一、會計(jì)電算化概述
（1）會計(jì)電算化是通過會計(jì)軟件來替代手工完成或手工很難完成的會計(jì)工作。
（2）會計(jì)電算化可以理解為會計(jì)人員運(yùn)用以會計(jì)核算軟件為核心的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，按照一定的程序和方法對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，以獲取會計(jì)信息的一種管理活動。
（3）會計(jì)電算化的特點(diǎn)是能使會計(jì)工作高效地完成；提高了會計(jì)信息的質(zhì)量； 為財(cái)務(wù)決策提供輔助信息；實(shí)施財(cái)務(wù)信息共享； 采用磁性介質(zhì)存儲會計(jì)信息； 業(yè)務(wù)處理程序化； 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的專業(yè)化和專門化
（4）商品化的會計(jì)核算軟件是會計(jì)電算化工作中的基礎(chǔ)性公用軟件，它屬于一種應(yīng)用軟件。
（5）會計(jì)軟件提供的計(jì)算和結(jié)賬功能必須符合現(xiàn)行會計(jì)核算制度的規(guī)定。
（6）無論會計(jì)電算化信息系統(tǒng)還是手工會計(jì)信息系統(tǒng)，都要遵循基本的會計(jì)理論和會計(jì)方法，遵守會計(jì)和財(cái)務(wù)制度和會計(jì)法規(guī)。
（7）會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范中包含有以下規(guī)范： 總體規(guī)范；會計(jì)數(shù)據(jù)輸入的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)輸出的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)安全的規(guī)范。
（8）目前我國會計(jì)軟件主要是核算軟件。
二、軟件的安裝和系統(tǒng)管理
（1）用友軟件的安裝次序是：先安裝數(shù)據(jù)庫軟件，再安裝用友軟件。
（2）運(yùn)行用友軟件之前，應(yīng)先以系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)，設(shè)置操作員，然后建立賬套并根據(jù)責(zé)權(quán)分工，分配操作員權(quán)限。
（3）第一次運(yùn)行系統(tǒng)管理模塊，系統(tǒng)默認(rèn)的管理員是admin.
（4）在用友軟件中，有兩個特殊的用戶。系統(tǒng)管理員和賬套主管。
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總控制和管理工作。系統(tǒng)管理員可以完成賬套的創(chuàng)建、輸出、引入、刪除、用戶的創(chuàng)建，操作員初始密碼由系統(tǒng)管理員指定。
與之區(qū)別的是賬套主管，賬套主管可以完成賬套的修改，年度賬的管理。
（5）創(chuàng)建賬套時候，賬套號可以作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的標(biāo)識。賬套名稱不一定是單位名稱。
（6）賬務(wù)數(shù)據(jù)對企業(yè)來說非常重要，因此，財(cái)務(wù)軟件必須提供數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)意外丟失。刪除賬套之前必須要進(jìn)行套備份或賬套輸出。引入賬套功能（賬套備份）是將系統(tǒng)外某個賬套數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)中。
三、系統(tǒng)初始化
（1）系統(tǒng)初始化包括：建立會計(jì)科目、外幣匯率設(shè)置、憑證類別設(shè)置、結(jié)算方式定義、部門、職員、客戶、供應(yīng)商檔案的設(shè)置、期初余額的設(shè)置、明細(xì)權(quán)限的設(shè)置、選項(xiàng)。
（2）建立會計(jì)科目：會計(jì)科目編碼必須。建立會計(jì)科目的順序是先建上級，后建下級科目。
會計(jì)科目的設(shè)置可以同時設(shè)置兩個輔助核算項(xiàng)目。
但是個人核算不能和其他核算一并設(shè)置；客戶和供應(yīng)商核算不能一并設(shè)置。
（3）期初余額的輸入只能在末級科目上輸入金額。
期初余額輸入完畢后，要經(jīng)過試算，檢驗(yàn)期初余額是否平衡，試算結(jié)果不平衡，可以填制憑證，但是不能記賬。
（4）在選項(xiàng)設(shè)置中，制單序時控制是指制單時，憑證編號必須按日期順序排列。采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于系統(tǒng)啟用日期
（5）若選項(xiàng)設(shè)置中，如果設(shè)置了“憑證需出納簽字”參數(shù)，則對于收款憑證和付款憑證不僅須審核簽字還須出納簽字
（6）若憑證類別只設(shè)置一種，通常是記賬憑證。記賬憑證包括付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證。
四、憑證的填制和審核
（1）電算化賬務(wù)處理的數(shù)據(jù)起點(diǎn)是記賬憑證。
（2）常用憑證提供的是常用會計(jì)憑證的模板，利用常用憑證可以提高輸入效率。
（3）填制憑證的時候，輸入憑證科目時，必須是末級科目。
在輸入憑證的時候，如果要在貸方填上當(dāng)前憑證借貸方額的差額，可以在貸方金額上按下=鍵。
在輸入憑證的時候，如果借貸方向不符合，可以按下空格鍵進(jìn)行調(diào)整金額方向。
在填制憑證時，如果需要對科目進(jìn)行參照輸入，需要按F2鍵
在填制憑證的時候，負(fù)數(shù)余額在計(jì)算機(jī)內(nèi)用紅字表示。
（4）在輸入憑證時，如果收款憑證選擇借方必有，限制科目是1001和1002，則填制憑證的時候借方科目必須輸入1001或1002的末級科目。
在輸入憑證時，如果轉(zhuǎn)帳憑證選擇借貸必?zé)o，限制科目是1001和1002，則填制憑證的時候借貸方科目不能輸入1001或1002科目以及下屬科目。
（5）在總賬系統(tǒng)中，應(yīng)該先作廢憑證，再整理憑證，這樣就可以徹底刪除記帳憑證。
（6）審核憑證是審核員按照財(cái)會制度，對憑證制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證所填的內(nèi)容是否與原始憑證相符，對記賬憑證中的憑證字號、日期、附件、摘要、會計(jì)科目、借方金額、貸方金額、輔助類信息等進(jìn)行全面的核對，對審核無誤的憑證進(jìn)行簽章確認(rèn)。
（7）審核憑證時，審核人和制單人不能是同一操作員，作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯，標(biāo)明“有錯”字樣的憑證不能被審核，可以進(jìn)行成批審核。
（8）對于已經(jīng)填制的憑證，還沒有審核和出納簽字，可以由制單員進(jìn)行修改
五、記賬和賬薄查詢
（1）對于已經(jīng)記賬的憑證，可以使用紅字沖銷憑證方法進(jìn)行修改。
激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”的快捷鍵是CTRL+H
取消結(jié)帳的快捷鍵是CTRL+SHIFT+F6
（2）在總賬系統(tǒng)中，已記賬憑證的查詢應(yīng)通過賬表/科目賬來查詢。
（3）在發(fā)生額和余額表的查詢操作中，過濾功能用來根據(jù)用戶給定的條件，篩選出指定科目的余額表。
六、月末處理
（1）月末處理是指在將本月發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后所要做的工作，月末處理處理流程：轉(zhuǎn)賬定義-》轉(zhuǎn)賬生成-》對賬-》結(jié)賬；對賬和結(jié)賬必須由計(jì)算機(jī)完成，轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成可以由手工來代替。
（2）在總賬系統(tǒng)中，采用自定義轉(zhuǎn)賬分錄生成機(jī)制憑證前記賬。在總賬系統(tǒng)中設(shè)置轉(zhuǎn)賬分錄時必須須定義憑證類別、摘要、借貸方向 ，但是不必定義憑證號，憑證號由系統(tǒng)自動生成。
（3）對賬是將各類賬簿的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。主要是通過核對總賬與明細(xì)賬、總賬與日記賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成張張核對。對賬要保證賬證相符、賬賬相符。
（4）修改已填制的憑證方法：憑證在不同時段有不同的修改方法，主要有4種方法。
未審核的憑證，可由憑證填制員直接修改；
已審核未記賬的憑證，由憑證審核員取消審核，然后由憑證填制員進(jìn)行修改，最后有審核員重新進(jìn)行審核；
已記賬的憑證。一是紅字沖銷法，二是取消記賬再修改；
已結(jié)賬的憑證。取消結(jié)賬、取消記賬、恢復(fù)記賬前狀態(tài)、取消審核、取消出納簽字、修改憑證、再進(jìn)行審核、出納簽字、記賬、結(jié)賬七、報(bào)表
（1）報(bào)表系統(tǒng)的處理流程是格式設(shè)計(jì)一數(shù)據(jù)處理一打印輸出。
（2）每個報(bào)表文件可以包含多張張報(bào)表。
（3）在報(bào)表中，確定某個數(shù)據(jù)位置的要素是維。在通用報(bào)表系統(tǒng)中，最小的區(qū)域稱為單元。在UFO報(bào)表中，具有相同格式不同數(shù)據(jù)的每張報(bào)表稱為一個表頁。
（4）在UFO中單元中的數(shù)據(jù)類型只有表樣型、數(shù)值型和字符型三種。
（5）編制報(bào)表時的操作狀態(tài)分為格式和數(shù)據(jù)兩種
（6）UFO編制報(bào)表時，通過錄入關(guān)鍵字讓計(jì)算機(jī)自動完成取數(shù)計(jì)算。
（7）審核操作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下完成
（8）報(bào)表系統(tǒng)編制會計(jì)報(bào)表和進(jìn)行有關(guān)的財(cái)務(wù)分析，其數(shù)據(jù)主要取自于賬務(wù)處理系統(tǒng)
（9）用友的取數(shù)函數(shù)一般是采用拼音的簡稱，例如：CE表示借貸平衡差額函數(shù)；QM表示期末函數(shù)、QC表示期末函數(shù)、FS表示發(fā)生額函數(shù)、JG表示對方科目數(shù)值的取數(shù)函數(shù)是等等。
（1）會計(jì)電算化是通過會計(jì)軟件來替代手工完成或手工很難完成的會計(jì)工作。
（2）會計(jì)電算化可以理解為會計(jì)人員運(yùn)用以會計(jì)核算軟件為核心的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，按照一定的程序和方法對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，以獲取會計(jì)信息的一種管理活動。
（3）會計(jì)電算化的特點(diǎn)是能使會計(jì)工作高效地完成；提高了會計(jì)信息的質(zhì)量； 為財(cái)務(wù)決策提供輔助信息；實(shí)施財(cái)務(wù)信息共享； 采用磁性介質(zhì)存儲會計(jì)信息； 業(yè)務(wù)處理程序化； 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的專業(yè)化和專門化
（4）商品化的會計(jì)核算軟件是會計(jì)電算化工作中的基礎(chǔ)性公用軟件，它屬于一種應(yīng)用軟件。
（5）會計(jì)軟件提供的計(jì)算和結(jié)賬功能必須符合現(xiàn)行會計(jì)核算制度的規(guī)定。
（6）無論會計(jì)電算化信息系統(tǒng)還是手工會計(jì)信息系統(tǒng)，都要遵循基本的會計(jì)理論和會計(jì)方法，遵守會計(jì)和財(cái)務(wù)制度和會計(jì)法規(guī)。
（7）會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范中包含有以下規(guī)范： 總體規(guī)范；會計(jì)數(shù)據(jù)輸入的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)輸出的規(guī)范； 會計(jì)數(shù)據(jù)安全的規(guī)范。
（8）目前我國會計(jì)軟件主要是核算軟件。
二、軟件的安裝和系統(tǒng)管理
（1）用友軟件的安裝次序是：先安裝數(shù)據(jù)庫軟件，再安裝用友軟件。
（2）運(yùn)行用友軟件之前，應(yīng)先以系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)，設(shè)置操作員，然后建立賬套并根據(jù)責(zé)權(quán)分工，分配操作員權(quán)限。
（3）第一次運(yùn)行系統(tǒng)管理模塊，系統(tǒng)默認(rèn)的管理員是admin.
（4）在用友軟件中，有兩個特殊的用戶。系統(tǒng)管理員和賬套主管。
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總控制和管理工作。系統(tǒng)管理員可以完成賬套的創(chuàng)建、輸出、引入、刪除、用戶的創(chuàng)建，操作員初始密碼由系統(tǒng)管理員指定。
與之區(qū)別的是賬套主管，賬套主管可以完成賬套的修改，年度賬的管理。
（5）創(chuàng)建賬套時候，賬套號可以作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的標(biāo)識。賬套名稱不一定是單位名稱。
（6）賬務(wù)數(shù)據(jù)對企業(yè)來說非常重要，因此，財(cái)務(wù)軟件必須提供數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)意外丟失。刪除賬套之前必須要進(jìn)行套備份或賬套輸出。引入賬套功能（賬套備份）是將系統(tǒng)外某個賬套數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)中。
三、系統(tǒng)初始化
（1）系統(tǒng)初始化包括：建立會計(jì)科目、外幣匯率設(shè)置、憑證類別設(shè)置、結(jié)算方式定義、部門、職員、客戶、供應(yīng)商檔案的設(shè)置、期初余額的設(shè)置、明細(xì)權(quán)限的設(shè)置、選項(xiàng)。
（2）建立會計(jì)科目：會計(jì)科目編碼必須。建立會計(jì)科目的順序是先建上級，后建下級科目。
會計(jì)科目的設(shè)置可以同時設(shè)置兩個輔助核算項(xiàng)目。
但是個人核算不能和其他核算一并設(shè)置；客戶和供應(yīng)商核算不能一并設(shè)置。
（3）期初余額的輸入只能在末級科目上輸入金額。
期初余額輸入完畢后，要經(jīng)過試算，檢驗(yàn)期初余額是否平衡，試算結(jié)果不平衡，可以填制憑證，但是不能記賬。
（4）在選項(xiàng)設(shè)置中，制單序時控制是指制單時，憑證編號必須按日期順序排列。采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于系統(tǒng)啟用日期
（5）若選項(xiàng)設(shè)置中，如果設(shè)置了“憑證需出納簽字”參數(shù)，則對于收款憑證和付款憑證不僅須審核簽字還須出納簽字
（6）若憑證類別只設(shè)置一種，通常是記賬憑證。記賬憑證包括付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證。
四、憑證的填制和審核
（1）電算化賬務(wù)處理的數(shù)據(jù)起點(diǎn)是記賬憑證。
（2）常用憑證提供的是常用會計(jì)憑證的模板，利用常用憑證可以提高輸入效率。
（3）填制憑證的時候，輸入憑證科目時，必須是末級科目。
在輸入憑證的時候，如果要在貸方填上當(dāng)前憑證借貸方額的差額，可以在貸方金額上按下=鍵。
在輸入憑證的時候，如果借貸方向不符合，可以按下空格鍵進(jìn)行調(diào)整金額方向。
在填制憑證時，如果需要對科目進(jìn)行參照輸入，需要按F2鍵
在填制憑證的時候，負(fù)數(shù)余額在計(jì)算機(jī)內(nèi)用紅字表示。
（4）在輸入憑證時，如果收款憑證選擇借方必有，限制科目是1001和1002，則填制憑證的時候借方科目必須輸入1001或1002的末級科目。
在輸入憑證時，如果轉(zhuǎn)帳憑證選擇借貸必?zé)o，限制科目是1001和1002，則填制憑證的時候借貸方科目不能輸入1001或1002科目以及下屬科目。
（5）在總賬系統(tǒng)中，應(yīng)該先作廢憑證，再整理憑證，這樣就可以徹底刪除記帳憑證。
（6）審核憑證是審核員按照財(cái)會制度，對憑證制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證所填的內(nèi)容是否與原始憑證相符，對記賬憑證中的憑證字號、日期、附件、摘要、會計(jì)科目、借方金額、貸方金額、輔助類信息等進(jìn)行全面的核對，對審核無誤的憑證進(jìn)行簽章確認(rèn)。
（7）審核憑證時，審核人和制單人不能是同一操作員，作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯，標(biāo)明“有錯”字樣的憑證不能被審核，可以進(jìn)行成批審核。
（8）對于已經(jīng)填制的憑證，還沒有審核和出納簽字，可以由制單員進(jìn)行修改
五、記賬和賬薄查詢
（1）對于已經(jīng)記賬的憑證，可以使用紅字沖銷憑證方法進(jìn)行修改。
激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”的快捷鍵是CTRL+H
取消結(jié)帳的快捷鍵是CTRL+SHIFT+F6
（2）在總賬系統(tǒng)中，已記賬憑證的查詢應(yīng)通過賬表/科目賬來查詢。
（3）在發(fā)生額和余額表的查詢操作中，過濾功能用來根據(jù)用戶給定的條件，篩選出指定科目的余額表。
六、月末處理
（1）月末處理是指在將本月發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后所要做的工作，月末處理處理流程：轉(zhuǎn)賬定義-》轉(zhuǎn)賬生成-》對賬-》結(jié)賬；對賬和結(jié)賬必須由計(jì)算機(jī)完成，轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成可以由手工來代替。
（2）在總賬系統(tǒng)中，采用自定義轉(zhuǎn)賬分錄生成機(jī)制憑證前記賬。在總賬系統(tǒng)中設(shè)置轉(zhuǎn)賬分錄時必須須定義憑證類別、摘要、借貸方向 ，但是不必定義憑證號，憑證號由系統(tǒng)自動生成。
（3）對賬是將各類賬簿的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。主要是通過核對總賬與明細(xì)賬、總賬與日記賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成張張核對。對賬要保證賬證相符、賬賬相符。
（4）修改已填制的憑證方法：憑證在不同時段有不同的修改方法，主要有4種方法。
未審核的憑證，可由憑證填制員直接修改；
已審核未記賬的憑證，由憑證審核員取消審核，然后由憑證填制員進(jìn)行修改，最后有審核員重新進(jìn)行審核；
已記賬的憑證。一是紅字沖銷法，二是取消記賬再修改；
已結(jié)賬的憑證。取消結(jié)賬、取消記賬、恢復(fù)記賬前狀態(tài)、取消審核、取消出納簽字、修改憑證、再進(jìn)行審核、出納簽字、記賬、結(jié)賬七、報(bào)表
（1）報(bào)表系統(tǒng)的處理流程是格式設(shè)計(jì)一數(shù)據(jù)處理一打印輸出。
（2）每個報(bào)表文件可以包含多張張報(bào)表。
（3）在報(bào)表中，確定某個數(shù)據(jù)位置的要素是維。在通用報(bào)表系統(tǒng)中，最小的區(qū)域稱為單元。在UFO報(bào)表中，具有相同格式不同數(shù)據(jù)的每張報(bào)表稱為一個表頁。
（4）在UFO中單元中的數(shù)據(jù)類型只有表樣型、數(shù)值型和字符型三種。
（5）編制報(bào)表時的操作狀態(tài)分為格式和數(shù)據(jù)兩種
（6）UFO編制報(bào)表時，通過錄入關(guān)鍵字讓計(jì)算機(jī)自動完成取數(shù)計(jì)算。
（7）審核操作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下完成
（8）報(bào)表系統(tǒng)編制會計(jì)報(bào)表和進(jìn)行有關(guān)的財(cái)務(wù)分析，其數(shù)據(jù)主要取自于賬務(wù)處理系統(tǒng)
（9）用友的取數(shù)函數(shù)一般是采用拼音的簡稱，例如：CE表示借貸平衡差額函數(shù)；QM表示期末函數(shù)、QC表示期末函數(shù)、FS表示發(fā)生額函數(shù)、JG表示對方科目數(shù)值的取數(shù)函數(shù)是等等。