第十二章
案例分析
不需要立卷歸檔的文件材料的范圍
明確公文立卷的范圍
文書立卷的范圍，是指確定機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料哪些應(yīng)該立卷，哪些不應(yīng)該立卷。明確了公文立卷的范圍，就能保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。
確定公文立卷的范圍，應(yīng)從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。
1.應(yīng)該立卷的文件材料的范圍。
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，都必須進(jìn)行立卷歸檔，都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內(nèi)。
掌握公文立卷的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。應(yīng)該立卷歸檔的文件材料的范圍，可以歸納為四個(gè)方面：上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；本機(jī)關(guān)的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。
（1）重份文件。所謂重份文件，是指同一個(gè)文件有幾份或者許多份，包括一式多份的收來文件，以及本機(jī)關(guān)復(fù)印的文件材料等。在立卷歸檔時(shí)，只須由主辦單位或業(yè)務(wù)主管部門保存一份文件就行了。必要時(shí)，如有些機(jī)關(guān)搞兩套制，或特別重要的文件，也可以保留兩份或三份，而其他多余的份數(shù)，就應(yīng)該撿出來，另行處理。同一個(gè)文件的草稿、定稿和存本，不作為重份文件處理。
（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。文件的承辦人在構(gòu)思撰稿過程中起草的未成文的，未經(jīng)審批的一些提綱、素材、廢稿等不需要立卷歸檔。
（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料。
（4）與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件。
（5）內(nèi)容已被包括了的文件。
（6）信封。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來文的信封，如黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的親筆信、個(gè)別知名人物的來函等，一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封，均無必要保存。
（7）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料，以及上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料等，均無需進(jìn)行立卷。
3.公文立卷的分工。
公文立卷的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門立卷。其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在立卷時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
一般說來，那些應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里立卷，是哪個(gè)部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。
本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)立卷歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門立卷；同級(jí)機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)立卷歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)立卷，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。
案例分析
不需要立卷歸檔的文件材料的范圍
明確公文立卷的范圍
文書立卷的范圍，是指確定機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料哪些應(yīng)該立卷，哪些不應(yīng)該立卷。明確了公文立卷的范圍，就能保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。
確定公文立卷的范圍，應(yīng)從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。
1.應(yīng)該立卷的文件材料的范圍。
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，都必須進(jìn)行立卷歸檔，都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內(nèi)。
掌握公文立卷的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。應(yīng)該立卷歸檔的文件材料的范圍，可以歸納為四個(gè)方面：上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；本機(jī)關(guān)的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。
（1）重份文件。所謂重份文件，是指同一個(gè)文件有幾份或者許多份，包括一式多份的收來文件，以及本機(jī)關(guān)復(fù)印的文件材料等。在立卷歸檔時(shí)，只須由主辦單位或業(yè)務(wù)主管部門保存一份文件就行了。必要時(shí)，如有些機(jī)關(guān)搞兩套制，或特別重要的文件，也可以保留兩份或三份，而其他多余的份數(shù)，就應(yīng)該撿出來，另行處理。同一個(gè)文件的草稿、定稿和存本，不作為重份文件處理。
（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。文件的承辦人在構(gòu)思撰稿過程中起草的未成文的，未經(jīng)審批的一些提綱、素材、廢稿等不需要立卷歸檔。
（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料。
（4）與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件。
（5）內(nèi)容已被包括了的文件。
（6）信封。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來文的信封，如黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的親筆信、個(gè)別知名人物的來函等，一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封，均無必要保存。
（7）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料，以及上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料等，均無需進(jìn)行立卷。
3.公文立卷的分工。
公文立卷的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門立卷。其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在立卷時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
一般說來，那些應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里立卷，是哪個(gè)部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。
本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)立卷歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門立卷；同級(jí)機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)立卷歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)立卷，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。