秘書工作禮儀七 上下級禮儀

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(一) 下級對上級的禮儀
    1. 不能“越位”。
    雖然被與之間不存在不可逾越的鴻溝。但是,社會客觀卻賦予這兩者以不同的社會地位。就被來說,在工作上,不能超越自己的上一定范圍內(nèi)的權(quán)限。如果下級替代了上級,就會帶來工作的上的混亂。從表面上看,被好像多出了力,但效果不佳,而且副作用不少,譬如,影響別人的工作情結(jié),影響工作秩序,妨礙領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮,嚴重的會使一個單位出現(xiàn)混亂局面。在權(quán)力上,更不能越位,如果被越權(quán)嚴重,就會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)大權(quán)旁落,使上級的領(lǐng)導(dǎo)意圖無法得慣徹。影響了與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,也影響了與同事的關(guān)系。如果是出力不討好,有時還會被領(lǐng)導(dǎo)拋棄??傊?,凡事不可越位,因為不管是決策越位、表態(tài)越位或工作越位,都會給與上級的關(guān)系帶來損害。因此,下級只有收斂和約束自己,才能與領(lǐng)導(dǎo)和諧相處。
    2. 擺正關(guān)系。
    擺正關(guān)系是搞好上下級關(guān)系的前提。也許有人會說,與上級相處就是服從、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo),完成其交辦的任務(wù)。其實,遠非如此。作為被來說,如果過傲,易把關(guān)系搞僵;過卑則不能建立正常的關(guān)系;過俗易把上下級關(guān)系搞成權(quán)錢關(guān)系;過媚易使正直的上級感到討厭、惡心。因此,被的正確做法是動機要純,心術(shù)要正。對領(lǐng)導(dǎo)既熱情又不過火,既大度相處又不縮手縮腳。在工作上擺正嚴格的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系;作為下級要積極表現(xiàn)、勤奮工作,可隔一段時間主動向領(lǐng)導(dǎo)征求意見,針對自己的不足努力改進,這樣堅持不懈,必將成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,在事業(yè)上攜手共進。
    3. 尊重領(lǐng)導(dǎo)。
    作為被,在工作中,要尊重領(lǐng)導(dǎo),維護領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴。遇見領(lǐng)導(dǎo),要主動打招呼;碰到?jīng)Q斷不了的事,要向領(lǐng)導(dǎo)請教;不論年齡大小,閱歷深淺、水平高低,都應(yīng)尊重其人格,維護其權(quán)威。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作,應(yīng)愉快地、創(chuàng)造性地完成,完不成的要向領(lǐng)導(dǎo)說明情況。同時,對領(lǐng)導(dǎo)的決策不背后評判,更不能通過貶低領(lǐng)導(dǎo)來抬高自己。
    4. 精明能干,當(dāng)好參謀。
    被若想讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,最重要的前提就是具有完成本職工作的能力,出色地完成任務(wù)。如果被領(lǐng)導(dǎo)看成是無能、愚蠢、懶惰之輩,這對工作是很不利的。
    除做好本職工作之外,還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀?!皡⒅\”重在“參與”。被,主動出謀劃策,為本單位的發(fā)展,多出工作點子,提合理化建議。特別是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在工作或生活中碰到麻煩和難題時,下級要挺身而出,為上級分憂解難;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遇到難處時,你若能體會到領(lǐng)導(dǎo)的處境,理解其難處,會令其格外感激。這樣,上級既不會忘記“患難之交,”又認為你是他的“高參”,是他的得力助手。否則,領(lǐng)導(dǎo)會認為你是一個無知無識、無能無情的平庸之輩。
    5. 謙虛誠實。
    被應(yīng)懂得尊重他人,有向領(lǐng)導(dǎo)請教學(xué)習(xí)的意向和行為。這樣會得到領(lǐng)導(dǎo)的喜歡和賞識;反之,高傲、固執(zhí)、自以為是、大出風(fēng)頭等,就會使領(lǐng)導(dǎo)生厭。另外,下屬應(yīng)誠實無偽。說老實話,辦老實事,當(dāng)老實人,言行一致,表里如一,不搞兩面派,不弄虛作假。當(dāng)然,誠實也要講究藝術(shù),否則,會因誠實而犯錯誤,導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的不滿或反感。
    6. 忠誠可信。
    一般都把被當(dāng)成自己的人,希望下級忠誠地跟隨、擁戴、服從、支持自己。因此,被應(yīng)忠誠,講信用,重感情,用實際行動表示對領(lǐng)導(dǎo)的信賴、敬重,這樣,必將會得到領(lǐng)導(dǎo)的喜歡。如果對領(lǐng)導(dǎo)存有二心,“身在曹營心在漢”,或背叛領(lǐng)導(dǎo),另攀高枝,這是領(lǐng)導(dǎo)最反感、最不能容的事。
    7. 把握好與領(lǐng)導(dǎo)談話的技巧。
    在與領(lǐng)導(dǎo)交談,除遵循一般禮節(jié)外,還要注意把握與領(lǐng)導(dǎo)談話的場所、時機,以及領(lǐng)導(dǎo)的心情等因素;應(yīng)從容、自然、親切、謙虛,切不可鋒芒畢露、咄咄逼人,或嘩眾取龐、低三下四。與領(lǐng)導(dǎo)交談時,要以下禮節(jié):
    (1)不要讓領(lǐng)導(dǎo)感到疲勞。要講究藝術(shù),把握交談的時間,不要使領(lǐng)導(dǎo)失去與自己交談的興趣。
    (2)不用領(lǐng)導(dǎo)不懂的技術(shù)性強的術(shù)語,或抽象的、使人難解的詞語與之交談,更不能咬文嚼字、賣弄學(xué)才。、
    (3)表達內(nèi)心的真實想法,不繞圍子。說話要直爽。但要講究直爽的禮貌,粗魯不是直爽。俗話說:“涼菜冷飯尤可咽,粗言俗語難入耳”。
    (4)尋找自然、活潑的話題,讓領(lǐng)導(dǎo)充分地發(fā)表一些意見,被可以適當(dāng)?shù)刈餍┭a充。這樣,領(lǐng)導(dǎo)就會深得你有知識、有見解,也自然而然地認識到你的能力與價值。
    (5)保持自己的人格。被與領(lǐng)導(dǎo)交談時不要自我降低自己的人格,有害怕心慌的心理。同時,要注意聆聽領(lǐng)導(dǎo)講話,領(lǐng)導(dǎo)講話時,不能心不焉,更不能輕易插話與打斷。
    (6)適當(dāng)運用體語。用手、眼、頭的動作及面部表情表達言外之意,傳諭內(nèi)心之情,效果更佳。不過,動作不宜過大;否則,會適得其反。
    (7)選擇好的時間、地點。同領(lǐng)導(dǎo)交談,選擇好的時間和地點,能使交談時思想專一,安心靜氣。
    (8)與領(lǐng)導(dǎo)交談時,不能沉默。對領(lǐng)導(dǎo)的講話,被應(yīng)有所反應(yīng),否則,全會使氣氛沉悶、壓抑,還會使領(lǐng)導(dǎo)誤認為你有抵觸情緒。
    8. 掌握匯報工作的方式和方法。
    向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況時,其禮儀特點有下列幾個方面:
    (1)遵守時間,不能失約。
    (2) 敲門并等允許后不可進門。
    (3)要做到用語準(zhǔn)確,句子簡練。
    (4)應(yīng)做到語速適中,音量適度。
    (5)匯報時間不宜過長。
    (6)實事求是,有喜報喜,有憂報憂。
    (7)如果領(lǐng)導(dǎo)未注意禮儀作為下級,應(yīng)以禮相待,或直言相陳。
    (8)匯報結(jié)束后,不能匆匆離開,應(yīng)注意退場禮儀。
    9. 給領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議時,要講究方式,方法。
    “金無足赤,人無完人”。領(lǐng)導(dǎo)是人不是神,也有說錯、辦錯的時候,作為被來說,應(yīng)講究提意見或建議的方式、方法,既能達到目的,又不使領(lǐng)導(dǎo)反感或惱怒。作為下屬,對領(lǐng)導(dǎo)的失誤不能取消極態(tài)度,應(yīng)出于公心敢于陳諫。但是要注意:
    (1)選擇適當(dāng)?shù)膱龊稀?BR>    (2)利用適當(dāng)?shù)臅r機。
    (3)采取適當(dāng)?shù)姆绞健?BR>    (4)不要急于否定。
    (5)要因人而易。
    10. 保持適當(dāng)距離。
    與領(lǐng)導(dǎo)相處時,被應(yīng)把握好距離,不可太近,不能太遠。
    太近會使人產(chǎn)生“媚上”的感覺,破壞自己的形象;太遠會讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你高傲、冷漠、目空一切。因此,必須把握好“度”,而在異性上下級之間,則更應(yīng)加以注意。
    (二) 上級對下級的禮儀
    1. 必須具備公仆意識。
    作為上級,必須是符合“全心全意為人民服務(wù)”的社會角色規(guī)范的公仆。上級應(yīng)該樹立服務(wù)觀念,關(guān)心下屬和群眾的生活,及時傾聽下級和群眾的意見,排憂解難,為他們創(chuàng)造良好的工作、生活、學(xué)習(xí)、成才的條件。因此,作為上級,不僅要扮演好指揮者、管理者的角色,還要扮演好同志角色、公仆角色,與民同利共患,才能做到上下同欲,相互理解信任,發(fā)展上下級之間和干群之間的交往,保證良好的人際關(guān)系。
    2. 加強個性修養(yǎng)。
    作為上級,其個性品質(zhì)特征尤其是性格修養(yǎng)和氣質(zhì)修養(yǎng),對上下級之間的人際交往關(guān)系有至關(guān)重要的影響。因此在其個性修養(yǎng)上,應(yīng)注意做到以下幾點:①守信踐諾。作為上級應(yīng)言而有信,不輕易許諾,凡已許下的諾言應(yīng)言必行,行必果,努力辦到。若實在無法辦到也應(yīng)盡快說明原委,作出解釋,求得諒解,不可對所許諾言不負責(zé)任。②與人為善。作為上級應(yīng)以與人為善為出發(fā)點,嚴以律己,寬以待人;應(yīng)擇人所長,容人所短。在工作中應(yīng)寬以待人,豁達大度,不妒賢能,常言道:“宰相肚里能撐船。③擇人任勢。作為上級應(yīng)當(dāng)善于發(fā)現(xiàn)人才和使用人才,在用人上應(yīng)用其長而舍其短,分工科學(xué)合理。要盡可能發(fā)揮每個人的長處,避免下級的受壓抑心理,充分發(fā)揮其創(chuàng)造性和積極性。同時,也應(yīng)盡可能地滿足個體自我實現(xiàn)和自我發(fā)展的需要,使群體成員心情舒暢。④任人唯賢。上級不應(yīng)對下級有感情上的親疏之分,更不能對于給自己提出不同意見者存有偏見。也不應(yīng)當(dāng)任人唯親,搞特殊化。否則會使提意見的下屬因缺乏安全感和信任感而對上級深懷戒心,而且上級也會偏聽偏信阿庾奉承之徒的不實之詞,并為其所利用,而疏遠了更多的下級和群眾。⑤暢通言路。言路不暢通會使下級不能經(jīng)地發(fā)表自己的意見,產(chǎn)生不被上級信任和承認的感覺,使上下級之間心存芥蒂,缺乏溝通和理解。因此,上級應(yīng)廣開言路,笑納逆耳忠言,獎勵那些敢于提出批評意見的下屬。這樣才能集思廣益,消除隔膜,修正錯誤,并和下屬之間形成心理上的接近,加深交往。⑥興趣相投。共同的興趣愛好有利于促進交往。作為上級應(yīng)盡可能多地培養(yǎng)各種興趣,便于多和交往對象產(chǎn)生聯(lián)系,發(fā)展人際關(guān)系,縮小心理距離。⑦提高聚群性和社交能力。就是應(yīng)養(yǎng)成樂于合群、待人熱情、平等、性格外向、樂于交往的良好氣質(zhì),提高人際感知能力、同感理解能力、人際表露能力和有效交往的能力。⑧提高情緒和行為的自律性。作為上級,要和各種人打交道,處理各種棘手問題,如果情緒缺乏穩(wěn)定性,必然反應(yīng)強烈,難以控制。因此必須學(xué)會”克己“,保持冷靜,以便妥善處理各種問題。