公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標(biāo)記符號(hào)，由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識(shí)于文件首頁發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。
印制順序號(hào)：又稱公文份號(hào)，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。
秘密等級(jí)：簡稱秘級(jí)，是指公文秘密程度的等級(jí)，分、機(jī)密、秘密三級(jí)。
緊急程度：是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。
收文處理標(biāo)記：包括收文機(jī)關(guān)名稱、收文編號(hào)、收文時(shí)間、檔號(hào)等項(xiàng)目。
發(fā)文機(jī)關(guān)版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的有固定格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。
發(fā)文字號(hào)：是指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)。
簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對(duì)該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。
公文標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。
題注：是指對(duì)公文標(biāo)題的注釋說明。
正文：是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。
主送機(jī)關(guān)：是指對(duì)主要受理公文的機(jī)關(guān)。
無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識(shí)（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個(gè)頁上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。
附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。
成文日期：是指文件形成的時(shí)間。
機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署：機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)文件生效負(fù)責(zé)的憑證；領(lǐng)導(dǎo)人簽署是指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處，本人職務(wù)名稱的后面簽字或蓋章，以證實(shí)文件的效用。
注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。
閱讀（傳達(dá)）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對(duì)象。
主題詞：是指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
抄送機(jī)關(guān)：是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。
印發(fā)說明：又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。
頁碼：是指公文每一張頁的順序編號(hào)。
文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
草稿：是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。
定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論式通過的最后完成的定型文稿。
文本：同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規(guī)文件又有試行本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
正本：根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。
副本：又稱抄本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他稿本稱為副本。
存本：是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。
修訂本：是指對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。
試行本、暫行本：大多用于一些法規(guī)性文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修改時(shí)所使用的文本。
各種文字文本：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢字文件和少數(shù)民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。
印制順序號(hào)：又稱公文份號(hào)，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。
秘密等級(jí)：簡稱秘級(jí)，是指公文秘密程度的等級(jí)，分、機(jī)密、秘密三級(jí)。
緊急程度：是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。
收文處理標(biāo)記：包括收文機(jī)關(guān)名稱、收文編號(hào)、收文時(shí)間、檔號(hào)等項(xiàng)目。
發(fā)文機(jī)關(guān)版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的有固定格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。
發(fā)文字號(hào)：是指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)。
簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對(duì)該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。
公文標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。
題注：是指對(duì)公文標(biāo)題的注釋說明。
正文：是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。
主送機(jī)關(guān)：是指對(duì)主要受理公文的機(jī)關(guān)。
無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識(shí)（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個(gè)頁上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說明。
附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。
成文日期：是指文件形成的時(shí)間。
機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署：機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)文件生效負(fù)責(zé)的憑證；領(lǐng)導(dǎo)人簽署是指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處，本人職務(wù)名稱的后面簽字或蓋章，以證實(shí)文件的效用。
注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。
閱讀（傳達(dá)）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對(duì)象。
主題詞：是指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
抄送機(jī)關(guān)：是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。
印發(fā)說明：又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。
頁碼：是指公文每一張頁的順序編號(hào)。
文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
草稿：是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。
定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論式通過的最后完成的定型文稿。
文本：同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規(guī)文件又有試行本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
正本：根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。
副本：又稱抄本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他稿本稱為副本。
存本：是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。
修訂本：是指對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。
試行本、暫行本：大多用于一些法規(guī)性文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修改時(shí)所使用的文本。
各種文字文本：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢字文件和少數(shù)民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。