第八章
文書撰擬的異同
一、相同之處
1、任務(wù)性質(zhì)相似
在中國，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”，為組織草擬各類文書是其最基本的工作任務(wù)之一。草擬文書的基本性質(zhì)不是秘書個(gè)人意圖或情緒的表達(dá)，而且作為組織和領(lǐng)導(dǎo)代表，表達(dá)的是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖。
2、文書撰擬基本要求有相似之外
在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實(shí)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖。要通過法定的程序，運(yùn)用規(guī)范的體式和程序，準(zhǔn)確地進(jìn)行表達(dá)。
在美國，除了要求秘書文件撰擬在內(nèi)容上要準(zhǔn)確外，也對運(yùn)用正確的文書信涵格式、寫作規(guī)范、表達(dá)語言、寫作技巧上提出了較高的要求。
在英國，對秘書撰擬常用文書也提出了系統(tǒng)的要求，特別對草擬信函時(shí)，要對上司的指示作簡明的筆記，要對表達(dá)的信息或要表達(dá)的、提出的問題做到心中有數(shù)。
在日本，要求秘書必須掌握草擬文本的知識和技能，具備熟練起草各類文書信函的本領(lǐng)。
3、文書撰似的基本程序有相似之處
美國秘書在撰擬文本的過程中，也十分強(qiáng)調(diào)動(dòng)筆前的準(zhǔn)備工作，要由交待文書的內(nèi)容和行文的目的；最后要有的認(rèn)可和簽署。可見，中國與西方秘書撰擬文書信函的過程中，都有授意，是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖者和寫作過程的具體操作者。
二、不同之處
1、文書撰擬的傳統(tǒng)影響的差異
特定用途和專門體式要求的文種，在行文規(guī)則上既有隸屬關(guān)系間的溝通，又更多的是非隸屬關(guān)系的橫向溝通，具有一定的變通性。
2、文書撰擬的文體模式的差異
在美國，常用的文書類型有公務(wù)信函，英國常用的文書種類與美國大體相似，其中公務(wù)信函、各類報(bào)告、備忘錄是經(jīng)常和大量使用的文體。法國與德國等西方國家文書種類也大體與美英相似，以公務(wù)信函、報(bào)告書、備忘錄等為經(jīng)常大量使用的文種。
西方國家各國的文書語言風(fēng)格也有差異，但總體來看，有諸多共同之處。特別在企業(yè)文書的語言風(fēng)格上，除了強(qiáng)調(diào)簡潔、明快外，十分注重在商務(wù)公共關(guān)系、聯(lián)絡(luò)感情、宣傳效果、心理需要等方面的促銷作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風(fēng)趣，以求取得讀者的好感。
文書運(yùn)行處理的異同
一、收文處理的異同
1、中國收文處理
收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。
①接收。②簽收。③拆封。④清點(diǎn)。⑤分類。⑥收文登記。⑦摘要。⑧提要。⑨擬辦。負(fù)責(zé)文件處理的秘書對收來文件提出初步的處理建議，供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時(shí)參考。需要擬辦的文件，一般是上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示性文件；平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；重要的機(jī)密文件等。⑩批抄。⑾批辦。⑿傳閱。⒀催辦。⒁承辦。⒂辦復(fù)。需要辦理的文件在辦理完畢后，對來文機(jī)關(guān)做出答復(fù)。它體現(xiàn)收文處理的最終結(jié)果。可用復(fù)函的方式。⒃辦結(jié)。
2、美國收文處理
①進(jìn)行初步分揀。②郵件拆封。③注明收件的日期和鐘點(diǎn)。④進(jìn)一步分揀。⑤閱讀來件。⑥在登記簿上登記來件。
①分清郵件的種類。②開封要精細(xì)。③來件一定要登記在收信簿上。④要妥善處理來信的損毀問題。⑤注意必須回復(fù)的來件的處理。⑥要根據(jù)來件提供的有關(guān)信息，把要事記入行事表內(nèi)。
5、收文處理異同分析
相同相似之處，一是收文處理都有系統(tǒng)有序的程序，每一程序的每個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定了操作內(nèi)容和要領(lǐng)；二是都有拆封、分類、登記、送閱辦等主要環(huán)節(jié)；三是收文處理中，秘書對封皮上標(biāo)明“親啟”或“機(jī)密”的來件，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，都應(yīng)交給收信人拆封；四是對拆封的來件，秘書都要閱讀，以便進(jìn)一步處理；五是中國負(fù)責(zé)辦文的秘書要提出擬辦的意見，美國秘書要在來件上標(biāo)明重點(diǎn)和提請領(lǐng)導(dǎo)人注意人之處并準(zhǔn)備閱辦參考資料，日本秘書要在來件上作重點(diǎn)記號或?qū)﹂L文寫出摘要等，可見中外秘書在收文處理中既要辦理收文事務(wù)，又要對領(lǐng)導(dǎo)人閱辦處理文件起到參謀輔助作用。六是秘書收文處理都建立了有關(guān)制度，都十分重視防止出現(xiàn)差錯(cuò)等等。
不同之處，一是在范圍上存在差異。二是收文處理包含的內(nèi)容上存在的差異。三是收文處理中秘書參謀輔助程序上的差異。四是參與收文處理的程度不同。五是收文處理要求上存在差異。在上述差別，一是因?yàn)槊貢ぷ鞯膫鹘y(tǒng)和體制不同；二是因?yàn)閷γ貢ぷ鞯囊蟛煌?；三是對收文處理范圍的劃定方式不同?BR> 1、中國發(fā)文處理。①?zèng)Q定發(fā)文和授意。②擬稿。③會(huì)簽。主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所擬文稿中涉及其他部門的問題時(shí)，應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意，并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。④核稿。對文件草稿的審核。文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前，由機(jī)關(guān)辦公廳（室）對文稿的內(nèi)容、體式、語言表達(dá)等作全面的審核檢查。核稿的目的是保證文件的質(zhì)量。⑤送審。⑥簽發(fā)。簽發(fā)是文件形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效。簽發(fā)人是代表發(fā)文組織行使權(quán)力的，對文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)以高度責(zé)任感行使這一權(quán)力。⑦定稿。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本，是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。⑧發(fā)文編號。⑨繕印。⑩校對⑾裝訂。⑿用印。⒀分裝。⒁發(fā)文通知單。機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)填寫的清單。收文機(jī)關(guān)可按照發(fā)文通知單核對所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系。⒂揀封。⒃檢查。⒄裝封。⒅封口。⒆投送。⒇發(fā)文收集整理。
2、美國發(fā)文處理
①準(zhǔn)備好將要寄發(fā)的文件。②查對地址。③查對郵件標(biāo)記。④查對簽名。⑤查對附件。⑥查對副本標(biāo)記。復(fù)寫副本標(biāo)記（CC）或副本標(biāo)記（C）表明信件的副本發(fā)給何人，要仔細(xì)查對那些已經(jīng)寫好的地址。定期發(fā)出的私人信件的標(biāo)記有復(fù)寫副本（CC）和加發(fā)復(fù)寫副本標(biāo)記（BCC）的信封。
5、發(fā)文處理異同分析
相同相似之處：一是都有確定的程序。每套程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)，都有具體的操作要求。二是中國和西方國家發(fā)文處理中都十分強(qiáng)調(diào)清理核查工作。三是都強(qiáng)調(diào)發(fā)文處理的規(guī)范性和完整性。四是都強(qiáng)調(diào)有領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。這是中外公務(wù)文書信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的關(guān)鍵。五是一般都有發(fā)文登記制度。
不同之處：一是中國高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，與公文一同寄發(fā)發(fā)文通知單，以便收文方按發(fā)文通知單清點(diǎn)收文。西方國家一般沒有此規(guī)定。二是在寄發(fā)文件信函的信封書寫格式上，各國按自己的傳統(tǒng)貫徹有著一定的區(qū)別。三是西方國家發(fā)文中往往使用一些標(biāo)記符號。如美國使用了復(fù)印副本標(biāo)記（CC）、副本標(biāo)記（C）、加發(fā)復(fù)印副本標(biāo)記（BCC）等，中國一般未使用這類標(biāo)記。
文書立卷歸檔是文書處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，文書立卷的范圍的確定，一是要保證文書檔案的齊全和完整；二是要保證文書檔案的精確；三是要便于有效管理。
立卷歸檔的文件材料，主要是指在本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的文件材料，即已經(jīng)辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、上級機(jī)關(guān)文件、本機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件、聲像材料等。
歸檔的工作步驟，一是編制案卷的系統(tǒng)化存放號。二是案卷移交前檢查驗(yàn)收。三是案卷移交歸檔，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交歸檔。四是辦理移交手續(xù)，包括驗(yàn)收、簽字、連同案卷目錄、檢索目錄一起移交。
檔案的利用是以館（室）藏檔室信息資源為基礎(chǔ)，檔案的編研工作，是以館藏檔案為主要對象。文書檔案的分類方法很多，美國常用的一是主題分類法，即按文件最重要的主題名稱作為歸檔分類的首要因素，次要的主題作第二個(gè)因素，依此類推；二是按地區(qū)分類，以地域位置作為分類的最主要依據(jù)；三是與主題結(jié)合的分類，如“主題——數(shù)字”分類；四是由主題要點(diǎn)派生出來的“十進(jìn)位制”分類法；五是按語音歸檔分類法；六是按年月日歸檔分類法等等。
美國文書檔案歸檔，首先是要處理案卷。
4、日本秘書的文書檔案工作
日本秘書收集處理文書檔案：一是要根據(jù)本單位工作的需要，要講求效率，當(dāng)上司需要某種材料時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供；要集中管理本單位的文書檔案，以供全體人員查閱，避免文書檔案成為個(gè)人所有；要規(guī)范有序地進(jìn)行整理，防止丟失或損壞；要有序地排列在文件檔案柜中。二是要科學(xué)合理地分類。永久保存的檔案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契約、特許證等；十年保存的文書檔案是關(guān)系重大但可以再得的，如有關(guān)稅務(wù)問題的文件資料、決算表等；三至五年保存的文書檔案，是一般性的可以再得的文件檔案材料；半年至一年保存的文書檔案是到期可以毀掉的。三是要掌握文書歸案處理的流程，要對文書資料進(jìn)行選擇，要進(jìn)行分類；保管文書檔案的重點(diǎn)是借出時(shí)使用者要辦理有關(guān)手續(xù)，并使用指引卡，以防失散；保存文書檔案的重點(diǎn)是確定保存期，在保存期內(nèi)集中保管，充分發(fā)揮其作用。四是要正確使用有關(guān)用具，將文書檔案有序地排列在裝具中，分類貼出標(biāo)簽，以便利用。五是要掌握正確的分類方法，可以按筆劃分類，按對象分類，按地區(qū)分類，按內(nèi)容分類等等。六是要準(zhǔn)確按規(guī)范操作，保持文書檔案的整潔有序；七是要抓住要點(diǎn)，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用檔案文件材料。
中國與西方國家秘書文書檔案工作的差異
①秘書文書檔案工作的范圍上有一定差異。②在文書檔案的分類方式上存在一定差異。③在文書檔案的保存方式上存在一定的差異。
3、英國秘書的資料工作
其必備的參考資料一般有以下幾種：電話號碼。街道姓名地址錄。郵局指南。參考書。關(guān)于旅行的資料。名人的資歷材料。
4、日本秘書的資料工作
配備有關(guān)參考書籍和資料外，特別強(qiáng)調(diào)要根據(jù)上司工作的需要，整理有關(guān)剪報(bào)。
差異之處體現(xiàn)在以下方面：
①側(cè)重存在一定的差異。中國秘書除了購買必備的工具書、參考書外，更強(qiáng)調(diào)上級機(jī)關(guān)的方針、政策的收集整理，調(diào)查研究、各種會(huì)議中獲取的實(shí)踐中產(chǎn)生的資料的收集、整理，而且實(shí)踐資料對中國秘書的價(jià)值更大。西方秘書側(cè)重于出版物資料的收集和整理。
②為服務(wù)要求上存在一定的差異。中國秘書的資料工作主要為領(lǐng)導(dǎo)的組織管理工作和行使其職權(quán)服務(wù)，也就是為的公務(wù)服務(wù)。而西方國家秘書的資料工作，既為的公務(wù)服務(wù)，也要為的個(gè)人事務(wù)，即“私務(wù)”服務(wù)。如美國秘書要為其雇主的股票債券投資準(zhǔn)備資料；西方秘書要為雇主的個(gè)人交際、個(gè)人納稅、個(gè)人消費(fèi)等提供資料服務(wù)。中國秘書則一般不將這方面的資料服務(wù)納入正式工作的范圍。
文書撰擬的異同
一、相同之處
1、任務(wù)性質(zhì)相似
在中國，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”，為組織草擬各類文書是其最基本的工作任務(wù)之一。草擬文書的基本性質(zhì)不是秘書個(gè)人意圖或情緒的表達(dá)，而且作為組織和領(lǐng)導(dǎo)代表，表達(dá)的是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖。
2、文書撰擬基本要求有相似之外
在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實(shí)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖。要通過法定的程序，運(yùn)用規(guī)范的體式和程序，準(zhǔn)確地進(jìn)行表達(dá)。
在美國，除了要求秘書文件撰擬在內(nèi)容上要準(zhǔn)確外，也對運(yùn)用正確的文書信涵格式、寫作規(guī)范、表達(dá)語言、寫作技巧上提出了較高的要求。
在英國，對秘書撰擬常用文書也提出了系統(tǒng)的要求，特別對草擬信函時(shí)，要對上司的指示作簡明的筆記，要對表達(dá)的信息或要表達(dá)的、提出的問題做到心中有數(shù)。
在日本，要求秘書必須掌握草擬文本的知識和技能，具備熟練起草各類文書信函的本領(lǐng)。
3、文書撰似的基本程序有相似之處
美國秘書在撰擬文本的過程中，也十分強(qiáng)調(diào)動(dòng)筆前的準(zhǔn)備工作，要由交待文書的內(nèi)容和行文的目的；最后要有的認(rèn)可和簽署。可見，中國與西方秘書撰擬文書信函的過程中，都有授意，是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖者和寫作過程的具體操作者。
二、不同之處
1、文書撰擬的傳統(tǒng)影響的差異
特定用途和專門體式要求的文種，在行文規(guī)則上既有隸屬關(guān)系間的溝通，又更多的是非隸屬關(guān)系的橫向溝通，具有一定的變通性。
2、文書撰擬的文體模式的差異
在美國，常用的文書類型有公務(wù)信函，英國常用的文書種類與美國大體相似，其中公務(wù)信函、各類報(bào)告、備忘錄是經(jīng)常和大量使用的文體。法國與德國等西方國家文書種類也大體與美英相似，以公務(wù)信函、報(bào)告書、備忘錄等為經(jīng)常大量使用的文種。
西方國家各國的文書語言風(fēng)格也有差異，但總體來看，有諸多共同之處。特別在企業(yè)文書的語言風(fēng)格上，除了強(qiáng)調(diào)簡潔、明快外，十分注重在商務(wù)公共關(guān)系、聯(lián)絡(luò)感情、宣傳效果、心理需要等方面的促銷作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風(fēng)趣，以求取得讀者的好感。
文書運(yùn)行處理的異同
一、收文處理的異同
1、中國收文處理
收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。
①接收。②簽收。③拆封。④清點(diǎn)。⑤分類。⑥收文登記。⑦摘要。⑧提要。⑨擬辦。負(fù)責(zé)文件處理的秘書對收來文件提出初步的處理建議，供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時(shí)參考。需要擬辦的文件，一般是上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示性文件；平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；重要的機(jī)密文件等。⑩批抄。⑾批辦。⑿傳閱。⒀催辦。⒁承辦。⒂辦復(fù)。需要辦理的文件在辦理完畢后，對來文機(jī)關(guān)做出答復(fù)。它體現(xiàn)收文處理的最終結(jié)果。可用復(fù)函的方式。⒃辦結(jié)。
2、美國收文處理
①進(jìn)行初步分揀。②郵件拆封。③注明收件的日期和鐘點(diǎn)。④進(jìn)一步分揀。⑤閱讀來件。⑥在登記簿上登記來件。
①分清郵件的種類。②開封要精細(xì)。③來件一定要登記在收信簿上。④要妥善處理來信的損毀問題。⑤注意必須回復(fù)的來件的處理。⑥要根據(jù)來件提供的有關(guān)信息，把要事記入行事表內(nèi)。
5、收文處理異同分析
相同相似之處，一是收文處理都有系統(tǒng)有序的程序，每一程序的每個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定了操作內(nèi)容和要領(lǐng)；二是都有拆封、分類、登記、送閱辦等主要環(huán)節(jié)；三是收文處理中，秘書對封皮上標(biāo)明“親啟”或“機(jī)密”的來件，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，都應(yīng)交給收信人拆封；四是對拆封的來件，秘書都要閱讀，以便進(jìn)一步處理；五是中國負(fù)責(zé)辦文的秘書要提出擬辦的意見，美國秘書要在來件上標(biāo)明重點(diǎn)和提請領(lǐng)導(dǎo)人注意人之處并準(zhǔn)備閱辦參考資料，日本秘書要在來件上作重點(diǎn)記號或?qū)﹂L文寫出摘要等，可見中外秘書在收文處理中既要辦理收文事務(wù)，又要對領(lǐng)導(dǎo)人閱辦處理文件起到參謀輔助作用。六是秘書收文處理都建立了有關(guān)制度，都十分重視防止出現(xiàn)差錯(cuò)等等。
不同之處，一是在范圍上存在差異。二是收文處理包含的內(nèi)容上存在的差異。三是收文處理中秘書參謀輔助程序上的差異。四是參與收文處理的程度不同。五是收文處理要求上存在差異。在上述差別，一是因?yàn)槊貢ぷ鞯膫鹘y(tǒng)和體制不同；二是因?yàn)閷γ貢ぷ鞯囊蟛煌?；三是對收文處理范圍的劃定方式不同?BR> 1、中國發(fā)文處理。①?zèng)Q定發(fā)文和授意。②擬稿。③會(huì)簽。主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所擬文稿中涉及其他部門的問題時(shí)，應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意，并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。④核稿。對文件草稿的審核。文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前，由機(jī)關(guān)辦公廳（室）對文稿的內(nèi)容、體式、語言表達(dá)等作全面的審核檢查。核稿的目的是保證文件的質(zhì)量。⑤送審。⑥簽發(fā)。簽發(fā)是文件形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效。簽發(fā)人是代表發(fā)文組織行使權(quán)力的，對文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)以高度責(zé)任感行使這一權(quán)力。⑦定稿。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本，是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。⑧發(fā)文編號。⑨繕印。⑩校對⑾裝訂。⑿用印。⒀分裝。⒁發(fā)文通知單。機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)填寫的清單。收文機(jī)關(guān)可按照發(fā)文通知單核對所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系。⒂揀封。⒃檢查。⒄裝封。⒅封口。⒆投送。⒇發(fā)文收集整理。
2、美國發(fā)文處理
①準(zhǔn)備好將要寄發(fā)的文件。②查對地址。③查對郵件標(biāo)記。④查對簽名。⑤查對附件。⑥查對副本標(biāo)記。復(fù)寫副本標(biāo)記（CC）或副本標(biāo)記（C）表明信件的副本發(fā)給何人，要仔細(xì)查對那些已經(jīng)寫好的地址。定期發(fā)出的私人信件的標(biāo)記有復(fù)寫副本（CC）和加發(fā)復(fù)寫副本標(biāo)記（BCC）的信封。
5、發(fā)文處理異同分析
相同相似之處：一是都有確定的程序。每套程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)，都有具體的操作要求。二是中國和西方國家發(fā)文處理中都十分強(qiáng)調(diào)清理核查工作。三是都強(qiáng)調(diào)發(fā)文處理的規(guī)范性和完整性。四是都強(qiáng)調(diào)有領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。這是中外公務(wù)文書信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的關(guān)鍵。五是一般都有發(fā)文登記制度。
不同之處：一是中國高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，與公文一同寄發(fā)發(fā)文通知單，以便收文方按發(fā)文通知單清點(diǎn)收文。西方國家一般沒有此規(guī)定。二是在寄發(fā)文件信函的信封書寫格式上，各國按自己的傳統(tǒng)貫徹有著一定的區(qū)別。三是西方國家發(fā)文中往往使用一些標(biāo)記符號。如美國使用了復(fù)印副本標(biāo)記（CC）、副本標(biāo)記（C）、加發(fā)復(fù)印副本標(biāo)記（BCC）等，中國一般未使用這類標(biāo)記。
文書立卷歸檔是文書處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，文書立卷的范圍的確定，一是要保證文書檔案的齊全和完整；二是要保證文書檔案的精確；三是要便于有效管理。
立卷歸檔的文件材料，主要是指在本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的文件材料，即已經(jīng)辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、上級機(jī)關(guān)文件、本機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件、聲像材料等。
歸檔的工作步驟，一是編制案卷的系統(tǒng)化存放號。二是案卷移交前檢查驗(yàn)收。三是案卷移交歸檔，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交歸檔。四是辦理移交手續(xù)，包括驗(yàn)收、簽字、連同案卷目錄、檢索目錄一起移交。
檔案的利用是以館（室）藏檔室信息資源為基礎(chǔ)，檔案的編研工作，是以館藏檔案為主要對象。文書檔案的分類方法很多，美國常用的一是主題分類法，即按文件最重要的主題名稱作為歸檔分類的首要因素，次要的主題作第二個(gè)因素，依此類推；二是按地區(qū)分類，以地域位置作為分類的最主要依據(jù)；三是與主題結(jié)合的分類，如“主題——數(shù)字”分類；四是由主題要點(diǎn)派生出來的“十進(jìn)位制”分類法；五是按語音歸檔分類法；六是按年月日歸檔分類法等等。
美國文書檔案歸檔，首先是要處理案卷。
4、日本秘書的文書檔案工作
日本秘書收集處理文書檔案：一是要根據(jù)本單位工作的需要，要講求效率，當(dāng)上司需要某種材料時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供；要集中管理本單位的文書檔案，以供全體人員查閱，避免文書檔案成為個(gè)人所有；要規(guī)范有序地進(jìn)行整理，防止丟失或損壞；要有序地排列在文件檔案柜中。二是要科學(xué)合理地分類。永久保存的檔案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契約、特許證等；十年保存的文書檔案是關(guān)系重大但可以再得的，如有關(guān)稅務(wù)問題的文件資料、決算表等；三至五年保存的文書檔案，是一般性的可以再得的文件檔案材料；半年至一年保存的文書檔案是到期可以毀掉的。三是要掌握文書歸案處理的流程，要對文書資料進(jìn)行選擇，要進(jìn)行分類；保管文書檔案的重點(diǎn)是借出時(shí)使用者要辦理有關(guān)手續(xù)，并使用指引卡，以防失散；保存文書檔案的重點(diǎn)是確定保存期，在保存期內(nèi)集中保管，充分發(fā)揮其作用。四是要正確使用有關(guān)用具，將文書檔案有序地排列在裝具中，分類貼出標(biāo)簽，以便利用。五是要掌握正確的分類方法，可以按筆劃分類，按對象分類，按地區(qū)分類，按內(nèi)容分類等等。六是要準(zhǔn)確按規(guī)范操作，保持文書檔案的整潔有序；七是要抓住要點(diǎn)，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用檔案文件材料。
中國與西方國家秘書文書檔案工作的差異
①秘書文書檔案工作的范圍上有一定差異。②在文書檔案的分類方式上存在一定差異。③在文書檔案的保存方式上存在一定的差異。
3、英國秘書的資料工作
其必備的參考資料一般有以下幾種：電話號碼。街道姓名地址錄。郵局指南。參考書。關(guān)于旅行的資料。名人的資歷材料。
4、日本秘書的資料工作
配備有關(guān)參考書籍和資料外，特別強(qiáng)調(diào)要根據(jù)上司工作的需要，整理有關(guān)剪報(bào)。
差異之處體現(xiàn)在以下方面：
①側(cè)重存在一定的差異。中國秘書除了購買必備的工具書、參考書外，更強(qiáng)調(diào)上級機(jī)關(guān)的方針、政策的收集整理，調(diào)查研究、各種會(huì)議中獲取的實(shí)踐中產(chǎn)生的資料的收集、整理，而且實(shí)踐資料對中國秘書的價(jià)值更大。西方秘書側(cè)重于出版物資料的收集和整理。
②為服務(wù)要求上存在一定的差異。中國秘書的資料工作主要為領(lǐng)導(dǎo)的組織管理工作和行使其職權(quán)服務(wù)，也就是為的公務(wù)服務(wù)。而西方國家秘書的資料工作，既為的公務(wù)服務(wù)，也要為的個(gè)人事務(wù)，即“私務(wù)”服務(wù)。如美國秘書要為其雇主的股票債券投資準(zhǔn)備資料；西方秘書要為雇主的個(gè)人交際、個(gè)人納稅、個(gè)人消費(fèi)等提供資料服務(wù)。中國秘書則一般不將這方面的資料服務(wù)納入正式工作的范圍。