通訊是指人們利用一定的電訊設(shè)備，來(lái)進(jìn)行信息的傳遞。被傳遞的信息，既可以是文字、符號(hào)，也可以是表格、圖象。在日常生活里，商界人士接觸最多的通訊手段，主要有電話、電報(bào)、電傳、尋呼、傳真、電子郵件等等。通訊禮儀，通常即指在利用上述各種通訊手段時(shí)，所應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。
考慮到商界人士的實(shí)際需求，以下將著重介紹一下而今應(yīng)用最多、最廣的電話、手機(jī)、尋呼機(jī)、傳真機(jī)以及電子郵件的基本禮儀。
（一）電話禮儀
在商務(wù)交往中，普普通通的接打電話，實(shí)際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。
所謂電話形象，即人們?cè)谕娫挼恼麄€(gè)過程之中的語(yǔ)、言、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時(shí)間感等等的集合。它能夠真實(shí)地體現(xiàn)出個(gè)人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。
與日常會(huì)話和書信聯(lián)絡(luò)相比，接打電話具有即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點(diǎn)。所謂即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
電話的禮儀性特點(diǎn)，直接與前面提到過的“電話形象”密切相關(guān)。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬于人，無(wú)形之中將會(huì)使自己的人際關(guān)系受到損害。
使用電話通訊，有主動(dòng)地?fù)艽螂娫捙c被動(dòng)地接聽電話之別。從禮儀方面來(lái)講，撥打電話與接聽電話時(shí)有著各自不同的標(biāo)準(zhǔn)做法。
1. 打電話禮儀。
在打電話時(shí)，對(duì)一個(gè)人的電話形象影響的，當(dāng)首推他自己的語(yǔ)言與聲調(diào)。從總體上來(lái)講，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)捷、明了、文明、禮貌。
在通話時(shí)，聲音應(yīng)當(dāng)清晰而柔和，吐字應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，句子應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，語(yǔ)速應(yīng)當(dāng)適中，語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)親切、和諧、自然。
有一點(diǎn)必請(qǐng)注意，打電話時(shí)，嘴部與話筒之間應(yīng)保持3厘米左右的距離。這樣的話，使對(duì)方接聽電話時(shí)，才能聽得最清晰。
打電話時(shí)所使用的語(yǔ)言，應(yīng)當(dāng)禮貌而謙恭。應(yīng)盡快地用三言兩語(yǔ)把要說(shuō)的事情說(shuō)完。應(yīng)遵循“通話三分鐘”原則。
打電話時(shí)，每個(gè)人開口所講的第一句話，都事關(guān)自己給對(duì)方的第一印象，所以應(yīng)當(dāng)慎之又慎。
打電話時(shí)所用的規(guī)范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務(wù)交往中，要求用禮貌用語(yǔ)把雙方的單位、職銜、姓名一一道來(lái)。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：
您好！我是×××公司××部副經(jīng)理×××，我要找×××分公司經(jīng)理×××先生，或者是副經(jīng)理×××先生。
第二種適用于一般性的人際交往，在使用禮貌性問候以后，應(yīng)同時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)出雙方完整的姓名。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：您好!我是×××。我找×××。
如果電話是由總機(jī)接轉(zhuǎn)，或雙方的秘書代接的，在對(duì)方禮節(jié)性問候之后，應(yīng)當(dāng)使用“您好”、“勞駕”、“請(qǐng)”之類的禮貌用語(yǔ)與對(duì)方應(yīng)對(duì)，為要對(duì)對(duì)方粗聲大氣，出口無(wú)忌，或是隨隨便便將對(duì)方呼來(lái)喚去。
得知要找的人不在，可請(qǐng)代接電話者幫助叫一下，也可以過后再打。無(wú)論如何，都不要忘了說(shuō)話要客客氣氣的。
在通話時(shí)，若電話中途中斷，按禮節(jié)應(yīng)由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對(duì)方生疑，以為是打電話者不高興掛斷的。
當(dāng)通話結(jié)束時(shí)，別忘了向?qū)Ψ降酪宦暋霸僖姟?，或是“早安”、“晚安”。按照慣例，電話應(yīng)由撥電話者掛斷。掛斷電話時(shí)，應(yīng)雙手輕放。
2. 聽電話禮儀。
在接聽電話時(shí)，亦有許多具體要求。在通電話的過程中，接聽電話的一方顯然是被動(dòng)者，盡管如此，商界人士在接聽電話時(shí)，亦須專心致志，彬彬有禮。
在接電話時(shí)，首先要注意自己的態(tài)度與表情。雖說(shuō)通電話是一種“未曾謀面”的交談，表面上看，商務(wù)人員接電話時(shí)的態(tài)度與表情對(duì)方是看不到的，但是在實(shí)際上對(duì)于這一切對(duì)方其實(shí)完全可以在通話過程中感受到的。
電話鈴聲一響，就應(yīng)立即跑過去接電話，并且越快越好。在國(guó)外，接電話有“鈴響不過三遍”一說(shuō)。
接電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)當(dāng)殷勤、謙恭。在辦公室里接電話，尤其是外來(lái)的客人在場(chǎng)時(shí)，是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢(shì)，面含微笑地與對(duì)方友好通話。不要坐著不動(dòng)，一把把拽電話過來(lái)，抱在懷里，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來(lái)走去地通話,也不要坐在桌角、趴在沙以上或是把雙腿高抬到桌面上，與對(duì)方通話。
凡事俱有分寸。接電話時(shí)，速度快，態(tài)度好，姿勢(shì)雅，就是合乎禮儀的分寸。
在接電話時(shí)，其次要注意自己的語(yǔ)言和語(yǔ)氣。在這個(gè)方面，漫不經(jīng)心、隨隨便便、過分放任自己，都是極其有害的。
在正式的商務(wù)交往中，接電話時(shí)拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規(guī)。接電話時(shí)所講的第一句話，常見的有三種形式。
第一種，是以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱以及個(gè)人的姓名。它最為正式。
“您好！×××公司人事部×××。請(qǐng)講?！?BR> 第二種，是以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱，或是問候語(yǔ)加上部門名稱。它適用于一般場(chǎng)合，例如：
“您好！×××廣告部。請(qǐng)講?！被蛘摺澳?！人事部。請(qǐng)講?！?BR> 第三種，是以問候語(yǔ)直接加上本人姓名，它僅適用于普通的人際交往。例如：
“您好！×××。請(qǐng)講?！?BR> 需要注意的是，在商務(wù)交往中，不允許接電話時(shí)以“喂，喂”或者“你找誰(shuí)呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查問對(duì)方，一個(gè)勁兒地問人家“你找誰(shuí)”，“你是誰(shuí)”，或者“有什么事兒呀？”
在通話途中，不要對(duì)著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時(shí)與其他人閑聊。不要讓對(duì)方由此來(lái)感到在受話人的心中無(wú)足輕重。
結(jié)束通話時(shí)，應(yīng)認(rèn)真地道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不宜“越位”搶先?BR> 遇上不識(shí)相的人打起電話沒個(gè)完，非得讓其“適可而止”時(shí)，說(shuō)得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄，不要讓對(duì)方難堪。比如，不宜說(shuō)“你說(shuō)完了沒有？我還有別的事情呢“，而應(yīng)當(dāng)講”好吧，我不再占用您的寶貴的時(shí)間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機(jī)會(huì)與您聯(lián)絡(luò)”。
在接電話時(shí)，最后要注意代接電話時(shí)的態(tài)度。有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子代替自己接電話。
商務(wù)往來(lái)比較多的人，可請(qǐng)秘書代為處理電話，也可在本人不在時(shí)使用錄音電話。不過本人在場(chǎng)時(shí)，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
萬(wàn)一需要用錄音裝置時(shí)，則必須使自己預(yù)留的錄音友好、謙恭。通常，預(yù)留的錄音應(yīng)為：“您好！這里是某某公司某某部。本部門工作人員現(xiàn)在因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲音響過之后留言，或者留下您的姓名與電話號(hào)碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝，再見?！?BR> 被找的人如果在別處，應(yīng)迅速過去尋找。不要懶于行動(dòng)，連這點(diǎn)“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對(duì)方說(shuō)“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
倘若被找的人不在，應(yīng)在接電話之初立即相告，并可以適當(dāng)?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過應(yīng)當(dāng)先講“某人不在”，然后再問“您是誰(shuí)”或“您有什么事情”。
代接電話時(shí)，對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)用筆記錄下來(lái)。之后，還應(yīng)再次復(fù)述一次，以免有誤。
(二) 傳真禮儀
傳真，又叫作傳真電報(bào)。
1. 合法使用
國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用手續(xù)，否則即為非法之舉。
2. 得法使用。
使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。
發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容點(diǎn)名扼要，以節(jié)省費(fèi)用。
單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)及無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接受狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一線路。
3. 依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門設(shè)立在營(yíng)業(yè)場(chǎng)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看中的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即可采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
（三） 手機(jī)呼機(jī)禮儀
商界人士在日常交往中使用手機(jī)與呼機(jī)時(shí)，大體上有如下5個(gè)方面的禮儀規(guī)范必須遵守。
1. 放置到位。
按照慣例，外出隨身攜帶手機(jī)與呼機(jī)的位置有二：一是公文包里，二是上衣口袋之內(nèi)。穿套裝、套裙之時(shí)，切勿將其掛在衣內(nèi)的腰帶上。
2. 遵守公德。
商務(wù)禮儀規(guī)定：在公共場(chǎng)所活動(dòng)時(shí)，商務(wù)人員盡量不要使用手機(jī)與呼機(jī)。當(dāng)其處于待機(jī)狀態(tài)時(shí)，應(yīng)使之靜音或轉(zhuǎn)為震動(dòng)。需要與他人通話時(shí)，應(yīng)需找無(wú)人之處，切勿當(dāng)中通話。在參加宴會(huì)、舞會(huì)、音樂會(huì)，前往*、圖書館，或是參觀各類展覽時(shí)，尤無(wú)須切記此點(diǎn)。
3. 保證暢通。
使用手機(jī)與呼機(jī)，主要的目的是為了保證自己與外界的聯(lián)絡(luò)暢通無(wú)阻，商界人士對(duì)此點(diǎn)不僅必須重視，而且還需為此而采取一切行之有效的措施。
接到他人的尋呼或打在手機(jī)上的電話之后，一般應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)絡(luò)。沒有極其特殊的原因，與對(duì)方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的時(shí)間不應(yīng)當(dāng)在此后超過5分鐘。尋呼他人或撥打他人的手機(jī)之后，亦應(yīng)保持耐心，一般應(yīng)當(dāng)?shù)群驅(qū)Ψ?0分鐘左右。在此期間，不宜再同其他人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，以防電話頻頻占線。不及時(shí)回復(fù)他人電話，呼叫、撥打他人手機(jī)后迅速離去，或是轉(zhuǎn)而接打他人的電話，都會(huì)被視作惡意的犯規(guī)。
萬(wàn)一因故暫時(shí)不方便使用手機(jī)或呼機(jī)時(shí)，可在尋呼臺(tái)、語(yǔ)音信箱上留言，說(shuō)明具體原因，告之來(lái)電、來(lái)話者自己的其他聯(lián)系方式。有時(shí)，還可采用轉(zhuǎn)移呼叫的方式與外界保持聯(lián)系。
4. 重視私密。
通訊自由，是受到法律保護(hù)的。在通訊自由中，秘密性，即通訊屬于個(gè)人私事和個(gè)人秘密，是其重要內(nèi)容之一。使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)此亦應(yīng)予以重視。
一般而言，二者的號(hào)碼，尤其是手機(jī)的號(hào)碼，不宜隨便告之于人。即使在名片上，也不宜包含此項(xiàng)內(nèi)容。因此，不應(yīng)當(dāng)隨便打探他人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼，更不應(yīng)當(dāng)不負(fù)責(zé)任地將別人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼轉(zhuǎn)告他人。
出于自我保護(hù)和防止他人盜機(jī)、盜碼等多方面的考慮，通常不宜隨意將本人的手機(jī)、呼機(jī)借與他人使用，或是前往不正規(guī)的維修點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檢修?？紤]到相同的原因，隨意借用別人的手機(jī)、呼機(jī)也是不適當(dāng)?shù)摹?BR> 5. 注意安全。
使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)于有關(guān)的安全事項(xiàng)絕對(duì)不可馬虎大意。
按照常規(guī)，在駕駛車輛時(shí)，不宜使用手機(jī)通話，或是查看呼機(jī)。弄不好的話，就極有可能導(dǎo)致交通事故。
乘坐客機(jī)時(shí)，必須自覺關(guān)閉本人隨身攜帶手機(jī)、呼機(jī)。因?yàn)樗鼈兯l(fā)出的電子訊號(hào)，會(huì)干擾飛機(jī)的導(dǎo)航系統(tǒng)。
在加油站或是醫(yī)院里停留期間，也不準(zhǔn)開啟手機(jī)、呼機(jī)。否則，就有可能釀成火災(zāi)，或影響醫(yī)療儀器設(shè)備的正常使用。此外，在一切標(biāo)有文字圖示禁用手機(jī)、呼機(jī)的地方，均須遵守規(guī)定。
（四） 電子禮儀
電子郵件，又稱電子函件或電子信函，使用公司電子郵件時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1. 電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時(shí)，下列三點(diǎn)必須注意：其一，主題要明確。其二，語(yǔ)言疏暢。其三，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。
2. 電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。
在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子信件。尤其是不要與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征文”。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
3. 電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。
編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的電子郵件。
4. 電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。
現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然要以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。因?yàn)閷?duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。還有，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。
考慮到商界人士的實(shí)際需求，以下將著重介紹一下而今應(yīng)用最多、最廣的電話、手機(jī)、尋呼機(jī)、傳真機(jī)以及電子郵件的基本禮儀。
（一）電話禮儀
在商務(wù)交往中，普普通通的接打電話，實(shí)際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。
所謂電話形象，即人們?cè)谕娫挼恼麄€(gè)過程之中的語(yǔ)、言、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時(shí)間感等等的集合。它能夠真實(shí)地體現(xiàn)出個(gè)人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。
與日常會(huì)話和書信聯(lián)絡(luò)相比，接打電話具有即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點(diǎn)。所謂即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
電話的禮儀性特點(diǎn)，直接與前面提到過的“電話形象”密切相關(guān)。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬于人，無(wú)形之中將會(huì)使自己的人際關(guān)系受到損害。
使用電話通訊，有主動(dòng)地?fù)艽螂娫捙c被動(dòng)地接聽電話之別。從禮儀方面來(lái)講，撥打電話與接聽電話時(shí)有著各自不同的標(biāo)準(zhǔn)做法。
1. 打電話禮儀。
在打電話時(shí)，對(duì)一個(gè)人的電話形象影響的，當(dāng)首推他自己的語(yǔ)言與聲調(diào)。從總體上來(lái)講，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)捷、明了、文明、禮貌。
在通話時(shí)，聲音應(yīng)當(dāng)清晰而柔和，吐字應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，句子應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，語(yǔ)速應(yīng)當(dāng)適中，語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)親切、和諧、自然。
有一點(diǎn)必請(qǐng)注意，打電話時(shí)，嘴部與話筒之間應(yīng)保持3厘米左右的距離。這樣的話，使對(duì)方接聽電話時(shí)，才能聽得最清晰。
打電話時(shí)所使用的語(yǔ)言，應(yīng)當(dāng)禮貌而謙恭。應(yīng)盡快地用三言兩語(yǔ)把要說(shuō)的事情說(shuō)完。應(yīng)遵循“通話三分鐘”原則。
打電話時(shí)，每個(gè)人開口所講的第一句話，都事關(guān)自己給對(duì)方的第一印象，所以應(yīng)當(dāng)慎之又慎。
打電話時(shí)所用的規(guī)范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務(wù)交往中，要求用禮貌用語(yǔ)把雙方的單位、職銜、姓名一一道來(lái)。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：
您好！我是×××公司××部副經(jīng)理×××，我要找×××分公司經(jīng)理×××先生，或者是副經(jīng)理×××先生。
第二種適用于一般性的人際交往，在使用禮貌性問候以后，應(yīng)同時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)出雙方完整的姓名。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：您好!我是×××。我找×××。
如果電話是由總機(jī)接轉(zhuǎn)，或雙方的秘書代接的，在對(duì)方禮節(jié)性問候之后，應(yīng)當(dāng)使用“您好”、“勞駕”、“請(qǐng)”之類的禮貌用語(yǔ)與對(duì)方應(yīng)對(duì)，為要對(duì)對(duì)方粗聲大氣，出口無(wú)忌，或是隨隨便便將對(duì)方呼來(lái)喚去。
得知要找的人不在，可請(qǐng)代接電話者幫助叫一下，也可以過后再打。無(wú)論如何，都不要忘了說(shuō)話要客客氣氣的。
在通話時(shí)，若電話中途中斷，按禮節(jié)應(yīng)由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對(duì)方生疑，以為是打電話者不高興掛斷的。
當(dāng)通話結(jié)束時(shí)，別忘了向?qū)Ψ降酪宦暋霸僖姟?，或是“早安”、“晚安”。按照慣例，電話應(yīng)由撥電話者掛斷。掛斷電話時(shí)，應(yīng)雙手輕放。
2. 聽電話禮儀。
在接聽電話時(shí)，亦有許多具體要求。在通電話的過程中，接聽電話的一方顯然是被動(dòng)者，盡管如此，商界人士在接聽電話時(shí)，亦須專心致志，彬彬有禮。
在接電話時(shí)，首先要注意自己的態(tài)度與表情。雖說(shuō)通電話是一種“未曾謀面”的交談，表面上看，商務(wù)人員接電話時(shí)的態(tài)度與表情對(duì)方是看不到的，但是在實(shí)際上對(duì)于這一切對(duì)方其實(shí)完全可以在通話過程中感受到的。
電話鈴聲一響，就應(yīng)立即跑過去接電話，并且越快越好。在國(guó)外，接電話有“鈴響不過三遍”一說(shuō)。
接電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)當(dāng)殷勤、謙恭。在辦公室里接電話，尤其是外來(lái)的客人在場(chǎng)時(shí)，是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢(shì)，面含微笑地與對(duì)方友好通話。不要坐著不動(dòng)，一把把拽電話過來(lái)，抱在懷里，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來(lái)走去地通話,也不要坐在桌角、趴在沙以上或是把雙腿高抬到桌面上，與對(duì)方通話。
凡事俱有分寸。接電話時(shí)，速度快，態(tài)度好，姿勢(shì)雅，就是合乎禮儀的分寸。
在接電話時(shí)，其次要注意自己的語(yǔ)言和語(yǔ)氣。在這個(gè)方面，漫不經(jīng)心、隨隨便便、過分放任自己，都是極其有害的。
在正式的商務(wù)交往中，接電話時(shí)拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規(guī)。接電話時(shí)所講的第一句話，常見的有三種形式。
第一種，是以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱以及個(gè)人的姓名。它最為正式。
“您好！×××公司人事部×××。請(qǐng)講?！?BR> 第二種，是以問候語(yǔ)加上單位、部門的名稱，或是問候語(yǔ)加上部門名稱。它適用于一般場(chǎng)合，例如：
“您好！×××廣告部。請(qǐng)講?！被蛘摺澳?！人事部。請(qǐng)講?！?BR> 第三種，是以問候語(yǔ)直接加上本人姓名，它僅適用于普通的人際交往。例如：
“您好！×××。請(qǐng)講?！?BR> 需要注意的是，在商務(wù)交往中，不允許接電話時(shí)以“喂，喂”或者“你找誰(shuí)呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查問對(duì)方，一個(gè)勁兒地問人家“你找誰(shuí)”，“你是誰(shuí)”，或者“有什么事兒呀？”
在通話途中，不要對(duì)著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時(shí)與其他人閑聊。不要讓對(duì)方由此來(lái)感到在受話人的心中無(wú)足輕重。
結(jié)束通話時(shí)，應(yīng)認(rèn)真地道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不宜“越位”搶先?BR> 遇上不識(shí)相的人打起電話沒個(gè)完，非得讓其“適可而止”時(shí)，說(shuō)得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄，不要讓對(duì)方難堪。比如，不宜說(shuō)“你說(shuō)完了沒有？我還有別的事情呢“，而應(yīng)當(dāng)講”好吧，我不再占用您的寶貴的時(shí)間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機(jī)會(huì)與您聯(lián)絡(luò)”。
在接電話時(shí)，最后要注意代接電話時(shí)的態(tài)度。有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子代替自己接電話。
商務(wù)往來(lái)比較多的人，可請(qǐng)秘書代為處理電話，也可在本人不在時(shí)使用錄音電話。不過本人在場(chǎng)時(shí)，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
萬(wàn)一需要用錄音裝置時(shí)，則必須使自己預(yù)留的錄音友好、謙恭。通常，預(yù)留的錄音應(yīng)為：“您好！這里是某某公司某某部。本部門工作人員現(xiàn)在因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲音響過之后留言，或者留下您的姓名與電話號(hào)碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝，再見?！?BR> 被找的人如果在別處，應(yīng)迅速過去尋找。不要懶于行動(dòng)，連這點(diǎn)“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對(duì)方說(shuō)“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
倘若被找的人不在，應(yīng)在接電話之初立即相告，并可以適當(dāng)?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過應(yīng)當(dāng)先講“某人不在”，然后再問“您是誰(shuí)”或“您有什么事情”。
代接電話時(shí)，對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)用筆記錄下來(lái)。之后，還應(yīng)再次復(fù)述一次，以免有誤。
(二) 傳真禮儀
傳真，又叫作傳真電報(bào)。
1. 合法使用
國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用手續(xù)，否則即為非法之舉。
2. 得法使用。
使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。
發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容點(diǎn)名扼要，以節(jié)省費(fèi)用。
單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)及無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接受狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一線路。
3. 依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門設(shè)立在營(yíng)業(yè)場(chǎng)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看中的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即可采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
（三） 手機(jī)呼機(jī)禮儀
商界人士在日常交往中使用手機(jī)與呼機(jī)時(shí)，大體上有如下5個(gè)方面的禮儀規(guī)范必須遵守。
1. 放置到位。
按照慣例，外出隨身攜帶手機(jī)與呼機(jī)的位置有二：一是公文包里，二是上衣口袋之內(nèi)。穿套裝、套裙之時(shí)，切勿將其掛在衣內(nèi)的腰帶上。
2. 遵守公德。
商務(wù)禮儀規(guī)定：在公共場(chǎng)所活動(dòng)時(shí)，商務(wù)人員盡量不要使用手機(jī)與呼機(jī)。當(dāng)其處于待機(jī)狀態(tài)時(shí)，應(yīng)使之靜音或轉(zhuǎn)為震動(dòng)。需要與他人通話時(shí)，應(yīng)需找無(wú)人之處，切勿當(dāng)中通話。在參加宴會(huì)、舞會(huì)、音樂會(huì)，前往*、圖書館，或是參觀各類展覽時(shí)，尤無(wú)須切記此點(diǎn)。
3. 保證暢通。
使用手機(jī)與呼機(jī)，主要的目的是為了保證自己與外界的聯(lián)絡(luò)暢通無(wú)阻，商界人士對(duì)此點(diǎn)不僅必須重視，而且還需為此而采取一切行之有效的措施。
接到他人的尋呼或打在手機(jī)上的電話之后，一般應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)絡(luò)。沒有極其特殊的原因，與對(duì)方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的時(shí)間不應(yīng)當(dāng)在此后超過5分鐘。尋呼他人或撥打他人的手機(jī)之后，亦應(yīng)保持耐心，一般應(yīng)當(dāng)?shù)群驅(qū)Ψ?0分鐘左右。在此期間，不宜再同其他人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，以防電話頻頻占線。不及時(shí)回復(fù)他人電話，呼叫、撥打他人手機(jī)后迅速離去，或是轉(zhuǎn)而接打他人的電話，都會(huì)被視作惡意的犯規(guī)。
萬(wàn)一因故暫時(shí)不方便使用手機(jī)或呼機(jī)時(shí)，可在尋呼臺(tái)、語(yǔ)音信箱上留言，說(shuō)明具體原因，告之來(lái)電、來(lái)話者自己的其他聯(lián)系方式。有時(shí)，還可采用轉(zhuǎn)移呼叫的方式與外界保持聯(lián)系。
4. 重視私密。
通訊自由，是受到法律保護(hù)的。在通訊自由中，秘密性，即通訊屬于個(gè)人私事和個(gè)人秘密，是其重要內(nèi)容之一。使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)此亦應(yīng)予以重視。
一般而言，二者的號(hào)碼，尤其是手機(jī)的號(hào)碼，不宜隨便告之于人。即使在名片上，也不宜包含此項(xiàng)內(nèi)容。因此，不應(yīng)當(dāng)隨便打探他人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼，更不應(yīng)當(dāng)不負(fù)責(zé)任地將別人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼轉(zhuǎn)告他人。
出于自我保護(hù)和防止他人盜機(jī)、盜碼等多方面的考慮，通常不宜隨意將本人的手機(jī)、呼機(jī)借與他人使用，或是前往不正規(guī)的維修點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檢修?？紤]到相同的原因，隨意借用別人的手機(jī)、呼機(jī)也是不適當(dāng)?shù)摹?BR> 5. 注意安全。
使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)于有關(guān)的安全事項(xiàng)絕對(duì)不可馬虎大意。
按照常規(guī)，在駕駛車輛時(shí)，不宜使用手機(jī)通話，或是查看呼機(jī)。弄不好的話，就極有可能導(dǎo)致交通事故。
乘坐客機(jī)時(shí)，必須自覺關(guān)閉本人隨身攜帶手機(jī)、呼機(jī)。因?yàn)樗鼈兯l(fā)出的電子訊號(hào)，會(huì)干擾飛機(jī)的導(dǎo)航系統(tǒng)。
在加油站或是醫(yī)院里停留期間，也不準(zhǔn)開啟手機(jī)、呼機(jī)。否則，就有可能釀成火災(zāi)，或影響醫(yī)療儀器設(shè)備的正常使用。此外，在一切標(biāo)有文字圖示禁用手機(jī)、呼機(jī)的地方，均須遵守規(guī)定。
（四） 電子禮儀
電子郵件，又稱電子函件或電子信函，使用公司電子郵件時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1. 電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時(shí)，下列三點(diǎn)必須注意：其一，主題要明確。其二，語(yǔ)言疏暢。其三，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。
2. 電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。
在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子信件。尤其是不要與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征文”。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
3. 電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。
編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的電子郵件。
4. 電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。
現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然要以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。因?yàn)閷?duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。還有，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。