自考“公文寫作與處理”復習資料(8)

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67. 公文立卷的原則與要求(P362)
    1) 原則:保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,便于保管和利用。
    2) 要求:必需保持文件之間的歷史聯(lián)系——是前提,起主導作用。
    3)應當區(qū)分文件材料的保存價值
    4)應當使立成的案卷便于保管和利用——是根本目的,也是衡量公文立卷工作質(zhì)量的重要標準。
    68. 公文立卷根據(jù)文件材料的哪些特征?
    根據(jù)文件的特征組卷。六個特征:時間、地區(qū)、作者、通訊者、問題、文種特征
    較常用的特征是:問題、作者、名稱
    69. 列為永久保存的文件材料:
    1)本機關制定的屬于法規(guī)政策性,處理重要問題的
    2) 要貫徹執(zhí)行的重要文件材料
    70. 調(diào)整定卷應注意的問題:
    1) 要檢查卷內(nèi)文件成分;
    2) 要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系;
    3) 要檢查卷內(nèi)文件的數(shù)量;
    4) 要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價值。
    71. 案卷標題——也稱案卷題名。是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括,是案卷封面上最重要的項目,也是以編制檔案檢索工具的主要依據(jù)。
    結(jié)構(gòu)由文件作者、問題(是核心)、名稱三個基本部分
    72. 案卷的編目——是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上,填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)樓案計算機檢索與儲存的基礎性工作。
    全宗號——是檔案館指定給立檔單位的編號,在一個檔案館內(nèi)全宗號不能重復,目錄號是全案卷所屬目錄的編號,在一個全宗內(nèi)案卷目錄號不能重復;案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號,在一個案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復。