第九章
第一節(jié)
日本位于亞洲東部，實行議會內(nèi)閣制
中央政府承擔(dān)秘書工作的主要有以下機構(gòu)
1.日本內(nèi)閣官房
是內(nèi)閣執(zhí)行行政事務(wù)的主要助手，其主要職能是負(fù)責(zé)內(nèi)閣日常事務(wù)，安排內(nèi)閣會議的議程，收集重要情報，進(jìn)行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制訂重要政策的依據(jù)。
內(nèi)閣官房下設(shè)內(nèi)閣參事官室、內(nèi)閣審議室、內(nèi)閣調(diào)查室。
2.日本總理府本府
總理府本府下設(shè)總理大臣官房、賞勛局、恩給局、統(tǒng)計局、人事局等
總理大臣官房是總理大臣的辦公廳，負(fù)責(zé)保管官印和文件、會見記者、編印有關(guān)文件；
總理府本府還設(shè)有青少年對策本部、老人對策室、北方對策本部、總理府廣播室等專門機構(gòu)；
3.日本行政管理廳
其主要任務(wù)是促進(jìn)行政機關(guān)工作的效率化、簡便化、審查政府各機關(guān)的機構(gòu)設(shè)置是否合理，官員職員是否適當(dāng)，并提出行政改革的建議和方案。
下設(shè)長官官房、行政管理局、行政監(jiān)察局、行政監(jiān)理委員會以及地方分支機構(gòu)；
第二節(jié)
一、基本素質(zhì)要求
1.積極進(jìn)取精神
2.創(chuàng)造性地工作
3.嚴(yán)守秘密
4.對外接待熱情誠實
5.與領(lǐng)導(dǎo)人融洽相處
6.能很好地配合同事工作
7.掌握交談技巧
8.有比較強的寫作能力
9.衣著打扮注意分寸
10.能熟悉地使用各種辦公自動化設(shè)備
11.善于利用空閑時間
12.主動收集和保存工作所需的資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
二、工作規(guī)范化要求
1.辦公行為規(guī)范化
（1）研究工作的步驟
（2）測定所需要的時間
（3）養(yǎng)成計劃的習(xí)慣
（4）認(rèn)真負(fù)責(zé)、思考周密
2.辦公環(huán)境規(guī)范化
3.辦事程序規(guī)范化﹕計劃→實行→檢討
4.成功秘書的標(biāo)準(zhǔn)
（1）責(zé)任心極強，無論做何工作都能達(dá)到正確與完美的境界，處理事務(wù)能迅速找到最合適的方法，在工作內(nèi)容上能通盤考慮、全面理解、對所做工作的目的和要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)都十分清楚；
（2）溝通婉轉(zhuǎn)
（3）行事機敏，面對工作任務(wù)，能迅速決定工作順序；若無法分出優(yōu)先順序則先難后易；開展新工作時，能做好準(zhǔn)備。
（4）形象良好
第三節(jié)
一、公文撰擬
1.業(yè)務(wù)報告的撰擬
（1）撰擬業(yè)務(wù)報告的基本程序﹕要抓住三個特點﹕簡潔性、明了性、具體性；
（2）撰擬業(yè)務(wù)報告結(jié)論的方法﹕結(jié)論→理由→經(jīng)過。
2.商務(wù)文件的撰擬
3.便條的書寫和使用
二、文件資料的處理
1. 文件檔案資料的處理
（1）要根據(jù)本單位經(jīng)營管理需要，不適用的材料不用收集，要講究效率，當(dāng)上司需要某種資料時，能夠及時準(zhǔn)確地提供；
（2）要分清保管文件檔案資料的類別
（3）要掌握處理的流程
（4）正確使用文件檔案管理的有關(guān)工具
（5）掌握正確的分類方法
（6）要理解有關(guān)術(shù)語
（7）抓住要點
2.往來郵件的處理
（1）分清處理郵件的種類
（2）開封精細(xì)
（3）要妥善處理郵件的毀損情況
（4）注意必須回信的郵件處理，要趕緊回信
（5）要根據(jù)郵件提供的有關(guān)信息把要事計入行事表內(nèi)
3.剪報的處理
第四節(jié)
一、日本秘書會議籌備及服務(wù)工作
1.會務(wù)工作
（1）會前準(zhǔn)備工作
確定會議目的
明確會議議題
確定主持者、參加者人選
確定會期
確定會議形式
籌備會議要很好地考慮各個環(huán)節(jié)和步驟
（2）會場布置
準(zhǔn)備會場，首先要考慮三點﹕大小要和人數(shù)相適應(yīng)；要在肅靜、來往的人少的地方；要還與會議目的相稱的會場。
會桌常見有如下四種類型﹕圓桌式、口字型、I字型、V字型、教室型
2.會前檢查
二、日本秘書辦公內(nèi)務(wù)
第五節(jié)
日本秘書與上司的關(guān)系
一、遵從上司
日本秘書必須嚴(yán)格遵從上司，在工作安排上要適應(yīng)上司的需要，在工作行為上要遵循上司的指令，在工作出發(fā)點上要以提高上司工作效率、減輕上司的負(fù)擔(dān)為依據(jù)。
1.上司上班時的服務(wù)
2.上司外出的服務(wù)
3.上司下班之際秘書的要務(wù)
二、嚴(yán)格自律
1.清早行事
2.正確對待自己的過失
（1）要坦白地道歉
（2）要反省失敗的原因
（3）要說明事實
（4）要等待上司的指示和處理
3.不斷提高
首先要求秘書精讀一些基本的專業(yè)書籍；
其次在精讀幾本基本的專業(yè)書的基礎(chǔ)上，要通讀幾本書，這些通讀的書，可以只選擇其中的重要部分或關(guān)鍵章節(jié)，以拓展自己的知識面；
其三要學(xué)會收集和整理資料，記錄收集有關(guān)資料，以一事一頁為原則；
其四養(yǎng)成記筆記、記備忘錄的習(xí)慣；
第一節(jié)
日本位于亞洲東部，實行議會內(nèi)閣制
中央政府承擔(dān)秘書工作的主要有以下機構(gòu)
1.日本內(nèi)閣官房
是內(nèi)閣執(zhí)行行政事務(wù)的主要助手，其主要職能是負(fù)責(zé)內(nèi)閣日常事務(wù)，安排內(nèi)閣會議的議程，收集重要情報，進(jìn)行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制訂重要政策的依據(jù)。
內(nèi)閣官房下設(shè)內(nèi)閣參事官室、內(nèi)閣審議室、內(nèi)閣調(diào)查室。
2.日本總理府本府
總理府本府下設(shè)總理大臣官房、賞勛局、恩給局、統(tǒng)計局、人事局等
總理大臣官房是總理大臣的辦公廳，負(fù)責(zé)保管官印和文件、會見記者、編印有關(guān)文件；
總理府本府還設(shè)有青少年對策本部、老人對策室、北方對策本部、總理府廣播室等專門機構(gòu)；
3.日本行政管理廳
其主要任務(wù)是促進(jìn)行政機關(guān)工作的效率化、簡便化、審查政府各機關(guān)的機構(gòu)設(shè)置是否合理，官員職員是否適當(dāng)，并提出行政改革的建議和方案。
下設(shè)長官官房、行政管理局、行政監(jiān)察局、行政監(jiān)理委員會以及地方分支機構(gòu)；
第二節(jié)
一、基本素質(zhì)要求
1.積極進(jìn)取精神
2.創(chuàng)造性地工作
3.嚴(yán)守秘密
4.對外接待熱情誠實
5.與領(lǐng)導(dǎo)人融洽相處
6.能很好地配合同事工作
7.掌握交談技巧
8.有比較強的寫作能力
9.衣著打扮注意分寸
10.能熟悉地使用各種辦公自動化設(shè)備
11.善于利用空閑時間
12.主動收集和保存工作所需的資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
二、工作規(guī)范化要求
1.辦公行為規(guī)范化
（1）研究工作的步驟
（2）測定所需要的時間
（3）養(yǎng)成計劃的習(xí)慣
（4）認(rèn)真負(fù)責(zé)、思考周密
2.辦公環(huán)境規(guī)范化
3.辦事程序規(guī)范化﹕計劃→實行→檢討
4.成功秘書的標(biāo)準(zhǔn)
（1）責(zé)任心極強，無論做何工作都能達(dá)到正確與完美的境界，處理事務(wù)能迅速找到最合適的方法，在工作內(nèi)容上能通盤考慮、全面理解、對所做工作的目的和要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)都十分清楚；
（2）溝通婉轉(zhuǎn)
（3）行事機敏，面對工作任務(wù)，能迅速決定工作順序；若無法分出優(yōu)先順序則先難后易；開展新工作時，能做好準(zhǔn)備。
（4）形象良好
第三節(jié)
一、公文撰擬
1.業(yè)務(wù)報告的撰擬
（1）撰擬業(yè)務(wù)報告的基本程序﹕要抓住三個特點﹕簡潔性、明了性、具體性；
（2）撰擬業(yè)務(wù)報告結(jié)論的方法﹕結(jié)論→理由→經(jīng)過。
2.商務(wù)文件的撰擬
3.便條的書寫和使用
二、文件資料的處理
1. 文件檔案資料的處理
（1）要根據(jù)本單位經(jīng)營管理需要，不適用的材料不用收集，要講究效率，當(dāng)上司需要某種資料時，能夠及時準(zhǔn)確地提供；
（2）要分清保管文件檔案資料的類別
（3）要掌握處理的流程
（4）正確使用文件檔案管理的有關(guān)工具
（5）掌握正確的分類方法
（6）要理解有關(guān)術(shù)語
（7）抓住要點
2.往來郵件的處理
（1）分清處理郵件的種類
（2）開封精細(xì)
（3）要妥善處理郵件的毀損情況
（4）注意必須回信的郵件處理，要趕緊回信
（5）要根據(jù)郵件提供的有關(guān)信息把要事計入行事表內(nèi)
3.剪報的處理
第四節(jié)
一、日本秘書會議籌備及服務(wù)工作
1.會務(wù)工作
（1）會前準(zhǔn)備工作
確定會議目的
明確會議議題
確定主持者、參加者人選
確定會期
確定會議形式
籌備會議要很好地考慮各個環(huán)節(jié)和步驟
（2）會場布置
準(zhǔn)備會場，首先要考慮三點﹕大小要和人數(shù)相適應(yīng)；要在肅靜、來往的人少的地方；要還與會議目的相稱的會場。
會桌常見有如下四種類型﹕圓桌式、口字型、I字型、V字型、教室型
2.會前檢查
二、日本秘書辦公內(nèi)務(wù)
第五節(jié)
日本秘書與上司的關(guān)系
一、遵從上司
日本秘書必須嚴(yán)格遵從上司，在工作安排上要適應(yīng)上司的需要，在工作行為上要遵循上司的指令，在工作出發(fā)點上要以提高上司工作效率、減輕上司的負(fù)擔(dān)為依據(jù)。
1.上司上班時的服務(wù)
2.上司外出的服務(wù)
3.上司下班之際秘書的要務(wù)
二、嚴(yán)格自律
1.清早行事
2.正確對待自己的過失
（1）要坦白地道歉
（2）要反省失敗的原因
（3）要說明事實
（4）要等待上司的指示和處理
3.不斷提高
首先要求秘書精讀一些基本的專業(yè)書籍；
其次在精讀幾本基本的專業(yè)書的基礎(chǔ)上，要通讀幾本書，這些通讀的書，可以只選擇其中的重要部分或關(guān)鍵章節(jié)，以拓展自己的知識面；
其三要學(xué)會收集和整理資料，記錄收集有關(guān)資料，以一事一頁為原則；
其四養(yǎng)成記筆記、記備忘錄的習(xí)慣；