第十三章 案卷整理與歸檔
案卷整理與歸檔：或稱正式立卷與移交歸檔，是機(jī)關(guān)文書部門在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，對案卷進(jìn)一步系統(tǒng)整理編目，最終完成立卷工作，然后移交給機(jī)關(guān)檔案部門。
它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。
第一節(jié) 案卷的組合
案卷的組合，簡稱組卷，指機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在終或第二上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。
（1）調(diào)整定卷，是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適應(yīng)的調(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。
1）調(diào)整定卷的必要性。從三個(gè)方面來分析比較。
1.歸卷與立卷。歸卷不等于立卷。（詳見P380）
2.卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。
3.條款名稱與案卷標(biāo)題。條款名稱不等于案卷標(biāo)題。
2）調(diào)整定卷應(yīng)注意的問題：
1.要檢查卷內(nèi)文件的成份。
2.要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。
3.要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。
4.要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。
（2）卷內(nèi)文件排列和編號
1）卷內(nèi)文件排列。是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)回定的位置。
卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時(shí)間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。具體排列方法有幾種：
1.按時(shí)間先后排列。 2.按作者——時(shí)間排列。3.按問題——時(shí)間排列。 4.按地區(qū)——時(shí)間排列。5.按通訊者——時(shí)間排列。 6.按姓氏筆畫或拼音字母
2）卷內(nèi)文件的編號。用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。
編號時(shí)，需要注意的幾點(diǎn)：3點(diǎn)。P383頁。
1.凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每一頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。
2.卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材料。
3.編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，經(jīng)檢查準(zhǔn)確無誤后，再用打號機(jī)打號。（“頁號”與“張?zhí)枴辈煌?，就以“頁”為單位。?BR> （3）擬寫案卷標(biāo)題
案卷標(biāo)題：是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概述。
1）案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個(gè)基本部分。有些案卷標(biāo)題還需要標(biāo)明時(shí)間、地區(qū)、或通訊者，若標(biāo)通訊者，則取代作者位置。文種名稱則使用泛稱代之。排列順序通常是：
（時(shí)間、地區(qū)）作 者——（時(shí)間、地區(qū)）——問題——名稱
（通訊者） （泛稱）
案卷標(biāo)題各項(xiàng)的一般標(biāo)法：
1.標(biāo)明卷內(nèi)文件作者。是為了說明該卷內(nèi)的文件由誰形成，即指文件法定的作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。
2.標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題。是案件標(biāo)題的核心，必須使問題概括得全面、準(zhǔn)確、簡練。
3.標(biāo)明卷內(nèi)文件的名稱。是反映文件的性質(zhì)和利用價(jià)值，一般寫在案卷標(biāo)題的末尾。
4.標(biāo)明卷內(nèi)文件時(shí)間。這里所說的“時(shí)間”，是指標(biāo)明文件內(nèi)容針對的時(shí)間，而不是文件形成的時(shí)間。
5.標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者。由往來文件組成的案卷應(yīng)標(biāo)明通訊者雙方，如果通訊者又不止一對時(shí)，可將問題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機(jī)關(guān)概括為總稱。
6.標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。當(dāng)案卷涉及到某某地區(qū)時(shí)，案卷標(biāo)題要標(biāo)明地區(qū)的名稱。
2）案卷標(biāo)題的擬寫要注意的幾個(gè)問題：
1.要注意政治上的正確性。
2.要注意文字表述簡練通順、概括準(zhǔn)確。
3.要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力要完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)正確。
第二節(jié) 編目成卷工作
編目成卷工作，是指在組案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號等一系列工作。
（1）案卷的編目
案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。
1）填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項(xiàng)目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。（表及詳見P390）
2）填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。
備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名。（表及詳見P392）
3）填寫案案封皮。是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實(shí)的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。
案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。（表及詳見P394）
檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。由檔案部門填寫。
全宗號是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號不能重復(fù)；目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個(gè)全宗內(nèi)案卷目錄不能重復(fù)；案卷號目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個(gè)案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。
（2）案卷的裝訂與裝盒
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
案卷裝訂的要求：整齊、牢固，不影響閱讀。
裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)根據(jù)不同情況，區(qū)別對待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對永久、長期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡易的卷皮裝訂。
“散裝卷”的具體步驟和做法：
1.對本單位每年應(yīng)該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長期、短期三個(gè)部分；同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干 類，拆除文件上的金屬物，編頁號、填寫卷內(nèi)目錄。
2.使用軟皮卷并用細(xì)線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷封面項(xiàng)目，封二印卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目，封三印卷內(nèi)備考表項(xiàng)目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。
3.將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（長X寬），其中根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項(xiàng)目包括全宗號名稱、目錄號、年度、起止卷。
4.按照不同的保管期限對卷盒進(jìn)行系統(tǒng)排列，編寫檔號、編制案目錄。卷脊項(xiàng)目的填寫方法同硬卷皮格式，其中起止號填“XX——XX卷”。
散裝卷的優(yōu)點(diǎn)：一是方便利用，便的保密。二是便于保護(hù)和管理文件。缺點(diǎn)是：容易把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件丟失。
（3）案卷排列與編號
案卷排列與編號，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。
1）案卷的排列。方法主要有：
1.將一個(gè)組織單位的案卷先按保管期限分開，即永久、長期、短期分別排列。
2.案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整，既保持案卷與案卷之間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。
3.上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。
4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如紀(jì)檢部門處分案卷、信訪部信訪案卷，可以采用按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。
2）案卷的編號。為了最后固定案卷分類排列順序的位置，并便于檔案的統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對所有的案卷進(jìn)行編號。
案卷的編號：主要是指編案卷的順序號，即案卷號。
具體編法是：將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期和副卷（重份卷）編制統(tǒng)一的案卷順序號。
第三節(jié) 案卷的歸檔
案卷組合和編目完成卷工作完成后，公文處理部門根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度對案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。
（1）案卷目錄的編制
案卷目錄是對經(jīng)過分類排列和編號的案卷進(jìn)行登記所形成的。案卷目錄的封面采用長X寬為300mmX220mm規(guī)格、漆皮或塑料面皮夾紙，主要項(xiàng)目有：目錄名稱（年度或組織機(jī)構(gòu)）、全宗號、目錄號及保管期限等。案卷目錄的項(xiàng)目有“案卷號、案卷題名、頁數(shù)、保管期限、備注”等。 （表及詳見P401）
案卷整理與歸檔：或稱正式立卷與移交歸檔，是機(jī)關(guān)文書部門在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，對案卷進(jìn)一步系統(tǒng)整理編目，最終完成立卷工作，然后移交給機(jī)關(guān)檔案部門。
它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。
第一節(jié) 案卷的組合
案卷的組合，簡稱組卷，指機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在終或第二上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。
（1）調(diào)整定卷，是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適應(yīng)的調(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。
1）調(diào)整定卷的必要性。從三個(gè)方面來分析比較。
1.歸卷與立卷。歸卷不等于立卷。（詳見P380）
2.卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。
3.條款名稱與案卷標(biāo)題。條款名稱不等于案卷標(biāo)題。
2）調(diào)整定卷應(yīng)注意的問題：
1.要檢查卷內(nèi)文件的成份。
2.要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。
3.要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。
4.要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。
（2）卷內(nèi)文件排列和編號
1）卷內(nèi)文件排列。是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)回定的位置。
卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時(shí)間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。具體排列方法有幾種：
1.按時(shí)間先后排列。 2.按作者——時(shí)間排列。3.按問題——時(shí)間排列。 4.按地區(qū)——時(shí)間排列。5.按通訊者——時(shí)間排列。 6.按姓氏筆畫或拼音字母
2）卷內(nèi)文件的編號。用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。
編號時(shí)，需要注意的幾點(diǎn)：3點(diǎn)。P383頁。
1.凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每一頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。
2.卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材料。
3.編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，經(jīng)檢查準(zhǔn)確無誤后，再用打號機(jī)打號。（“頁號”與“張?zhí)枴辈煌?，就以“頁”為單位。?BR> （3）擬寫案卷標(biāo)題
案卷標(biāo)題：是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概述。
1）案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個(gè)基本部分。有些案卷標(biāo)題還需要標(biāo)明時(shí)間、地區(qū)、或通訊者，若標(biāo)通訊者，則取代作者位置。文種名稱則使用泛稱代之。排列順序通常是：
（時(shí)間、地區(qū)）作 者——（時(shí)間、地區(qū)）——問題——名稱
（通訊者） （泛稱）
案卷標(biāo)題各項(xiàng)的一般標(biāo)法：
1.標(biāo)明卷內(nèi)文件作者。是為了說明該卷內(nèi)的文件由誰形成，即指文件法定的作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。
2.標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題。是案件標(biāo)題的核心，必須使問題概括得全面、準(zhǔn)確、簡練。
3.標(biāo)明卷內(nèi)文件的名稱。是反映文件的性質(zhì)和利用價(jià)值，一般寫在案卷標(biāo)題的末尾。
4.標(biāo)明卷內(nèi)文件時(shí)間。這里所說的“時(shí)間”，是指標(biāo)明文件內(nèi)容針對的時(shí)間，而不是文件形成的時(shí)間。
5.標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者。由往來文件組成的案卷應(yīng)標(biāo)明通訊者雙方，如果通訊者又不止一對時(shí)，可將問題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機(jī)關(guān)概括為總稱。
6.標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。當(dāng)案卷涉及到某某地區(qū)時(shí)，案卷標(biāo)題要標(biāo)明地區(qū)的名稱。
2）案卷標(biāo)題的擬寫要注意的幾個(gè)問題：
1.要注意政治上的正確性。
2.要注意文字表述簡練通順、概括準(zhǔn)確。
3.要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力要完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)正確。
第二節(jié) 編目成卷工作
編目成卷工作，是指在組案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號等一系列工作。
（1）案卷的編目
案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。
1）填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項(xiàng)目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。（表及詳見P390）
2）填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。
備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名。（表及詳見P392）
3）填寫案案封皮。是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實(shí)的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。
案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。（表及詳見P394）
檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。由檔案部門填寫。
全宗號是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號不能重復(fù)；目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個(gè)全宗內(nèi)案卷目錄不能重復(fù)；案卷號目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個(gè)案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。
（2）案卷的裝訂與裝盒
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
案卷裝訂的要求：整齊、牢固，不影響閱讀。
裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)根據(jù)不同情況，區(qū)別對待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對永久、長期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡易的卷皮裝訂。
“散裝卷”的具體步驟和做法：
1.對本單位每年應(yīng)該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長期、短期三個(gè)部分；同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干 類，拆除文件上的金屬物，編頁號、填寫卷內(nèi)目錄。
2.使用軟皮卷并用細(xì)線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷封面項(xiàng)目，封二印卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目，封三印卷內(nèi)備考表項(xiàng)目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。
3.將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（長X寬），其中根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項(xiàng)目包括全宗號名稱、目錄號、年度、起止卷。
4.按照不同的保管期限對卷盒進(jìn)行系統(tǒng)排列，編寫檔號、編制案目錄。卷脊項(xiàng)目的填寫方法同硬卷皮格式，其中起止號填“XX——XX卷”。
散裝卷的優(yōu)點(diǎn)：一是方便利用，便的保密。二是便于保護(hù)和管理文件。缺點(diǎn)是：容易把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件丟失。
（3）案卷排列與編號
案卷排列與編號，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。
1）案卷的排列。方法主要有：
1.將一個(gè)組織單位的案卷先按保管期限分開，即永久、長期、短期分別排列。
2.案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整，既保持案卷與案卷之間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。
3.上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。
4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如紀(jì)檢部門處分案卷、信訪部信訪案卷，可以采用按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。
2）案卷的編號。為了最后固定案卷分類排列順序的位置，并便于檔案的統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對所有的案卷進(jìn)行編號。
案卷的編號：主要是指編案卷的順序號，即案卷號。
具體編法是：將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期和副卷（重份卷）編制統(tǒng)一的案卷順序號。
第三節(jié) 案卷的歸檔
案卷組合和編目完成卷工作完成后，公文處理部門根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度對案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。
（1）案卷目錄的編制
案卷目錄是對經(jīng)過分類排列和編號的案卷進(jìn)行登記所形成的。案卷目錄的封面采用長X寬為300mmX220mm規(guī)格、漆皮或塑料面皮夾紙，主要項(xiàng)目有：目錄名稱（年度或組織機(jī)構(gòu)）、全宗號、目錄號及保管期限等。案卷目錄的項(xiàng)目有“案卷號、案卷題名、頁數(shù)、保管期限、備注”等。 （表及詳見P401）