設備工程合同的索賠管理
一、設備工程合同的索賠管理概述
1．設備工程合同索賠的概念
設備工程合同索賠是指設備工程合同當事人，在履行合同中，對并非由自己過錯而發(fā)生經(jīng)濟損失時，依據(jù)法律規(guī)定或合同條款，要求對方當事人予以賠償或補償?shù)姆尚袨椤?BR> 索賠是經(jīng)濟補償?shù)木葷椒?。索賠是對當事人在履行合同中發(fā)生的直接損失由對方當事人或其他責任人給予的合理補償，其適用條件是當事人發(fā)生了實際損失，而無論對方當事人是否有過錯。所以，索賠的定性和定量是以當事人的實際損失為根據(jù)，體現(xiàn)合理補償?shù)脑瓌t，索賠制度的目的是“救濟”，而不是“懲罰”。
索賠要履行一定的求償程序。當事人提請索賠，不僅要有索賠的實體權利，還必須在規(guī)定的期限內(nèi)，按照一定的程序，提交與索賠事項相關的證明文件和事實證據(jù)，否則，即使發(fā)生了應賠償?shù)膿p失，也會因為索賠程序瑕疵，不能取得賠償或不能取得充分賠償。
二、設備工程合同索賠的構(gòu)成條件、事由和依據(jù)
1．設備工程合同索賠構(gòu)成條件
(1)出現(xiàn)索賠事由
索賠事由是引起索賠權利發(fā)生的事件或行為。索賠事由與索賠方的損失直接相關，是索賠
方要求賠償或補償?shù)幕緱l件。
(2)索賠方發(fā)生實際損失
實際損失是因為索賠事由的發(fā)生，造成了索賠方實際財產(chǎn)的減少或費用的增加。如果發(fā)生了索賠事由，但未給當事人造成實際損失，則索賠要求不能成立。
(3)索賠方無責任
索賠方要求賠償?shù)膶嶋H損失應該是完全由索賠事由引發(fā)的損失，而與索賠方的作為或不作為無關，否則索賠條件不能成立。如果對造成的實際損失，索賠方有部分過錯，則應承擔因其過錯造成的相應損失。
(4)符合索賠依據(jù)
索賠依據(jù)是支持索賠要求的根據(jù)。索賠依據(jù)可以分為內(nèi)容依據(jù)和形式依據(jù)。索賠內(nèi)容依據(jù)是按照合同約定或法律規(guī)定，索賠方享有獲得賠償實體權利的根據(jù)；索賠形式依據(jù)是確認索賠事由、實際損失等的證據(jù)資料。
以上索賠構(gòu)成條件相互聯(lián)系，不可缺一。
2．設備工程項目合同索賠事由
(1)安裝承包商索賠主要事由
①業(yè)主未在約定期限前，辦理完畢相關手續(xù)，延誤開工日期；
②業(yè)主未按約定日期交付設備圖紙、技術資料，造成承包商窩工；
③業(yè)主中途改變設計方案，致使承包商受到損失；
④業(yè)主或設備監(jiān)理工程師因非承包商原因發(fā)布停工令、變更令；
⑤業(yè)主或設備監(jiān)理工程師要求增加工程量或采取趕工措施；
⑥因業(yè)主或設備監(jiān)理工程師原因造成工程未能及時進行中間或階段驗收；
⑦業(yè)主或設備監(jiān)理工程師指示錯誤，致使承包商受到損失；
⑧出現(xiàn)不可抗力，按照合同不應由承包商承擔的損失；
⑨業(yè)主未按約定期限、方式或數(shù)額支付合同價款；
⑩合同存在缺陷，致使有經(jīng)驗的承包商受到損失的；
@國家法律、法規(guī)或部門規(guī)章進行修改，由此承包商利益應該有所增加的；
@其他法定或約定索賠事由。
(2)設備供應商索賠事由
①業(yè)主中途要求改變設備性能、參數(shù)或技術條件，致使供應商造成損失；
②業(yè)主或設備監(jiān)理工程師因非供應商原因發(fā)布停工令、變更令；
③業(yè)主因工期需要，要求供應商超出合同規(guī)定的日期進行趕工；
④業(yè)主或設備監(jiān)理工程師未按合同規(guī)定的標準、技術條件驗收交貨的設備；
⑤業(yè)主未按約定期限、方式或數(shù)額支付合同價款；
⑥在設備合同履行期間，國家法律、法規(guī)或部門規(guī)章進行修改，特別是標準、規(guī)范的修訂致使供應商工作量增加；
⑦設備工程合同中規(guī)定由業(yè)主采購并提供的配套附件或輔機，業(yè)主未能按時提供，致使供應商不能及時裝配，造成供應商工期延誤；
⑧報請業(yè)主或設備監(jiān)理工程師處理的質(zhì)量、技術問題，未能及時回復供應商，致使供應商計劃拖延；
⑨業(yè)主未按合同規(guī)定的時間提交設備供應商有關設備設計所需的資料或數(shù)據(jù)，造成供應商設計工作的延誤；
⑩業(yè)主中途提出要求增加或改變設備的某些結(jié)構(gòu)或改變原技術條件的，造成設備供應商工作量增加和工期延長；
@其他法定或約定索賠事由。
(3)業(yè)主索賠事由
①承包商原因延誤合同期限，致使業(yè)主不能按期使用設備工程的設備；
②承包商交付設備工程或合同標的行為未達到約定的質(zhì)量標準；
③因承包商侵權行為，致使業(yè)主受到損失的；
④因分包商過錯，致使業(yè)主受到損失的；
⑤因第三方原因使業(yè)主受到損失，而承包商對此應承擔連帶責任的；
⑥其他承包商違約給業(yè)主造成損失的。
3．設備工程合同索賠依據(jù)
(1)索賠依據(jù)的含義、特征
設備工程合同是索賠方要求和獲得賠償?shù)幕靖鶕?jù)。索賠依據(jù)具有以下特征：
①索賠依據(jù)具有合法性。索賠依據(jù)的內(nèi)容必須符合法律的有關規(guī)定，或不違反法律基本原
則，尤其是當事人約定的索賠依據(jù)內(nèi)容，其索賠主張須得到法律支持。
②索賠依據(jù)具有真實性。索賠依據(jù)無論是內(nèi)容依據(jù)還是形式依據(jù)，都必須真實有效，反映客觀真實情況。對于虛假索賠依據(jù)，不僅得不到賠償，當事人還要承擔相應的法律責任。
③索賠依據(jù)具有完備性。首先，各種索賠依據(jù)應協(xié)調(diào)一致，并能夠針對和證明特定的索賠事由；其次，索賠依據(jù)應滿足必要的形式要求，如口頭形式即不產(chǎn)生依據(jù)效力；再次，索賠依據(jù)必須準確、及時，內(nèi)容不明或事后填補的依據(jù)，即使真實，也往往無效。
(2)索賠產(chǎn)生的文件依據(jù)
①設備工程合同協(xié)議書；
②設備工程合同條件；
③設備工程合同洽商、變更協(xié)議；
④招標文件、投標書、中標函；
⑤批準的設備工程進度計劃；
⑥工程設計制造、安裝圖紙、技術規(guī)范、質(zhì)量標準、操作規(guī)程；
⑦相關法律規(guī)范性文件。
(3)索賠求償?shù)淖C明依據(jù)
①業(yè)主或設備監(jiān)理工程師代表指令、通知、確認函；
②業(yè)主或設備監(jiān)理工程師代表簽證的票據(jù)；
③現(xiàn)場設備工程施工、安裝記錄；
④材料、設備驗收檢驗報告；
⑤設備工程中間、竣工、試車驗收報告；
⑥設備工程分項結(jié)算憑證；
⑦意外事件及應對措施記錄。
三、設備工程索賠程序
1．索賠意向通知與索賠報告
(1)索賠意向通知
索賠意向通知，是承包商應在已經(jīng)察覺或理應察覺索賠事由發(fā)生后一定期限內(nèi)，向業(yè)主或設備監(jiān)理工程師遞交索賠意向通知書，表明承包商就該索賠事由期望得到業(yè)主給予補償?shù)囊?。索賠意向通知應在覺察索賠事由發(fā)生后28天內(nèi)提交，合同另有規(guī)定的，提交通知時限從其規(guī)定。超過了該期限，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師有權拒絕賠償。
索賠意向通知的主要意義在于承包商在有效期限內(nèi)，表明索賠意向，防止因索賠時效屆滿而喪失獲得賠償?shù)臋嗬?。由于索賠意向通知僅僅是索賠方的意向行為，索賠意向通知只要簡要說明索賠事項及事實理由即可，其內(nèi)容無需全面、詳盡，索賠要求無須具體、準確，索賠的詳細內(nèi)容和具體的索賠要求，可在隨后提交的索賠報告書中加以表述。此項工作往往得不到應有的重視，而索賠的時效過了，就無法獲取索賠。
業(yè)主向承包商發(fā)出索賠意向通知與上述承包商行為類同。
(2)索賠報告
索賠報告，是索賠方因索賠事由造成損失要求予以賠償?shù)恼剿髻r文件。索賠方應在發(fā)出索賠通知后，合理期限內(nèi)(一般為28天)或設備監(jiān)理工程師指定的期間內(nèi)，及時提交索賠報告。索賠方不按時提交索賠報告的，將會影響其索賠權利的實現(xiàn)。
索賠報告內(nèi)容主要包括：
①說明索賠事由事實和經(jīng)過；
②索賠事由原因和分析；
③索賠方采取的相應補救措施；
④索賠事由給索賠方造成的實際損失，以及索賠事由與實際損失之間的因果關系；
⑤要求賠償?shù)慕痤~或工期。
索賠報告是重要的索賠文件，索賠方應該認真、仔細書寫。同時，索賠方應遵循誠實信用原則，客觀地表述索賠事由經(jīng)過，實事求是地說明損失情況，合理地計算賠償金額。
索賠方除提交索賠報告正文以外，還需提交若干附件文本和資料。索賠報告附件大致分為兩類，一類是與索賠事項有關的各種依據(jù)和證明；另一類是賠償金額和工期計算書和證據(jù)。
由于索賠方在索賠過程中有舉證責任，所以索賠方遞交的索賠報告及其附件是否充分、真實、合理有效，直接影響到索賠能否成功。
2．索賠審核
當承包商提請索賠時，索賠審核是業(yè)主或設備監(jiān)理工程師就承包商索賠請求和依據(jù)，進行核實、確認的行為。
索賠審核主要工作包括：
(1)查明索賠事由
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師開展索賠審核工作應首先從查明索賠事由著手，掌握第一手資料，了解事件的全部和詳細情況，為索賠審核其他工作打下一個堅實的基礎。
(2)甄別證據(jù)真?zhèn)?BR> 對于承包商提交的有關索賠證據(jù)，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師應進行分類、篩選，從中去偽存真。對證明力不足或不明確的證據(jù)，可以要求提供補充證明。
(3)核定實際損失
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師對承包商實際損失的認定，不僅需要認真仔細，而且更需要熟悉損失賠償?shù)挠嬎阋?guī)則和方法，做到既不復算也不漏算。對于事實材料缺乏，僅憑理性推斷的損失，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師可要求承包商遞交補充材料，承包商未能提供的，應排除在實際損失之外。
(4)比照索賠依據(jù)
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師應將承包商的索賠請求和提交的相關證據(jù)，與設備工程合同的條款逐一比對，排除業(yè)主免責賠償部分。如果合同條款沒有相關規(guī)定，而有關法律或商業(yè)慣例也未規(guī)定應由業(yè)主承擔的損失，業(yè)主可以拒絕賠償。
(5)綜合分析認定在以上審核工作的基礎上，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師按照客觀事實情況，根據(jù)合法有效依據(jù)，在充分考慮承包商合法利益前提下，作出同意賠償、同意部分賠償或拒絕賠償?shù)臎Q定，并在合理的時間內(nèi)書面通知承包商。拒絕賠償?shù)?，應詳細說明理由。
3．賠償協(xié)商、裁決與仲裁
(1)賠償協(xié)商
業(yè)主就承包商提請索賠的事項同意賠償或補償后，雙方還可就具體賠償金額或補償方式進行協(xié)商，進而達成協(xié)議。
業(yè)主和承包商友好協(xié)商確定賠償金額和補償方式，不僅可以快捷結(jié)束索賠程序、經(jīng)濟方便，而且有利于賠償金和補償方式的自覺執(zhí)行，有利于維持雙方事后的合作關系，因此，雙方協(xié)商達成賠償協(xié)議，應該是業(yè)主和承包商解決索賠爭議的首選方式。
(2)爭議仲裁
如果業(yè)主和承包商經(jīng)過協(xié)商不能達成協(xié)議，致使索賠爭議仍然未能解決的，業(yè)主和承包商可以根據(jù)仲裁協(xié)議，將索賠爭議提交雙方選定的仲裁委員會裁決。
業(yè)主和承包商因索賠爭議申請仲裁機構(gòu)仲裁，應事先簽訂仲裁協(xié)議(一般在設備工程合同的條款中有仲裁協(xié)議部分)，由一方向協(xié)議中約定的仲裁機構(gòu)提交仲裁申請書。
四、設備監(jiān)理工程師對索賠的管理
在設備工程合同執(zhí)行的過程中，對發(fā)生的索賠事項都由設備監(jiān)理工程師來處理。因此，設備監(jiān)理工程師的地位十分重要。
1．設備監(jiān)理工程師索賠管理概述
(1)設備監(jiān)理工程師在索賠中的地位和作用
設備監(jiān)理工程師在索賠中地位重要，并具有多位性。
第一，設備監(jiān)理工程師受業(yè)主任命和委托，履行設備工程合同職責，設備監(jiān)理工程師代理行為中的過錯和不當，造成承包商損失的，可能引發(fā)承包商索賠，在此情況下，設備監(jiān)理工程師處于當事人的地位。
第二，根據(jù)設備工程合同通用條件，設備監(jiān)理工程師對業(yè)主和承包商發(fā)生的索賠爭議具有確認和處理的權力。設備監(jiān)理工程師處于第三方公正裁決人的地位。
第三，在索賠爭議提起裁決、仲裁或訴訟程序時，由于設備監(jiān)理工程師了解索賠事件過程，并有義務說明事實情況，因此處于證人地位。
(2)設備監(jiān)理工程師處理索賠權限和原則
1)設備監(jiān)理工程師處理索賠權限包括：
①索賠事由調(diào)查權和索賠材料審查權；
②索賠理由質(zhì)疑、否認權；
③索賠爭議調(diào)解權；
④索賠處理建議權，或在授權范圍內(nèi)的決定權；
⑤在授權范圍內(nèi)，簽發(fā)付款證書權。
2)設備監(jiān)理工程師行使處理索賠權限應遵循以下原則：
①合法原則。
②公平原則。
③及時原則。
設備監(jiān)理工程師應盡量避免因索賠而延誤工期。在緊急情況下，發(fā)生索賠事由，設備監(jiān)理工程師應馬上下達指令，采取應急措施，以減少索賠事態(tài)擴大，衍生新的損失。
2．設備監(jiān)理工程師索賠管理內(nèi)容
(1)審查、處理索賠
設備監(jiān)理工程師應在接到承包商索賠報告之日起28日內(nèi)，作出索賠處理決定建議書；設備監(jiān)理工程師在此期限內(nèi)未對承包商提出進一步補充索賠理由和證據(jù)或者未作出任何答復的，推定為設備監(jiān)理工程師對索賠報告及索賠要求的認可。設備監(jiān)理工程師在索賠處理決定建議書及“費用索賠審批表”、“工期延期審批表”、“索賠評價報告”等附件中，應就索賠理由、依據(jù)、計算方法、賠償方式等向業(yè)主作出解釋和說明。
由于設備監(jiān)理工程師作出的索賠處理決定的建議并不一定是終局性的，如果承包商不能接受，則該決定不產(chǎn)生約束力，設備監(jiān)理工程師還要參與其他索賠程序，直至索賠爭議最終解決。
(2)預防、減少索賠
設備監(jiān)理工程師預防和減少索賠的管理措施主要包括：
①完善合同條款。
②加強監(jiān)督管理。
③提供全面服務。保持與當事人的密切協(xié)調(diào)，及時發(fā)現(xiàn)隱患，防患于未然，避免或減少當事人未能預見的損失，從而減少索賠。
(3)反駁承包商的索賠
通常設備監(jiān)理工程師反駁索賠的理由包括：
①索賠事項不屬于業(yè)主賠償和連帶責任范圍；
②承包商有過錯；
③承包商未在合理期限內(nèi)提請索賠；
④索賠事實依據(jù)不足；
⑤索賠法律依據(jù)不足；
⑥承包商明示或默示放棄索賠權；
⑦索賠事項屬于業(yè)主免責。
(4)業(yè)主的索賠
以上所說的索賠均指由業(yè)主的過失而造成承包商的索賠，以下敘述的為由于承包商的過失而引起的業(yè)主索賠。
在履行設備工程合同的過程中，由于承包商未能完全的履行合同規(guī)定的義務，造成業(yè)主的損失，業(yè)主可以通過索賠或反扣，以維護自身的合同權益。
設備監(jiān)理工程師的處理程序是：
①向業(yè)主提供承包商違約的事實真相，違約合同的依據(jù)；
②根據(jù)承包商違約的情況提出相應的處理建議；
③按業(yè)主的意見與承包商溝通、協(xié)調(diào)；
④向業(yè)主反饋承包商的意見；
⑤在取得一致意見后發(fā)出索賠或反扣的通知單給合同管理部門，合同管理部門執(zhí)行索賠或反扣。
一、設備工程合同的索賠管理概述
1．設備工程合同索賠的概念
設備工程合同索賠是指設備工程合同當事人，在履行合同中，對并非由自己過錯而發(fā)生經(jīng)濟損失時，依據(jù)法律規(guī)定或合同條款，要求對方當事人予以賠償或補償?shù)姆尚袨椤?BR> 索賠是經(jīng)濟補償?shù)木葷椒?。索賠是對當事人在履行合同中發(fā)生的直接損失由對方當事人或其他責任人給予的合理補償，其適用條件是當事人發(fā)生了實際損失，而無論對方當事人是否有過錯。所以，索賠的定性和定量是以當事人的實際損失為根據(jù)，體現(xiàn)合理補償?shù)脑瓌t，索賠制度的目的是“救濟”，而不是“懲罰”。
索賠要履行一定的求償程序。當事人提請索賠，不僅要有索賠的實體權利，還必須在規(guī)定的期限內(nèi)，按照一定的程序，提交與索賠事項相關的證明文件和事實證據(jù)，否則，即使發(fā)生了應賠償?shù)膿p失，也會因為索賠程序瑕疵，不能取得賠償或不能取得充分賠償。
二、設備工程合同索賠的構(gòu)成條件、事由和依據(jù)
1．設備工程合同索賠構(gòu)成條件
(1)出現(xiàn)索賠事由
索賠事由是引起索賠權利發(fā)生的事件或行為。索賠事由與索賠方的損失直接相關，是索賠
方要求賠償或補償?shù)幕緱l件。
(2)索賠方發(fā)生實際損失
實際損失是因為索賠事由的發(fā)生，造成了索賠方實際財產(chǎn)的減少或費用的增加。如果發(fā)生了索賠事由，但未給當事人造成實際損失，則索賠要求不能成立。
(3)索賠方無責任
索賠方要求賠償?shù)膶嶋H損失應該是完全由索賠事由引發(fā)的損失，而與索賠方的作為或不作為無關，否則索賠條件不能成立。如果對造成的實際損失，索賠方有部分過錯，則應承擔因其過錯造成的相應損失。
(4)符合索賠依據(jù)
索賠依據(jù)是支持索賠要求的根據(jù)。索賠依據(jù)可以分為內(nèi)容依據(jù)和形式依據(jù)。索賠內(nèi)容依據(jù)是按照合同約定或法律規(guī)定，索賠方享有獲得賠償實體權利的根據(jù)；索賠形式依據(jù)是確認索賠事由、實際損失等的證據(jù)資料。
以上索賠構(gòu)成條件相互聯(lián)系，不可缺一。
2．設備工程項目合同索賠事由
(1)安裝承包商索賠主要事由
①業(yè)主未在約定期限前，辦理完畢相關手續(xù)，延誤開工日期；
②業(yè)主未按約定日期交付設備圖紙、技術資料，造成承包商窩工；
③業(yè)主中途改變設計方案，致使承包商受到損失；
④業(yè)主或設備監(jiān)理工程師因非承包商原因發(fā)布停工令、變更令；
⑤業(yè)主或設備監(jiān)理工程師要求增加工程量或采取趕工措施；
⑥因業(yè)主或設備監(jiān)理工程師原因造成工程未能及時進行中間或階段驗收；
⑦業(yè)主或設備監(jiān)理工程師指示錯誤，致使承包商受到損失；
⑧出現(xiàn)不可抗力，按照合同不應由承包商承擔的損失；
⑨業(yè)主未按約定期限、方式或數(shù)額支付合同價款；
⑩合同存在缺陷，致使有經(jīng)驗的承包商受到損失的；
@國家法律、法規(guī)或部門規(guī)章進行修改，由此承包商利益應該有所增加的；
@其他法定或約定索賠事由。
(2)設備供應商索賠事由
①業(yè)主中途要求改變設備性能、參數(shù)或技術條件，致使供應商造成損失；
②業(yè)主或設備監(jiān)理工程師因非供應商原因發(fā)布停工令、變更令；
③業(yè)主因工期需要，要求供應商超出合同規(guī)定的日期進行趕工；
④業(yè)主或設備監(jiān)理工程師未按合同規(guī)定的標準、技術條件驗收交貨的設備；
⑤業(yè)主未按約定期限、方式或數(shù)額支付合同價款；
⑥在設備合同履行期間，國家法律、法規(guī)或部門規(guī)章進行修改，特別是標準、規(guī)范的修訂致使供應商工作量增加；
⑦設備工程合同中規(guī)定由業(yè)主采購并提供的配套附件或輔機，業(yè)主未能按時提供，致使供應商不能及時裝配，造成供應商工期延誤；
⑧報請業(yè)主或設備監(jiān)理工程師處理的質(zhì)量、技術問題，未能及時回復供應商，致使供應商計劃拖延；
⑨業(yè)主未按合同規(guī)定的時間提交設備供應商有關設備設計所需的資料或數(shù)據(jù)，造成供應商設計工作的延誤；
⑩業(yè)主中途提出要求增加或改變設備的某些結(jié)構(gòu)或改變原技術條件的，造成設備供應商工作量增加和工期延長；
@其他法定或約定索賠事由。
(3)業(yè)主索賠事由
①承包商原因延誤合同期限，致使業(yè)主不能按期使用設備工程的設備；
②承包商交付設備工程或合同標的行為未達到約定的質(zhì)量標準；
③因承包商侵權行為，致使業(yè)主受到損失的；
④因分包商過錯，致使業(yè)主受到損失的；
⑤因第三方原因使業(yè)主受到損失，而承包商對此應承擔連帶責任的；
⑥其他承包商違約給業(yè)主造成損失的。
3．設備工程合同索賠依據(jù)
(1)索賠依據(jù)的含義、特征
設備工程合同是索賠方要求和獲得賠償?shù)幕靖鶕?jù)。索賠依據(jù)具有以下特征：
①索賠依據(jù)具有合法性。索賠依據(jù)的內(nèi)容必須符合法律的有關規(guī)定，或不違反法律基本原
則，尤其是當事人約定的索賠依據(jù)內(nèi)容，其索賠主張須得到法律支持。
②索賠依據(jù)具有真實性。索賠依據(jù)無論是內(nèi)容依據(jù)還是形式依據(jù)，都必須真實有效，反映客觀真實情況。對于虛假索賠依據(jù)，不僅得不到賠償，當事人還要承擔相應的法律責任。
③索賠依據(jù)具有完備性。首先，各種索賠依據(jù)應協(xié)調(diào)一致，并能夠針對和證明特定的索賠事由；其次，索賠依據(jù)應滿足必要的形式要求，如口頭形式即不產(chǎn)生依據(jù)效力；再次，索賠依據(jù)必須準確、及時，內(nèi)容不明或事后填補的依據(jù)，即使真實，也往往無效。
(2)索賠產(chǎn)生的文件依據(jù)
①設備工程合同協(xié)議書；
②設備工程合同條件；
③設備工程合同洽商、變更協(xié)議；
④招標文件、投標書、中標函；
⑤批準的設備工程進度計劃；
⑥工程設計制造、安裝圖紙、技術規(guī)范、質(zhì)量標準、操作規(guī)程；
⑦相關法律規(guī)范性文件。
(3)索賠求償?shù)淖C明依據(jù)
①業(yè)主或設備監(jiān)理工程師代表指令、通知、確認函；
②業(yè)主或設備監(jiān)理工程師代表簽證的票據(jù)；
③現(xiàn)場設備工程施工、安裝記錄；
④材料、設備驗收檢驗報告；
⑤設備工程中間、竣工、試車驗收報告；
⑥設備工程分項結(jié)算憑證；
⑦意外事件及應對措施記錄。
三、設備工程索賠程序
1．索賠意向通知與索賠報告
(1)索賠意向通知
索賠意向通知，是承包商應在已經(jīng)察覺或理應察覺索賠事由發(fā)生后一定期限內(nèi)，向業(yè)主或設備監(jiān)理工程師遞交索賠意向通知書，表明承包商就該索賠事由期望得到業(yè)主給予補償?shù)囊?。索賠意向通知應在覺察索賠事由發(fā)生后28天內(nèi)提交，合同另有規(guī)定的，提交通知時限從其規(guī)定。超過了該期限，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師有權拒絕賠償。
索賠意向通知的主要意義在于承包商在有效期限內(nèi)，表明索賠意向，防止因索賠時效屆滿而喪失獲得賠償?shù)臋嗬?。由于索賠意向通知僅僅是索賠方的意向行為，索賠意向通知只要簡要說明索賠事項及事實理由即可，其內(nèi)容無需全面、詳盡，索賠要求無須具體、準確，索賠的詳細內(nèi)容和具體的索賠要求，可在隨后提交的索賠報告書中加以表述。此項工作往往得不到應有的重視，而索賠的時效過了，就無法獲取索賠。
業(yè)主向承包商發(fā)出索賠意向通知與上述承包商行為類同。
(2)索賠報告
索賠報告，是索賠方因索賠事由造成損失要求予以賠償?shù)恼剿髻r文件。索賠方應在發(fā)出索賠通知后，合理期限內(nèi)(一般為28天)或設備監(jiān)理工程師指定的期間內(nèi)，及時提交索賠報告。索賠方不按時提交索賠報告的，將會影響其索賠權利的實現(xiàn)。
索賠報告內(nèi)容主要包括：
①說明索賠事由事實和經(jīng)過；
②索賠事由原因和分析；
③索賠方采取的相應補救措施；
④索賠事由給索賠方造成的實際損失，以及索賠事由與實際損失之間的因果關系；
⑤要求賠償?shù)慕痤~或工期。
索賠報告是重要的索賠文件，索賠方應該認真、仔細書寫。同時，索賠方應遵循誠實信用原則，客觀地表述索賠事由經(jīng)過，實事求是地說明損失情況，合理地計算賠償金額。
索賠方除提交索賠報告正文以外，還需提交若干附件文本和資料。索賠報告附件大致分為兩類，一類是與索賠事項有關的各種依據(jù)和證明；另一類是賠償金額和工期計算書和證據(jù)。
由于索賠方在索賠過程中有舉證責任，所以索賠方遞交的索賠報告及其附件是否充分、真實、合理有效，直接影響到索賠能否成功。
2．索賠審核
當承包商提請索賠時，索賠審核是業(yè)主或設備監(jiān)理工程師就承包商索賠請求和依據(jù)，進行核實、確認的行為。
索賠審核主要工作包括：
(1)查明索賠事由
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師開展索賠審核工作應首先從查明索賠事由著手，掌握第一手資料，了解事件的全部和詳細情況，為索賠審核其他工作打下一個堅實的基礎。
(2)甄別證據(jù)真?zhèn)?BR> 對于承包商提交的有關索賠證據(jù)，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師應進行分類、篩選，從中去偽存真。對證明力不足或不明確的證據(jù)，可以要求提供補充證明。
(3)核定實際損失
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師對承包商實際損失的認定，不僅需要認真仔細，而且更需要熟悉損失賠償?shù)挠嬎阋?guī)則和方法，做到既不復算也不漏算。對于事實材料缺乏，僅憑理性推斷的損失，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師可要求承包商遞交補充材料，承包商未能提供的，應排除在實際損失之外。
(4)比照索賠依據(jù)
業(yè)主或設備監(jiān)理工程師應將承包商的索賠請求和提交的相關證據(jù)，與設備工程合同的條款逐一比對，排除業(yè)主免責賠償部分。如果合同條款沒有相關規(guī)定，而有關法律或商業(yè)慣例也未規(guī)定應由業(yè)主承擔的損失，業(yè)主可以拒絕賠償。
(5)綜合分析認定在以上審核工作的基礎上，業(yè)主或設備監(jiān)理工程師按照客觀事實情況，根據(jù)合法有效依據(jù)，在充分考慮承包商合法利益前提下，作出同意賠償、同意部分賠償或拒絕賠償?shù)臎Q定，并在合理的時間內(nèi)書面通知承包商。拒絕賠償?shù)?，應詳細說明理由。
3．賠償協(xié)商、裁決與仲裁
(1)賠償協(xié)商
業(yè)主就承包商提請索賠的事項同意賠償或補償后，雙方還可就具體賠償金額或補償方式進行協(xié)商，進而達成協(xié)議。
業(yè)主和承包商友好協(xié)商確定賠償金額和補償方式，不僅可以快捷結(jié)束索賠程序、經(jīng)濟方便，而且有利于賠償金和補償方式的自覺執(zhí)行，有利于維持雙方事后的合作關系，因此，雙方協(xié)商達成賠償協(xié)議，應該是業(yè)主和承包商解決索賠爭議的首選方式。
(2)爭議仲裁
如果業(yè)主和承包商經(jīng)過協(xié)商不能達成協(xié)議，致使索賠爭議仍然未能解決的，業(yè)主和承包商可以根據(jù)仲裁協(xié)議，將索賠爭議提交雙方選定的仲裁委員會裁決。
業(yè)主和承包商因索賠爭議申請仲裁機構(gòu)仲裁，應事先簽訂仲裁協(xié)議(一般在設備工程合同的條款中有仲裁協(xié)議部分)，由一方向協(xié)議中約定的仲裁機構(gòu)提交仲裁申請書。
四、設備監(jiān)理工程師對索賠的管理
在設備工程合同執(zhí)行的過程中，對發(fā)生的索賠事項都由設備監(jiān)理工程師來處理。因此，設備監(jiān)理工程師的地位十分重要。
1．設備監(jiān)理工程師索賠管理概述
(1)設備監(jiān)理工程師在索賠中的地位和作用
設備監(jiān)理工程師在索賠中地位重要，并具有多位性。
第一，設備監(jiān)理工程師受業(yè)主任命和委托，履行設備工程合同職責，設備監(jiān)理工程師代理行為中的過錯和不當，造成承包商損失的，可能引發(fā)承包商索賠，在此情況下，設備監(jiān)理工程師處于當事人的地位。
第二，根據(jù)設備工程合同通用條件，設備監(jiān)理工程師對業(yè)主和承包商發(fā)生的索賠爭議具有確認和處理的權力。設備監(jiān)理工程師處于第三方公正裁決人的地位。
第三，在索賠爭議提起裁決、仲裁或訴訟程序時，由于設備監(jiān)理工程師了解索賠事件過程，并有義務說明事實情況，因此處于證人地位。
(2)設備監(jiān)理工程師處理索賠權限和原則
1)設備監(jiān)理工程師處理索賠權限包括：
①索賠事由調(diào)查權和索賠材料審查權；
②索賠理由質(zhì)疑、否認權；
③索賠爭議調(diào)解權；
④索賠處理建議權，或在授權范圍內(nèi)的決定權；
⑤在授權范圍內(nèi)，簽發(fā)付款證書權。
2)設備監(jiān)理工程師行使處理索賠權限應遵循以下原則：
①合法原則。
②公平原則。
③及時原則。
設備監(jiān)理工程師應盡量避免因索賠而延誤工期。在緊急情況下，發(fā)生索賠事由，設備監(jiān)理工程師應馬上下達指令，采取應急措施，以減少索賠事態(tài)擴大，衍生新的損失。
2．設備監(jiān)理工程師索賠管理內(nèi)容
(1)審查、處理索賠
設備監(jiān)理工程師應在接到承包商索賠報告之日起28日內(nèi)，作出索賠處理決定建議書；設備監(jiān)理工程師在此期限內(nèi)未對承包商提出進一步補充索賠理由和證據(jù)或者未作出任何答復的，推定為設備監(jiān)理工程師對索賠報告及索賠要求的認可。設備監(jiān)理工程師在索賠處理決定建議書及“費用索賠審批表”、“工期延期審批表”、“索賠評價報告”等附件中，應就索賠理由、依據(jù)、計算方法、賠償方式等向業(yè)主作出解釋和說明。
由于設備監(jiān)理工程師作出的索賠處理決定的建議并不一定是終局性的，如果承包商不能接受，則該決定不產(chǎn)生約束力，設備監(jiān)理工程師還要參與其他索賠程序，直至索賠爭議最終解決。
(2)預防、減少索賠
設備監(jiān)理工程師預防和減少索賠的管理措施主要包括：
①完善合同條款。
②加強監(jiān)督管理。
③提供全面服務。保持與當事人的密切協(xié)調(diào)，及時發(fā)現(xiàn)隱患，防患于未然，避免或減少當事人未能預見的損失，從而減少索賠。
(3)反駁承包商的索賠
通常設備監(jiān)理工程師反駁索賠的理由包括：
①索賠事項不屬于業(yè)主賠償和連帶責任范圍；
②承包商有過錯；
③承包商未在合理期限內(nèi)提請索賠；
④索賠事實依據(jù)不足；
⑤索賠法律依據(jù)不足；
⑥承包商明示或默示放棄索賠權；
⑦索賠事項屬于業(yè)主免責。
(4)業(yè)主的索賠
以上所說的索賠均指由業(yè)主的過失而造成承包商的索賠，以下敘述的為由于承包商的過失而引起的業(yè)主索賠。
在履行設備工程合同的過程中，由于承包商未能完全的履行合同規(guī)定的義務，造成業(yè)主的損失，業(yè)主可以通過索賠或反扣，以維護自身的合同權益。
設備監(jiān)理工程師的處理程序是：
①向業(yè)主提供承包商違約的事實真相，違約合同的依據(jù)；
②根據(jù)承包商違約的情況提出相應的處理建議；
③按業(yè)主的意見與承包商溝通、協(xié)調(diào)；
④向業(yè)主反饋承包商的意見；
⑤在取得一致意見后發(fā)出索賠或反扣的通知單給合同管理部門，合同管理部門執(zhí)行索賠或反扣。