第十二章 公文立卷工作
第一節(jié) 公文立卷概述
（1）公文立卷與案卷
公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
案卷：是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。是文書檔案的基本保管單位。
從四個(gè)方面來理解這兩個(gè)概念：
1.公文立卷，是將已辦理完畢的文件組合成案卷。必須是辦理完畢的文件。辦理完畢指的是在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。而非事情已辦理完畢。
2.公文立卷，是將有一定查考利用價(jià)值的文件組合成案卷。必須是有一定查考利用價(jià)值的文件。
3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內(nèi)在聯(lián)系和一定的規(guī)律組合成案卷。必須按照文件在自然形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組卷。
4.通過公文立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。
機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的歸卷時(shí)間上，應(yīng)掌握的幾點(diǎn)：4點(diǎn)。略。P342
（2）公文立卷的意義
1.公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。
2.公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，便于文件的保管。
3.公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
第二節(jié) 公文立卷工作的組織
（1）建立和健全文書部門立卷制度
文書部門立卷制度：是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。
1.）文書部門立卷制度的確立與推行。（發(fā)展過程p347）
2）文書部門立卷制度的優(yōu)越性：
1.堅(jiān)持文書部門立卷，可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和文書處理過程的長(zhǎng)處，便于提高案卷質(zhì)量和立卷工作的效率。
2.堅(jiān)持文書部門立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齊全完整，以及保守黨和國(guó)家的秘密。
3.堅(jiān)持文書部門立卷，文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便。
4.堅(jiān)持文書部門立卷，按年度集中歸檔，并且確保案卷質(zhì)量，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室工作，提高檔案管理水平，更好的為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。
（2）正確選擇立卷地點(diǎn)
立卷地點(diǎn)的選擇，亦即選擇立卷環(huán)節(jié)，是指文書立卷工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰(shuí)來負(fù)責(zé)立卷的問題。
1）選擇機(jī)關(guān)公文立卷的地點(diǎn)應(yīng)考慮的相關(guān)因素：
1.被確定為立卷地點(diǎn)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
2.對(duì)立卷地點(diǎn)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定要求。
3.確定立卷地點(diǎn)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。
2）各類機(jī)關(guān)單位對(duì)公文立卷地點(diǎn)的正確選擇：
1.對(duì)一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，可以考慮由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行立卷的工作。
2.對(duì)于一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)來說，如駐地比較分散，文件數(shù)量又較多，則可以考慮各自確定立卷地點(diǎn)；如駐地比較集中，文件數(shù)量不算多，則可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行立卷。
3.對(duì)于財(cái)會(huì)、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具的特殊的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行立卷。
4要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。
（3）明確公文立卷的范圍
文書立卷的范圍：就是確定機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完的文件材料哪些應(yīng)該立卷，哪些不該立卷。
1）應(yīng)該立卷的文件材料范圍，歸納為：
1.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：4點(diǎn)。P354
2.本機(jī)關(guān)的文件材料：10點(diǎn)。P354
3.同級(jí)機(jī)關(guān)非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；2點(diǎn)。P355
4.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：2點(diǎn)。P355.
2）不需要立卷歸檔的文件材料范圍： 7點(diǎn)。P355.
3）公文立卷的分工。是指哪一級(jí)的文件由哪幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門立卷。其作用是：是了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在立卷時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
四種立卷分工情況：P355.
1.上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的來文。
2.本機(jī)關(guān)的文件。
3.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件。
4.會(huì)議文件。
第三節(jié) 公文立卷的原則和方法
（1）公文立卷的原則和要求
1）原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)公保存價(jià)值，便于保管和利用。
2）三方面要求：
1.公文立卷必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。即文件材料在形成和處理過程中的內(nèi)部相互間的關(guān)系。
2.公文立卷應(yīng)當(dāng)區(qū)公文件材料的保存價(jià)值。
3.公文立卷應(yīng)當(dāng)使立成的案卷便于保管和利用。
（2）公文立卷的基本方法
基本方法：遵循公文立卷的原則與要求?？茖W(xué)地選用公文中某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。
1）根據(jù)文件特征組卷。將有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開立卷。
公文立卷“六個(gè)特征”：?jiǎn)栴}特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。
1.問題特征。是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。按問題特征立卷就是將有關(guān)同一人物、同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷的方法。4點(diǎn)P364.
2.時(shí)間特征。是指文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間。按時(shí)間特征立卷，就是將形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件組合在一起的立卷方法。10點(diǎn)。P366
3.名稱特征。是指公文文種的名稱。按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。P368
4.作者特征。是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人。按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法。注意問題：2點(diǎn)。P368.
5.地區(qū)特征。又稱地理特征，是指文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的立方法。
6.通訊者特征。是指文件的收發(fā)或問答雙方。按通訊特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問題雙方機(jī)關(guān)的問復(fù)往來的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。
2）“六個(gè)特征”在組卷時(shí)的靈活運(yùn)用。
一個(gè)案卷內(nèi)結(jié)合使用多個(gè)特征立卷是比較科學(xué)的方法。
3）適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值組卷，劃分文件的保管期限。
1.列為永久保存。是指那些反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。主要包括兩部份：
A.本機(jī)制定的屬于法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會(huì)議的主要材料，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及有關(guān)機(jī)構(gòu)演變、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等；
B.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料，以及非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
2.列為長(zhǎng)期保存。是指那些反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。期限為16-50年左右。主要包括兩部份：
A.本機(jī)關(guān)一般工作問題的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送這的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
B.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
3.列為短期保存。是指那些只在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。期限為15年以下。主要兩部份：
A.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性材料。如月份工作計(jì)劃，有參考價(jià)值的事務(wù)性文件材料，與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商工作的一般往來文書。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第四節(jié) 公文立卷的準(zhǔn)備工作
公文立卷工作不能等到一年終了才開始動(dòng)手，而應(yīng)該在當(dāng)年工作進(jìn)行的過程中，隨時(shí)為立卷做好必要準(zhǔn)備：
一事先編制好立卷類目；二堅(jiān)持做好平時(shí)歸卷工作。
（1）預(yù)編立卷類目
立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。編制立卷類目，是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測(cè)該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。
立卷類目大體上可分兩種：一種是綜合的立卷類目，它是指編制一個(gè)綜合的包括機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在內(nèi)共同使用的立卷類目；另一種是分編的立卷類目，是指針對(duì)機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成文件的不同特點(diǎn)而分別編制的立卷類目。
編制立卷類目由誰(shuí)來負(fù)責(zé)進(jìn)行？
一般地說，立卷類目應(yīng)該由各機(jī)關(guān)文書處理部門會(huì)同秘書部門、機(jī)關(guān)檔案室共同研究進(jìn)行編制或者修訂，并經(jīng)機(jī)關(guān)秘書部門負(fù)責(zé)人最后審閱和定稿。
在編制立卷類目之前，應(yīng)當(dāng)注意和研究的幾個(gè)問題： 4點(diǎn)。P374
立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成：
1.類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。
文件材料的類別劃分有兩種方法：
一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、文教類等。
二是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接用各機(jī)關(guān)或部門的名稱作類別名，如宣傳部文件、組織部文件等。
2.條示。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。
擬制條款應(yīng)當(dāng)注意兩個(gè)問題：
A.應(yīng)該按照立卷特征來擬制的關(guān)條款。
B.應(yīng)當(dāng)照顧到文件的不同保存價(jià)值。
條款的順序號(hào)：又稱文書處理號(hào)，或簡(jiǎn)稱條款號(hào)。
編號(hào)的兩種方法：
一種是按大流水編號(hào)，即把一本類目的條款統(tǒng)一編號(hào)排序；
另一種是采用分類流水編號(hào)，即分開類別，每類給一個(gè)代號(hào)。如第一類為“1-1”。
立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，故也叫立卷類目表。
（2）平時(shí)歸卷工作
平時(shí)的歸卷工作：是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。
做好平時(shí)歸卷工作的作用：
一是便于文書人員對(duì)辦理完畢的文件材料，根據(jù)其來龍去脈及時(shí)進(jìn)行收集整理，保證其完整、齊全，使之管理有條不紊，避平時(shí)文件分散、零亂，長(zhǎng)期堆積和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，以充分發(fā)揮文書部門立卷的優(yōu)越性。
二是便于機(jī)關(guān)、單位的辦文部門隨時(shí)利用，使承辦人員樂于將辦完文件及時(shí)清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。
文件的平時(shí)歸卷，主要有以下幾個(gè)方面：5點(diǎn)。P378.
第一節(jié) 公文立卷概述
（1）公文立卷與案卷
公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
案卷：是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。是文書檔案的基本保管單位。
從四個(gè)方面來理解這兩個(gè)概念：
1.公文立卷，是將已辦理完畢的文件組合成案卷。必須是辦理完畢的文件。辦理完畢指的是在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。而非事情已辦理完畢。
2.公文立卷，是將有一定查考利用價(jià)值的文件組合成案卷。必須是有一定查考利用價(jià)值的文件。
3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內(nèi)在聯(lián)系和一定的規(guī)律組合成案卷。必須按照文件在自然形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組卷。
4.通過公文立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。
機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的歸卷時(shí)間上，應(yīng)掌握的幾點(diǎn)：4點(diǎn)。略。P342
（2）公文立卷的意義
1.公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。
2.公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，便于文件的保管。
3.公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
第二節(jié) 公文立卷工作的組織
（1）建立和健全文書部門立卷制度
文書部門立卷制度：是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。
1.）文書部門立卷制度的確立與推行。（發(fā)展過程p347）
2）文書部門立卷制度的優(yōu)越性：
1.堅(jiān)持文書部門立卷，可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和文書處理過程的長(zhǎng)處，便于提高案卷質(zhì)量和立卷工作的效率。
2.堅(jiān)持文書部門立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齊全完整，以及保守黨和國(guó)家的秘密。
3.堅(jiān)持文書部門立卷，文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便。
4.堅(jiān)持文書部門立卷，按年度集中歸檔，并且確保案卷質(zhì)量，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室工作，提高檔案管理水平，更好的為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。
（2）正確選擇立卷地點(diǎn)
立卷地點(diǎn)的選擇，亦即選擇立卷環(huán)節(jié)，是指文書立卷工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰(shuí)來負(fù)責(zé)立卷的問題。
1）選擇機(jī)關(guān)公文立卷的地點(diǎn)應(yīng)考慮的相關(guān)因素：
1.被確定為立卷地點(diǎn)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
2.對(duì)立卷地點(diǎn)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定要求。
3.確定立卷地點(diǎn)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。
2）各類機(jī)關(guān)單位對(duì)公文立卷地點(diǎn)的正確選擇：
1.對(duì)一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，可以考慮由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行立卷的工作。
2.對(duì)于一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)來說，如駐地比較分散，文件數(shù)量又較多，則可以考慮各自確定立卷地點(diǎn)；如駐地比較集中，文件數(shù)量不算多，則可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行立卷。
3.對(duì)于財(cái)會(huì)、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具的特殊的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行立卷。
4要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。
（3）明確公文立卷的范圍
文書立卷的范圍：就是確定機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完的文件材料哪些應(yīng)該立卷，哪些不該立卷。
1）應(yīng)該立卷的文件材料范圍，歸納為：
1.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：4點(diǎn)。P354
2.本機(jī)關(guān)的文件材料：10點(diǎn)。P354
3.同級(jí)機(jī)關(guān)非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；2點(diǎn)。P355
4.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：2點(diǎn)。P355.
2）不需要立卷歸檔的文件材料范圍： 7點(diǎn)。P355.
3）公文立卷的分工。是指哪一級(jí)的文件由哪幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門立卷。其作用是：是了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在立卷時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
四種立卷分工情況：P355.
1.上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的來文。
2.本機(jī)關(guān)的文件。
3.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件。
4.會(huì)議文件。
第三節(jié) 公文立卷的原則和方法
（1）公文立卷的原則和要求
1）原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)公保存價(jià)值，便于保管和利用。
2）三方面要求：
1.公文立卷必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。即文件材料在形成和處理過程中的內(nèi)部相互間的關(guān)系。
2.公文立卷應(yīng)當(dāng)區(qū)公文件材料的保存價(jià)值。
3.公文立卷應(yīng)當(dāng)使立成的案卷便于保管和利用。
（2）公文立卷的基本方法
基本方法：遵循公文立卷的原則與要求?？茖W(xué)地選用公文中某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。
1）根據(jù)文件特征組卷。將有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開立卷。
公文立卷“六個(gè)特征”：?jiǎn)栴}特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。
1.問題特征。是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。按問題特征立卷就是將有關(guān)同一人物、同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷的方法。4點(diǎn)P364.
2.時(shí)間特征。是指文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間。按時(shí)間特征立卷，就是將形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件組合在一起的立卷方法。10點(diǎn)。P366
3.名稱特征。是指公文文種的名稱。按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。P368
4.作者特征。是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人。按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法。注意問題：2點(diǎn)。P368.
5.地區(qū)特征。又稱地理特征，是指文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的立方法。
6.通訊者特征。是指文件的收發(fā)或問答雙方。按通訊特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問題雙方機(jī)關(guān)的問復(fù)往來的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。
2）“六個(gè)特征”在組卷時(shí)的靈活運(yùn)用。
一個(gè)案卷內(nèi)結(jié)合使用多個(gè)特征立卷是比較科學(xué)的方法。
3）適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值組卷，劃分文件的保管期限。
1.列為永久保存。是指那些反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。主要包括兩部份：
A.本機(jī)制定的屬于法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會(huì)議的主要材料，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及有關(guān)機(jī)構(gòu)演變、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等；
B.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料，以及非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
2.列為長(zhǎng)期保存。是指那些反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。期限為16-50年左右。主要包括兩部份：
A.本機(jī)關(guān)一般工作問題的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送這的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
B.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
3.列為短期保存。是指那些只在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。期限為15年以下。主要兩部份：
A.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性材料。如月份工作計(jì)劃，有參考價(jià)值的事務(wù)性文件材料，與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商工作的一般往來文書。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第四節(jié) 公文立卷的準(zhǔn)備工作
公文立卷工作不能等到一年終了才開始動(dòng)手，而應(yīng)該在當(dāng)年工作進(jìn)行的過程中，隨時(shí)為立卷做好必要準(zhǔn)備：
一事先編制好立卷類目；二堅(jiān)持做好平時(shí)歸卷工作。
（1）預(yù)編立卷類目
立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。編制立卷類目，是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測(cè)該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。
立卷類目大體上可分兩種：一種是綜合的立卷類目，它是指編制一個(gè)綜合的包括機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在內(nèi)共同使用的立卷類目；另一種是分編的立卷類目，是指針對(duì)機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成文件的不同特點(diǎn)而分別編制的立卷類目。
編制立卷類目由誰(shuí)來負(fù)責(zé)進(jìn)行？
一般地說，立卷類目應(yīng)該由各機(jī)關(guān)文書處理部門會(huì)同秘書部門、機(jī)關(guān)檔案室共同研究進(jìn)行編制或者修訂，并經(jīng)機(jī)關(guān)秘書部門負(fù)責(zé)人最后審閱和定稿。
在編制立卷類目之前，應(yīng)當(dāng)注意和研究的幾個(gè)問題： 4點(diǎn)。P374
立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成：
1.類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。
文件材料的類別劃分有兩種方法：
一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、文教類等。
二是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接用各機(jī)關(guān)或部門的名稱作類別名，如宣傳部文件、組織部文件等。
2.條示。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。
擬制條款應(yīng)當(dāng)注意兩個(gè)問題：
A.應(yīng)該按照立卷特征來擬制的關(guān)條款。
B.應(yīng)當(dāng)照顧到文件的不同保存價(jià)值。
條款的順序號(hào)：又稱文書處理號(hào)，或簡(jiǎn)稱條款號(hào)。
編號(hào)的兩種方法：
一種是按大流水編號(hào)，即把一本類目的條款統(tǒng)一編號(hào)排序；
另一種是采用分類流水編號(hào)，即分開類別，每類給一個(gè)代號(hào)。如第一類為“1-1”。
立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，故也叫立卷類目表。
（2）平時(shí)歸卷工作
平時(shí)的歸卷工作：是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。
做好平時(shí)歸卷工作的作用：
一是便于文書人員對(duì)辦理完畢的文件材料，根據(jù)其來龍去脈及時(shí)進(jìn)行收集整理，保證其完整、齊全，使之管理有條不紊，避平時(shí)文件分散、零亂，長(zhǎng)期堆積和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，以充分發(fā)揮文書部門立卷的優(yōu)越性。
二是便于機(jī)關(guān)、單位的辦文部門隨時(shí)利用，使承辦人員樂于將辦完文件及時(shí)清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。
文件的平時(shí)歸卷，主要有以下幾個(gè)方面：5點(diǎn)。P378.