合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理，將合同管理視為公司經(jīng)營生產(chǎn)活動的核心。動態(tài)就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。
合同簽訂前的管理
1、合同批準(zhǔn)人的權(quán)限管理。
根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導(dǎo)可以作為批準(zhǔn)人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，如涉外合同、資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同、擔(dān)保合同、公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同、股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。
2、合同訂立的基本程序。
合同訂立一般應(yīng)履行以下程序：
a．重大合同招(投)標(biāo)文件評審。招(投)標(biāo)文件評審實行會審制度。重大合同招(投)標(biāo)文件評審采用會議方式，一般性合同招(投)標(biāo)文件評審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會審會簽方式。
b．審查合同主體資格。項目部應(yīng)對合同當(dāng)事人主體資格的合法性、合同標(biāo)的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進(jìn)行審查和確認(rèn)。如果通過書面審查尚不能確認(rèn)對方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進(jìn)行實地考察(包括到對方所在地、承建、參建項目所在地考察等)，提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報告均應(yīng)列入合同檔案。
c．招(投)標(biāo)與合同談判。項目部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行項目招(投)標(biāo)與合同洽談，重大合同應(yīng)通知法律顧問參加。
d．合同起草。承辦人負(fù)責(zé)起草、修訂合同文本。重大合同文本、招(投)標(biāo)文件起草，項目部應(yīng)組織專門會議商討，并征求財務(wù)部門和法律顧意見。合同文本應(yīng)盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應(yīng)爭取以已方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應(yīng)設(shè)?？罱忉尅：贤猩婕皵?shù)字、日]明時，應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。分包合同價款一般采用一次性總價方式。如無條件采用一次性總價方式時，則采用固定單價方式。
合同簽訂前的管理
1、合同批準(zhǔn)人的權(quán)限管理。
根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導(dǎo)可以作為批準(zhǔn)人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，如涉外合同、資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同、擔(dān)保合同、公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同、股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。
2、合同訂立的基本程序。
合同訂立一般應(yīng)履行以下程序：
a．重大合同招(投)標(biāo)文件評審。招(投)標(biāo)文件評審實行會審制度。重大合同招(投)標(biāo)文件評審采用會議方式，一般性合同招(投)標(biāo)文件評審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會審會簽方式。
b．審查合同主體資格。項目部應(yīng)對合同當(dāng)事人主體資格的合法性、合同標(biāo)的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進(jìn)行審查和確認(rèn)。如果通過書面審查尚不能確認(rèn)對方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進(jìn)行實地考察(包括到對方所在地、承建、參建項目所在地考察等)，提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報告均應(yīng)列入合同檔案。
c．招(投)標(biāo)與合同談判。項目部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行項目招(投)標(biāo)與合同洽談，重大合同應(yīng)通知法律顧問參加。
d．合同起草。承辦人負(fù)責(zé)起草、修訂合同文本。重大合同文本、招(投)標(biāo)文件起草，項目部應(yīng)組織專門會議商討，并征求財務(wù)部門和法律顧意見。合同文本應(yīng)盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應(yīng)爭取以已方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應(yīng)設(shè)?？罱忉尅：贤猩婕皵?shù)字、日]明時，應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。分包合同價款一般采用一次性總價方式。如無條件采用一次性總價方式時，則采用固定單價方式。