撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種、不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關(guān)規(guī)范，特別是要嚴格遵循黨和國家關(guān)于公文文種的使用規(guī)則。
選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系；二是發(fā)文機關(guān)的法定或規(guī)定權(quán)限；三是行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。
根據(jù)發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關(guān)系，選取為這種關(guān)系所允許的文種：當雙方存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關(guān)系（同系統(tǒng)中的同級機關(guān)之間）或不相隸屬關(guān)系（非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)之間）時，只能選用平行文種。根據(jù)作者的權(quán)限選擇文種，就是要明確作者的職責、權(quán)力范圍，選擇與之相符合的文種。這是因為有一部分公文文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，只有具備相應(yīng)地位和權(quán)力的機關(guān)才能選用。如“命令”是一種領(lǐng)導(dǎo)性公文，但并非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機關(guān)都可以使用。除軍隊系統(tǒng)之外，只有那些為憲法和其他有關(guān)法律明確規(guī)定有權(quán)發(fā)布命令的機關(guān)才能使用。如果不按作者的權(quán)限選擇文種，特別是選用了超越自身權(quán)限的文種，就將構(gòu)成越權(quán)行為，公文自然也會因失去法律、法規(guī)保護而失效。
根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種，就是在相同性質(zhì)的文種中，選取有助于實現(xiàn)目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現(xiàn)的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質(zhì)相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現(xiàn)不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復(fù)、執(zhí)行等方面的木同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質(zhì)相同，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用?！皥蟾妗庇糜谙蛏霞墮C關(guān)匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現(xiàn)帶請示事項的主題內(nèi)容；“請示”可用于向上級機關(guān)請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報?！皥蟾妗笨商岢稣埱髮忛喤净蜣D(zhuǎn)發(fā)等方面的要求，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務(wù)必答復(fù)；“請示”則可以提出請求上級務(wù)必予以指示或答復(fù)的要求。
選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系；二是發(fā)文機關(guān)的法定或規(guī)定權(quán)限；三是行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。
根據(jù)發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關(guān)系，選取為這種關(guān)系所允許的文種：當雙方存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關(guān)系（同系統(tǒng)中的同級機關(guān)之間）或不相隸屬關(guān)系（非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)之間）時，只能選用平行文種。根據(jù)作者的權(quán)限選擇文種，就是要明確作者的職責、權(quán)力范圍，選擇與之相符合的文種。這是因為有一部分公文文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，只有具備相應(yīng)地位和權(quán)力的機關(guān)才能選用。如“命令”是一種領(lǐng)導(dǎo)性公文，但并非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機關(guān)都可以使用。除軍隊系統(tǒng)之外，只有那些為憲法和其他有關(guān)法律明確規(guī)定有權(quán)發(fā)布命令的機關(guān)才能使用。如果不按作者的權(quán)限選擇文種，特別是選用了超越自身權(quán)限的文種，就將構(gòu)成越權(quán)行為，公文自然也會因失去法律、法規(guī)保護而失效。
根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種，就是在相同性質(zhì)的文種中，選取有助于實現(xiàn)目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現(xiàn)的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質(zhì)相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現(xiàn)不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復(fù)、執(zhí)行等方面的木同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質(zhì)相同，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用?！皥蟾妗庇糜谙蛏霞墮C關(guān)匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現(xiàn)帶請示事項的主題內(nèi)容；“請示”可用于向上級機關(guān)請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報?！皥蟾妗笨商岢稣埱髮忛喤净蜣D(zhuǎn)發(fā)等方面的要求，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務(wù)必答復(fù)；“請示”則可以提出請求上級務(wù)必予以指示或答復(fù)的要求。