10．5．3．1 年度運營預(yù)算
年度運營預(yù)算是最常用的預(yù)算。該預(yù)算中，列出了物業(yè)的主要收入來源和費用支出項目。在物業(yè)收支報告中列出的有效毛租金收入的數(shù)量，在每個月間應(yīng)保持基本穩(wěn)定，有效毛租金收入加上物業(yè)其他收入再扣除物業(yè)經(jīng)營費用后，就可得到物業(yè)的凈經(jīng)營收入。由此可以看出，即便有效毛租金收入是一個固定的數(shù)值，由于物業(yè)經(jīng)營費用中有關(guān)項目費用的變化，也會令業(yè)主的凈經(jīng)營收入有較大的變化。為了保持物業(yè)凈經(jīng)營收入的穩(wěn)定性，物業(yè)管理企業(yè)就必須通過預(yù)算這一有效的財務(wù)工具，準(zhǔn)確地預(yù)測和控制物業(yè)的收入與支出。
預(yù)算不僅能令物業(yè)各項收入與支出的原因一目了然，還能告訴人們這些收入或支出將發(fā)生在什么時間。能源費用支出隨季節(jié)變動，也就是說在一年中每個月份的燃料、煤氣和電力費用支出數(shù)量存在差異。廣告宣傳機市場推廣費用在許多月份的開支可能很少，但在物業(yè)出租的市場推廣工作集中的月份，該項費用支出就很大。一個新投入使用的物業(yè)或剛剛經(jīng)過大規(guī)模改造的物業(yè)，可能就需要投入大量的市場宣傳費用，這些費用可在每個月中平均分?jǐn)?，以示在整個年度均要開展大量的廣告宣傳工作。
預(yù)算中要為不可預(yù)見費用的支出預(yù)留空間。如果冬季的天氣特別寒冷，就會使供暖的強度加大、時間延長，而對燃料需求的增加往往會導(dǎo)致燃料價格上漲，從而會進一步增加燃料費用支出的負擔(dān)，從而使物業(yè)的燃料費預(yù)算超支。其他與季節(jié)相關(guān)的費用增長，如掃雪費用增加，也會影響到物業(yè)的凈經(jīng)營收入。當(dāng)這些額外費用支出與預(yù)算中預(yù)計的相關(guān)費用支出不相匹配時，物業(yè)管理企業(yè)就要對其他預(yù)期的費用支出進行分析，看是否可以從其他預(yù)算費用中挪用一部分來支付與季節(jié)相關(guān)的額外費用支出的部分或全部，否則就要動用準(zhǔn)備金。
為了編制年度運營預(yù)算，物業(yè)管理企業(yè)常常要對以前若干年的物業(yè)收支狀況進行認真的分析，對于在來年可能要出現(xiàn)的情況（如由于大規(guī)模裝修改造，臨時降低了人住率），要予以認真的考慮，并在預(yù)算中盡量體現(xiàn)這些可能的變化。年度運營預(yù)算除了令業(yè)主了解未來一年中物業(yè)的收支估算外，也為物業(yè)管理企業(yè)提供了一個分析物業(yè)過去的經(jīng)營表現(xiàn)和根據(jù)對來年的有關(guān)估計對個別的預(yù)算項目做出適當(dāng)調(diào)整的機會。通過分析預(yù)算中的每一個收支項目，物業(yè)管理企業(yè)就可以對各項預(yù)計的收入和費用項目對物業(yè)表現(xiàn)影響的程度做出判斷，找出主要影響因素，以便在日后的物業(yè)管理過程中實施有效的控制。通過預(yù)算的編制，還可以在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就來年有關(guān)物業(yè)的收支安排達成公識，以避免雙方在預(yù)算實施的過程中產(chǎn)生矛盾。在預(yù)算中，如果收入和費用較上年度有較大的變化，就要做出合理的說明。
當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)按月向業(yè)主提供運營報告時，在預(yù)算中就要按月安排各項收支計劃，這就涉及到如何將年度預(yù)算收支在各個月間合理分配的問題。在大多數(shù)情況下，如果某些費用支出在每個月之間變化不大，則可以分成十二等份；有些季節(jié)性發(fā)生的費用，在月和月之間有較大的差異，所以，在編制預(yù)算的過程中，需要在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就這些季節(jié)性費用的分配達成共識。
年度運營預(yù)算是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主的重要參考資料，然而實際的經(jīng)營收人和費用支出，可能會隨著時間的進展與預(yù)算數(shù)據(jù)有很大的出人。為了彌補這些差異，物業(yè)管理企業(yè)有時還會隨著時間的進展準(zhǔn)備季度預(yù)算，并從中反映出對原年度預(yù)算中某些初始估計的調(diào)整過程。季度預(yù)算一般比年度預(yù)算更為準(zhǔn)確，因為預(yù)測的內(nèi)容從時間上講是更近了，所以更容易把握。此外，季度預(yù)算大致是一個季節(jié)的時間長度，所以對季節(jié)性收支的估計就會更加準(zhǔn)確。為了更好地發(fā)揮預(yù)算在物業(yè)管理過程中的指導(dǎo)作用，物業(yè)管理企業(yè)有時還會進一步將預(yù)算分解為月預(yù)算，以便更加貼近實際、更具操作性。
10．5．3．2 資本支出預(yù)算
物業(yè)大規(guī)模的維修或更新改造，實際上是業(yè)主向物業(yè)再次進行資本投入的過程。與此有關(guān)的支出，一般稱為資本支出。很顯然，物業(yè)的大規(guī)模維修或更新改造的時間間隔比較長，但每次需投入的資金數(shù)量卻很大，為了使物業(yè)的資本支出有一個穩(wěn)定的來源，且不對物業(yè)經(jīng)營過程中的現(xiàn)金流產(chǎn)生過大的影響，就需要在日常的經(jīng)營過程中逐漸積累這項資金。
建立準(zhǔn)備金基金，是為物業(yè)資本支出準(zhǔn)備資金的慣例作法。資本支出預(yù)算的目的，就是要對每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存人多少資金做出科學(xué)合理的估計。從原則上來說，物業(yè)管理企業(yè)將未來大修或更新改造的所需的投資額（資本支出額）除以月份數(shù)，就可得到每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存入資金的數(shù)量。然而，基金通常是在數(shù)年的時間內(nèi)逐漸積累起來的，因此，必須考慮通貨膨脹對基金支付能力的影響。如果所積累的準(zhǔn)備金基金所賺取的利息收入不能抵消通貨膨脹所帶來的影響，則預(yù)計的準(zhǔn)備金基金總量將不足以支付未來實際的大修或更新改造過程中所需的投資。此外，材料價格的上漲幅度，可能還會高于通貨膨脹率，所以每月向準(zhǔn)備金基金投放的資金數(shù)量應(yīng)適當(dāng)增加，以使該基金的余額與未來的實際需要額相匹配。
10．5．3．3 長期預(yù)算
使用資本支出預(yù)算，常常需要物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主制定一個長期的預(yù)算，以說明未來5年甚至更長時間內(nèi)（物業(yè)經(jīng)濟壽命年限內(nèi)），物業(yè)的經(jīng)營收入與費用的關(guān)系。由于對未來若干年所進行的長期預(yù)測，很難像對一年后的短期預(yù)測那樣準(zhǔn)確，這種長期預(yù)算的詳細與準(zhǔn)確程度低于年度運營預(yù)算。
長期預(yù)算可以顯示在業(yè)主持有物業(yè)的期間內(nèi)，物業(yè)的現(xiàn)金流將會有那些變化；它可以闡明業(yè)主整個物業(yè)投資計劃中預(yù)計的財務(wù)收益、市場策略和預(yù)計的可能市場變化。長期預(yù)算表明預(yù)計的經(jīng)營收入、費用支出和準(zhǔn)備金基金的來源。對于大型的長期投資項目，由于財務(wù)安排的原因，業(yè)主往往在物業(yè)持有期的初始階段對物業(yè)的凈運營收入有特殊的要求。通常的情況是，物業(yè)持有期間的前若干年主要是收回投資，后面年份中所獲得的收益才是業(yè)主的投資收益。
10．5．4 收益性物業(yè)財務(wù)收支報告
編制財務(wù)收支報告是物業(yè)管理企業(yè)的一項重要工作內(nèi)容。除了在財務(wù)收支發(fā)生時計人分類賬（分戶賬）或計算機文件外，物業(yè)管理企業(yè)還要保留所有的收據(jù)、銀行月結(jié)單和注銷支票、購貨訂單復(fù)印件和物業(yè)管理企業(yè)就物業(yè)付款的收據(jù)存根。有關(guān)這些記錄必須定期向物業(yè)的業(yè)主報告，一般是每月一次。此外，可能還要向租戶以清單的方式報告物業(yè)管理過程中支出的費用的情況、保證金儲存利息收入明細、損失估計和其他與物業(yè)已出租空間相關(guān)的財務(wù)事項。物業(yè)管理公司必須保留這些記錄并就物業(yè)的整體或部分編制有關(guān)報告。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)為一個業(yè)主管理多項物業(yè)時，可能還要向業(yè)主提供有關(guān)這些物業(yè)的綜合報告。
對出租物業(yè)來說，最主要的收入記錄是租金清單，也是物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)定期向業(yè)主提供的一系列報告之一。該租金清單一般要記錄租戶名稱、其所承租的單元或面積數(shù)量、租金標(biāo)準(zhǔn)和租期等，租金清單上還要注明每個租戶是否已支付了當(dāng)月的租金。如果某些經(jīng)營費用是按租金的一定比例代收的，拖欠或已經(jīng)繳納的數(shù)量也要在租金清單上體現(xiàn)出來。如果與租金清單有關(guān)的信息是計算機化的信息，那么其基礎(chǔ)信息的記錄也可以采用不同的參數(shù)模式，以便能方便地編寫向業(yè)主定期提供的“空置分析報告”、“毀約或拖欠租金報告”和“租約期滿報告”等。
物業(yè)管理企業(yè)對每一個物業(yè)出租單元都還有一個分類賬，該分類帳一般要記錄租戶名稱或姓名、電話號碼、出租單元的具體位置、租金標(biāo)準(zhǔn)、每月的最后收租期限、繳納保證金數(shù)量、承租起始日期、租期、經(jīng)常（發(fā)生）收費、代收代繳費用和其他在租約條款中規(guī)定的費用。分類賬的形式即可以采用行業(yè)通行的作法，也可以自行設(shè)計。
物業(yè)管理企業(yè)一般每月要給租戶一個租金賬單，在上面說明要繳納的租金數(shù)量和按租金比例計算的代收代繳費用。但如果每個月的租金不變，也可不給租戶租金賬單。收到租戶的租金后，要給租戶一個收款憑證。
在物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主提供的報告中，應(yīng)首先有一個包括租金清單、空置情況和拖欠或收租損失報告等內(nèi)容的經(jīng)營概況介紹，這是物業(yè)在報告期有關(guān)經(jīng)營收入和費用支出的概要性報告，重點說明業(yè)主可獲得的凈經(jīng)營收入。
還要向業(yè)主提交有關(guān)經(jīng)營情況的分析報告，這是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主相互溝通的重要方式，對于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間更好地配合工作，尤其是在物業(yè)經(jīng)營出現(xiàn)困難時雙方能同舟共濟很有幫助。該報告主要用來解釋實際收支與初期預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的差異或變化情況以及產(chǎn)生這些變化的原因，如果實際收入或支出較預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的變化較大，物業(yè)管理企業(yè)還要和業(yè)主一起開會，當(dāng)面做出解釋。但如果變化很小，也可以不提供分析報告，但物業(yè)管理企業(yè)要向業(yè)主就當(dāng)前物業(yè)經(jīng)營狀況進行口頭介紹，對物業(yè)經(jīng)營的未來發(fā)展進行簡要分析。
物業(yè)管理過程中有關(guān)租戶、租金、租約、物業(yè)和管理等方面的原始信息是相當(dāng)龐雜的，準(zhǔn)確地保持并記錄這些信息并及時向業(yè)主提供有關(guān)報告也確實是一項相當(dāng)復(fù)雜的工作，但如果用計算機來管理這些信息，就可以使各種計算、數(shù)據(jù)分析和報表變得非常簡單了，尤其是使用通用的物業(yè)管理軟件。利用這些軟件，除了可以隨時查看物業(yè)經(jīng)營狀況外，還可以方便地將實際經(jīng)營狀況與年度預(yù)算目標(biāo)進行比較分析，也可以將本年度經(jīng)營狀況與上年度或過去的其他年度進行比較分析，為將來修訂年度預(yù)算、預(yù)測未來物業(yè)發(fā)展情況提供依據(jù).
年度運營預(yù)算是最常用的預(yù)算。該預(yù)算中，列出了物業(yè)的主要收入來源和費用支出項目。在物業(yè)收支報告中列出的有效毛租金收入的數(shù)量，在每個月間應(yīng)保持基本穩(wěn)定，有效毛租金收入加上物業(yè)其他收入再扣除物業(yè)經(jīng)營費用后，就可得到物業(yè)的凈經(jīng)營收入。由此可以看出，即便有效毛租金收入是一個固定的數(shù)值，由于物業(yè)經(jīng)營費用中有關(guān)項目費用的變化，也會令業(yè)主的凈經(jīng)營收入有較大的變化。為了保持物業(yè)凈經(jīng)營收入的穩(wěn)定性，物業(yè)管理企業(yè)就必須通過預(yù)算這一有效的財務(wù)工具，準(zhǔn)確地預(yù)測和控制物業(yè)的收入與支出。
預(yù)算不僅能令物業(yè)各項收入與支出的原因一目了然，還能告訴人們這些收入或支出將發(fā)生在什么時間。能源費用支出隨季節(jié)變動，也就是說在一年中每個月份的燃料、煤氣和電力費用支出數(shù)量存在差異。廣告宣傳機市場推廣費用在許多月份的開支可能很少，但在物業(yè)出租的市場推廣工作集中的月份，該項費用支出就很大。一個新投入使用的物業(yè)或剛剛經(jīng)過大規(guī)模改造的物業(yè)，可能就需要投入大量的市場宣傳費用，這些費用可在每個月中平均分?jǐn)?，以示在整個年度均要開展大量的廣告宣傳工作。
預(yù)算中要為不可預(yù)見費用的支出預(yù)留空間。如果冬季的天氣特別寒冷，就會使供暖的強度加大、時間延長，而對燃料需求的增加往往會導(dǎo)致燃料價格上漲，從而會進一步增加燃料費用支出的負擔(dān)，從而使物業(yè)的燃料費預(yù)算超支。其他與季節(jié)相關(guān)的費用增長，如掃雪費用增加，也會影響到物業(yè)的凈經(jīng)營收入。當(dāng)這些額外費用支出與預(yù)算中預(yù)計的相關(guān)費用支出不相匹配時，物業(yè)管理企業(yè)就要對其他預(yù)期的費用支出進行分析，看是否可以從其他預(yù)算費用中挪用一部分來支付與季節(jié)相關(guān)的額外費用支出的部分或全部，否則就要動用準(zhǔn)備金。
為了編制年度運營預(yù)算，物業(yè)管理企業(yè)常常要對以前若干年的物業(yè)收支狀況進行認真的分析，對于在來年可能要出現(xiàn)的情況（如由于大規(guī)模裝修改造，臨時降低了人住率），要予以認真的考慮，并在預(yù)算中盡量體現(xiàn)這些可能的變化。年度運營預(yù)算除了令業(yè)主了解未來一年中物業(yè)的收支估算外，也為物業(yè)管理企業(yè)提供了一個分析物業(yè)過去的經(jīng)營表現(xiàn)和根據(jù)對來年的有關(guān)估計對個別的預(yù)算項目做出適當(dāng)調(diào)整的機會。通過分析預(yù)算中的每一個收支項目，物業(yè)管理企業(yè)就可以對各項預(yù)計的收入和費用項目對物業(yè)表現(xiàn)影響的程度做出判斷，找出主要影響因素，以便在日后的物業(yè)管理過程中實施有效的控制。通過預(yù)算的編制，還可以在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就來年有關(guān)物業(yè)的收支安排達成公識，以避免雙方在預(yù)算實施的過程中產(chǎn)生矛盾。在預(yù)算中，如果收入和費用較上年度有較大的變化，就要做出合理的說明。
當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)按月向業(yè)主提供運營報告時，在預(yù)算中就要按月安排各項收支計劃，這就涉及到如何將年度預(yù)算收支在各個月間合理分配的問題。在大多數(shù)情況下，如果某些費用支出在每個月之間變化不大，則可以分成十二等份；有些季節(jié)性發(fā)生的費用，在月和月之間有較大的差異，所以，在編制預(yù)算的過程中，需要在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就這些季節(jié)性費用的分配達成共識。
年度運營預(yù)算是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主的重要參考資料，然而實際的經(jīng)營收人和費用支出，可能會隨著時間的進展與預(yù)算數(shù)據(jù)有很大的出人。為了彌補這些差異，物業(yè)管理企業(yè)有時還會隨著時間的進展準(zhǔn)備季度預(yù)算，并從中反映出對原年度預(yù)算中某些初始估計的調(diào)整過程。季度預(yù)算一般比年度預(yù)算更為準(zhǔn)確，因為預(yù)測的內(nèi)容從時間上講是更近了，所以更容易把握。此外，季度預(yù)算大致是一個季節(jié)的時間長度，所以對季節(jié)性收支的估計就會更加準(zhǔn)確。為了更好地發(fā)揮預(yù)算在物業(yè)管理過程中的指導(dǎo)作用，物業(yè)管理企業(yè)有時還會進一步將預(yù)算分解為月預(yù)算，以便更加貼近實際、更具操作性。
10．5．3．2 資本支出預(yù)算
物業(yè)大規(guī)模的維修或更新改造，實際上是業(yè)主向物業(yè)再次進行資本投入的過程。與此有關(guān)的支出，一般稱為資本支出。很顯然，物業(yè)的大規(guī)模維修或更新改造的時間間隔比較長，但每次需投入的資金數(shù)量卻很大，為了使物業(yè)的資本支出有一個穩(wěn)定的來源，且不對物業(yè)經(jīng)營過程中的現(xiàn)金流產(chǎn)生過大的影響，就需要在日常的經(jīng)營過程中逐漸積累這項資金。
建立準(zhǔn)備金基金，是為物業(yè)資本支出準(zhǔn)備資金的慣例作法。資本支出預(yù)算的目的，就是要對每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存人多少資金做出科學(xué)合理的估計。從原則上來說，物業(yè)管理企業(yè)將未來大修或更新改造的所需的投資額（資本支出額）除以月份數(shù)，就可得到每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存入資金的數(shù)量。然而，基金通常是在數(shù)年的時間內(nèi)逐漸積累起來的，因此，必須考慮通貨膨脹對基金支付能力的影響。如果所積累的準(zhǔn)備金基金所賺取的利息收入不能抵消通貨膨脹所帶來的影響，則預(yù)計的準(zhǔn)備金基金總量將不足以支付未來實際的大修或更新改造過程中所需的投資。此外，材料價格的上漲幅度，可能還會高于通貨膨脹率，所以每月向準(zhǔn)備金基金投放的資金數(shù)量應(yīng)適當(dāng)增加，以使該基金的余額與未來的實際需要額相匹配。
10．5．3．3 長期預(yù)算
使用資本支出預(yù)算，常常需要物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主制定一個長期的預(yù)算，以說明未來5年甚至更長時間內(nèi)（物業(yè)經(jīng)濟壽命年限內(nèi)），物業(yè)的經(jīng)營收入與費用的關(guān)系。由于對未來若干年所進行的長期預(yù)測，很難像對一年后的短期預(yù)測那樣準(zhǔn)確，這種長期預(yù)算的詳細與準(zhǔn)確程度低于年度運營預(yù)算。
長期預(yù)算可以顯示在業(yè)主持有物業(yè)的期間內(nèi)，物業(yè)的現(xiàn)金流將會有那些變化；它可以闡明業(yè)主整個物業(yè)投資計劃中預(yù)計的財務(wù)收益、市場策略和預(yù)計的可能市場變化。長期預(yù)算表明預(yù)計的經(jīng)營收入、費用支出和準(zhǔn)備金基金的來源。對于大型的長期投資項目，由于財務(wù)安排的原因，業(yè)主往往在物業(yè)持有期的初始階段對物業(yè)的凈運營收入有特殊的要求。通常的情況是，物業(yè)持有期間的前若干年主要是收回投資，后面年份中所獲得的收益才是業(yè)主的投資收益。
10．5．4 收益性物業(yè)財務(wù)收支報告
編制財務(wù)收支報告是物業(yè)管理企業(yè)的一項重要工作內(nèi)容。除了在財務(wù)收支發(fā)生時計人分類賬（分戶賬）或計算機文件外，物業(yè)管理企業(yè)還要保留所有的收據(jù)、銀行月結(jié)單和注銷支票、購貨訂單復(fù)印件和物業(yè)管理企業(yè)就物業(yè)付款的收據(jù)存根。有關(guān)這些記錄必須定期向物業(yè)的業(yè)主報告，一般是每月一次。此外，可能還要向租戶以清單的方式報告物業(yè)管理過程中支出的費用的情況、保證金儲存利息收入明細、損失估計和其他與物業(yè)已出租空間相關(guān)的財務(wù)事項。物業(yè)管理公司必須保留這些記錄并就物業(yè)的整體或部分編制有關(guān)報告。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)為一個業(yè)主管理多項物業(yè)時，可能還要向業(yè)主提供有關(guān)這些物業(yè)的綜合報告。
對出租物業(yè)來說，最主要的收入記錄是租金清單，也是物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)定期向業(yè)主提供的一系列報告之一。該租金清單一般要記錄租戶名稱、其所承租的單元或面積數(shù)量、租金標(biāo)準(zhǔn)和租期等，租金清單上還要注明每個租戶是否已支付了當(dāng)月的租金。如果某些經(jīng)營費用是按租金的一定比例代收的，拖欠或已經(jīng)繳納的數(shù)量也要在租金清單上體現(xiàn)出來。如果與租金清單有關(guān)的信息是計算機化的信息，那么其基礎(chǔ)信息的記錄也可以采用不同的參數(shù)模式，以便能方便地編寫向業(yè)主定期提供的“空置分析報告”、“毀約或拖欠租金報告”和“租約期滿報告”等。
物業(yè)管理企業(yè)對每一個物業(yè)出租單元都還有一個分類賬，該分類帳一般要記錄租戶名稱或姓名、電話號碼、出租單元的具體位置、租金標(biāo)準(zhǔn)、每月的最后收租期限、繳納保證金數(shù)量、承租起始日期、租期、經(jīng)常（發(fā)生）收費、代收代繳費用和其他在租約條款中規(guī)定的費用。分類賬的形式即可以采用行業(yè)通行的作法，也可以自行設(shè)計。
物業(yè)管理企業(yè)一般每月要給租戶一個租金賬單，在上面說明要繳納的租金數(shù)量和按租金比例計算的代收代繳費用。但如果每個月的租金不變，也可不給租戶租金賬單。收到租戶的租金后，要給租戶一個收款憑證。
在物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主提供的報告中，應(yīng)首先有一個包括租金清單、空置情況和拖欠或收租損失報告等內(nèi)容的經(jīng)營概況介紹，這是物業(yè)在報告期有關(guān)經(jīng)營收入和費用支出的概要性報告，重點說明業(yè)主可獲得的凈經(jīng)營收入。
還要向業(yè)主提交有關(guān)經(jīng)營情況的分析報告，這是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主相互溝通的重要方式，對于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間更好地配合工作，尤其是在物業(yè)經(jīng)營出現(xiàn)困難時雙方能同舟共濟很有幫助。該報告主要用來解釋實際收支與初期預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的差異或變化情況以及產(chǎn)生這些變化的原因，如果實際收入或支出較預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的變化較大，物業(yè)管理企業(yè)還要和業(yè)主一起開會，當(dāng)面做出解釋。但如果變化很小，也可以不提供分析報告，但物業(yè)管理企業(yè)要向業(yè)主就當(dāng)前物業(yè)經(jīng)營狀況進行口頭介紹，對物業(yè)經(jīng)營的未來發(fā)展進行簡要分析。
物業(yè)管理過程中有關(guān)租戶、租金、租約、物業(yè)和管理等方面的原始信息是相當(dāng)龐雜的，準(zhǔn)確地保持并記錄這些信息并及時向業(yè)主提供有關(guān)報告也確實是一項相當(dāng)復(fù)雜的工作，但如果用計算機來管理這些信息，就可以使各種計算、數(shù)據(jù)分析和報表變得非常簡單了，尤其是使用通用的物業(yè)管理軟件。利用這些軟件，除了可以隨時查看物業(yè)經(jīng)營狀況外，還可以方便地將實際經(jīng)營狀況與年度預(yù)算目標(biāo)進行比較分析，也可以將本年度經(jīng)營狀況與上年度或過去的其他年度進行比較分析，為將來修訂年度預(yù)算、預(yù)測未來物業(yè)發(fā)展情況提供依據(jù).