)，你需要從實(shí)際操作的團(tuán)隊(duì)成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報(bào)告。你需要記錄下所有不同于計(jì)劃的費(fèi)用、耗時(shí)和范圍。同時(shí)你也需要將這些變更報(bào)告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者。如果實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來(lái)縮小差異。
有很多方法可以用來(lái)修改計(jì)劃以便使整個(gè)項(xiàng)目重新回到正確 把投資建設(shè)項(xiàng)目管理師站點(diǎn)加入收藏夾
確的軌道上。比如重新安排任務(wù)的順序，多項(xiàng)任務(wù)同時(shí)進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項(xiàng)目的范圍等。
項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠不斷地平衡三個(gè)方面：成本、項(xiàng)目范圍和工期。如果他提高三個(gè)因素中的任何一個(gè)，那么其他兩個(gè)因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個(gè)已經(jīng)落后于計(jì)劃工期的項(xiàng)目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預(yù)算可能會(huì)因?yàn)楣蛡蚋嗟娜肆Χ嵘ūM管在實(shí)踐中增加項(xiàng)目人手總是無(wú)法縮短完成項(xiàng)目所需的時(shí)間），或者項(xiàng)目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個(gè)因素（也被稱(chēng)作是項(xiàng)目管理三角）恐怕是最令項(xiàng)目管理者頭痛的問(wèn)題了
變更管理
幾乎所有的項(xiàng)目都會(huì)在進(jìn)行中出現(xiàn)變更，而如何管理變更則是我們項(xiàng)目管理實(shí)踐的第六個(gè)部分。一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者常常會(huì)在項(xiàng)目過(guò)程中改變想法，或者改變對(duì)項(xiàng)目交付物的要求；對(duì)于一個(gè)跨時(shí)很長(zhǎng)的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的行業(yè)環(huán)境會(huì)發(fā)生變化，從而導(dǎo)致項(xiàng)目初期階段的很多假設(shè)都不再成立。這個(gè)變化導(dǎo)致的一個(gè)結(jié)果就是項(xiàng)目范圍和竣工交付物會(huì)有變化。如果項(xiàng)目經(jīng)理盲目地接受所有的變更，那么這個(gè)項(xiàng)目就會(huì)不可避免地超時(shí)，因而超出預(yù)算，甚至可能永遠(yuǎn)無(wú)法完成。
變更管理可以幫助項(xiàng)目管理者決定是否采納某項(xiàng)變更以及何時(shí)采納。這將提升項(xiàng)目成功的可能性，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理可以有效地控制變更的時(shí)間和方式，同時(shí)相應(yīng)地分配資源。不能有效地管理變更也是項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因。
風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)管理是實(shí)踐的最后一點(diǎn)。任何可能影響項(xiàng)目成果的因素和事件都可以定義為風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目工作中我碰到的風(fēng)險(xiǎn)包括：團(tuán)隊(duì)成員缺乏必要的技能；所需硬件沒(méi)能及時(shí)送到工地；主控制室因?yàn)楸┯甓馐芎樗{等等。不同的項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)也不同；但對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目，盡早地識(shí)別出項(xiàng)目中的潛在風(fēng)險(xiǎn)并且在計(jì)劃中做出回應(yīng)是同樣重要的。即使有的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法避免，也至少可以減輕其對(duì)項(xiàng)目工作的影響。這就是我們所說(shuō)的風(fēng)險(xiǎn)管理。
你在工作中采用風(fēng)險(xiǎn)管理嗎？如果沒(méi)有，那么可能是因?yàn)橐芾淼娘L(fēng)險(xiǎn)太多了，并且不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都有同樣的傷害力。最簡(jiǎn)單的辦法就是盡可能多地識(shí)別出潛在風(fēng)險(xiǎn)，然后對(duì)每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性給一個(gè)1到3的級(jí)別（3為極可能發(fā)生）；再按照每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可能造成的影響程度評(píng)出1到3的級(jí)別（3為最嚴(yán)重），然后將每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)級(jí)別值相乘。我們把得出的這個(gè)數(shù)值成為風(fēng)險(xiǎn)度。數(shù)值越高，風(fēng)險(xiǎn)就越不容忽視。按照風(fēng)險(xiǎn)度排序，項(xiàng)目經(jīng)理可以選擇對(duì)前十項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，暫時(shí)忽略其它的。如果采用這個(gè)方法，你需要不斷的重新評(píng)估這些風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)對(duì)新的潛在風(fēng)險(xiǎn)保持警惕。
沒(méi)有有效的風(fēng)險(xiǎn)管理也是項(xiàng)目失敗的一個(gè)主要原因。
概要
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，以上幾點(diǎn)實(shí)踐是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理不同于其他的科學(xué)研究，采用這些實(shí)踐并不能保證你的項(xiàng)目能夠在預(yù)定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)超質(zhì)量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點(diǎn)實(shí)踐仍然能夠大大提高你的項(xiàng)目成功機(jī)率。
團(tuán)隊(duì)成員之間如果沒(méi)有有效的交流溝通，那么再好的項(xiàng)目規(guī)劃也是徒勞無(wú)功。每一個(gè)成員都要清楚地明白他自己對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參與過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒(méi)在自己的項(xiàng)目規(guī)劃的藍(lán)圖中?？墒撬膱F(tuán)隊(duì)中沒(méi)有其他人知道要完成哪些任務(wù)，因?yàn)樗麖膩?lái)沒(méi)有與大家分享過(guò)他的計(jì)劃。不用說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目后來(lái)遇到了各種各樣的問(wèn)題，大家開(kāi)始做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項(xiàng)目經(jīng)理安排他們?nèi)プ龅摹ｍ?xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目管理實(shí)踐的第四個(gè)重要部分。
一個(gè)項(xiàng)目溝通計(jì)劃其實(shí)很簡(jiǎn)單，你只需要用一個(gè)矩陣表格列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項(xiàng)目過(guò)程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊(duì)成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個(gè)關(guān)鍵的受益人可能會(huì)需要書(shū)面的每周項(xiàng)目進(jìn)程報(bào)告。那么這個(gè)報(bào)告應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)完成，并且通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項(xiàng)目溝通計(jì)劃可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠及時(shí)地從相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員那里獲取準(zhǔn)確的信息。
項(xiàng)目跟蹤
實(shí)踐的第五個(gè)部分是監(jiān)視跟蹤項(xiàng)目的范圍、進(jìn)程和成本。
一旦你的項(xiàng)目在確定的計(jì)劃中開(kāi)展起來(lái)，你需要不斷的監(jiān)視項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程并將其與計(jì)劃的進(jìn)程相比較。為了做到這一點(diǎn)，你需要從實(shí)際操作的團(tuán)隊(duì)成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報(bào)告。你需要記錄下所有不同于計(jì)劃的費(fèi)用、耗時(shí)和范圍。同時(shí)你也需要將這些變更報(bào)告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者。如果實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來(lái)縮小差異。
有很多方法可以用來(lái)修改計(jì)劃以便使整個(gè)項(xiàng)目重新回到正確 把投資建設(shè)項(xiàng)目管理師站點(diǎn)加入收藏夾
確的軌道上。比如重新安排任務(wù)的順序，多項(xiàng)任務(wù)同時(shí)進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項(xiàng)目的范圍等。
項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠不斷地平衡三個(gè)方面：成本、項(xiàng)目范圍和工期。如果他提高三個(gè)因素中的任何一個(gè)，那么其他兩個(gè)因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個(gè)已經(jīng)落后于計(jì)劃工期的項(xiàng)目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預(yù)算可能會(huì)因?yàn)楣蛡蚋嗟娜肆Χ嵘ūM管在實(shí)踐中增加項(xiàng)目人手總是無(wú)法縮短完成項(xiàng)目所需的時(shí)間），或者項(xiàng)目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個(gè)因素（也被稱(chēng)作是項(xiàng)目管理三角）恐怕是最令項(xiàng)目管理者頭痛的問(wèn)題了
變更管理
幾乎所有的項(xiàng)目都會(huì)在進(jìn)行中出現(xiàn)變更，而如何管理變更則是我們項(xiàng)目管理實(shí)踐的第六個(gè)部分。一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者常常會(huì)在項(xiàng)目過(guò)程中改變想法，或者改變對(duì)項(xiàng)目交付物的要求；對(duì)于一個(gè)跨時(shí)很長(zhǎng)的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的行業(yè)環(huán)境會(huì)發(fā)生變化，從而導(dǎo)致項(xiàng)目初期階段的很多假設(shè)都不再成立。這個(gè)變化導(dǎo)致的一個(gè)結(jié)果就是項(xiàng)目范圍和竣工交付物會(huì)有變化。如果項(xiàng)目經(jīng)理盲目地接受所有的變更，那么這個(gè)項(xiàng)目就會(huì)不可避免地超時(shí)，因而超出預(yù)算，甚至可能永遠(yuǎn)無(wú)法完成。
變更管理可以幫助項(xiàng)目管理者決定是否采納某項(xiàng)變更以及何時(shí)采納。這將提升項(xiàng)目成功的可能性，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理可以有效地控制變更的時(shí)間和方式，同時(shí)相應(yīng)地分配資源。不能有效地管理變更也是項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因。
風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)管理是實(shí)踐的最后一點(diǎn)。任何可能影響項(xiàng)目成果的因素和事件都可以定義為風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目工作中我碰到的風(fēng)險(xiǎn)包括：團(tuán)隊(duì)成員缺乏必要的技能；所需硬件沒(méi)能及時(shí)送到工地；主控制室因?yàn)楸┯甓馐芎樗{等等。不同的項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)也不同；但對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目，盡早地識(shí)別出項(xiàng)目中的潛在風(fēng)險(xiǎn)并且在計(jì)劃中做出回應(yīng)是同樣重要的。即使有的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法避免，也至少可以減輕其對(duì)項(xiàng)目工作的影響。這就是我們所說(shuō)的風(fēng)險(xiǎn)管理。
你在工作中采用風(fēng)險(xiǎn)管理嗎？如果沒(méi)有，那么可能是因?yàn)橐芾淼娘L(fēng)險(xiǎn)太多了，并且不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都有同樣的傷害力。最簡(jiǎn)單的辦法就是盡可能多地識(shí)別出潛在風(fēng)險(xiǎn)，然后對(duì)每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性給一個(gè)1到3的級(jí)別（3為極可能發(fā)生）；再按照每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可能造成的影響程度評(píng)出1到3的級(jí)別（3為最嚴(yán)重），然后將每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)級(jí)別值相乘。我們把得出的這個(gè)數(shù)值成為風(fēng)險(xiǎn)度。數(shù)值越高，風(fēng)險(xiǎn)就越不容忽視。按照風(fēng)險(xiǎn)度排序，項(xiàng)目經(jīng)理可以選擇對(duì)前十項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，暫時(shí)忽略其它的。如果采用這個(gè)方法，你需要不斷的重新評(píng)估這些風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)對(duì)新的潛在風(fēng)險(xiǎn)保持警惕。
沒(méi)有有效的風(fēng)險(xiǎn)管理也是項(xiàng)目失敗的一個(gè)主要原因。
概要
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，以上幾點(diǎn)實(shí)踐是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理不同于其他的科學(xué)研究，采用這些實(shí)踐并不能保證你的項(xiàng)目能夠在預(yù)定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)超質(zhì)量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點(diǎn)實(shí)踐仍然能夠大大提高你的項(xiàng)目成功機(jī)率。